Privacyverklaring van PandaDoc

Voor het laatst bijgewerkt op: 3 november 2021

De Servicevoorwaarden zijn geschreven in het Engels, maar worden als gunst in meerdere talen aangeboden. In alle gevallen geldt dat, ongeacht of er een discrepantie of conflict bestaat tussen deze versies en de Engelstalige versie, de Engelstalige versie doorslaggevend is.

Over ons

We zijn een wereldwijd bedrijf dat is gevestigd in San Francisco, Californië, Verenigde Staten. We bieden documentatie-automatiseringssoftware als een service die bedrijven helpt bij het stroomlijnen van processen om voorstellen, offertes, contracten en andere documenten te maken, goed te keuren en elektronisch te ondertekenen. Bedrijven die gebruikmaken van onze services kunnen hun klanten een professionelere, tijdigere en aantrekkelijkere ervaring bieden. 

Over deze Privacyverklaring

In deze Privacyverklaring worden de handelswijzen van PandaDoc, Inc. (ook wel ‘PandaDoc’, ‘wij’, ‘we’, ‘onze’ of ‘ons’) en aan haar gelieerde ondernemingen beschreven bij het verzamelen, gebruiken en openbaar maken van persoonsgegevens of persoonlijke informatie die u aan ons verstrekt door gebruik te maken van deze website (www.pandadoc.com) (de ‘Website’) of door gebruik te maken van een product of service van PandaDoc (de ‘Services’).

Als u deze Privacyverklaring niet aanvaardt en/of niet voldoet aan en/of zich niet houdt aan de bepalingen die hierin zijn opgenomen, dient u onze Website niet te gebruiken. 

Typen informatie die we verzamelen

Hieronder staan voorbeelden van het type informatie dat we van u verzamelen en hoe we die informatie gebruiken.  

