Avis de confidentialité

Mise à jour : 14 novembre 2022

Les Conditions de service sont rédigées en langue anglaise, mais fournies par courtoisie en plusieurs langues. Dans tous les cas, qu’il existe ou non une divergence ou un conflit entre ces versions et la version en langue anglaise, la version en langue anglaise prévaut. 

À propos de nous

Nous sommes une entreprise internationale basée à San Francisco, en Californie, aux États-Unis. Nous fournissons un logiciel d’automatisation documentaire en tant que service qui aide les entreprises à rationaliser les processus de création, d’approbation et de signature électronique des propositions, devis, contrats et autres documents. Les entreprises qui utilisent nos services peuvent offrir à leurs clients une expérience plus professionnelle, plus rapide et plus engageante. 

À propos de cet Avis de confidentialité

Le présent Avis de confidentialité expose les pratiques de traitement de PandaDoc, Inc. (aussi désigné par « PandaDoc », « nous », « notre » ou « nos ») et de ses sociétés affiliées en ce qui concerne la collecte, l’utilisation et la divulgation des données personnelles ou des informations personnelles que vous pouvez nous fournir en utilisant ce site Web (www.pandadoc.com) (le « site Web »), ou en utilisant tout produit ou service fourni par PandaDoc (les « Services »).

Si vous n’acceptez pas le présent Avis de confidentialité et/ou si vous ne respectez pas et/ou ne vous conformez pas aux présentes, vous ne devez pas utiliser notre site Web. 

Types d’informations que nous recueillons

Voici des exemples de types d’informations que nous recueillons auprès de vous et de la manière dont nous utilisons ces informations. 

