Herramienta utilizada antes
PowerPoint

Arinex es una empresa de gestión de eventos con sede en Australia, que cubre todas las áreas de gestión de eventos, desde el patrocinio hasta la coordinación de conferencias, el traslado y el alojamiento. Arinex lleva más de 40 años prestando sus servicios a clientes de todo el mundo.

El problema: un proceso ineficiente

Como empresa líder de gestión de eventos que depende en gran medida del éxito en el ciclo de ventas, Arinex se dio cuenta de que su método de compilación y diseño de propuestas en PowerPoint resultaba anticuado, engorroso y además le suponía una pérdida de tiempo y dinero.

Su antiguo método para crear propuestas implicaba una búsqueda tediosa de imágenes, vídeos y otra clase de información en una gran cantidad de carpetas y discos duros desorganizados. A medida que pasaba el tiempo, este proceso se volvía más temible e improductivo, provocando costosos errores y retrasos en el ciclo de ventas.

Además, los métodos de envío de propuestas de Arinex no permitían su seguimiento. Al no disponer de forma alguna de determinar ni siquiera si el destinatario había visto el archivo adjunto, era imposible alcanzar la máxima productividad.

La solución: un sistema fluido

Arinex se mueve en un sector que exige agilidad, por lo que necesitaba una solución rápida para resolver la ineficiencia de sus métodos. Cuando Kylie DeClifford, directora de incentivos y eventos especiales, descubrió PandaDoc, no tardó en hacer todas las gestiones pertinentes.

Con la ayuda del equipo de incorporación de PandaDoc, enseguida pusimos en marcha al equipo de Kylie. Ahora, gracias a su biblioteca de contenidos a medida, no cuesta nada encontrar contenido interactivo como imágenes o vídeos para crear propuestas personalizadas. El equipo de incorporación de PandaDoc también ayudó a Arinex a crear plantillas personalizadas para la marca con las que consiguen ahorrar tiempo. Estas plantillas les garantizan que el contenido que envían sea coherente y fiable en cada propuesta.

A Arinex le resulta especialmente útil la función de análisis de documentos detallados, que les permite ver cuándo se abren y visualizan sus propuestas, incluso cuánto tiempo se dedica a cada página. Con ello, han mejorado su capacidad de respuesta y los plazos de entrega.

El resultado: ventas más rápidas

Gracias a PandaDoc, el proceso de creación de propuestas de Arinex ha pasado de durar días u horas a tan solo unos minutos. Han logrado reducir el tiempo de creación de documentos en un 25 %. Además, las plantillas personalizadas y la biblioteca de contenidos a medida garantizan la eficiencia y la coherencia de sus propuestas.

“PandaDoc ha solucionado muchos puntos débiles de nuestras desfasadas propuestas en PowerPoint. Es genial disponer de toda una biblioteca de información sobre destinos en una única ubicación de fácil acceso. Nos encantan las propuestas atractivas y coherentes que genera y el análisis de gran valor que ofrece tras el envío, sin olvidar los vídeos que nos ayudan a vender nuestros destinos”, afirma Kylie DeClifford.

Además de ahorrar mucho tiempo, la función de PandaDoc preferida de Arinex es el análisis de documentos. Recibir comentarios valiosos de los clientes les ha permitido seguir personalizando su proceso de creación de propuestas para conseguir aún más negocios. Gracias a esta función, han incrementado su tasa de cierre en un 32 %.

“Ahora resulta mucho más rápido crear una propuesta y no paramos de recibir comentarios muy positivos de los clientes sobre nuestras propuestas. El plan a futuro es implementar PandaDoc en otras áreas de negocio, no podemos estar más encantados”, explica DeClifford.