ContextTypen gegevensPrimair doel voor het verzamelen
en gebruiken van gegevens
Klantinformatie We verzamelen de naam, gebruikersnaam en contactinformatie van onze klanten en hun werknemers met wie we mogelijk in contact treden.  We hebben er een legitiem belang bij contact op te nemen met onze klanten en met hen te communiceren over de normale bedrijfsadministratie, zoals projecten, services en facturering.
Informatie over gebruikersaccountsWe verzamelen persoonsgegevens van onze klanten wanneer ze een account maken om toegang te krijgen tot en gebruik te maken van de Services of wanneer zij bepaalde gratis Services aanvragen via onze Website. Deze informatie kan bedrijfscontactinformatie omvatten zoals naam, e-mailadres, aanspreektitel, bedrijfsinformatie, bedrijfstak en wachtwoord voor onze Services. We hebben een legitiem belang bij het verstrekken van accountgerelateerde functionaliteiten aan onze gebruikers, het monitoren van accountaanmeldingen en het opsporen van mogelijk frauduleuze aanmeldingen of accountmisbruik. Bovendien gebruiken we deze informatie om ons contract na te komen en u Services te verlenen.
Contactinformatie van leveranciers Gebruikers van onze Service kunnen hun leveranciers of serviceverleners vragen om bedrijfs- en beveiligingsgerelateerde informatie op ons platform in te dienen (bijv. om een beveiligingsvragenlijst in te vullen). Wanneer een gebruiker een leverancier uitnodigt, verzamelen we de naam en het e-mailadres van de leverancier.We hebben er een legitiem belang bij om namens onze klanten contact op te nemen met leveranciers om hen uit te nodigen om via ons platform met bedrijven te communiceren. Met de communicatie kunnen onze klanten onder andere efficiënt veiligheidsvragenlijsten aanvragen en ontvangen, en kunnen leveranciers efficiënt veiligheidsvragenlijsten aanvragen en verzenden. Bovendien gebruiken we deze informatie om ons contract na te komen en Services te verlenen, wat het aanvragen, ontvangen, verzenden en hosten van antwoorden op beveiligingsvragen kan omvatten.
Accountinformatie — LeveranciersWe verzamelen persoonsgegevens van leveranciers wanneer ze een account maken om toegang te krijgen tot en gebruik te maken van de Services of wanneer zij bepaalde gratis Services aanvragen via onze Website. Deze informatie kan bedrijfscontactinformatie omvatten zoals naam, e-mailadres, functietitel, bedrijfsinformatie en het wachtwoord voor onze Services. We hebben een legitiem belang bij het verstrekken van accountgerelateerde functionaliteiten aan onze leverancier-gebruikers, het monitoren van accountaanmeldingen en het opsporen van mogelijk frauduleuze aanmeldingen of accountmisbruik. Bovendien gebruiken we deze informatie in sommige gevallen om ons contract na te komen en leverancier-gebruikers Services te verlenen.
Cookies en volgen door eerste partijWe gebruiken cookies en tranparante GIF-bestanden. ‘Cookies’ zijn kleine stukjes informatie die een website naar de harde schijf van een computer stuurt tijdens het bekijken van een website. Zie onze Cookieverklaring voor meer informatie.We hebben een legitiem belang bij het efficiënt laten functioneren van onze website. 
Cookies en volgen door derdenWe nemen deel aan op gedrag gebaseerde reclame. Dit betekent dat een derde partij technologie gebruikt (bijv. een cookie) om informatie te verzamelen over uw gebruik van onze website, zodat zij advertenties kunnen aanbieden over producten en services die zijn afgestemd op uw interesses op onze website of op andere websites. Zie ons centrum voor Cookievoorkeuren voor meer informatie.We hebben er een legitiem belang bij om onze gebruikers te begrijpen en maatwerkservices aan te bieden. Niet-essentiële cookies en cookies die niet van de dienstverlener afkomstig zijn worden niet ingezet totdat uitdrukkelijk toestemming  is verkregen.
Demografische informatieWe gebruiken IP-informatie om 1) de wettigheid van onze documenten te garanderen (volgens wetgeving omtrent elektronische handtekeningen); 2) te begrijpen hoe gebruikersgedrag varieert op verschillende locaties om onze software te verbeteren; 3) afhankelijk van de locatie, een betere ondersteuning en succesvolle service te bieden. We hebben een legitiem belang om ervoor te zorgen dat ons product/onze service legaal is en om maatwerkservices te leveren op basis van de locatie (Land) – zoals geschikte 1) ondersteuning, 2) contractinhoud en 3) sjablonen. IP-informatie wordt niet gebruikt voor gedragsdoeleinden zonder uitdrukkelijke toestemming.
E-mailinterconnectiviteitAls u e-mail van ons ontvangt, gebruiken we bepaalde tools om gegevens vast te leggen met betrekking tot wanneer u ons bericht opent, op eventuele links of banners in het bericht klikt en wanneer u aankopen doet.We hebben er een legitiem belang bij te begrijpen hoe u omgaat met onze communicatie naar u toe. Dergelijke gegevensverzameling vindt alleen plaats na uw uitdrukkelijke toestemming.
DienstverbandWanneer u solliciteert op een vacature of werknemer wordt, verzamelen we informatie die nodig is om uw sollicitatie te verwerken of om u als werknemer te behouden. Dit kan onder meer uw burgerservicenummer omvatten. Het verstrekken van deze informatie is vereist voor uw dienstverband.We gebruiken informatie over huidige werknemers om onze arbeidsovereenkomst uit te voeren of om te anticiperen op een arbeidsovereenkomst met u. In sommige contexten zijn we ook wettelijk verplicht om informatie over onze werknemers te verzamelen. We hebben ook een legitiem belang bij het gebruik van uw informatie om een efficiënte personeelsbezetting en bedrijfsvoering te hebben. 
Feedback/ondersteuningWe verzamelen persoonsgegevens van u bij elke aanvraag die u bij ons indient met betrekking tot onze Website of Services, zoals het invullen van onze online formulieren, bellen of e-mailen met het oog op algemene vragen, ondersteuningsverzoeken of om een probleem te melden. Wanneer u met ons communiceert via de telefoon, kunnen uw gesprekken worden opgenomen en geanalyseerd voor trainings-, kwaliteitscontrole-, verkoop- en marketingdoeleinden. Tijdens dergelijke gesprekken stellen we u op de hoogte van de opname via een hoorbare vraag of script. We hebben een legitiem belang bij het ontvangen van en het reageren op uw feedback, problemen of vragen. 
MailinglijstWanneer u zich inschrijft voor een van onze mailinglijsten, verzamelen we uw e-mailadres.We delen informatie over onze producten en services met personen die toestemming geven om dergelijke informatie te ontvangen. We hebben ook een legitiem belang bij het delen van informatie over onze producten of services.
MarketinggegevensWanneer u zich abonneert op een van onze mailinglijsten, verzamelen we uw e-mailadres.We delen informatie over onze producten en services met personen die toestemming geven om dergelijke informatie te ontvangen. We hebben ook een legitiem belang bij het delen van informatie over onze producten of services.
Gegevens op mobiele apparatenWe verzamelen informatie van uw mobiele apparaat wanneer u onze Website bezoekt. Dergelijke informatie kan bestaan uit het type besturingssysteem en/of model van het mobiele apparaat, browsertype, domein en andere systeeminstellingen, de taal die uw systeem gebruikt, het land en de tijdzone van uw apparaat, de geolocatie, unieke apparaatidentificatie (Unique Device Identifier) en/of andere apparaatidentificatie, identificatie van de mobiele telefoonmaatschappij en informatie over het softwareplatform en de firmware van het apparaat.We hebben een legitiem belang bij het identificeren van unieke bezoekers en bij het begrijpen hoe gebruikers met ons omgaan op hun mobiele apparaat.
Order plaatsenNadat u zich hebt ingeschreven voor de service (waarbij we uw naam, e-mailadres en telefoonnummer, functie, bedrijfsnaam en -grootte verzamelen), verzamelen we bij het plaatsen van een order het factuuradres en creditcardgegevens.We gebruiken uw informatie om onze overeenkomst uit te voeren en u producten of services te leveren.
OnderzoekenWanneer u deelneemt aan een onderzoek verzamelen we informatie die u via het onderzoek verstrekt. Als het onderzoek wordt uitgevoerd door een externe serviceverlener, is het privacybeleid van die derde partij van toepassing op het verzamelen, gebruiken en openbaar maken van uw informatie. Deelname aan dergelijke onderzoeken is geheel vrijwillig en u hebt dus de keuze om dergelijke informatie al dan niet bekend te maken. We hebben een legitiem belang bij inzicht in uw meningen en het verzamelen van informatie die relevant is voor onze organisatie.
Interacties op de websiteWe gebruiken technologie om te zien hoe u met onze website omgaat. Dit houdt onder meer in op welke links u klikt of informatie die u typt in onze online formulieren. Dit kan ook informatie over uw apparaat of browser omvatten.We hebben een legitiem belang bij inzicht in hoe u omgaat met onze website om deze te kunnen verbeteren en om uw voorkeuren en interesses te begrijpen, zodat we aanbiedingen kunnen selecteren die u wellicht nuttig vindt. We hebben ook een legitiem belang bij het opsporen en voorkomen van fraude.
WeblogsWe verzamelen informatie, waaronder uw browsertype, besturingssysteem, Internet Protocol (IP)-adres (een nummer dat automatisch wordt toegewezen aan een computer wanneer internet wordt gebruikt), domeinnaam, klikactiviteit, verwijzende website en/of een datum/tijdstempel voor bezoekers.We hebben er een legitiem belang bij om onze netwerken en de bezoekers van onze websites te monitoren. Het helpt ons onder andere te begrijpen welke van onze services het populairst zijn.