ContexteTypes de donnéesFinalité principale de la collecte
et de l’utilisation des données
Informations sur le client Nous recueillons le nom, le nom d’utilisateur et les coordonnées de nos clients et de leurs employés avec lesquels nous pouvons interagir. Nous avons un intérêt légitime à contacter nos clients et à communiquer avec eux en ce qui concerne la gestion normale des affaires, comme les projets, les services et la facturation.
Informations du compte utilisateur des clientsNous recueillons les données personnelles de nos clients lorsqu’ils créent un compte pour utiliser les Services ou y accéder ou demander certains Services gratuits sur notre site Web. Ces informations peuvent inclure des coordonnées professionnelles telles que le nom, l’adresse e-mail, l’adresse IP, la fonction, des informations sur la société, le secteur d’activité, ainsi que le mot de passe pour nos services.Nous avons un intérêt légitime à fournir des fonctionnalités liées au compte à nos utilisateurs, à surveiller les connexions au compte et à détecter les potentielles connexions frauduleuses ou une utilisation abusive du compte. En outre, nous utilisons ces informations pour remplir notre contrat visant à vous fournir des Services.
Essai gratuit de 14 jours ou compte gratuit de signature électroniqueNous recueillons les informations personnelles de nos clients lorsqu’ils demandent un essai gratuit de 14 jours ou un compte gratuit de signature électronique sur notre site Web. Ces Informations personnelles comprennent le nom, l’adresse IP, la géolocalisation, les coordonnées professionnelles telles que l’adresse e-mail, la fonction et le mot de passe de votre compte PandaDoc. Les clients peuvent également fournir un numéro de carte de crédit ou d’autres détails de facturation pour une utilisation ultérieure.Nous avons un intérêt légitime à fournir des fonctionnalités liées au compte à nos utilisateurs, à surveiller les connexions au compte et à détecter les potentielles connexions frauduleuses ou une utilisation abusive du compte. En outre, nous utilisons ces informations pour faciliter la création de comptes si un utilisateur choisit d’acheter le service pendant ou immédiatement après une période d’essai gratuite.
Coordonnées des fournisseursLes utilisateurs de notre service peuvent demander à leurs fournisseurs ou prestataires de services de soumettre des informations relatives à l’entreprise et à la sécurité sur notre plateforme (par exemple, pour remplir un questionnaire de sécurité). Lorsqu’un utilisateur invite un fournisseur, nous recueillons le nom et l’adresse e-mail de ce dernier.Nous avons un intérêt légitime à contacter les fournisseurs au nom de nos clients afin de les inviter à communiquer avec les entreprises par le biais de notre plateforme. Entre autres choses, la communication permet à nos clients de solliciter et de recevoir efficacement des questionnaires de sécurité, et aux fournisseurs de solliciter et de transmettre efficacement des questionnaires de sécurité. En outre, nous utilisons ces informations pour remplir notre contrat de prestation de Services, qui peut inclure la sollicitation, la réception, la transmission et l’hébergement des réponses aux questions de sécurité.
Informations de compte — FournisseursNous recueillons les données personnelles des fournisseurs lorsqu’ils créent un compte pour accéder aux Services et les utiliser, ou pour demander certains Services gratuits sur notre site Web. Ces informations peuvent inclure des coordonnées professionnelles telles que le nom, l’adresse e-mail ou la fonction, des informations sur la société, ainsi que le mot de passe pour nos services. Nous avons un intérêt légitime à fournir des fonctionnalités liées au compte aux utilisateurs fournisseurs, à surveiller les connexions au compte et à détecter les potentielles connexions frauduleuses ou une utilisation abusive du compte. En outre, dans certains cas, nous utilisons ces informations pour remplir notre contrat visant à fournir des Services aux utilisateurs fournisseurs.
Cookies et suivi interneNous utilisons des cookies et des GIF invisibles. Les « cookies » sont de petites information qu’un site Web envoie sur le disque dur d’un ordinateur pendant la consultation d’un site Web. Pour plus d’informations, consultez notre Avis relatif aux cookies.Nous avons un intérêt légitime à faire fonctionner efficacement notre site Web. 
Cookies et suivi tiersNous participons au ciblage comportemental. Cela signifie qu’un tiers utilise une technologie (par exemple, un cookie) pour recueillir des informations sur votre utilisation de notre site Web afin de pouvoir fournir des publicités sur des produits et services correspondant à vos intérêts sur notre site Web, ou sur d’autres sites Web. Pour plus d’informations, consultez notre centre de préférences en matière de cookies. Nous avons un intérêt légitime à comprendre nos utilisateurs et à fournir des services adaptés. Les cookies non essentiels/non prestataires de services ne seront pas déployés avant d’avoir obtenu le consentement de l’utilisateur.
Informations démographiquesNous utilisons les informations sur l’IP pour 1) garantir la légalité de nos documents (en vertu de la loi sur la signature électronique), pour 2) comprendre comment le comportement des utilisateurs varie en fonction des zones géographiques afin d’améliorer notre logiciel, et pour 3) fournir un meilleur service d’assistance et d’aide à la réussite, selon la zone géographique. Nous avons un intérêt légitime à nous assurer que notre produit/service est légal et à fournir des services adaptés en fonction de la zone géographique (pays), tels que 1) l’assistance, 2) le contenu du contrat et 3) les modèles appropriés. Les informations sur l’IP ne seront pas utilisées à des fins comportementales en l’absence de consentement explicite.
Interconnectivité des e-mailsSi vous recevez des e-mails de notre part, nous utilisons certains outils pour capturer des données relatives à l’ouverture de notre message, aux clics sur les liens ou bannières qu’il contient et aux achats.Nous avons un intérêt légitime à comprendre comment vous interagissez avec les communications que nous vous adressons. Cette capture de données ne sera déployée qu’après obtention d’un consentement explicite.
EmploiLorsque vous postulez à une offre d’emploi ou que vous êtes embauché, nous recueillons les informations nécessaires pour traiter votre candidature ou pour vous retenir comme employé. Ces informations peuvent inclure, entre autres, votre numéro de sécurité sociale. La fourniture de ces informations est requise pour l’emploi.Nous utilisons des informations sur les employés actuels pour exécuter notre contrat de travail ou pour anticiper un contrat de travail avec vous. Dans certains cas, nous sommes également tenus par la loi de recueillir des informations sur nos employés. Nous avons également un intérêt légitime à utiliser vos informations de façon à disposer d’un personnel et d’une main-d’œuvre efficaces. 
Retours/assistanceNous recueillons vos données personnelles contenues dans toute demande que vous nous soumettez concernant notre site Web ou nos Services, par exemple en remplissant nos formulaires en ligne, en appelant ou en envoyant un e-mail pour poser des questions générales, demander de l’assistance ou signaler un problème. Lorsque vous communiquez avec nous par téléphone, vos appels peuvent être enregistrés et analysés à des fins de formation, de contrôle de la qualité, de vente et de marketing. Au cours de ces appels, nous vous informerons de l’enregistrement via un message vocal ou un script.Nous avons un intérêt légitime à recevoir et à agir en fonction de vos retours, problèmes ou demandes de renseignements. 
Liste de diffusionLorsque vous vous inscrivez à l’une de nos listes de diffusion, nous recueillons votre adresse e-mail.Nous partageons les informations sur nos produits et services avec les personnes qui consentent à recevoir ces informations. Nous avons également un intérêt légitime à partager des informations sur nos produits ou services.
Données marketingLorsque vous vous inscrivez à l’une de nos listes de diffusion, nous recueillons votre adresse e-mail. Nous partageons les informations sur nos produits et services avec les personnes qui consentent à recevoir ces informations. Nous avons également un intérêt légitime à partager des informations sur nos produits ou services.
Données sur les appareils mobilesNous recueillons des informations à partir de votre appareil mobile lorsque vous visitez notre site Web. Ces informations peuvent inclure le type de système d’exploitation et/ou le modèle d’appareil mobile, le type de navigateur, le domaine et d’autres paramètres du système, la langue utilisée par votre système ainsi que le pays et le fuseau horaire de votre appareil, la géolocalisation, l’identifiant unique de l’appareil et/ou tout autre identifiant de l’appareil, l’identification de l’opérateur de téléphonie mobile et les informations relatives à la plateforme logicielle et au micrologiciel de l’appareil.Nous avons un intérêt légitime à identifier les visiteurs uniques et à comprendre comment les utilisateurs interagissent avec nous sur leurs appareils mobiles.
Passation de commandeSuite à l’inscription au Service (où nous recueillons le nom, l’adresse e-mail, le numéro de téléphone, la fonction, le nom et la taille de l’entreprise), et à l’occasion d’une commande, nous recueillons l’adresse de facturation et les informations de carte bancaire.Nous utilisons vos informations pour remplir notre contrat et vous fournir des produits ou des services.
Données transactionnellesNoms et adresses e-mail des parties à une transaction, ligne d’objet, historique des actions réalisées par les individus en rapport avec une transaction (notamment les fonctions de signature et de transfert) et informations personnelles sur ces individus ou leurs appareils, comme le nom, l’adresse IP, l’adresse e-mail et d’autres méthodes d’authentification.Nous utilisons ces informations pour remplir nos obligations contractuelles envers nos Clients. Nous avons également un intérêt légitime à créer et à tenir à jour une piste d’audit attestant de l’authenticité et de la légalité des signatures et des documents créés par PandaDoc.
EnquêtesLorsque vous participez à une enquête, nous recueillons les informations que vous fournissez dans le cadre de l’enquête. Si celle-ci est fournie par un prestataire de services tiers, la politique de confidentialité de ce dernier s’applique à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de vos informations. La participation à ces enquêtes est entièrement volontaire et vous avez donc le choix de divulguer ou non ces informations. Nous avons un intérêt légitime à comprendre vos opinions et à recueillir des informations pertinentes pour notre entreprise.
Données relatives à l’utilisationIl s’agit notamment des pages et des URL de référence et de sortie, des noms de domaine, des pages de destination et du contenu consulté et de l’ordre de ces pages, du temps passé sur des pages spécifiques, de la fréquence de votre utilisation de nos Services et d’autres informations connexes.Nous avons un intérêt légitime à comprendre comment vous interagissez avec notre site Web afin de l’améliorer, et à comprendre vos préférences et intérêts afin de sélectionner les offres qui pourraient vous être les plus utiles. Nous avons également un intérêt légitime à détecter et à prévenir la fraude.
Interactions avec le site WebNous utilisons la technologie pour surveiller la façon dont vous interagissez avec notre site Web. Cela peut inclure les liens sur lesquels vous cliquez ou les informations que vous renseignez dans nos formulaires en ligne. Cela peut également inclure des informations sur votre appareil ou votre navigateur.Nous avons un intérêt légitime à comprendre comment vous interagissez avec notre site Web afin de l’améliorer, et à comprendre vos préférences et intérêts afin de sélectionner les offres qui pourraient vous être les plus utiles. Nous avons également un intérêt légitime à détecter et à prévenir la fraude.
Journaux WebNous recueillons des informations, notamment le type de votre navigateur, votre système d’exploitation, votre adresse de protocole Internet (IP) (numéro automatiquement attribué à un ordinateur lors de l’utilisation d’Internet), votre nom de domaine, l’activité de clic, le site Web de référence et/ou un horodatage pour les visiteurs.Nous avons un intérêt légitime à surveiller nos réseaux et les visiteurs de nos sites Web. Entre autres choses, cela nous aide à comprendre lequel de nos services est le plus populaire.

