Veilige eSignatures? Dat is met PandaDoc vanzelfsprekend.

Wij garanderen dat je handtekeningen authentiek, betrouwbaar en bindend zijn door te voldoen aan de wetgeving met betrekking tot de veiligheid en traceerbaarheid van een elektronische handtekening. Je kunt ook extra maatregelen nemen om gevoelige gegevens te beschermen door de handtekening te verifiëren via een gekwalificeerde elektronische handtekening of door de ontvanger te verifiëren via een toegangscode of sms.

Dit betekent dat we je documenten veilig naar de gebruiker van jouw keuze kunnen sturen en ervoor kunnen zorgen dat de persoon aan wie je je contracten stuurt, de enige is die deze documenten kan ondertekenen.

Hoewel PandaDoc’s oplossing voor eSignatures juridisch bindende digitale handtekeningen mogelijk maakt, kunnen we niets zeggen over de geldigheid van je contract. Raadpleeg juridische deskundigen om er zeker van te zijn dat je contract rechtsgeldig is in de jurisdictie waar het eventueel moet worden afgedwongen.

PandaDoc’s eSignatures voldoen aan de strengste wettelijke eisen in de EU en de Verenigde Staten. De exacte vereisten voor eSignatures zijn afhankelijk van je locatie en dienen te worden bevestigd door een juridisch adviseur.

Met PandaDoc’s eSignatures worden alle handelingen met het document gevolgd en vastgelegd in het niet-wijzigbare auditspoor, waaronder elke keer dat het document wordt verzonden, bekeken, afgedrukt, ondertekend of geweigerd, voorzien van de tijdstempel en het IP- en e-mailadres. Hierdoor is het eenvoudig te bewijzen waar, wanneer en door wie er met het document is gewerkt en dat er niet mee is geknoeid.

Dankzij onze identiteitsauthenticatie door derden en de beveiligde encryptie en opslag van gegevens, kunnen eSignatures net zo rechtsgeldig zijn als handgeschreven (‘natte’) handtekeningen.

QES moet worden gebruikt wanneer de verzender de veiligheid en conformiteit van een handtekening wil verzekeren. Deze functie stelt gebruikers in staat gevoelige gegevens te beschermen en de identiteit van de ondertekenaar te bevestigen. Deze functie is vooral essentieel voor:

1. Europese bedrijven die aan de eIDAS-verordening willen voldoen
2. Grotere organisaties die bezorgd zijn over de bescherming van hun gegevens, die meer documenten moeten ondertekenen, complexere interne processen hebben en meer aandacht krijgen van toezichthoudende instanties
3. Sommige gereguleerde sectoren die wettelijk verplicht zijn QES te gebruiken voor een specifieke zakelijke transactie (onboarding van een nieuwe werknemer (HR), de aankoop en verkoop van onroerend goed, gezondheidszorg)

Wij werken samen met eID Easy iemands identiteit te verifieren via de volgende verleners van vertrouwensdiensten (TSP’s):

• Smart ID
• Mobile ID
• National ID card
• Freja eID
• Chave Movel
• CertEurope
• Certsign
• EvroTrust

Ons eSignature-certificaat geeft de naam van je ontvangers weer, hun handtekening/initialen, hun geverifieerde e-mailadres en hun IP-adres. Ze bevatten ook datum-/tijdstempels die aangeven wanneer de overeenkomst werd voltooid en wanneer de verificatie via sms of wachtwoordcode plaatsvond (indien van toepassing).

Ja.

De veiligheid van je gegevens is onze hoogste prioriteit. We voldoen aan SOC Type 2 en al je gegevens worden versleuteld met asymmetrische of publieke-sleutelcryptografie, zowel tijdens de gegevensuitwisseling als wanneer ze niet gebruikt worden.

De rechtsgeldigheid van eSignatures varieert van land tot land. Bekijk onze landspecifieke eSignature-wetgevingspagina’s (in het Engels) om te weten te komen welke stappen nodig zijn om wettelijk bindende elektronische handtekeningen te maken in jouw land.

Altijd. Je kunt je ondertekende documenten downloaden of exporteren, en ze bovendien in PandaDoc organiseren voor gemakkelijke toegang.