Naast de informatie die we rechtstreeks van u verzamelen, kunnen we ook informatie over u ontvangen uit andere bronnen, waaronder derden, zakelijke partners, onze gelieerde ondernemingen of openbaar beschikbare bronnen. Als u bijvoorbeeld een sollicitatiebrief verzendt of een werknemer wordt, kunnen we een achtergrondonderzoek uitvoeren.

Persoonlijke informatie gebruiken en verwerken

Naast de hierboven beschreven doeleinden en toepassingen, gebruiken we informatie op de volgende manieren: 

Hoewel de bovenstaande paragrafen ons hoofddoel beschrijven bij het verzamelen van uw informatie, hebben we in veel situaties meer dan één doel. Als u zich bijvoorbeeld aanmeldt voor Services, kunnen we uw informatie verzamelen om die transactie te voltooien, maar verzamelen we uw informatie ook omdat we er een legitiem belang bij hebben om uw informatie te bewaren nadat uw transactie is voltooid, zodat we snel en gemakkelijk kunnen reageren op eventuele vragen over uw Services. Dienovereenkomstig verzamelen en verwerken we uw informatie in verschillende contexten gebaseerd op uw toestemming, onze noodzaak om een overeenkomst na te komen, onze verplichtingen krachtens de wet en/of ons legitieme belang bij het uitvoeren van onze activiteiten.

Informatie delen

Naast de specifieke situaties die elders in deze verklaring worden besproken, kunnen we in de volgende situaties persoonlijke informatie delen: 

Tenzij anders vermeld in deze Privacyverklaring, verkopen, verhandelen, verhuren of delen we uw Persoonsgegevens niet met derden voor marketingdoeleinden zonder uw toestemming. 

Uw persoonlijke informatie bewaren

Hoe lang we persoonlijke informatie bewaren, hangt af van de doeleinden waarvoor we deze hebben verzameld en gebruikt en/of zoals vereist om te voldoen aan de toepasselijke wetgeving. Wanneer er technische beperkingen zijn die het wissen of anonimiseren verhinderen, beschermen we de persoonlijke informatie en beperken we het actieve gebruik ervan.

Zie het gedeelte ‘Uw keuzes’ over de opslag van uw persoonlijke informatie.

Hoe beschermen we uw persoonlijke informatie 

We implementeren veiligheidsmaatregelen met het oog op de bescherming van uw persoonlijke informatie tegen ongeoorloofde toegang. We passen deze maatregelen toe op basis van de gevoeligheid van de persoonlijke informatie die we verzamelen, gebruiken en opslaan, en de huidige stand van de technologie. We beschermen uw persoonlijke informatie door technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen om de risico’s in verband met verlies van gegevens, misbruik, ongeoorloofde toegang en ongeoorloofde bekendmaking en wijziging tot een minimum te beperken. We herzien periodiek onze informatieverzameling, -opslag en -verwerkingspraktijken, met inbegrip van technische en organisatorische maatregelen, om ons te beschermen tegen ongeoorloofde toegang tot systemen. Uw account wordt beschermd door uw accountwachtwoord en we verzoeken u dringend stappen te ondernemen om uw persoonlijke informatie veilig te houden door uw wachtwoord niet bekend te maken en door u af te melden bij uw account na elk gebruik. 

Omdat internet geen volledig veilige omgeving is, kan PandaDoc de veiligheid van informatie die u naar PandaDoc verstuurt niet garanderen of garanderen dat informatie op de Website niet kan worden geopend, onthuld, gewijzigd en/of vernietigd door inbreuk op een van onze fysieke, technische en/of bestuurlijke veiligheidsmaatregelen. Ondanks dat we redelijke maatregelen treffen om ervoor te zorgen dat serviceverleners uw informatie vertrouwelijk en veilig houden, vallen de praktijken van dergelijke serviceverleners uiteindelijk buiten onze controle.