Outre les informations que nous recueillons directement auprès de vous, nous pouvons également recevoir des informations vous concernant provenant d’autres sources, notamment de tiers, de partenaires commerciaux, de nos sociétés affiliées ou de sources publiquement accessibles. Par exemple, si vous postulez à une offre d’emploi ou si vous êtes embauché, nous pouvons vérifier vos antécédents.

Utilisation et traitement des informations personnelles

En plus des objectifs et utilisations décrits ci-dessus, nous utilisons les informations de la manière suivante : 

Bien que les sections ci-dessus décrivent notre finalité principale de collecte de vos informations, dans de nombreuses situations, nous avons plus d’une finalité. Par exemple, si vous souscrivez à des Services, nous pouvons recueillir vos informations pour compléter cette transaction, mais nous recueillons également vos informations car nous avons un intérêt légitime à conserver vos informations après la fin de votre transaction afin de pouvoir répondre rapidement et facilement à toute question concernant vos Services. Par conséquent, la collecte et le traitement dont font l’objet vos informations sont fondés, dans différents contextes, sur votre consentement, notre besoin de remplir un contrat, nos obligations légales et/ou notre intérêt légitime à mener nos activités.

Partage des informations

En plus des situations spécifiques abordées ailleurs dans la présente politique, nous pouvons partager des informations personnelles dans les situations suivantes : 

Sauf indication contraire dans le présent Avis de confidentialité, nous ne vendons pas, n’échangeons pas, ne louons pas et ne partageons pas autrement à des fins de marketing vos données personnelles avec des tiers sans votre consentement. 

Conservation de vos informations personnelles

La durée pendant laquelle nous conservons les informations personnelles dépend des finalités pour lesquelles nous les avons recueillies et utilisées et/ou des lois en vigueur. Lorsqu’il existe des limitations techniques qui empêchent la suppression ou l’anonymisation, nous sauvegardons les informations personnelles et limitons leur utilisation active.

Voir la section « Vos choix » concernant le stockage de vos informations personnelles.

