Używane wcześniej narzędzie
PowerPoint

Arinex to pochodząca z Australii firma zajmująca się organizacją wydarzeń. Jej działalność obejmuje wszystkie obszary zarządzania: od sponsoringu aż po nadzór nad konferencjami i zapewnienie zakwaterowania. Arinex świadczy usługi klientom z całego świata od ponad 40 lat.

Problem – niewydajny proces

Jako lider w branży zarządzania wydarzeniami, mocno uzależniony od pomyślnego cyklu sprzedaży, firma Arinex zdała sobie sprawę, że stosowana dotychczas, dość niezgrabna metoda przygotowywania i projektowania ofert PowerPoint była przestarzała, czasochłonna i kosztowna.

Stara metoda przygotowywania ofert wymagała żmudnego przeglądania niezliczonych folderów i nieuporządkowanych dysków twardych w poszukiwaniu obrazów, filmów i innych treści. Z czasem proces ten stawał się coraz bardziej męczący i bezproduktywny, co przekładało się na kosztowne błędy i opóźnienia w cyklu sprzedażowym.

Co więcej, metody wysyłania ofert Arinex uniemożliwiały jakiekolwiek śledzenie. Brak możliwości zweryfikowania, czy odbiorca przynajmniej otworzył załącznik, powodował, że firma nie osiągała maksymalnej produktywności.

Rozwiązanie – bezproblemowy system

Arinex to szybko działające przedsiębiorstwo, które poszukiwało błyskawicznego rozwiązania dla niewydajnych metod. Gdy Kylie DeClifford, kierowniczka ds. programów motywacyjnych i wydarzeń specjalnych, odkryła markę PandaDoc, w mgnieniu oka podjęła stosowną decyzję.

Dzięki pomocy specjalistów ds. wdrażania PandaDoc byliśmy w stanie zapewnić zespołowi Kylie właściwe rozwiązanie. Teraz dzięki spersonalizowanej bibliotece zasobów jej pracownicy mogą wyszukiwać interaktywne treści, takie jak obrazy czy filmy, i bezproblemowo przygotowywać odpowiednio dostosowane oferty. Zespół ds. wdrażania PandaDoc pomógł również firmie Arinex przygotować autorskie szablony, które pozwalają zaoszczędzić czas. Stanowią one gwarancję, że zawarte w każdej wysyłanej ofercie treści są spójne i odpowiednie.

Firma Arinex była szczególnie zadowolona z funkcji szczegółowej analizy dokumentów. Teraz, gdy firma ma wgląd w to, kiedy klient otworzył ofertę i ile czasu spędził na każdej stronie, może przyspieszyć swój czas reakcji i realizacji sprzedaży.

Rezultaty – szybsza sprzedaż

Dzięki PandaDoc proces tworzenia ofert Arinex skrócił się z dni i godzin do zaledwie minut. Firma zredukowała czas tworzenia dokumentów o 25%. Korzystając z niestandardowych szablonów i spersonalizowanej biblioteki zasobów, zespół może teraz przygotowywać oferty w spójny i wydajny sposób.

„PandaDoc to technologia, która pozwoliła nam rozwiązać szereg problematycznych kwestii, jakie miały miejsce przy starych ofertach PowerPoint. Podoba nam się, że mamy całą bibliotekę docelowych informacji w jednym, łatwo dostępnym miejscu, że otrzymujemy cenne dane analityczne po wysłaniu dokumentów oraz że możemy korzystać z filmów, które napędzają naszą sprzedaż” – Kylie DeClifford

Oprócz samej oszczędności czasu ulubioną funkcją PandaDoc stały się dla Arinex opcje analizy dokumentów. Cenne informacje zwrotne od klientów pozwoliły zespołowi jeszcze bardziej dopracować proces przygotowywania ofert, realizując przy tym jeszcze większą sprzedaż. Dzięki temu firma zwiększyła swój współczynnik zamykania transakcji o 32%.

„Jest nam o wiele łatwiej przygotowywać oferty, a do tego cały czas otrzymujemy pozytywne opinie na ich temat od naszych klientów. W przyszłości zamierzamy wdrożyć rozwiązanie PandaDoc w innych obszarach naszej działalności. Nie oglądamy się za siebie” – podkreśla DeClifford.