We zijn niet verantwoordelijk voor de functionaliteit, privacy en/of veiligheidsmaatregelen van andere organisaties. Door onze Website te gebruiken, erkent u dat u deze risico’s begrijpt en ermee instemt deze op u te nemen. U kunt een lijst opvragen van de technische en organisatorische maatregelen die zijn getroffen om uw persoonlijke informatie te beschermen door ons een e-mail te sturen op: privacyteam@pandadoc.com.

Uw keuzes

U kunt de onderstaande acties ondernemen om het verzamelen of het gebruik van uw persoonlijke informatie te wijzigen of te beperken. 

E-mails voor promotie/marketing. U kunt ervoor kiezen om ons uw e-mailadres te verstrekken, zodat we u gratis nieuwsbrieven, onderzoeken, aanbiedingen en ander promotie-/marketingmateriaal kunnen sturen, evenals gerichte aanbiedingen van derden. U kunt het ontvangen van promotionele/marketinggerelateerde e-mails stopzetten door de afmeldingsinstructies te volgen in e-mails die u ontvangt. Ook kunt u hier uw e-mailvoorkeuren: E-mailvoorkeuren, evenals uw communicatievoorkeuren: 

Communicatievoorkeuren aanpassen. Als u geen promotie- en/of marketinggerelateerde e-mails meer wilt ontvangen, kunnen we u nog wel transactie- en servicegerelateerde berichten sturen.

Online volgen. We herkennen momenteel geen geautomatiseerde browsersignalen met betrekking tot volgmechanismen, die ‘Niet volgen’-instructies kunnen omvatten.

Apparaat- en gebruiksinformatie. Als u niet wilt dat we de locatie van uw apparaat zien, kunt u het delen van uw locatie op uw apparaat uitschakelen, de privacyinstellingen van uw apparaat wijzigen of het delen van uw locatie in uw browser weigeren.

Uw account sluiten. Als u uw account wilt sluiten, meldt u zich aan bij uw account en wijzigt u uw pakket.

Uw privacyrechten

Onder de GDPR (AVG) hebben inwoners van de EU bepaalde rechten met betrekking tot hun persoonlijke informatie. U kunt de volgende keuzen maken met betrekking tot uw persoonlijke informatie:

Toegang tot uw persoonlijke informatie.. U kunt toegang tot uw persoonlijke informatie vragen door contact met ons op te nemen op het hieronder genoemde adres. Indien vereist door de wet, zullen we u op verzoek redelijke toegang verlenen tot de persoonlijke informatie die we over u hebben opgeslagen. We zullen deze informatie, indien nodig, in een overdraagbare indeling verstrekken. Let op! Inwoners van Californië kunnen het recht hebben om ons te vragen om een verklaring waarin wordt beschreven welke categorieën persoonlijke informatie (indien van toepassing) we delen met derden of gelieerde ondernemingen voor direct marketing. 

Wijzigingen aan uw persoonlijke informatie.. We vertrouwen op u om uw persoonlijke informatie bij te werken en te corrigeren. Op onze website(s) vindt u de mogelijkheid uw accountprofiel te wijzigen of te verwijderen. Als u op onze website bepaalde informatie niet kunt bijwerken of corrigeren, kunt u contact met ons opnemen op het hieronder genoemde adres om ons te vragen uw informatie te wijzigen. Denk eraan dat we historische informatie, zoals door de wet is toegestaan, in onze back-upbestanden kunnen bewaren. 

Bezwaren tegen/berperkingen van uw persoonlijke informatie.  U hebt het recht om bezwaar te maken tegen de wijze waarop persoonsgegevens worden verwerkt in verband met het openbaar belang/officiële autoriteit en onze legitieme belangen, alsmede directmarketing-doeleinden, met inbegrip van profilering onder beide.  U hebt ook het recht om te verzoeken dat de verwerking van uw persoonlijke informatie wordt beperkt wanneer de nauwkeurigheid of rechtmatigheid ervan wordt betwist, wanneer u de gegevens nodig hebt als reactie op juridische claims of wanneer wordt nagegaan of er legitieme belangen voor de verwerking bestaan (als gevolg van een bezwaar dat op grond van artikel 21, lid 1, is ingediend).

Uw persoonlijke informatie verwijderen. Doorgaans bewaren we uw persoonlijke informatie gedurende de periode die nodig is om de in deze verklaring beschreven doeleinden te vervullen, tenzij een langere bewaartermijn bij wet is vereist of toegestaan. Wanneer bepaalde omstandigheden van toepassing zijn, geeft de wet u het recht om een verzoek in te dienen om uw persoonlijke informatie te laten verwijderen en brengt dit onze overeenkomstige verplichting met zich mee om hieraan te voldoen, tenzij er uitzonderingen van toepassing zijn. 

Persoonlijke informatie verplaatsen, kopiëren of exporteren. Dit staat bekend als het recht op dataportabiliteit. U hebt het recht om te verzoeken dat uw persoonsgegevens worden doorgegeven aan een derde.