Comment nous protégeons vos informations personnelles

Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité destinées à protéger vos informations personnelles contre tout accès non autorisé. Nous employons ces outils en fonction de la sensibilité des informations personnelles que nous recueillons, utilisons et stockons, et de l’état actuel de la technologie. Nous protégeons vos informations personnelles par des mesures de sécurité techniques et organisationnelles afin de minimiser les risques liés à une perte de données, à une utilisation abusive, à un accès non autorisé, à une divulgation non autorisée et à une altération. Nous révisons périodiquement nos pratiques de collecte, de stockage et de traitement des informations, y compris les mesures techniques et organisationnelles, afin de nous prémunir contre tout accès non autorisé aux systèmes. Votre compte est protégé par le mot de passe de votre compte et nous vous invitons vivement à prendre des mesures pour assurer la sécurité de vos informations personnelles en ne divulguant pas votre mot de passe et en vous déconnectant de votre compte après chaque utilisation. 

Internet n’étant pas un environnement complètement sécurisé, PandaDoc ne peut pas garantir la sécurité de toutes les informations que vous lui transmettez, ou garantir que les informations sur le site Web sont inaccessibles et ne sont pas divulguées, modifiées et/ou détruites par la violation de l’une de nos protections physiques, techniques et/ou managériales. En outre, bien que nous prenions des mesures raisonnables pour garantir que les prestataires de services préservent la confidentialité et la sécurité de vos informations, les pratiques de ces prestataires de services sont en fin de compte hors de notre contrôle. 

Nous ne sommes pas responsables du fonctionnement, de la confidentialité et/ou des mesures de sécurité de toute autre entreprise. En utilisant notre site Web, vous reconnaissez que vous comprenez et acceptez d’assumer ces risques. Vous pouvez demander une liste des mesures techniques et organisationnelles prises pour protéger vos données personnelles en nous envoyant un e-mail à privacyteam@pandadoc.com.

Vos choix

Vous pouvez prendre les mesures ci-dessous pour modifier ou limiter la collecte ou l’utilisation de vos informations personnelles. 

E-mails promotionnels/marketing. Vous pouvez choisir de nous communiquer votre adresse e-mail pour nous permettre de vous envoyer des bulletins d’information gratuits, des enquêtes, des offres et d’autres documents promotionnels/marketing, ainsi que des offres ciblées de tiers. Vous pouvez cesser de recevoir des e-mails promotionnels/marketing en suivant les instructions de désabonnement figurant dans les e-mails que vous recevez, et ajuster vos préférences en matière d’e-mails ici :  Préférences en matière d’e-mails ainsi que vos préférences en matière de communication ici :

Préférences de communication. Si vous refusez de recevoir des e-mails promotionnels et/ou marketing, nous pouvons toujours vous envoyer des messages transactionnels et liés au service.

Suivi en ligne.Actuellement, nous ne reconnaissons pas les signaux automatisés des navigateurs concernant les mécanismes de suivi, qui peuvent inclure des instructions de type « Interdire le suivi ».

Informations sur l’appareil et son utilisation. Si vous ne souhaitez pas que nous ayons accès à la localisation de votre appareil, vous pouvez désactiver le partage de la localisation sur votre appareil, modifier ses paramètres de confidentialité ou refuser de partager la localisation sur votre navigateur.

Fermeture de votre compte. Si vous souhaitez fermer votre compte, veuillez vous connecter à votre compte et modifier votre forfait.

Votre droit à la vie privée

En vertu du RGPD, les résidents européens jouissent de certains droits en ce qui concerne leurs informations personnelles. Vous pouvez faire les choix suivants concernant vos informations personnelles :

Accès à vos informations personnelles. Vous pouvez demander l’accès à vos informations personnelles en nous contactant à l’adresse décrite ci-dessous. Si la loi l’exige, nous vous accorderons, sur demande, un accès raisonnable aux informations personnelles que nous détenons à votre sujet. Nous vous transmettrons ces informations dans un format portable, si nécessaire. Notez que les résidents californiens peuvent avoir le droit de nous demander un avis décrivant les catégories d’informations personnelles (le cas échéant) que nous partageons avec des tiers ou des sociétés affiliées à des fins de marketing direct. .

Modifications de vos informations personnelles. Nous comptons sur vous pour mettre à jour et corriger vos informations personnelles. Notre ou nos sites Web vous permettent de modifier ou de supprimer le profil de votre compte. Si notre site Web ne vous permet pas de mettre à jour ou de corriger certaines informations, vous pouvez nous contacter à l’adresse indiquée ci-dessous afin de demander la modification de vos informations. Notez que nous pouvons conserver des informations historiques dans nos fichiers de sauvegarde, comme le permet la loi. 

Objections/restrictions concernant vos informations personnelles. Vous avez le droit de vous opposer à la manière dont les données personnelles sont traitées dans le cadre de l’intérêt public/l’autorité officielle et nos intérêts légitimes ainsi qu’à des fins de marketing direct, y compris le profilage, dans les deux cas.  Vous avez également le droit de demander que le traitement de vos informations personnelles soit restreint lorsque leur exactitude ou leur légalité est contestée, que vous en avez besoin en réponse à des réclamations légales ou en lien avec la vérification de l’existence d’intérêts légitimes au traitement (résultant d’une objection formulée en vertu de l’art. 21(1).

