Ancien outil utilisé
PowerPoint

Société d'événementiel basée en Australie, Arinex déploie ses services dans le monde entier depuis plus de 40 ans. Son expertise couvre tous les domaines de la gestion d’événements, du parrainage à l’organisation et la présentation de conférences en passant par l’hébergement.

Le problème – Un processus inefficace

En tant qu’entreprise leader dans l’événementiel et fortement dépendante d’un cycle de vente réussi, Arinex s’est rendu compte que son ancienne méthode de compilation et de création de propositions PowerPoint était désuète, chronophage et, finalement, onéreuse.

L’approche nécessitait une recherche fastidieuse d’images, de vidéos et d’informations dans d’innombrables dossiers et disques durs désorganisés. Au fil du temps, les employés redoutaient de plus en plus ce processus improductif, source d’erreurs coûteuses et de retards dans le cycle de vente.

De plus, il était impossible de tracer l’envoi des propositions. Arinex était incapable de déterminer si les destinataires avaient même lu leur pièce jointe ; une situation qui ne pouvait pas déboucher sur une productivité optimale.

La solution – Un système homogène

Arinex travaille dans un secteur particulièrement réactif. Il lui fallait une solution rapide pour dépoussiérer ses méthodes inefficaces. C’est pourquoi Kylie DeClifford, responsable des initiatives et événements spéciaux, a réagi immédiatement en découvrant PandaDoc.

Avec le soutien de l’équipe d’intégration de PandaDoc, nous avons préparé le terrain pour Kylie. Disposant désormais d’une bibliothèque de contenu personnalisé, son équipe a accès rapidement à des éléments interactifs comme des images et des vidéos, pour créer des propositions personnalisées, sans le moindre effort. L’équipe d’intégration de PandaDoc a également aidé Arinex à créer des modèles à l’image de sa marque pour gagner du temps. Ces modèles permettent d’envoyer des propositions fiables et cohérentes.

Enfin, Arinex est particulièrement ravie de la fonction d’analyse détaillée des documents. Maintenant que l’entreprise peut voir quand ses propositions sont ouvertes et consultées, y compris le temps passé sur chaque page, elle a gagné en réactivité et en vitesse d’exécution.

Le résultat – Des ventes plus rapides

Grâce à PandaDoc, le processus de création de propositions d’Arinex est passé de quelques jours et heures à quelques minutes. L’entreprise a réduit son temps de création de documents de 25 %. En utilisant des modèles uniques et une bibliothèque de contenu personnalisé, elle peut désormais créer des propositions de manière cohérente et efficace.

« PandaDoc a résolu un certain nombre de problèmes rencontrés avec nos propositions PowerPoint. C’est un plaisir de disposer d’une bibliothèque complète d’informations sur les destinations dans un emplacement facile d’accès, de propositions esthétiques et cohérentes, d’analyses précieuses après l’envoi et, le clou du spectacle, de vidéos pédagogiques pour booster la vente de nos destinations ! » – Kylie De Clifford

Outre les économies précieuses de temps, Arinex apprécie particulièrement la fonctionnalité d’analyse de documents de PandaDoc. En s’appuyant sur le retour constructif de ses clients, l’entreprise a adapté son processus de proposition pour conclure davantage de contrats. Grâce à cette fonctionnalité, son taux de conclusion a grimpé de 32 %.

« La préparation des propositions n’a plus rien à voir avec ce que nous faisions, quel gain de temps ! En plus, les clients sont très satisfaits de nos procédures et nous continuons de recevoir des éloges. À l’avenir, il est certain que nous déploierons PandaDoc dans d’autres domaines de l’entreprise » a déclaré DeClifford.