Veilige eSignatures? Dat is met PandaDoc vanzelfsprekend.

De makkelijkste manier om juridisch bindende overeenkomsten te ondertekenen is met een elektronische handtekening. PandaDoc’s veilige en conforme handtekeningen brengen je gemoedsrust bij het veilig verzenden en ondertekenen van documenten. Waar dan ook.

Veilige eSignatures? Dat is met PandaDoc vanzelfsprekend.

Zijn eSignatures juridisch bindend?

Kort gezegd: ja. Ze worden vertrouwd en zijn rechtsgeldig in meer dan 50 landen over de hele wereld. Wetten verschillen, maar de handtekeningen van PandaDoc voldoen aan de eIDAS-, UETA- en ESIGN-regelgeving, waardoor je handtekeningen veilig en conform zijn, waar je ook bent.

Verenigde Staten

In alle staten van de VS hebben elektronische handtekeningen op grond van de ESIGN Act en de Uniform Electronic Transactions Act (UETA) dezelfde juridische status als handgeschreven handtekeningen.

Soorten eSignatures:

  • ‘Ik ga akkoord’ kiezen op een webpagina
  • Met de hand een handtekening maken op een mobiel apparaat
  • Je naam of pincode invoeren op een eForm
  • Het gebruik van eSignature-software zoals PandaDoc

Meer informatie over UETA (in het Engels)

Europese Unie

Eenvoudige (SES), geavanceerde (AES) en gekwalificeerde (QES) elektronische handtekeningen zijn legaal in de EU dankzij de verordening betreffende elektronische identificatie en vertrouwensdiensten (eIDAS).

In de EU zijn alleen AES en QES met een certificaat wettelijk bindend. Met PandaDoc kun je binnen onze applicatie QES maken die dezelfde juridische status hebben als handgeschreven handtekeningen.
Meer informatie over certificaten

De processen en documentatie van PandaDoc’s eSignatures zijn AVG-conform.
Meer informatie over de AVG

Andere landen

PandaDoc’s eSignature-software wordt in meer dan 60 landen ter wereld gebruikt.

Waar je ook zaken doet, wij bieden een reeks beveiligingsfuncties en verificatiemiddelen die aan alle branchenormen voldoen.

De wetgeving verschilt van land tot land, dus het is belangrijk dat je op de hoogte bent van de plaatselijke wetgeving met betrekking tot eSignatures.

Meer informatie over andere landspecifieke wetten (in het Engels)

Internationale wetgeving
voor eSignatures

Ontdek de wettelijke vereisten voor eSignatures in het land waar je zaken doet.

In drie stappen naar juridisch bindende eSignatures

Het is uiterst belangrijk dat je informatie beschermd blijft, van het verzenden tot aan de ondertekening. PandaDoc neemt maatregelen om je documenten te beveiligen en te verzekeren dat de documenten juridisch bindend zijn.

geen creditcard vereist

1. Volgen en verifiëren

Om je gevoelige informatie te beveiligen moet je document in de juiste handen blijven. PandaDoc biedt verschillende verificatieniveaus die bij jouw transactie passen.

Gewone eSignature

Ontvangers krijgen via e-mail een unieke link naar het document. Voor elke ondertekende overeenkomst registreert PandaDoc het IP-adres en e-mailadres van de ondertekenaar, en het hele proces wordt bijgehouden in een auditspoor dat aan het uiteindelijke document wordt toegevoegd.

eSignature met ontvangersverificatie

De identiteit van de ondertekenaar wordt geverifieerd voordat diegene een document kan openen. PandaDoc verifieert de ontvanger via een tweestapsproces met inloggegevens van het account, sms of een unieke toegangscode.

Gekwalificeerde elektronische handtekening

PandaDoc biedt gekwalificeerde elektronische handtekeningen (QES) die aan de hoogste veiligheidsnormen voldoen en die wettelijk bindend zijn in de EU. De identiteit van de ondertekenaar wordt persoonlijk geverifieerd of via een digitale ID die wordt uitgegeven door verleners van vertrouwensdiensten (TSP’s). De uiteindelijke overeenkomst wordt geleverd met een eIDAS-conform certificaat.

2. Controle over documenten
die in behandeling zijn

Je kunt op twee oren slapen terwijl je documenten worden ondertekend. Het verzamelen, vastleggen en opslaan van eSignatures is beveiligd en voldoet aan plaatsgebonden normen.

Intentie en toestemming

Je kunt mogelijkheden toevoegen voor de intentie voor een eSignature, voor standaard- of aangepaste overeenkomsten om toestemming te tonen, of om ondertekenaars de keuze te geven zich terug te trekken en met de hand te ondertekenen.

Het risico op vervalsing verminderen

PandaDoc vermindert het risico op vervalsing door het IP-adres van je ondertekenaars vast te leggen, ongeacht of ze verbinden maken met mobiele data of met WiFi.