Suppression de vos informations personnelles. Généralement, nous conservons vos informations personnelles pendant la période nécessaire pour atteindre les objectifs décrits dans le présent avis, à moins qu’une période de conservation plus longue ne soit requise ou autorisée par la loi. Lorsque certains motifs s’appliquent, la loi vous autorise à formuler une demande de suppression de vos informations personnelles et déclenche notre obligation de nous y conformer, sauf exceptions. 

Déplacement, copie ou exportation des données personnelles. C’est ce que l’on appelle le droit à la portabilité. Vous avez le droit de demander à ce que vos données personnelles soient transmises à un tiers.

Accord/révocation de consentement. Vous avez le droit de donner ou de refuser votre consentement au traitement des informations personnelles. Si vous avez déjà donné votre consentement, vous avez également le droit de le révoquer. Cela n’aura aucune incidence sur la légalité du traitement antérieur à la révocation. Si vous révoquez votre consentement au traitement des informations personnelles, il se peut que nous ne soyons plus en mesure de vous fournir des services. Dans certains cas, nous pouvons refuser votre demande de révocation de consentement si la loi nous y autorise ou nous y oblige, par exemple lorsque nous ne sommes pas en mesure de vérifier votre identité de manière adéquate. Vous pouvez révoquer votre consentement au traitement (lorsque ce traitement est basé sur le consentement) en nous contactant à l’adresse décrite ci-dessous.

Réclamations. Nous nous engageons à résoudre toute réclamation valable concernant votre vie privée et la collecte ou l’utilisation que nous faisons de vos informations personnelles. Pour toute question ou réclamation concernant nos pratiques d’utilisation des données ou le présent Avis de confidentialité, vous pouvez nous contacter comme indiqué ci-dessous. Si vous n’êtes toujours pas satisfait de notre réponse, vous avez le droit de contacter votre autorité locale de protection des données.

Veuillez noter que vos droits ne sont pas absolus : dans certaines circonstances, des exceptions existent en vertu du droit applicable. La loi peut prévoir des exemptions aux demandes impliquant vos données personnelles. Par exemple, afin de vous fournir nos Services, la suppression de vos informations personnelles peut vous empêcher d’y accéder ou de les utiliser. 

Vous pouvez exercer ces droits en nous contactant à l’adresse privacyteam@pandadoc.com. Nous répondrons à toute demande de ce type dans les délais prévus par le RGPD. Si nous avons besoin de plus de temps pour répondre à votre demande, nous vous en informerons à l’avance. Nous ne dépasserons en aucun cas le délai spécifié par la loi.

Notez que, comme la loi l’exige, nous vous demanderons de prouver votre identité. Nous pouvons vérifier votre identité par appel téléphonique ou par e-mail. En fonction de votre demande, nous vous demanderons des informations telles que votre nom ou d’autres informations sur votre compte. Nous pouvons également vous demander de fournir une attestation signée confirmant votre identité. Suite à une demande, nous ferons des efforts raisonnables pour fournir, corriger ou supprimer les informations personnelles vous concernant dans nos fichiers.

Dans certaines circonstances, vous pouvez désigner un agent autorisé à soumettre en votre nom des demandes d’exercice de certains droits à la vie privée. Nous exigerons une preuve que vous avez fourni à l’agent autorisé la permission de soumettre une demande en votre nom. Vous devez nous fournir une copie de l’autorisation signée que vous avez donnée à l’agent autorisé à soumettre la demande en votre nom et prouver votre identité directement auprès de nous. Si vous êtes un agent autorisé soumettant une demande au nom d’un individu, vous devez joindre une copie des informations suivantes à la demande :

  1. Un formulaire Désignation d’agent autorisé  dûment rempli et signé indiquant que vous avez l’autorisation d’agir au nom du consommateur.
  2. Si vous êtes une entreprise, une preuve que vous êtes enregistrée auprès du secrétaire d’État des États-Unis pour exercer votre activité en Californie.

Si nous ne recevons pas ces deux informations, la demande sera refusée.

Autres informations importantes

Les informations supplémentaires suivantes concernent nos pratiques en matière de confidentialité :

Transferts internationaux de données. Notre société opère à l’échelle mondiale et dispose d’une infrastructure mondiale. Nous utilisons le cloud computing, ce qui signifie que vos données personnelles peuvent être transférées vers un pays dont les lois sur la protection des données ne sont pas aussi strictes que celles de votre lieu de résidence. Nous transférerons vos données personnelles vers des pays considérés comme ayant des niveaux adéquats de protection des données, tels que déterminés par la Commission européenne.

Si nous partageons vos informations personnelles avec des entités situées aux États-Unis ou dans d’autres juridictions en dehors de l’EEE qui, selon la Commission européenne et la Cour de justice de l’Union européenne dans sa décision Schrems II, n’offrent pas un niveau de protection adéquat aux informations personnelles, le RGPD autorise d’autres solutions pour aborder les transferts transfrontaliers légaux. PandaDoc peut s’appuyer sur des accords de traitement des données (DPA) comprenant des clauses contractuelles types (SCC) jointes approuvées par la Commission européenne ou d’autres solutions appropriées pour traiter les transferts transfrontaliers, comme l’exigent ou l’autorisent les articles 46 et 49 du RGPD. Lorsque ces lois l’exigent, vous pouvez demander une copie des mécanismes appropriés que nous avons mis en place en nous contactant. Pour plus d’informations, consultez notre Addendum relatif à la conformité au RGPD.

