Addendum Privacyverklaring voor Virginia

1. Privacyrechten in Virginia
2. Rechten voor inwoners van Virginia
3. Verificatie en tijdlijn op verzoek van de consument

Privacyrechten in Virginia

Dit gedeelte is een aanvulling op de Privacyverklaring en geldt alleen voor inwoners van Virginia. Als u een inwoner van Virginia bent, geldt de Virginia Consumer Data Protection Act – Va. Code Ann. §§ 59.1-575 t/m 59.1-584 (‘VCDPA‘ die u specifieke rechten met betrekking tot uw Persoonlijke informatie geeft, behoudens bepaalde uitzonderingen. We verzamelen het soort gegevens dat is beschreven in dit addendum bij de Privacyverklaring voor Virginia en in de Privacyverklaring, waaronder Persoonlijke informatie en Gevoelige informatie, zoals gedefinieerd door de VCDPA, op de manier die hierin en in de Privacyverklaring is beschreven. In de VCDPA zijn ‘Persoonsgegegevens‘ gedefinieerd als alle informatie die gekoppeld is of redelijkerwijs gekoppeld kan worden aan een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Persoonsgegevens omvatten geen niet-identificeerbare gegevens of openbaar beschikbare informatie. Persoonsgegevens die zijn uitgesloten van het toepassingsgebied van de VCDPA omvatten: 

1. entiteiten of zakenpartners die vallen onder de Health Insurance Portability and Accountability Act van 1996 (HIPAA) en verwante federale wetten en voorschriften, gegevens van klinische proeven of andere in aanmerking komende onderzoeksgegevens;
2. persoonlijke informatie die valt onder bepaalde sectorspecifieke privacywetten, waaronder de Fair Credit Reporting Act (FCRA), de Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA), de Farm Credit Act en de Driver’s Privacy Protection Act van 1994;
3. informatie die is verzameld bij overheidsorganisaties, organisaties zonder winstoogmerk en instellingen voor hoger onderwijs; en
4. gegevens die worden verwerkt of bijgehouden voor arbeidsdoeleinden, met inbegrip van contactgegevens voor noodgevallen of de salarisadministratie.

Als u de informatie waar we om vragen niet verstrekt, kunnen we u mogelijk niet de gevraagde Services leveren. Gevoelige informatie vormt een categorie Persoonlijke informatie die grotere veiligheidsbescherming en zorgvuldigheidsnormen bij de verwerking vereisen. ‘Gevoelige informatie’ wordt in de VCDPA gedefinieerd als (1) Persoonlijke informatie waaruit ras of etnische afkomst, religieuze overtuigingen, geestelijke of lichamelijke gezondheidsdiagnose, seksuele geaardheid of burgerschaps- of immigratiestatus blijkt; (2) de verwerking van genetische of biometrische gegevens met het doel een natuurlijke persoon uniek te identificeren; (3) de persoonlijke informatie die van een bekend kind zijn verzameld; of (4) nauwkeurige geolocatiegegevens. Behoudens beperkte uitzonderingen verwerken we uw Gevoelige informatie alleen met uw toestemming.

Rechten voor consumenten in Virginia

Als u een inwoner van Virginia bent, geeft de VCDPA u specifieke rechten met betrekking tot uw Persoonlijke informatie, behoudens bepaalde uitzonderingen. Deze rechten worden hieronder toegelicht:

• Recht tegen vergelding of discriminatie. U heeft het recht om niet te worden onderworpen aan vergelding of discriminatie omdat u één van de rechten uitoefent die in dit gedeelte worden beschreven. We zullen u niet discrimineren wegens het uitoefenen van uw rechten.
• Recht op toegang. Behoudens bepaalde uitzonderingen heeft u het recht om te bevestigen of we uw gegevens verwerken en heeft u het recht op toegang tot die Persoonlijke informatie. 
• Recht op verwijdering. U heeft het recht om ons te verzoeken de Persoonlijke informatie die we van u hebben verzameld en bewaard te verwijderen, behoudens bepaalde uitzonderingen. Zodra we uw verifieerbare consumentenverzoek hebben ontvangen en bevestigd, zullen we uw Persoonlijke informatie verwijderen en onze serviceverleners opdragen deze uit onze bestanden te verwijderen, tenzij een uitzondering van toepassing is. Klik hier voor meer informatie over de beperkingen die op uw verzoek van toepassing kunnen zijn.
• Recht op correctie. In bepaalde omstandigheden en na ontvangst van een controleerbaar verzoek van een consument heeft u het recht om PandaDoc te verzoeken onjuiste Persoonlijke informatie die PandaDoc over u bewaart, te corrigeren. Na verificatie van de geldigheid van een verifieerbaar verzoek van een consument om correctie leveren we commercieel gezien redelijke inspanningen om uw Persoonlijke informatie te corrigeren zoals aangegeven, rekening houdend met de aard van de Persoonlijke informatie en de doeleinden van het bijhouden van uw Persoonlijke informatie.
• Recht op afzien van verkopen of gebruiken van uw Persoonlijke informatie voor gerichte reclame. U heeft het recht u uit te schrijven voor het verkopen en/of gebruiken van uw Persoonlijke informatie, inclusief Gevoelige informatie voor gerichte reclame. Voor alle duidelijkheid: PandaDoc verkoopt geen Persoonlijke informatie of Gevoelige informatie tegen betaling. Als u wilt afzien van het verkopen van uw Persoonlijke informatie, klikt u hier om te worden doorgestuurd naar het gedeelte ‘Mijn Persoonlijke informatie niet verkopen‘.
• Recht op gegevensportabiliteit. U heeft het recht om een kopie van uw Persoonlijke informatie die u eerder aan ons hebt verstrekt, te verkrijgen in een draagbaar en, voor zover technisch mogelijk, gemakkelijk bruikbare indeling waarmee de informatie zonder belemmering aan een andere verwerkingsverantwoordelijke kan worden overgedragen, wanneer de verwerking geautomatiseerd plaatsvindt.

Verificatie en tijdlijn op verzoek van de consument

• Voor uw rechten kunt u contact met ons opnemen zoals hieronder uiteengezet.
• Ter bevestiging van uw identiteit is het noodzakelijk dat we het verzoek van de consument verifiëren. Daarom moet u informatie verstrekken waarmee we redelijkerwijs kunnen verifiëren dat u de persoon bent over wie we de Persoonlijke informatie hebben verzameld of dat u een gemachtigde vertegenwoordiger bent. Als u een verzoek indient namens een andere persoon, zullen we moeten verifiëren dat u daartoe bevoegd bent. Beschrijf het verzoek ook voldoende gedetailleerd, zodat we het verzoek goed kunnen begrijpen, beoordelen en beantwoorden. We kunnen niet op uw verzoek ingaan of uw Persoonlijke informatie verstrekken als we uw identiteit of bevoegdheid om het verzoek in te dienen niet kunnen verifiëren en niet kunnen bevestigen dat de Persoonlijke informatie op u betrekking heeft. We zullen uw verzoek niet inwilligen indien een uitzondering op de wet van toepassing is.
• We reageren op verzoeken binnen vijfenveertig (45) dagen na ontvangst van een dergelijk verifieerbaar verzoek (of binnen een andere termijn zoals vereist door de toepasselijke wetgeving). Als we meer tijd nodig hebben, stellen we u vóór het verstrijken van de periode van vijfenveertig (45) dagen schriftelijk op de hoogte en delen u de reden voor een extra verlenging van de periode van vijfenveertig (45) dagen mee. Voor alle duidelijkheid: dergelijke verzoeken om Persoonlijke informatie hebben betrekking op de periode van twaalf (12) maanden die onmiddellijk voorafgaat aan de datum van een dergelijk verifieerbaar verzoek en dergelijke verzoeken kunnen maximaal twee keer per jaar per consument worden gedaan. Een openbaarmaking van Persoonlijke informatie in antwoord op een dergelijk verzoek wordt kosteloos verstrekt in een algemeen gebruikte indeling. Voor meer informatie over verzoeken raadpleegt u het gedeelte ‘Uw rechten en controle over uw persoonlijke informatie’ van de Privacyverklaring. 

Stuur een e-mail naar privacyteam@pandadoc.com of dien schriftelijk een verzoek in bij PandaDoc, Inc., Attention: Privacy Department, 3739 Balboa St. #1083, San Francisco, CA 94121 om een van de voorgaande rechten uit te oefenen.Als we u de gevraagde informatie niet kunnen verstrekken, kunt u in beroep gaan tegen onze beslissing door contact met ons op te nemen via privacyteam@pandadoc.com. Binnen zestig (60) dagen na ontvangst van uw beroep stellen we u schriftelijk op de hoogte van de maatregelen die al dan niet zijn genomen in reactie op uw beroep, met inbegrip van een schriftelijke uitleg van de redenen voor de beslissingen. Als het beroep wordt afgewezen, kunt u hier ook contact opnemen met de procureur-generaal om een klacht in te dienen.