Das Unternehmen:
AeroNet Wireless Broadband ist ein Internetanbieter mit Sitz in Puerto Rico und bedient B2B- und B2C-Kunden. Sie nutzen PandaDoc, um Kundenverträge zu erstellen und elektronische Signaturen zu erfassen.
Die Funktionen für Dokumentenerstellung und E-Signatur wurden mithilfe der PandaDoc-API in ihre Workflows integriert, wodurch sie ihren Vertragserstellungsprozess automatisieren können.
Jean Pagán, Chief Software Engineer bei AeroNet, erklärt:
„Die PandaDoc-API ist von Natur aus dynamisch und braucht keine manuellen Anpassungen. Seit dem Wechsel zu PandaDoc benötigen wir für die Erstellung von Verträgen etwa 80 % weniger Zeit.“
Das Problem
Vor AeroNet PandaDoc hat das Unternehmen SignNow zur Erstellung seiner Verträge verwendet, doch die Software war nicht flexibel genug für den erforderlichen Automatisierungsgrad. Da die Verträge von AeroNet grundsätzlich individuelle Anpassungen enthalten (d. h. Kunden erhalten Angebote für Rabatte, spezielle Produktpaketen usw.), bedeutete ein unflexibles Tool zur Dokumentenerstellung, dass die Verträge manuell erstellt werden mussten.
„AeroNet-Verträge sind nicht statisch. Der Inhalt jedes Vertrags wird dynamisch für das spezifische Szenario des jeweiligen Kunden erstellt. Mit SignNow war es eher so, als würde man auf einer gedruckten Seite etwas manuell hinzufügen. Das System war außerdem fehleranfällig, und es war viel manuelle, zeitaufwendige Anpassung erforderlich.“
Ihre Vertriebsmitarbeiter sind die Teammitglieder, die mit der Erstellung dieser Verträge beauftragt sind, und sie mussten unverhältnismäßig viel Zeit für diesen Prozess aufwenden – eine Aufgabe, die sie vom Kern ihrer Rolle abhielt: Umsatz und Neugeschäft für das Unternehmen zu generieren.
Sie wussten, dass der Prozess für ihre Anforderungen nicht dynamisch, flexibel oder skalierbar genug war, was bedeutete, dass ihre Vertriebsmitarbeiter jeden Teil des Dokumentenerstellungsprozesses manuell verwalten mussten.
Die Lösung
Was PandaDoc für AeroNet attraktiv machte, war die Flexibilität. Bei anderen Lösungen wurde der Inhalt ihrer Verträge nicht angepasst, wenn neue Daten hinzugefügt wurden. Das bedeutete wiederum eine Menge manueller Anpassungen von Dokumenten. PandaDoc war die einzige Lösung, mit der sie Dokumente dynamisch erstellen konnten.
In PandaDoc werden sich Inhalte und Layout automatisch angepasst, wenn Daten zu einem Dokument hinzugefügt werden, um Platz für das zu schaffen, was hinzugefügt wurde.
Wenn man beispielsweise eine Preistabelle hinzufügen möchte, unabhängig davon, ob sie einen oder 100 Artikel umfasst, wird der Inhalt im restlichen Dokument automatisch verschoben, um Platz zu schaffen.
Die Ergebnisse:
Früher mussten die Vertriebsmitarbeiter, wenn ein Vertrag angepasst werden musste, einen Prozess durchlaufen, bei dem Daten in Excel-Tabellen eingegeben und diese Informationen genutzt wurden, um den Vertrag von Grund auf zu erstellen.
Jetzt kann AeroNet seine Verträge automatisch erstellen und direkt aus seinem CRM mit Kundeninformationen ausfüllen. Ganz gleich, ob es sich um einen regulären oder einen stark angepassten Vertrag handelt: Er durchläuft genau denselben automatisierten Prozess.
AeroNet hat mit der API die Dokumentenerstellungsfunktionen von PandaDoc in eigene Workflows integriert und ihre Vertriebsmitarbeiter berichten eine enorme Verbesserung der Produktivität, da sie rund 80 % weniger Zeit für die Erstellung von Verträgen benötigen. Zusammengerechnet über den typischen Arbeitstag eines Vertriebsmitarbeiters hinweg führt dies zu mehreren Stunden weniger Arbeit.
„Die Verwendung der PandaDoc-API hat einen enormen Unterschied gemacht. Vertriebsmitarbeitende müssen jetzt nichts mehr tun. Früher haben sie ca. 10–12 Minuten für jeden Kunden aufgewendet – jetzt sind es nur noch zwei Minuten, und das war’s!“.
Der größte Vorteil der Nutzung von PandaDoc war die leistungsstarke und flexible API. Mithilfe dieser API konnten Dokumentenerstellung in die unternehmenseigene Software eingebettet werden sie ist ein leistungsstarkes Automatisierungstool.
AeroNet nutzt PandaDoc seit zwei Jahren. Sie sagen, dass sie seit Beginn der Nutzung deutliche Verbesserungen bei der API festgestellt haben. So können sie jetzt beispielsweise eine Datei aus dem Upload-Feld herunterladen.
Das freut die Entwickler von PandaDoc, da sie seit der Einführung der API als Produkt hart daran gearbeitet haben, eine erstklassige Lösung zur Dokumentenerstellung bereitzustellen.
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