Participation aux cadres du bouclier de protection des données UE-Suisse-États-Unis. En plus des mécanismes susmentionnés, nous étions auparavant certifiés conformes au cadre du bouclier de protection des données UE-États-Unis tel qu’énoncé par le Département du commerce (DOC) américain concernant la collecte, l’utilisation et la conservation des informations personnelles transférées de l’UE vers les États-Unis. Cependant, depuis le 16 juillet 2020, la Cour de justice de l’Union européenne (CJUE) a invalidé le bouclier de protection des données UE-États-Unis, et nous ne pouvons plus nous appuyer sur notre certification pour les transferts d’informations personnelles entre les pays membres de l’UE et les États-Unis. Au lieu de cela, nous nous appuyons sur d’autres garanties appropriées reconnues par le RGPD pour effectuer lesdits transferts. Nous continuerons à appliquer les principes du bouclier de protection des données aux informations personnelles que nous avons reçues des pays membres de l’UE avant le 16 juillet 2020.

Notre participation et la certification de notre conformité au cadre du bouclier de protection des données UE-États-Unis et au cadre du bouclier de protection des données Suisse-États-Unis sont établies par le Département du commerce (DOC) américain concernant la collecte, l’utilisation et la conservation des informations personnelles provenant des pays membres de l’Union européenne, du Royaume-Uni et de la Suisse transférées aux États-Unis conformément au bouclier de protection des données. En participant aux cadres du bouclier de protection des données, nous avons consenti à soumettre notre conformité à l’application réglementaire de la Federal Trade Commission (« FTC », Commission fédérale du commerce) américaine ou de tout autre organisme statutaire habilité à faire respecter ces principes.

En cas de conflit entre les politiques du présent Avis de confidentialité et les droits des personnes concernées en vertu des principes du bouclier de protection des données, les principes du bouclier de protection des données prévaudront en ce qui nous concerne. Au cas par cas, nous nous conformerons à certaines demandes légitimes de divulgation d’informations personnelles émanant d’autorités publiques, notamment pour répondre aux impératifs de sécurité nationale ou sur demande des forces de l’ordre. Pour en savoir plus sur le programme du bouclier de protection des données et consulter notre page de certification, rendez-vous sur le site https://www.privacyshield.gov/.

Notre responsabilité contractuelle concernant les informations personnelles que nous recevons dans le cadre du bouclier de protection des données et que nous transférons ensuite à des tiers est décrite dans les principes du bouclier de protection des données. En particulier, nous restons responsables en vertu des principes du bouclier de protection des données si les agents tiers que nous engageons pour traiter les informations personnelles en notre nom le font d’une manière incompatible avec ces principes, à moins que nous ne prouvions que nous ne sommes pas responsables du ou des événements à l’origine du dommage.

Conformément aux principes du bouclier de protection des données, PandaDoc, Inc. s’engage à résoudre toute réclamation concernant votre vie privée et la collecte ou l’utilisation que nous faisons de vos informations personnelles transférées aux États-Unis dans le cadre du bouclier de protection des données. Les résidents de l’Union européenne, du Royaume-Uni et de la Suisse ayant des questions ou des réclamations relatives au bouclier de protection des données doivent dans un premier temps contacter PandaDoc à l’adresse privacyteam@pandadoc.com ou à PandaDoc, Inc., Attention: Privacy Department, 3739 Balboa St. #1083, San Francisco, CA 94121, États-Unis.

PandaDoc s’est en outre engagé à soumettre les réclamations non résolues relatives à la protection de la vie privée dans le cadre des principes du bouclier de protection des données à un mécanisme indépendant de résolution des litiges, le BBB EU PRIVACY SHIELD. Si vous ne recevez pas d’accusé de réception de votre réclamation en temps voulu, ou si votre réclamation n’est pas traitée de manière satisfaisante, veuillez consulter le site https://bbbprograms.org/programs/all-programs/bbb-eu-privacy-shield-consumers/ProcessForConsumers pour obtenir de plus amples informations et déposer une réclamation. Ce service vous est fourni gratuitement.

Si votre réclamation relative au bouclier de protection des données ne peut être résolue par les voies susmentionnées, vous pouvez, sous certaines conditions, invoquer un arbitrage contraignant pour certaines réclamations résiduelles non résolues par les autres mécanismes de recours. Consultez l’annexe 1 du bouclier de protection des données à l’adresse suivante : https://www.privacyshield.gov/article?id=ANNEX-I-introduction.

Enfants et mineurs. PandaDoc ne collecte pas sciemment les données personnelles d’enfants de moins de treize (13) ans. Si nous apprenons que nous avons recueilli des informations personnelles d’un enfant de moins de treize (13) ans, nous supprimerons ces informations dans les plus brefs délais. Si vous pensez qu’un enfant de moins de treize (13) ans a pu nous fournir des informations personnelles, contactez-nous à privacyteam@PandaDoc.com . En utilisant le site Web, vous déclarez avoir au moins dix-huit (18) ans et comprenez que vous devez avoir au moins dix-huit (18) ans pour créer un compte et/ou acheter les biens et/ou services par le biais du site Web.