Toestemming verstrekken/intrekken. U hebt het recht om toestemming te geven of te weigeren voor de verwerking van persoonlijke informatie.  Als u al toestemming hebt gegeven, hebt u ook het recht om die toestemming in te trekken. Dit heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking voorafgaand aan de intrekking. Als u uw toestemming voor de verwerking van persoonlijke informatie intrekt, kunnen we u mogelijk niet langer services verlenen. In sommige gevallen kunnen we uw verzoek tot intrekking van de toestemming weigeren indien de wet dit toestaat of ons hiertoe verplicht, bijvoorbeeld wanneer we niet in staat zijn om uw identiteit afdoende te verifiëren. U kunt uw toestemming voor verwerking intrekken (wanneer deze verwerking is gebaseerd op toestemming) door contact met ons op te nemen op het hieronder genoemde adres.

Complaints. We are committed to resolving valid complaints about your privacy and our collection or use of your personal information.  For questions or complaints regarding our data use practices or this Privacy Notice, please contact us as provided below. Should you remain unsatisfied with our response to your complaint, you have the right to contact your local data protection authority.

Houd er rekening mee dat uw rechten niet absoluut zijn, wat betekent dat er in sommige omstandigheden uitzonderingen bestaan onder de toepasselijke wetgeving. De wet kan voorzien in vrijstellingen van verzoeken waarbij uw persoonlijke informatie is betrokken. Het verwijderen van uw persoonlijke informatie kan u bijvoorbeeld de toegang tot of het gebruik van onze Services beletten, terwijl we die informatie nodig hebben om u onze Services te kunnen leveren.  

U kunt deze rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen op privacyteam@pandadoc.com. We zullen tijdig reageren op een dergelijk verzoek, zoals gespecificeerd door de GDPR (AVG). Als we meer tijd nodig hebben om aan uw verzoek te voldoen, laten we u dat vooraf weten. We zullen de wettelijk bepaalde tijdslimiet onder geen enkele omstandigheid overschrijden. 

Houd er rekening mee dat we, zoals wettelijk vereist, u vragen om uw identiteit te bewijzen. We kunnen uw identiteit verifiëren via een telefoongesprek of e-mail. Afhankelijk van uw verzoek vragen we u informatie zoals uw naam of andere rekeninginformatie. We kunnen u ook vragen om een ondertekende verklaring waarin u uw identiteit bevestigt. Na een verzoek leveren we redelijke inspanningen om persoonlijke informatie over u in onze bestanden te verstrekken, te corrigeren of te verwijderen.

In bepaalde omstandigheden kunt u een gemachtigde aanwijzen om namens u verzoeken in te dienen om bepaalde privacyrechten uit te oefenen. We vereisen een verificatie dat u de gemachtigde toestemming hebt gegeven om namens u een verzoek in te dienen. U moet ons een kopie verstrekken van de ondertekende toestemming die u aan de gemachtigde hebt gegeven om het verzoek in uw naam in te dienen en uw eigen identiteit rechtstreeks bij ons verifiëren. Als u een gemachtigde bent die een verzoek indient namens een persoon, moet u een kopie van de volgende informatie bij het verzoek voegen:

  1. Een ingevuld en ondertekend formulier voor de aanwijzing van een gevolmachtigd agent waaruit blijkt dat u gemachtigd bent om namens de consument op te treden.
  2. Als u een bedrijf bent, een bewijs dat u geregistreerd bent bij de Amerikaanse Secretary of State om zaken te doen in Californië.

Als we niet beide documenten ontvangen, wordt het verzoek afgewezen.

Andere belangrijke informatie

De volgende aanvullende informatie heeft betrekking op onze privacypraktijken:

Internationale gegevensoverdrachten. Ons bedrijf werkt wereldwijd en heeft een wereldwijde infrastructuur. We maken gebruik van cloud-computing, wat betekent dat uw persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven aan een land waar de wetgeving inzake gegevensbescherming niet zo streng is als in het land waar u verblijft. We geven uw Persoonsgegevens door aan landen die geacht worden een adequaat niveau van gegevensbescherming te bieden, zoals bepaald door de Europese Commissie.

Als we uw persoonlijke informatie delen met entiteiten die gevestigd zijn in de Verenigde Staten of andere niet-EER-jurisdicties die, volgens de Europese Commissie en het Hof van Justitie van de Europese Unie door middel van haar Schrems II -besluit, geen adequaat beschermingsniveau bieden aan persoonlijke informatie, staat de GDPR (AVG) andere oplossingen toe voor een rechtmatige grensoverschrijdende overdracht. PandaDoc kan vertrouwen op gegevensverwerkingsovereenkomsten (DPA’s) met aangehechte standaard contractuele clausules (SCC’s) die zijn goedgekeurd door de Europese Commissie of andere passende oplossingen voor grensoverschrijdende overdrachten, zoals vereist of toegestaan door de artikelen 46 en 49 van de GDPR.  Wanneer dergelijke wetten dat vereisen, kunt u een kopie opvragen van de geschikte mechanismen die we hanteren door contact met ons op te nemen. Zie ons GDPR-nalevingsaddendum voor meer informatie.