Je gegevens beschermen

Wij beschermen alle documentgegevens met asymmetrische of publieke-sleutelcryptografie, waardoor ze 100% ontoegankelijk zijn voor onbevoegden.

3. Juridische status bewijzen

In het geval dat je onverhoopt een elektronisch getekende overeenkomst nodig hebt in de rechtbank, kun je met PandaDoc bewijzen waar, wanneer en door wie deze is ondertekend en dat deze wettelijk bindend is.

Elke handeling volgen en registreren

Elke stap wordt vastgelegd in een niet-wijzigbaar auditspoor dat aan je document wordt toegevoegd. Zo kun je zien wanneer, waar en door wie je document is ondertekend.

Juridische status verifiëren

Elk document ondertekend met PandaDoc wordt geleverd met een digitaal certificaat dat de handtekening bekrachtigt. In de VS zijn alle soorten elektronische handtekeningen, waaronder SES, wettelijk bindend. In de EU levert PandaDoc een extra certificaat voor documenten die met QES zijn ondertekend om te bevestigen dat deze wettelijk bindend zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe garandeert PandaDoc de rechtsgeldigheid van een eSignature?

Wij garanderen dat je handtekeningen authentiek, betrouwbaar en bindend zijn door te voldoen aan de wetgeving met betrekking tot de veiligheid en traceerbaarheid van een elektronische handtekening. Je kunt ook extra maatregelen nemen om gevoelige gegevens te beschermen door de handtekening te verifiëren via een gekwalificeerde elektronische handtekening of door de ontvanger te verifiëren via een toegangscode of sms.

Dit betekent dat we je documenten veilig naar de gebruiker van jouw keuze kunnen sturen en ervoor kunnen zorgen dat de persoon aan wie je je contracten stuurt, de enige is die deze documenten kan ondertekenen.

Hoewel PandaDoc’s oplossing voor eSignatures juridisch bindende digitale handtekeningen mogelijk maakt, kunnen we niets zeggen over de geldigheid van je contract. Raadpleeg juridische deskundigen om er zeker van te zijn dat je contract rechtsgeldig is in de jurisdictie waar het eventueel moet worden afgedwongen.

Mogen PandaDoc’s eSignatures in de rechtbank worden gebruikt?

PandaDoc’s eSignatures voldoen aan de strengste wettelijke eisen in de EU en de Verenigde Staten. De exacte vereisten voor eSignatures zijn afhankelijk van je locatie en dienen te worden bevestigd door een juridisch adviseur.

Met PandaDoc’s eSignatures worden alle handelingen met het document gevolgd en vastgelegd in het niet-wijzigbare auditspoor, waaronder elke keer dat het document wordt verzonden, bekeken, afgedrukt, ondertekend of geweigerd, voorzien van de tijdstempel en het IP- en e-mailadres. Hierdoor is het eenvoudig te bewijzen waar, wanneer en door wie er met het document is gewerkt en dat er niet mee is geknoeid.

Dankzij onze identiteitsauthenticatie door derden en de beveiligde encryptie en opslag van gegevens, kunnen eSignatures net zo rechtsgeldig zijn als handgeschreven (‘natte’) handtekeningen.

Wanneer zou ik gekwalificeerde elektronische handtekeningen (QES) moeten gebruiken?

QES moet worden gebruikt wanneer de verzender de veiligheid en conformiteit van een handtekening wil verzekeren. Deze functie stelt gebruikers in staat gevoelige gegevens te beschermen en de identiteit van de ondertekenaar te bevestigen. Deze functie is vooral essentieel voor:

  1. Europese bedrijven die aan de eIDAS-verordening willen voldoen
  2. Grotere organisaties die bezorgd zijn over de bescherming van hun gegevens, die meer documenten moeten ondertekenen, complexere interne processen hebben en meer aandacht krijgen van toezichthoudende instanties
  3. Sommige gereguleerde sectoren die wettelijk verplicht zijn QES te gebruiken voor een specifieke zakelijke transactie (onboarding van een nieuwe werknemer (HR), de aankoop en verkoop van onroerend goed, gezondheidszorg)

Welke verleners van vertrouwensdiensten gebruikt PandaDoc?

Wij werken samen met eID Easy iemands identiteit te verifieren via de volgende verleners van vertrouwensdiensten (TSP’s):

  • Smart ID
  • Mobile ID
  • National ID card
  • Freja eID
  • Chave Movel
  • CertEurope
  • Certsign
  • DIIA
  • EvroTrust

Welke informatie bevat een eSignature-certificaat?

Ons eSignature-certificaat geeft de naam van je ontvangers weer, hun handtekening/initialen, hun geverifieerde e-mailadres en hun IP-adres. Ze bevatten ook datum-/tijdstempels die aangeven wanneer de overeenkomst werd voltooid en wanneer de verificatie via sms of wachtwoordcode plaatsvond (indien van toepassing).

