La empresa:
AeroNet Wireless Broadband es un proveedor de servicios de internet con sede en Puerto Rico, con clientes B2B y B2C. Utilizan PandaDoc para crear contratos con clientes y recopilar firmas electrónicas.
Han integrado las funciones de generación de documentos y firma electrónica en sus flujos de trabajo mediante la API de PandaDoc, lo que les permite automatizar su proceso de creación de contratos.
Jean Pagán, ingeniero jefe de software de AeroNet, explica:
«La API de PandaDoc es dinámica por naturaleza, por lo que no requiere ajustes manuales. Desde que nos pasamos a PandaDoc, tardamos aproximadamente un 80 % menos en crear cada contrato».
El problema
Antes de usar PandaDoc, AeroNet utilizaba SignNow para crear sus contratos, pero el software era demasiado inflexible para automatizar al nivel que necesitaban. Dado que los contratos de AeroNet suelen incluir personalizaciones (ofreciendo a los clientes descuentos, paquetes especiales de productos, etc.), contar con una herramienta de generación de documentos inflexible suponía tener que crear los contratos manualmente.
«Los contratos de AeroNet no son estáticos. El contenido de cada contrato se crea de forma dinámica para el caso específico del cliente. Usar SignNow era como dibujar sobre una página impresa. El sistema también era propenso a errores y requería mucha personalización manual que llevaba mucho tiempo».
Sus representantes de ventas son los miembros del equipo que se encargan de redactar estos contratos, y tenían que dedicar una cantidad desproporcionada de tiempo a este proceso, una tarea que les apartaba de la parte fundamental de su perfil: generar ventas y oportunidades para la empresa.
Sabían que el proceso no era lo suficientemente dinámico, flexible ni escalable para sus necesidades, lo que significaba que sus representantes de ventas tenían que gestionar manualmente cada parte del proceso de creación de documentos.
La solución
Lo que atrajo a AeroNet de PandaDoc fue su flexibilidad. Con otras soluciones, el contenido de sus contratos no se ajustaba a medida que se añadían datos nuevos. Esto volvía a suponer muchos reajustes manuales en los documentos. PandaDoc era la única solución que les permitía crear documentos de forma dinámica.
Con PandaDoc, cuando añaden datos a un documento, el contenido y el diseño se ajustan automáticamente para dejar espacio a lo que se ha añadido.
Por ejemplo, si quieren añadir una tabla de precios, ya sea de un artículo o de 100 artículos, el contenido del resto del documento se mueve automáticamente para hacer espacio.
Los resultados:
Anteriormente, cuando un contrato requería personalización, los representantes de ventas tenían que pasar por un proceso que implicaba introducir datos en hojas de Excel y usar la información para crear el contrato desde cero.
Ahora AeroNet puede crear automáticamente sus contratos y completarlos con la información de los clientes directamente desde su CRM. Así que, tanto si se trata de un contrato normal como de uno muy personalizado, lo someten exactamente al mismo proceso automatizado.
AeroNet utilizó la API para integrar las funciones de generación de documentos de PandaDoc en sus propios flujos de trabajo, y sus comerciales han notado una gran mejora en su productividad, ya que tardan aproximadamente un 80 % menos de tiempo en crear cada contrato. A lo largo de un día normal de un comercial, esto se traduce en varias horas menos de trabajo.
«Usar la API de PandaDoc ha marcado una enorme diferencia. Ahora, los comerciales no tienen que hacer nada. Antes podían tardar entre 10 y 12 minutos con cada cliente, ¡pero ahora solo tardan dos minutos, y ya está!».
La mayor ventaja de usar PandaDoc ha sido su API potente y flexible. Les ha permitido integrar la generación de documentos en su propio software y es una robusta herramienta de automatización.
AeroNet lleva dos años utilizando PandaDoc. Afirman que han experimentado mejoras significativas en la API desde que comenzaron a utilizarla. Por ejemplo, ahora pueden descargar un archivo desde el campo de carga.
Esto es motivo de satisfacción para los desarrolladores de PandaDoc, ya que han trabajado mucho desde el lanzamiento de la API como producto para ofrecer una solución de generación de documentos líder en su categoría.
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