Deelname aan EU/Zwitserse-U.S. Privacy Shield Frameworks. Naast de mechanismen die hierboven zijn uiteengezet, waren we eerder gecertificeerd voor het EU-VS Privacy Shield Framework zoals uiteengezet door het Amerikaanse ministerie van Handel met betrekking tot het verzamelen, gebruiken en bewaren van persoonlijke informatie die wordt overgedragen van de EU naar de Verenigde Staten. Met ingang van 16 juli 2020 heeft het Hof van Justitie van de Europese Unie (HJEU) het EU-VS Privacy Shield echter ongeldig verklaard en kunnen wij ons niet langer beroepen op onze EU-VS Privacy Shield Framework-certificering voor de overdracht van persoonlijke informatie van de Europese lidstaten naar de VS. In plaats daarvan vertrouwen we op andere passende waarborgen die door de GDPR (AVG) worden erkend voor dergelijke overdrachten, zoals hierboven uiteengezet. We zullen de Privacy Shield-beginselen blijven toepassen op de persoonlijke informatie die wij vóór 16 juli 2020 van de Europese lidstaten hebben ontvangen.

Onze deelname aan en certificering van onze naleving van het EU-VS Privacy Shield Framework en het Swiss-US Privacy Shield Framework wordt uiteengezet door het Amerikaanse ministerie van Handel met betrekking tot het verzamelen, gebruiken en bewaren van persoonlijke informatie uit lidstaten van de Europese Unie, het Verenigd Koninkrijk en Zwitserland die wordt overgedragen aan de Verenigde Staten op grond van Privacy Shield. Door deel te nemen aan de Privacy Shield Frameworks stemmen we ermee in onze naleving te onderwerpen aan de regelgevende handhaving van de Federal Trade Commission (‘FTC’) of een andere wettelijke instantie die bevoegd is om naleving van de principes af te dwingen.

Bij een conflict tussen het beleid in deze Privacyverklaring en de rechten van de betrokkene volgens de Privacy Shield-beginselen gelden de Privacy Shield-beginselen ten aanzien van ons. Per geval voldoen we aan bepaalde wettelijke verzoeken tot openbaarmaking van persoonlijke informatie van overheidsinstanties, onder meer om te voldoen aan vereisten van nationale veiligheid of wetshandhaving. Voor meer informatie over het Privacy Shield-programma en om onze certificeringspagina te bekijken, bezoekt u https://www.privacyshield.gov/.

Onze contractuele aansprakelijkheid voor persoonlijke informatie die wij ontvangen onder het Privacy Shield en vervolgens doorgeven aan een derde partij, wordt beschreven in de Privacy Shield-beginselen. In het bijzonder blijven we als agenten van derden die wij inschakelen om namens ons persoonlijke informatie te verwerken, verantwoordelijk en aansprakelijk volgens de Privacy Shield-beginselen, als zij dit doen op een manier die niet in overeenstemming is met de beginselen, tenzij wij bewijzen dat wij niet verantwoordelijk zijn voor de gebeurtenis(sen) die aanleiding geeft (geven) tot de schade.

In overeenstemming met de Privacy Shield-beginselen verbindt PandaDoc zich ertoe klachten over onze verzameling of ons gebruik van uw persoonlijke informatie op te lossen. Personen uit de EU en Zwitserland met vragen of klachten over ons Privacy Shield-beleid dienen eerst contact op te nemen met PandaDoc op privacyteam@pandadoc.com.  PandaDoc heeft verder toegezegd om onopgeloste Privacy Shield-klachten door te verwijzen naar de Judicial Arbitration and Mediation Service, Inc. (‘JAMS’), een aanbieder van alternatieve geschillenbeslechting, gevestigd in de Verenigde Staten. Onder bepaalde voorwaarden is het voor u mogelijk om een beroep te doen op bindende arbitrage. Als u niet tijdig een bevestiging van uw klacht van ons ontvangt, of als wij uw klacht niet naar uw tevredenheid hebben afgehandeld, bezoekt u www.jamsadr.com voor meer informatie of om een klacht in te dienen. De services van JAMS worden u gratis aangeboden.

Kinderen en minderjarigen. PandaDoc verzamelt niet bewust persoonsgegevens van kinderen onder de leeftijd van dertien (13) jaar. Als wij vernemen dat we Persoonlijke informatie hebben verzameld van een kind jonger dan dertien (13) jaar, verwijderen we deze informatie zo snel mogelijk. Als u denkt dat een kind jonger dan dertien (13) jaar ons mogelijk Persoonlijke informatie heeft verstrekt, neemt u contact met ons op via: privacyteam@PandaDoc.com . Door de Website te gebruiken, verklaart u dat u ten minste achttien (18) jaar oud bent en begrijpt u dat u ten minste achttien (18) jaar oud moet zijn om een account te maken en/of de goederen en/of services via de Website te kopen.

Websites en Services van derden. We hebben geen controle over de privacypraktijken van websites of toepassingen waarvan wij geen eigenaar zijn. We zijn niet verantwoordelijk voor de praktijken die worden gehanteerd op websites en/of services die zijn gelinkt  aan en/of van onze Website, met inbegrip van de informatie en/of inhoud die deze websites en/of services bevatten. Denk eraan dat wanneer u op een link klikt om van onze Website naar een andere website en/of service te gaan, onze Privacyverklaring niet van toepassing is op dergelijke websites en/of services van derden. Het surfen en de interactie op een website en/of services van een derde, inclusief de websites en services die een link hebben op onze Website, zijn onderworpen aan de eigen regels en het eigen beleid van deze derde. Bovendien stemt u ermee in dat we niet verantwoordelijk zijn voor en geen controle hebben over derden die u toegang geeft tot uw persoonlijke informatie. Indien u gebruik maakt van een website en/of service van een derde en u geeft hen toegang tot uw persoonlijke informatie, doet u dit op eigen risico.

