Gebruikte hiervoor
PowerPoint

Arinex is een in Australië gevestigde onderneming voor evenementenbeheer. Het bedrijf is op alle vlakken actief, van sponsoring en de coördinatie van congressen tot de levering en accommodatie. Arinex werkt al meer dan 40 jaar met klanten van over de hele wereld.

Het probleem: een inefficiënt proces

Als toonaangevend evenementbeheerder die sterk afhankelijk is van een succesvolle salescyclus, realiseerde Arinex zich dat hun oude, onhandige methode om PowerPoint-voorstellen samen te stellen en te ontwerpen verouderd en tijdrovend was, en uiteindelijk tijd en geld kostte.

Voor hun oude methode was een vervelende zoektocht naar afbeeldingen, video’s en andere uiteenlopende informatie nodig door ontelbare mappen en ongeorganiseerde harde schijven. Deze procedure werd steeds vervelender en onproductiever, wat resulteerde in kostbare fouten en vertragingen in de salescyclus.

Bovendien kon Arinex op geen enkele manier verzonden offertes traceren. Het was niet mogelijk na te gaan of de ontvanger de bijlage wel had bekeken, waardoor de productiviteit niet optimaal was.

De oplossing: een naadloos systeem

De transacties van Arinex moeten razendsnel worden uitgevoerd en het bedrijf had dringend een oplossing nodig voor zijn inefficiënte methoden.

Met hulp van het PandaDoc-onboardingteam konden we Kylie’s team snel op de rit krijgen. Dankzij de gepersonaliseerde contentbibliotheek van het bedrijf is het vinden van interactieve content, zoals afbeeldingen en video’s voor het samenstellen van voorstellen, nu een fluitje van een cent. Het PandaDoc-onboardingteam heeft Arinex ook geholpen met het opstellen van maatwerksjablonen om tijd te besparen. Deze sjablonen zorgen ervoor dat het team consistente, betrouwbare content verstuurt voor elk voorstel.

Tot slot is Arinex vooral enthousiast over de gedetailleerde statistieken. Nu ze zien wanneer hun voorstellen geopend en bekeken worden, waaronder hoeveel tijd er op elke pagina is doorgebracht, hebben ze hun reactievermogen verbeterd en de doorlooptijd verkort.

De resultaten: snellere verkoop

Dankzij PandaDoc kost het maken van voorstellen Arinex geen dagen en uren meer, maar luttele minuten. Ze zijn 25% minder tijd kwijt met het opstellen van documenten. Dankzij aangepaste sjablonen en een contentbibliotheek op maat kunnen zij nu op een consistente en efficiënte manier voorstellen opstellen.

“PandaDoc heeft een aantal knelpunten in onze oude PowerPoint-voorstellen weggenomen. We vinden het geweldig dat we een hele bibliotheek met locatiegegevens op één eenvoudig te bereiken plaats hebben, dat het consistent mooie voorstellen oplevert, ons van waardevolle statistieken na het verzenden voorziet en ook nog eens video’s mogelijk maakt die ons helpen onze locaties te verkopen!” -Kylie DeClifford

Naast de forse tijdsbesparing is de favoriete PandaDoc-functie van Arinex de documentstatistieken. Dankzij de waardevolle feedback die ze van hun klanten krijgen, kunnen ze hun offerteproces blijven aanpassen om nog meer opdrachten binnen te halen. Zo hebben ze hun afsluitpercentage voor deals met 32% weten te verhogen.

“We stellen nu veel sneller een voorstel op en we hebben en krijgen nog steeds goede feedback van klanten over onze voorstellen. In de toekomst gaan we PandaDoc ook in andere sectoren van ons bedrijf gebruiken. We hebben geen moment spijt gehad”, aldus DeClifford.