Sites Web et services tiers. Nous n’avons aucun contrôle sur les pratiques en matière de confidentialité des sites Web ou des applications qui ne nous appartiennent pas. Nous ne sommes pas responsables des pratiques employées par les sites Web et/ou services liés à et/ou à partir de notre site Web, y compris les informations et/ou le contenu qu’ils contiennent. N’oubliez pas que lorsque vous utilisez un lien pour basculer de notre site Web vers un autre site Web et/ou service, notre Avis de confidentialité ne s’applique pas à ces sites Web et/ou services tiers. Votre navigation et votre interaction sur tout site Web et/ou service tiers, y compris ceux faisant l’objet d’un lien sur notre site Web, sont soumises aux règles et politiques propres à ce tiers. En outre, vous acceptez que nous ne soyons pas responsables et que nous n’ayons aucun contrôle sur les tiers que vous autorisez à accéder à vos données personnelles. Si vous utilisez un site Web et/ou un service tiers et que vous l’autorisez à accéder à vos données personnelles, vous le faites à vos risques et périls.

Accessibilité. Si vous souffrez d’une déficience visuelle, vous pouvez accéder à cet avis par le biais du lecteur audio de votre navigateur.

Modifications de notre Avis de confidentialité

En général, des modifications seront apportées au présent Avis de confidentialité pour tenir compte des lois nouvellement adoptées ou modifiées et/ou des procédures commerciales nouvelles ou modifiées. Cependant, nous pouvons mettre à jour les présentes à tout moment, avec ou sans préavis. Il convient donc de le consulter périodiquement. Nous pouvons vous fournir d’autres formes d’avis de modifications et/ou de mises à jour, selon les circonstances. Votre utilisation continue du site Web après toute modification des présentes constituera votre acceptation de ces modifications et/ou mises à jour. Vous pouvez déterminer la date de la dernière révision du présent Avis de confidentialité en vous référant à la date susmentionnée de sa dernière mise à jour.

Nous contacter

Pour toute question ou réclamation relative à l’utilisation de vos informations personnelles ou au présent Avis de confidentialité ou pour adresser des demandes de suppression, veuillez nous contacter à privacyteam@pandadoc.com ou à l’adresse PandaDoc, Inc., Attention: Privacy Department, 3739 Balboa St. #1083, San Francisco, CA 94121, États-Unis.

Addendum à l’Avis de confidentialité pour la Californie

Addendum à l’Avis de confidentialité pour la Californie

Cette section s’applique exclusivement aux résidents californiens. En vertu des sections 1798.83-1798.84 du Code civil de Californie, les résidents californiens sont en droit de recevoir : (a) des informations identifiant toutes les sociétés tierces auxquelles PandaDoc a pu divulguer des informations personnelles à des fins de marketing direct, au cours de l’année écoulée ; et (b) une description des catégories d’informations personnelles divulguées. Pour obtenir ces informations, veuillez envoyer votre demande par e-mail à privacyteam@pandadoc.com et nous fournirons une liste des catégories d’informations personnelles divulguées dans les trente (30) jours suivant la réception de cette demande. Cette demande ne peut être faite plus d’une fois par année civile. Nous nous réservons le droit de ne pas répondre aux demandes soumises de manière autre que celles spécifiées ci-dessus. 

LES INFORMATIONS PERSONNELLES QUE NOUS RECUEILLONS ET LA MANIÈRE DONT NOUS LES RECUEILLONS

Nous recueillons les types d’informations décrits dans le présent Addendum à l’Avis de confidentialité pour la Californie et dans l’Avis de confidentialité, ce qui inclut les Informations personnelles, de la manière décrite dans ledit document et dans l’Avis de confidentialité. Le terme « Informations personnelles » désigne les informations qui identifient, concernent ou pourraient raisonnablement être liées directement ou indirectement à un résident californien en particulier, y compris, sans s’y limiter, les informations qui identifient ou pourraient raisonnablement être liées à, directement ou indirectement, un consommateur ou un appareil en particulier. Les Informations personnelles ne comprennent pas (i) les informations publiquement accessibles provenant de documents gouvernementaux ; (ii) les informations de consommateurs désidentifiées ou agrégées ; ou (iii) les informations exclues du champ d’application de la loi californienne sur la protection de la vie privée des consommateurs (« CCPA », California Consumer Privacy Act) telles que les renseignements médicaux et de santé. Si vous ne fournissez pas les informations que nous demandons, il se peut que nous ne soyons pas en mesure de vous fournir les services demandés. 

Nous recueillons des Informations personnelles aux fins commerciales décrites dans notre Avis de confidentialité. La CCPA définit une « finalité commerciale » comme l’utilisation d’Informations personnelles pour les besoins opérationnels d’une entreprise, ou à d’autres fins notifiées, à condition que cette utilisation desdites Informations personnelles soit raisonnablement nécessaire et proportionnée pour atteindre la finalité opérationnelle pour laquelle elles ont été recueillies ou une autre finalité opérationnelle compatible avec le contexte dans lequel elles ont été recueillies.

