AeroNet réduit le délai de création des contrats de 80 % en intégrant l'API PandaDoc

L'entreprise :

AeroNet Wireless Broadband est un fournisseur d'accès à Internet basé à Porto Rico, avec des clients B2B et B2C. Ils utilisent PandaDoc pour créer des contrats clients et recueillir des signatures électroniques.

Ils ont intégré des fonctionnalités de génération de documents et de signature électronique à leurs flux de travail grâce à l'API PandaDoc, ce qui leur permet d'automatiser leur processus de création de contrats.

Jean Pagán, ingénieur logiciel en chef d’AeroNet, explique :

« L'API de PandaDoc est naturellement dynamique et ne nécessite pas de réglages manuels. Depuis que nous sommes passés à PandaDoc, la création de chaque contrat prend environ 80 % de temps en moins. »

Le problème

Avant d’utiliser PandaDoc, AeroNet utilisait SignNow pour créer ses contrats, mais le logiciel était trop rigide pour atteindre le niveau d’automatisation dont l’entreprise avait besoin. Comme les contrats d’AeroNet contiennent régulièrement des personnalisations (avec des remises offertes aux clients, des offres groupées de produits spéciales, etc.), un outil de génération de documents rigide les contraignait à créer les contrats manuellement.

« Les contrats d'AeroNet ne sont pas statiques. Le contenu de chaque contrat est créé dynamiquement en fonction de la situation du client. Avec SignNow, nous avions l'impression de devoir modifier un document déjà imprimé. Le système était également source d'erreurs et nécessitait de nombreuses personnalisations manuelles et chronophages. »

Leurs commerciaux sont les membres de l'équipe chargés de rédiger ces contrats. Or, ils devaient consacrer un temps disproportionné à ce processus, une tâche qui les éloignait de leur cœur de métier : générer des ventes et des opportunités commerciales pour l'entreprise.

Ils savaient que le processus n'était pas suffisamment dynamique, flexible ou évolutif pour leurs besoins, ce qui signifiait que leurs commerciaux devaient gérer chaque étape du processus de création de documents manuellement.

La solution

Ce qui a attiré AeroNet vers PandaDoc, c'est sa flexibilité. Avec d'autres solutions, le contenu de leurs contrats ne s'adaptait pas à mesure que de nouvelles données étaient ajoutées. Cela impliquait là encore beaucoup de remaniements manuels. PandaDoc était la seule solution qui leur permettait de créer dynamiquement des documents.

Avec PandaDoc, lorsqu'ils ajoutent des données à un document, le contenu et la mise en page s'ajustent automatiquement pour faire de la place à ce qui a été ajouté.

Par exemple, s'ils souhaitent ajouter une grille tarifaire, qu'elle contienne un seul article ou 100, le contenu du reste du document se décale automatiquement pour faire de la place.

Les résultats :

Auparavant, lorsqu'un contrat nécessitait une personnalisation, les commerciaux devaient suivre un processus qui impliquait de saisir des données dans des feuilles Excel et d'utiliser ces informations pour créer le contrat de A à Z.

Désormais, les équipes d'AeroNet peuvent créer automatiquement leurs contrats et les remplir avec les informations client directement à partir de leur CRM. Ainsi, qu'il s'agisse d'un contrat standard ou fortement personnalisé, elles le soumettent exactement au même processus automatisé.

AeroNet a utilisé l'API pour intégrer les fonctionnalités de génération de documents de PandaDoc à ses propres flux de travail. Ses commerciaux constatent une nette amélioration de leur productivité : en moyenne, la création de chaque contrat leur prend environ 80 % de temps en moins. Cumulé au cours d'une journée type pour un commercial, cela représente plusieurs heures de travail en moins.

« L’utilisation de l’API PandaDoc a fait une énorme différence. Les commerciaux n’ont plus rien à faire maintenant. Avant, ils pouvaient passer 10 à 12 minutes par client, maintenant ils n’y consacrent plus que deux minutes, c’est tout ! »

Le principal avantage de l'utilisation de PandaDoc réside dans son API puissante et flexible. Il s'agit d'un outil d'automatisation performant qui leur a permis d'intégrer la génération de documents dans leur propre logiciel.

AeroNet utilise PandaDoc depuis deux ans. Ses équipes affirment avoir constaté des améliorations significatives dans l'API depuis qu'elles ont commencé à l'utiliser. Par exemple, elles peuvent désormais télécharger un fichier à partir du champ de chargement.

C’est quelque chose qui réjouit les développeurs de PandaDoc, car ils travaillent d’arrache-pied depuis le lancement de l’API en tant que produit afin d’offrir une solution de génération de documents de premier ordre.