Overzicht van de wet elektronische handtekeningen en de wettigheid ervan in Nederland

Netherlands

Elektronische handtekeningen zijn in Nederland sinds 2003 wettelijk erkend. Deze regelgeving werd in 2016 met de goedkeuring van de eIDAS-verordening (Electronic Identification and Authentication and Trust Services) in heel Europa gestandaardiseerd.

Inzicht in het Nederlandse rechtsstelsel

Burgerlijke rechtsstelsels

Nederland kent een stelsel van burgerlijk recht, een alomvattend stelsel dat gemakkelijk toegankelijk is voor alle burgers. Burgerlijke rechtsstelsels zijn gebaseerd op een geschreven grondwet die bepaalde rechten en plichten ondersteunt. Ongeveer 60% van de rechtsstelsels in de wereld zijn burgerlijke rechtsstelsels.

Een overzicht van continentale rechtsstelsels:

  • Een ordelijk systeem dat samenwerking en orde vooropstelt.
  • Heeft zijn oorsprong in het Romeinse recht.
  • Het systeem is flexibel en vermijdt overdreven details.
  • Wetgevende maatregelen zijn de enige bindende wettelijke maatregelen.
  • Er is ruimte voor de rechterlijke macht om bepaalde regels naar eigen goeddunken aan te passen.

De wet elektronische handtekeningen in Nederland

Wettigheid elektronische handtekeningen

Volgens de Nederlandse wet zijn contracten geldig als beide juridische partijen tot een overeenkomst kunnen komen. Dit geldt ongeacht of de overeenkomst mondeling, schriftelijk of elektronisch tot stand is gekomen. Boek 3, artikel 15a van het Nederlands Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering bepaalt dat het bestaan van een contract niet kan worden ontkend alleen maar omdat het via elektronische weg tot stand is gekomen.

Om te bewijzen dat een contract geldig is, moeten beide partijen voor de rechtbank verschijnen en bewijsmateriaal voorleggen om hun zaak te bepleiten. Dit kan moeilijk zijn bij mondelinge overeenkomsten en bij elektronische overeenkomsten die via e-mail tot stand zijn gekomen. Oplossingen voor elektronische ondertekening kunnen worden gebruikt om elektronische documenten te handtekenen en zijn ontvankelijk voor de rechtbank op grond van artikel 152, lid 1, van het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering.

De eIDAS-verordening

De eIDAS-verordening is op 1 juli 2016 in werking getreden. Hiermee werd in de hele Europese Unie een consistent juridisch kader vastgesteld voor elektronische handtekeningen.

In deze verordening worden drie verschillende soorten elektronische handtekeningen gedefinieerd:

  • SES (gewone elektronische handtekeningen);
  • AES (geavanceerde elektronische handtekeningen);
  • QES (gekwalificeerde elektronische handtekeningen).

Wat is een QES?

Een gekwalificeerde elektronische handtekening wordt geleverd met een gekwalificeerd certificaat en is rechtsgeldig. Bedrijven die dit aanbieden moeten in Nederland op de lijst van de Trust Service Providers staan [Engels]. Volgens artikel 25, leden 2 en 3, heeft een QES hetzelfde juridische effect als een handgeschreven handtekening.

Volgens artikel 25, lid 1, van de eIDAS-verordening kunnen elektronische handtekeningen echter niet voor de rechter onontvankelijk worden verklaard louter omdat zij niet voldoen aan de richtlijnen van de QES.

Als een QES in een lidstaat van de EU wettelijk erkend is, moet zij in alle lidstaten worden erkend. Grond 49 staat echter toe dat de nationale wetgeving bepaalt welk soort elektronische handtekening in een bepaalde omstandigheid vereist is.

Onder welke omstandigheden zijn elektronische handtekeningen toegestaan?

Elektronische handtekeningen kunnen worden gebruikt in de volgende gevallen:

  • Documenten voor personeelszaken — dit omvat papierwerk voor werknemers en inwerkdocumenten voor nieuwe werknemers.
  • Verzekeringspolissen — hieronder vallen levensverzekeringen, ziektekostenverzekeringen, arbeidsongeschiktheidsverzekeringen, autoverzekeringen en eventuele aanvullende polissen. In deze gevallen is een QES vereist.
  • Verkoop van of andere transacties m.b.t. een huis — hieronder valt de verkoop van een huis of ander onroerend goed. Een lease-overeenkomst zou ook in aanmerking komen. In deze gevallen is een QES vereist.
  • Commerciële overeenkomsten — dit omvat geheimhoudings- en verkoopovereenkomsten.
  • Testamenten een QES is vereist bij de ondertekening van een testament of codicil.

Zijn er uitzonderingen?

Voor sommige situaties zijn elektronische handtekeningen niet geschikt en dan kan in plaats daarvan een geschreven handtekening vereist zijn. Dit geldt meestal alleen voor omstandigheden waar de tussenkomst van een notaris vereist is, zoals bij overdrachten van onroerend goed en toewijzingen van auteursrechten of octrooien.

De meeste bedrijven hebben meerdere contracten die gedurende de werkdag moeten worden getekend. Software voor elektronische handtekeningen stroomlijnt dit proces door het mogelijk te maken deze handtekeningen binnen enkele minuten te verzamelen. Hierdoor kun je je verkoopproces automatiseren en sneller deals sluiten.