Toegankelijkheid. Indien u visueel gehandicapt bent, kunt u deze verklaring raadplegen via de audiolezer van uw browser.

Wijzigingen in onze Privacyverklaring

In het algemeen worden wijzigingen aangebracht in deze Privacyverklaring om nieuwe of gewijzigde wetten en/of nieuwe of gewijzigde bedrijfsprocedures voor het voetlicht te brengen. We kunnen deze Privacyverklaring echter te allen tijde bijwerken, met of zonder voorafgaande kennisgeving, dus u kunt deze het beste regelmatig opnieuw lezen. We kunnen u bijkomende vormen van een verklaring van wijzigingen en/of updates verstrekken, indien de omstandigheden dit vereisen. Als u de Website blijft gebruiken na een wijziging van deze Privacyverklaring, betekent dit dat u akkoord gaat met dergelijke wijzigingen en/of updates. U kunt zelf zien wanneer deze Privacyverklaring voor het laatst werd herzien aan de hand van de datum onder ‘Voor het laatst bijgewerkt op’ hierboven.

Contact met ons opnemen

Voor vragen of klachten over ons gebruik van uw persoonlijke informatie of Privacyverklaring neemt u contact met ons op via: : privacyteam@pandadoc.com of PandaDoc, Inc., Attention: Privacy Department, 3739 Balboa St. #1083, San Francisco, CA 94121.

Addendum Privacyverklaring voor Californië

UW PRIVACYRECHTEN IN CALIFORNIË

Dit gedeelte is alleen van toepassing op inwoners van Californië. Volgens de California Civil Code, Sections 1798.83-1798.84, hebben inwoners van Californië recht op het ontvangen van: (a) informatie die derde bedrijven identificeert aan wie PandaDoc Persoonlijke informatie kan hebben verstrekt voor direct marketing, in het afgelopen jaar; en (b) een beschrijving van de categorieën van Persoonlijke informatie die zijn verstrekt. Voor het verkrijgen van dergelijke informatiee-mailt u uw verzoek naar privacyteam@pandadoc.com, waarna we binnen dertig (30) dagen na ontvangst van een dergelijk verzoek een lijst verstrekken met de categorieën Persoonlijke informatie die openbaar zijn gemaakt. Dit verzoek kan niet meer dan eenmaal per kalenderjaar worden gedaan. We behouden ons het recht voor om niet te reageren op verzoeken die zijn ingediend op andere manieren dan hierboven vermeld. 

PERSOONLIJKE INFORMATIE DIE WE VERZAMELEN EN HOE WE DIE VERZAMELEN

We verzamelen het type informatie dat in dit addendum bij de Privacyverklaring voor Californië en in de Privacyverklaring wordt beschreven, waaronder Persoonlijke informatie, op de manier die hierin en in de Privacyverklaring wordt beschreven. “Persoonlijke informatie” betekent informatie die direct of indirect naar een bepaalde inwoner van Californië is te herleiden, daarmee verband houdt of redelijkerwijs daarmee in verband kan worden gebracht, met inbegrip van, maar niet beperkt tot informatie die direct of indirect naar een bepaalde consument of een bepaald apparaat verwijst of redelijkerwijs daarmee in verband kan worden gebracht. Persoonlijke informatie omvat niet (i) openbaar beschikbare informatie uit overheidsbestanden; (ii) geanonimiseerde of samengevoegde consumenteninformatie; of (iii) informatie die is uitgesloten van het toepassingsgebied van de California Consumer Privacy Act (‘CCPA’), zoals gezondheids- en medische informatie. Als u de informatie waar we om vragen niet verstrekt, zijn we mogelijk niet in staat u de gevraagde services te leveren.  

We verzamelen Persoonlijke informatie voor de zakelijke doeleinden zoals beschreven in onze Privacy verklaring. De CCPA definieert een ‘zakelijk doel’ als het gebruik van Persoonlijke informatie voor de operationele doeleinden van het bedrijf, of andere aangemelde doeleinden, op voorwaarde dat het gebruik van Persoonlijke informatie redelijkerwijs noodzakelijk en proportioneel is om het operationele doel te bereiken waarvoor de Persoonlijke informatie werd verzameld of een ander operationeel doel dat verenigbaar is met de context waarin de Persoonlijke informatie werd verzameld.

De categorieën van andere personen of entiteiten waarmee we uw Persoonlijke informatie kunnen delen, staan vermeld in onze Privacyverklaring onder ‘Informatie delen’.

