Sichere elektronische Unterschrift? Standard mit PandaDoc.

Die elektronische Signatur ist die einfachste Methode, rechtsverbindliche Vereinbarungen zu unterzeichnen. Die sicheren und konformen Signaturen von PandaDoc geben Ihnen die Gewissheit, dass Sie Dokumente sicher versenden und unterschreiben können. Von überall aus.

Sichere elektronische Unterschrift? Standard mit PandaDoc.

Sind elektronische Signaturen rechtsverbindlich?

Absolut. Sie sind in mehr als 50 Ländern auf der ganzen Welt anerkannt und vor Gericht zugelassen. Die Gesetze unterscheiden sich, aber PandaDoc Signaturen entsprechen den eIDAS-, UETA- und ESIGN-Bestimmungen und sorgen dafür, dass Ihre Signaturen sicher und konform sind.

Vereinigte Staaten

In allen US-Bundesstaaten verleihen das ESIGN-Gesetz und der Uniform Electronic Transactions Act (UETA) elektronischen Signaturen den gleichen rechtlichen Status wie handschriftlichen Unterschriften.

Zu den Arten von elektronischen Signaturen gehören:

  • Auswahl von „Ich stimme zu“ auf einer Webseite
  • Zeichnen einer Unterschrift von Hand auf einem mobilen Gerät
  • Eingabe Ihres Namens oder PIN-Codes auf einem elektronischen Formular
  • Verwendung von elektronischer Signatursoftware wie PandaDoc

Mehr über UETA (Englisch)

Europäische Union

Einfache (SES), fortgeschrittene (AES) und qualifizierte (QES) elektronische Signaturen sind in der EU dank der Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste (eIDAS) rechtsgültig.

In der EU sind nur AES und QES mit einem Zertifikat rechtsverbindlich. Mit PandaDoc können Sie innerhalb unserer Anwendung QES erstellen, die den gleichen rechtlichen Status wie handschriftliche Unterschriften haben.
Mehr über Zertifikate erfahren

Die elektronischen Signaturverfahren und -dokumente von PandaDoc sind DSGVO-konform.
Mehr über die DSGVO

Andere Länder

Die Software für elektronische Signaturen von PandaDoc wird in mehr als 60 Ländern der Welt genutzt.

Unsere Sicherheits-Features und Verifizierungstools unterstützen Sie in jedem Geschäftsbereich.

Die Gesetzgebung variiert von Land zu Land, daher ist es wichtig, dass Sie mit den lokalen Gesetzen für elektronische Signaturen vertraut sind.

Erfahren Sie mehr über länderspezifische Gesetze (Englisch)

Internationales Recht zu elektronischen Signaturen

Informieren Sie sich über die gesetzlichen Anforderungen für elektronische Signaturen in Ihrem Geschäftsgebiet.

Rechtsverbindliche elektronische Signaturen in drei Schritten

Vom Versand bis zur Unterzeichnung ist es von größter Bedeutung, dass Ihre Informationen geschützt bleiben. PandaDoc ergreift alle erforderlichen Maßnahmen hierzu und um sicherzustellen, dass Ihre Dokumente rechtsverbindlich sind.

Keine Kreditkarte erforderlich

1. Tracken und prüfen

Ihre sensiblen Informationen bleiben stets geschützt und in den richtigen Händen. PandaDoc bietet verschiedene Verifizierungsstufen für Ihre Transaktion.

Einfache elektronische Signatur

Die Empfänger erhalten einen eindeutigen Link zum Dokument per E-Mail. Für jede unterzeichnete Vereinbarung erfasst PandaDoc die IP- und E-Mail-Adresse des Unterzeichners, und der gesamte Prozess wird anhand eines an das endgültige Dokument angehängten Audit Trails aufgezeichnet.

Elektronische Signatur mit Empfänger-verifizierung

Der Unterzeichner muss seine Identität verifizieren, bevor er ein Dokument öffnet. PandaDoc bietet eine Verifizierung des Empfängers über einen zweistufigen Prozess mit Kontoanmeldung, SMS oder einem eindeutigen Passcode.

Qualifizierte elektronische Signatur

PandaDoc bietet qualifizierte elektronische Signaturen (QES), die den höchsten Sicherheitsstandards entsprechen und in der EU rechtsverbindlich sind. Die Identität des Unterzeichners wird persönlich oder über eine von Vertrauensdiensteanbietern (TSPs) ausgestellte digitale ID überprüft. Die endgültige Vereinbarung wird dann mit einem eIDAS-konformen Zertifikat versehen.

2. Beste Kontrolle über Ihre Dokumente

Dokumentenunterzeichnung mit PandaDoc bedeutet Sicherheit. Erfassen und speichern Sie elektronische Signaturen mit der Gewissheit, dass sie geschützt sind und allen lokal relevanten Standards entsprechen.