Zijn mijn elektronische documenten beveiligd?

Ja.

De veiligheid van je gegevens is onze hoogste prioriteit. We voldoen aan SOC Type 2 en al je gegevens worden versleuteld met asymmetrische of publieke-sleutelcryptografie, zowel tijdens de gegevensuitwisseling als wanneer ze niet gebruikt worden.

Moet ik mijn elektronische gegevens bewaren?

Altijd. Je kunt je ondertekende documenten downloaden of exporteren, en ze bovendien in PandaDoc organiseren voor gemakkelijke toegang.

Als je ervoor kiest je administratie bij te houden, wees je er dan van bewust dat het bewaren van documenten een belangrijke factor is bij het gebruik van elektronische documenten.

Je moet je contracten en documenten meerdere jaren bewaren om aan de meeste wettelijke voorschriften te voldoen.

Kunnen elektronische handtekeningen handgeschreven handtekeningen en documenten vervangen?

In veel gevallen zijn elektronische handtekeningen inderdaad geldig en afdwingbaar. Specifieke uitzonderingen kunnen van toepassing zijn, afhankelijk van je bedrijf en het gebruik, dus het is belangrijk om het juiste soort elektronische handtekening te kiezen dat bij het juridische gewicht van je overeenkomst past.

De verschillende soorten elektronische handtekeningen en aanbevolen gebruikssituaties zijn:

Gewone elektronische handtekeningen (SES) kunnen worden gebruikt voor documenten met minder wettelijke vereisten.

Een gekwalificeerde elektronische handtekening (QES) met bijbehorend certificaat heeft in de EU hetzelfde juridische gewicht als een handgeschreven handtekening. QES is geschikt voor documenten met strenge wettelijke eisen en een hoog aansprakelijkheidsrisico, zoals audits en contracten voor leningen en kredieten aan consumenten.

In de Verenigde Staten bepaalt de ESIGN-wet dat elektronische handtekeningen rechtsgeldig zijn, maar dat in bepaalde gevallen papieren overeenkomsten en handgeschreven handtekeningen de norm blijven, zoals in familierecht, testamenten, trusts en de beëindiging van ziekteverzekeringsuitkeringen. In de EU heeft alleen een QES vergezeld van een certificaat dat de identiteit van de ondertekenaar verifieert, dezelfde juridische waarde als een handgeschreven handtekening.

Wat betekenen eIDAS, SES, AES en QES?

eIDAS
De eIDAS-verordening is een verordening met betrekking tot elektronische identificatie en vertrouwensdiensten voor elektronische transacties in de Europese interne markt. Deze definieert drie soorten elektronische handtekeningen (SES, AES, QES) en heeft een rechtskader voor personen, bedrijven (met name kleine tot middelgrote ondernemingen) en overheidsdiensten opgesteld om in alle EU-lidstaten veilig digitaal toegang te kunnen krijgen tot diensten en digitaal transacties uit te kunnen voeren.

Sinds het Verenigd Koninkrijk uit de EU is gestapt, is een gewijzigde maar grotendeels vergelijkbare vorm van de verordeningen (UK eIDAS Regulations) van toepassing op elektronische handtekeningen die gebruikt worden in het Verenigd Koninkrijk.

Gewone of eenvoudige elektronische handtekening (SES)
De gewone elektronische handtekening is de meest eenvoudige soort elektronische handtekening. De ondertekenaar kan diens naam typen of tekenen, en er is geen elektronisch formulier om de handtekening te valideren. Hoewel dit soort handtekeningen heel eenvoudig te gebruiken zijn, zijn ze ook het eenvoudigst te weerleggen, omdat er slechts beperkte beveiligingsprotocollen zijn om de authenticiteit van de ondertekenaar te verifiëren.

Geavanceerde elektronische handtekening (AES)
Een geavanceerde elektronische handtekening moet verzekeren dat handtekeningen op unieke wijze individueel gekoppeld zijn aan de ondertekenaar en de ondertekenaar moet geidentificeerd zijn. De handtekening moet tot stand komen aan de hand van gegevens voor het aanmaken van elektronische handtekeningen, die de ondertekenaar in zo goed als alle zekerheid alleen zelf kan gebruiken.

Gekwalificeerde elektronische handtekening (QES)
Een gekwalificeerde elektronische handtekening is een striktere vorm van AES en het enige soort handtekening dat dezelfde juridische waarde heeft als een handgeschreven handtekening. Het is een geavanceerde elektronische handtekening met een gekwalificeerd digitaal certificaat, dat door middel van een gekwalificeerd apparaat voor het maken van handtekeningen (QSCD) tot stand is gekomen. Het QSCD moet zijn afgegeven door een gekwalificeerde verlener van vertrouwensdiensten (TSP) die op de vertrouwenslijst van de Europese Unie (EUTL) staat.