We hebben de volgende categorieën Persoonlijke informatie verzameld in de afgelopen twaalf (12) maanden:

Categorie Informatie 
Id’s.  Voornaam, achternaam, postadres, unieke persoonlijke identificatiecode, online identificatiecode, internetprotocoladres, e-mailadres, e-mailgegevens, gegevens over websitegebruik, accountnaam of andere soortgelijke identificatiegegevens. 
Categorieën persoonlijke informatie die worden genoemd in het California Customer Records Statute (Cal. Civ. Code § 1798.80(e)).  Voornaam, achternaam, postadres, unieke persoonlijke identificatiecode, online identificatiecode, internetprotocol (IP)-adres, e-mailadres, e-mailgegevens, gegevens over websitegebruik, accountnaam, financiële informatie of andere soortgelijke identificatiegegevens. Let op! Soms kan persoonlijke informatie in deze categorie overlappen met andere categorieën. 
Commerciële informatie. Registratie van gekochte services. 
Internet- of andere soortgelijke netwerkactiviteiten. Browsergeschiedenis, zoekgeschiedenis, informatie over de interactie van een consument met onze website. 
Geolocatiegegevens. Fysieke locatie via internetprotocol (IP)-adres. 
Professionele of werkgerelateerde informatie. Huidige of vroegere functiegeschiedenis of prestatie-evaluaties, achtergrondinformatie. 

PERSOONLIJKE INFORMATIE GEBRUIKEN

Voor meer informatie over hoe we uw persoonlijke informatie verzamelen, raadpleegt u de gedeelten ‘Typen informatie die we verzamelen’ en ‘Persoonlijke informatie gebruiken en verwerke’ in onze Privacyverklaring.

PERSOONLIJKE INFORMATIE DELEN

We delen Persoonlijke informatie zoals verder beschreven in het gedeelte ‘Informatie delen’ in de Privacyverklaring. In hetzelfde gedeelte maken we ook de categorieën van derden bekend aan wie we Persoonlijke informatie hebben verstrekt voor zakelijke doeleinden. 

RECHTEN VAN DE INWONERS VAN CALIFORNIË

Als u een inwoner van Californië bent, geeft de CCPA u specifieke rechten met betrekking tot uw Persoonlijke informatie, behoudens bepaalde uitzonderingen. Zo kunnen we bijvoorbeeld bepaalde Persoonlijke informatie niet openbaar maken indien de openbaarmaking een substantieel, duidelijk en onredelijk risico zou vormen voor de veiligheid van de Persoonlijke informatie, uw account bij ons of de veiligheid van onze netwerksystemen. Deze rechten worden hieronder toegelicht:

VERZOEK OM INFORMATIE

Op grond van Section 1798.83 van de Civil Code (het Burgerlijk Wetboek) van Californië (de ‘Shine the Light’-wet van Californië), hebben inwoners van Californië het recht om van een bedrijf, waarmee de inwoner van Californië een gevestigde zakenrelatie heeft, bepaalde informatie te vragen met betrekking tot de soorten persoonlijke informatie die het bedrijf deelt met derden voor direct-marketingdoeleinden van deze derden en de identiteit van de derden waarmee het bedrijf dergelijke informatie heeft gedeeld gedurende de onmiddellijk voorafgaande periode van twaalf (12) maanden. 

VERIFICATIE EN TIJDLIJN OP VERZOEK VAN DE CONSUMENT

Voor uw recht op kennisneming, inzage of verwijdering van uw Persoonlijke informatie kunt u contact met ons opnemen zoals hieronder uiteengezet.   

Ter bevestiging van uw identiteit is het noodzakelijk dat we het verzoek van de consument verifiëren. Daarom moet u informatie verstrekken waarmee we redelijkerwijs kunnen verifiëren dat u de persoon bent over wie we de Persoonlijke informatie hebben verzameld of dat u een gemachtigde vertegenwoordiger bent. Als u een verzoek indient namens een andere persoon, zullen we moeten verifiëren dat u daartoe bevoegd bent. Beschrijf het verzoek ook voldoende gedetailleerd, zodat we het verzoek goed kunnen begrijpen, beoordelen en beantwoorden. We kunnen niet op uw verzoek ingaan of u Persoonlijke informatie verstrekken als we uw identiteit of bevoegdheid om het verzoek in te dienen niet kunnen verifiëren en niet kunnen bevestigen dat de Persoonlijke informatie op u betrekking heeft. We zullen uw verzoek niet inwilligen indien een uitzondering op de wet van toepassing is.

We reageren op verzoeken binnen vijfenveertig (45) dagen na ontvangst van een dergelijk verifieerbaar verzoek (of binnen een andere termijn zoals vereist door de toepasselijke wetgeving). Als we meer tijd nodig hebben, stellen we u vóór het verstrijken van de periode van vijfenveertig (45) dagen schriftelijk op de hoogte en delen u de reden voor een extra verlenging van de periode van vijfenveertig (45) dagen mee. Voor alle duidelijkheid: dergelijke verzoeken om Persoonlijke informatie hebben betrekking op de periode van twaalf (12) maanden die onmiddellijk voorafgaat aan de datum van een dergelijk verifieerbaar verzoek. Een openbaarmaking van Persoonlijke informatie in antwoord op een dergelijk verzoek wordt verstrekt in een algemeen gebruikte indeling. 

Stuur een e-mail naar privacyteam@pandadoc.com of dien schriftelijk een verzoek in bij PandaDoc, Inc., Attention: Privacy Department, 3739 Balboa St. #1083, San Francisco, CA 9412 om een van de voorgaande rechten uit te oefenen.