Absicht und Zustimmung zeigen

Optional können Sie den Zweck der elektronischen Signatur sowie Standard- und individualisierte Vereinbarungen zur Zustimmung anzeigen oder den Unterzeichnern die Möglichkeit zur handschriftlichen Unterzeichnung anbieten.

Verringerung des Fälschungsrisikos

PandaDoc verringert das Risiko von Fälschungen, indem es die IP-Adressen Ihrer Unterzeichner erfasst, egal ob sie mit mobilen Daten oder über WLAN arbeiten.

Schützen Sie Ihre Daten

Wir schützen alle Dokumentendaten mit asymmetrischer Verschlüsselung bzw. Verschlüsselung mit öffentlichem Schlüssel, sodass sie für Unbefugte zu 100 % unzugänglich sind.

3. Nachweis des rechtlichen Status

Für den unwahrscheinlichen Fall, dass Sie eine elektronisch unterzeichnete Vereinbarung vor Gericht verwenden müssen, können Sie mit PandaDoc nachweisen, wo, wann und von wem sie unterzeichnet wurde und dass sie rechtsverbindlich ist.

Erfassung und Aufzeichnung jedes Schritts

Jeder Schritt wird in einem nicht editierbaren Audit Trail festgehalten, der Ihrem Dokument hinzugefügt wird. So können Sie nachweisen, wann, wo und von wem Ihr Dokument unterzeichnet wurde.

Nachweis des rechtlichen Status

Jedes mit PandaDoc unterzeichnete Dokument wird mit einem digitalen Zertifikat versehen, das die Unterschrift bestätigt. In den USA sind alle Arten von elektronischen Signaturen rechtsverbindlich, so auch SES. In der EU bietet PandaDoc ein zusätzliches Zertifikat für Dokumente an, die mittels QES unterzeichnet wurden, um zu bestätigen, dass sie rechtsverbindlich sind.

Häufig gestellte Fragen

Wie stellt PandaDoc die Rechtsgültigkeit der elektronischen Unterschrift sicher?

Wir stellen sicher, dass Ihre Unterschriften authentisch, glaubwürdig und durchsetzbar sind, indem wir die Vorschriften über die Sicherheit und Rückverfolgbarkeit von elektronischen Signaturen umsetzen. Sie können zudem zusätzliche Maßnahmen zum Schutz sensibler Daten ergreifen, indem Sie die Unterschrift durch eine qualifizierte elektronische Signatur oder den Empfänger durch einen Passcode oder eine SMS-Nachricht verifizieren.

Dies bedeutet, dass wir Ihre Dokumente sicher an den Benutzer Ihrer Wahl senden und sicherstellen können, dass die Person, an die Sie Ihre Verträge senden, die einzige ist, die diese Dokumente unterzeichnen kann.

Wir bieten zwar eine elektronische Lösung für rechtsverbindliche digitale Signaturen an, können aber keine Aussage über die Gültigkeit Ihres Vertrags machen. Lassen Sie sich von Rechtsexperten beraten, um sicherzustellen, dass Ihr Vertrag in den Ländern, in denen er durchgesetzt werden muss, rechtsgültig ist.

Sind elektronische Signaturen mit PandaDoc vor Gericht zulässig?

Die elektronischen Signaturen von PandaDoc entsprechen den strengsten rechtlichen Anforderungen in der EU und den Vereinigten Staaten. Die genauen Anforderungen für elektronische Signaturen hängen von Ihrem Standort ab und sollten mit einem Rechtsberater abgeklärt werden.

Mit den elektronischen Signaturen von PandaDoc wird jeder Schritt im Zusammenhang mit dem Dokument nachverfolgt und im beigefügten, nicht editierbaren Audit Trail aufgezeichnet. Dies geschieht zum Beispiel jedes Mal, wenn das Dokument gesendet, angesehen, gedruckt, unterzeichnet oder abgelehnt wird – mitsamt Zeitstempel, IP- und E-Mail-Adresse. So lässt sich problemlos nachweisen, wo, wann und von wem das Dokument bearbeitet und dass es nicht manipuliert wurde.

Dank der ID-Authentifizierung durch Dritte und der sicheren Datenverschlüsselung und -speicherung können elektronische Signaturen gerichtsverwertbare Beweise liefern, die einer handschriftlichen („nassen“) Unterschrift gleichwertig sind.

Wann sollte ich eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) verwenden?

QES sollte verwendet werden, wenn der Absender die Sicherheit und Konformität einer Signatur gewährleisten will. Diese Funktion ermöglicht es den Benutzern, sensible Daten zu schützen und die Identität des Unterzeichners zu bestätigen. Diese Funktion ist vor allem wichtig für:

  1. Europäische Unternehmen, die die Anforderungen der eIDAS-Verordnung erfüllen wollen;
  2. Größere Unternehmen und Organisationen, die sich um den Schutz ihrer Daten sorgen, müssen mehr Dokumente unterzeichnen, haben komplexere interne Prozesse und werden von den Aufsichtsbehörden stärker überwacht;
  3. Einige regulierte Branchen, die gesetzlich verpflichtet sind, QES für bestimmte Geschäftstransaktionen zu unterstützen (Onboarding von neuen Mitarbeitern im Personalwesen, Kauf und Verkauf von Immobilien, Gesundheitswesen).