Les catégories auxquelles appartiennent les autres personnes ou entités avec lesquelles nous pouvons partager vos informations personnelles sont répertoriées dans notre Avis de confidentialité sous la rubrique « Partage des informations ».

Nous avons recueilli les catégories suivantes d’Informations personnelles au cours des douze (12) derniers mois :

Catégorie Informations 
Identifiants  Prénom, nom de famille, adresse postale, identifiant personnel unique, identifiant en ligne, adresse de protocole Internet, adresse e-mail, données de messagerie, données d’utilisation du site Web, nom de compte ou autres identifiants similaires. 
Catégories d’informations personnelles répertoriées dans la loi californienne sur les dossiers clients (California Customer Records § 1798.80(e)). Prénom, nom de famille, adresse postale, identifiant personnel unique, identifiant en ligne, adresse de protocole Internet, adresse e-mail, données de messagerie, données d’utilisation du site Web, nom de compte, informations financières ou autres identifiants similaires. Notez que certaines informations personnelles incluses dans cette catégorie peuvent entrer dans plusieurs catégories. 
Informations commerciales. Historique des services achetés. 
Activité sur Internet ou autre activité de réseau similaire. Historique de navigation, historique de recherche, informations sur l’interaction d’un consommateur avec notre site Web. 
Données de géolocalisation. Emplacement physique via l’adresse de protocole internet. 
Informations professionnelles ou liées à l’emploi. Historique de poste actuel ou antérieur ou évaluations de performance, antécédents professionnels. 

UTILISATION DES INFORMATIONS PERSONNELLES

Pour plus d’informations sur la manière dont nous recueillons vos Informations personnelles, veuillez consulter les sections « Types d’informations que nous recueillons » et « Utilisation et traitement de vos informations » de notre Avis de confidentialité.

PARTAGE DES INFORMATIONS PERSONNELLES

Nous partageons les Informations personnelles de la manière décrite dans la section « Partage des informations » de l’Avis de confidentialité. Les catégories de tiers auxquels nous avons divulgué des Informations personnelles à des fins commerciales sont également décrites dans la même section. 

DROITS DES RÉSIDENTS CALIFORNIENS

Si vous êtes résident californien, la CCPA vous confère des droits spécifiques concernant vos Informations personnelles, sous réserve de certaines exceptions. Par exemple, nous ne pouvons pas divulguer certaines Informations personnelles si leur divulgation représente un risque substantiel, articulable et déraisonnable pour la sécurité des Informations personnelles, votre compte chez nous ou la sécurité de nos systèmes de réseau. Ces droits sont expliqués ci-dessous :

DEMANDE D’INFORMATIONS

Selon la section 1798.83 du Code civil de Californie (loi californienne « Shine the Light »), les résidents californiens sont en droit de demander à une entreprise, avec laquelle ils entretiennent une relation commerciale, certaines informations concernant les types d’informations personnelles que l’entreprise partage avec des tiers à des fins de marketing direct de ces tiers ainsi que l’identité des tiers avec lesquels l’entreprise a partagé ces informations au cours de la période des douze (12) derniers mois. 

VÉRIFICATION DE LA DEMANDE DU CONSOMMATEUR ET CALENDRIER

Pour faire valoir vos droits à connaître, à supprimer ou à accéder à vos Informations personnelles, veuillez nous contacter de la manière indiquée ci-dessous. 

Pour confirmer votre identité, il est impératif que nous vérifions la demande du consommateur et vous devez donc fournir des informations qui nous permettent de vérifier raisonnablement que vous êtes la personne sur laquelle nous avons recueilli les Informations personnelles ou que vous êtes un représentant autorisé. Si vous effectuez une demande au nom d’une autre personne, nous devrons vérifier que vous avez le pouvoir de le faire. Vous devez également décrire la demande avec suffisamment de détails pour nous permettre de comprendre, d’évaluer et de répondre correctement à cette demande. Nous ne pouvons pas répondre à votre demande ou vous fournir des Informations personnelles si nous ne sommes pas en mesure de vérifier votre identité ou votre légitimité à effectuer la demande et prouver que les Informations personnelles vous concernent. Nous n’honorerons pas votre demande si une exception à la loi s’applique.

Nous répondrons aux demandes dans un délai de quarante-cinq (45) jours suivant notre réception de cette demande vérifiable (ou dans tout autre délai requis par la loi applicable). Si nous avons besoin d’un délai supplémentaire, nous vous en informerons par écrit avant l’expiration de la période de quarante-cinq (45) jours et vous informerons du motif de la prolongation. Pour éviter toute ambiguïté, toute demande d’Informations personnelles couvrira la période des douze (12) mois précédant immédiatement la date de cette demande vérifiable. La divulgation des Informations personnelles en réponse à une telle demande sera fournie dans un format communément utilisé. 

Envoyez-nous un e-mail à privacyteam@pandadoc.com  ou une demande par écrit à PandaDoc, Inc., Attention: Privacy Department, 3739 Balboa St. #1083, San Francisco, CA 94121, États-Unis pour exercer l’un des droits qui précèdent.