Als je ervoor kiest je administratie bij te houden, wees je er dan van bewust dat het bewaren van documenten een belangrijke factor is bij het gebruik van elektronische documenten.

Je moet je contracten en documenten meerdere jaren bewaren om aan de meeste wettelijke voorschriften te voldoen.

In veel gevallen zijn elektronische handtekeningen inderdaad geldig en afdwingbaar. Specifieke uitzonderingen kunnen van toepassing zijn, afhankelijk van je bedrijf en het gebruik, dus het is belangrijk om het juiste soort elektronische handtekening te kiezen dat bij het juridische gewicht van je overeenkomst past.

De verschillende soorten elektronische handtekeningen en aanbevolen gebruikssituaties zijn:

Gewone elektronische handtekeningen (SES) kunnen worden gebruikt voor documenten met minder wettelijke vereisten.

Een gekwalificeerde elektronische handtekening (QES) met bijbehorend certificaat heeft in de EU hetzelfde juridische gewicht als een handgeschreven handtekening. QES is geschikt voor documenten met strenge wettelijke eisen en een hoog aansprakelijkheidsrisico, zoals audits en contracten voor leningen en kredieten aan consumenten.

In de Verenigde Staten bepaalt de ESIGN-wet dat elektronische handtekeningen rechtsgeldig zijn, maar dat in bepaalde gevallen papieren overeenkomsten en handgeschreven handtekeningen de norm blijven, zoals in familierecht, testamenten, trusts en de beëindiging van ziekteverzekeringsuitkeringen. In de EU heeft alleen een QES vergezeld van een certificaat dat de identiteit van de ondertekenaar verifieert, dezelfde juridische waarde als een handgeschreven handtekening.

eIDAS
De eIDAS-verordening is een verordening met betrekking tot elektronische identificatie en vertrouwensdiensten voor elektronische transacties in de Europese interne markt. Deze definieert drie soorten elektronische handtekeningen (SES, AES, QES) en heeft een rechtskader voor personen, bedrijven (met name kleine tot middelgrote ondernemingen) en overheidsdiensten opgesteld om in alle EU-lidstaten veilig digitaal toegang te kunnen krijgen tot diensten en digitaal transacties uit te kunnen voeren.

Sinds het Verenigd Koninkrijk uit de EU is gestapt, is een gewijzigde maar grotendeels vergelijkbare vorm van de verordeningen (UK eIDAS Regulations) van toepassing op elektronische handtekeningen die gebruikt worden in het Verenigd Koninkrijk.

Gewone of eenvoudige elektronische handtekening (SES)
De gewone elektronische handtekening is de meest eenvoudige soort elektronische handtekening. De ondertekenaar kan diens naam typen of tekenen, en er is geen elektronisch formulier om de handtekening te valideren. Hoewel dit soort handtekeningen heel eenvoudig te gebruiken zijn, zijn ze ook het eenvoudigst te weerleggen, omdat er slechts beperkte beveiligingsprotocollen zijn om de authenticiteit van de ondertekenaar te verifiëren.

Geavanceerde elektronische handtekening (AES)
Een geavanceerde elektronische handtekening moet verzekeren dat handtekeningen op unieke wijze individueel gekoppeld zijn aan de ondertekenaar en de ondertekenaar moet geidentificeerd zijn. De handtekening moet tot stand komen aan de hand van gegevens voor het aanmaken van elektronische handtekeningen, die de ondertekenaar in zo goed als alle zekerheid alleen zelf kan gebruiken.

Gekwalificeerde elektronische handtekening (QES)
Een gekwalificeerde elektronische handtekening is een striktere vorm van AES en het enige soort handtekening dat dezelfde juridische waarde heeft als een handgeschreven handtekening. Het is een geavanceerde elektronische handtekening met een gekwalificeerd digitaal certificaat, dat door middel van een gekwalificeerd apparaat voor het maken van handtekeningen (QSCD) tot stand is gekomen. Het QSCD moet zijn afgegeven door een gekwalificeerde verlener van vertrouwensdiensten (TSP) die op de vertrouwenslijst van de Europese Unie (EUTL) staat.