AeroNet verkortte de tijd voor het genereren van contracten met 80% door de PandaDoc API te integreren

Het bedrijf:

AeroNet Wireless Broadband is een internetprovider gevestigd in Puerto Rico, met B2B- en B2C-klanten. Ze gebruiken PandaDoc om klantcontracten op te stellen en eSignatures te verzamelen.

Met behulp van de PandaDoc API hebben ze functies voor documentgeneratie en elektronische ondertekening geïntegreerd in hun workflows, waardoor ze hun proces voor het opstellen van contracten kunnen automatiseren.

Jean Pagán, Chief Software Engineer bij AeroNet, legt uit:

“De PandaDoc API is van nature dynamisch en vereist geen handmatige aanpassingen. Sinds we zijn overgestapt op PandaDoc, kost het ons zo’n 80% minder tijd om elk contract op te stellen.”

Het probleem

Voordat AeroNet PandaDoc gebruikte, gebruikten ze SignNow voor hun contracten, maar de software was niet flexibel voor de gewenste mate van automatisering. Omdat de contracten van AeroNet regelmatig aanpassingen bevatten (waarbij klanten kortingen, speciale productbundels enzovoort kregen aangeboden), betekende een inflexibele tool voor documentgeneratie dat de medewerkers elk contract handmatig moesten opstellen.

“De contracten van AeroNet zijn niet statisch. De inhoud van elk contract wordt dynamisch samengesteld voor het specifieke scenario van de klant. Het gebruik van SignNow was alsof je op een afgedrukte pagina tekende. Het systeem was ook foutgevoelig en tijdrovend, omdat we veel handmatige aanpassingen moesten doorvoeren.”

Hun salesmedewerkers, de teamleden die belast zijn met het opstellen van deze contracten, waren een onevenredige hoeveelheid tijd kwijt aan dit proces. Daardoor bleef er minder tijd over voor het belangrijkste onderdeel van hun rol: het genereren van sales en business voor het bedrijf.

AeroNet wist dat het proces niet dynamisch, flexibel of schaalbaar genoeg was voor hun behoeften en dat hun salesmedewerkers elk onderdeel van het documentcreatieproces handmatig moesten beheren.

De oplossing

Wat AeroNet aantrok in PandaDoc was de flexibiliteit. Bij andere oplossingen werd de inhoud van hun contracten niet aangepast wanneer er nieuwe gegevens werden toegevoegd. Dit betekende opnieuw veel handmatig aanpassen van documenten. PandaDoc was de enige oplossing waarmee ze dynamisch documenten konden maken.

Wanneer de medewerkers gegevens toevoegen aan het document, worden met PandaDoc de inhoud en indeling automatisch aangepast om ruimte te maken voor de toevoegingen.

Als ze bijvoorbeeld een prijstabel willen toevoegen, of deze nu bestaat uit één of 100 artikelen, wordt de inhoud van de rest van het document automatisch verplaatst om ruimte te maken.

De resultaten:

Voorheen, wanneer een contract maatwerk vereiste, moesten verkoopmedewerkers een proces doorlopen waarbij ze gegevens invoerden in Excel-sheets en die informatie gebruikten om het contract helemaal vanaf nul te maken.

Nu kan AeroNet automatisch contracten opstellen en ze rechtstreeks vanuit hun CRM vullen met klantgegevens. Dus of het nu om een standaardcontract gaat of een sterk aangepast contract, ze doorlopen precies hetzelfde geautomatiseerde proces.

AeroNet gebruikte de API om de documentgeneratiemogelijkheden van PandaDoc te integreren in hun eigen workflows. Hun salesmedewerkers melden een enorme verbetering in de productiviteit, waarbij het ze ongeveer 80 procent minder tijd kost om elk contract op te stellen. Dat leidt er uiteindelijk toe dat salesmedewerkers op een normale dag heel wat uren overhoudt.

“Het gebruik van de PandaDoc API heeft een enorm verschil gemaakt. De salesmedewerker hoeft nu niets meer te doen. Waar ze eerder 10–12 minuten per klant kwijt waren, zijn ze nu maar twee minuten bezig, en dan zijn ze klaar!”

Het grootste voordeel van het gebruik van PandaDoc is de krachtige en flexibele API geweest. Hiermee kon het bedrijf documentgeneratie in de eigen software integreren en het is een robuuste automatiseringstool.

AeroNet gebruikt PandaDoc al twee jaar. Ze geven aan dat ze aanzienlijke verbeteringen in de API hebben ervaren sinds ze deze zijn gaan gebruiken. Ze kunnen nu bijvoorbeeld een bestand downloaden uit het uploadveld.

Dit is iets waar de ontwikkelaars van PandaDoc erg blij mee zijn, aangezien ze sinds de lancering van de API als product hard hebben gewerkt om een toonaangevende oplossing voor documentgeneratie te leveren.