Welche Vertrauensdiensteanbieter nutzt PandaDoc?

Wir arbeiten mit eID Easy zusammen, um die Identitätsüberprüfung über die folgenden Vertrauensdiensteanbieter (TSPs) anzubieten:

  • Smart ID
  • Mobile ID
  • National ID card
  • Freja eID
  • Chave Movel
  • CertEurope
  • Certsign
  • DIIA
  • EvroTrust

Welche Informationen enthält ein Zertifikat für eine elektronische Signatur?

Unser elektronisches Signaturzertifikat zeigt den Namen des Empfängers, seine Unterschrift/Initialen, seine verifizierte E-Mail- und seine IP-Adresse an. Es enthält zudem Datum-/Zeitstempel, die angeben, wann die Vereinbarung abgeschlossen wurde und wann die SMS- oder Passcode-Verifizierung stattfand (sofern zutreffend).

Sind meine elektronischen Dokumente sicher?

Ja.

Die Sicherheit Ihrer Daten hat für uns höchste Priorität. PandaDoc verfügt über Compliance mit SOC Typ 2. Alle Daten werden während der Übertragung und im Ruhezustand asymmetrisch bzw. mit öffentlichem Schlüssel verschlüsselt.

Sind elektronische Signaturen mit PandaDoc in meinem Land rechtsgültig?

Die Rechtsgültigkeit von elektronischen Signaturen ist von Land zu Land unterschiedlich. Auf unseren länderspezifischen Seiten zur Rechtsgültigkeit von elektronischen Signaturen (in englischer Sprache) erfahren Sie, welche Schritte erforderlich sind, um rechtsverbindliche elektronische Signaturen in Ihrem Land zu erstellen.

Behalte ich meine elektronischen Unterlagen?

Jederzeit. Sie können Ihre signierten Dokumente nicht nur herunterladen oder exportieren, sondern sie auch innerhalb von PandaDoc organisieren, um stets einfach auf sie zugreifen zu können.

Bitte beachten Sie, dass Aufbewahrung von Unterlagen ein wichtiger Faktor bei der Verwendung elektronischer Unterlagen ist.

Sie müssen Ihre Verträge und Dokumente mehrere Jahre lang aufbewahren, um die meisten Vorschriften einzuhalten.

Können elektronische Signaturen handschriftliche Unterschriften und Dokumente ersetzen?

In vielen Fällen – ja, elektronische Signaturen sind gültig und durchsetzbar. Je nach Unternehmen und Nutzungsszenario können jedoch bestimmte Ausnahmen gelten. Daher ist es wichtig, die richtige Art der elektronischen Signatur zu wählen, die dem rechtlichen Gewicht Ihrer Vereinbarung entspricht.

Elektronische Signaturen und für diese relevante Nutzungsmöglichkeiten:

Die einfache elektronische Signatur (SES) kann für Dokumente mit geringeren rechtlichen Anforderungen verwendet werden.

Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) mit dem dazugehörigen Zertifikat hat in der EU das gleiche rechtliche Gewicht wie eine handschriftliche Unterschrift. QES eignen sich für Dokumente mit strengen rechtlichen Anforderungen und einem hohen Haftungsrisiko, so etwa für Audits sowie Verträge über Verbraucherdarlehen und -kredite.

In den Vereinigten Staaten besagt das ESIGN-Gesetz, dass elektronische Signaturen vor Gericht anerkannt werden können. Gleichzeitig schreibt es vor, dass Papierverträge und handschriftliche Unterschriften in bestimmten Fällen weiterhin Standard bleiben, dies z. B. im Familienrecht, bei Testamenten und Treuhandfonds sowie bei der Beendigung von Krankenversicherungsleistungen. In der EU haben nur QES, die von einem Zertifikat begleitet werden, das die Identität des Unterzeichners bestätigt, den gleichen rechtlichen Stellenwert wie handschriftliche Unterschriften.

Was bedeuten eIDAS, SES, AES und QES?

eIDAS
Die eIDAS-Verordnung regelt elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im europäischen Binnenmarkt. Sie definiert drei Arten von elektronischen Signaturen (SES, AES, QES) und schafft einen rechtlichen Rahmen für Personen, Unternehmen (insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen) sowie öffentliche Verwaltungen, um in allen EU-Mitgliedstaaten sicher auf Dienstleistungen zuzugreifen und Transaktionen digital durchzuführen.

Seit dem Austritt des Vereinigten Königreichs aus der EU gilt eine geänderte, aber weitgehend ähnliche Form der Verordnungen (UK eIDAS Regulations) für elektronische Signaturen, die im Vereinigten Königreich verwendet werden.

Einfache elektronische Signatur (SES)
Die einfache elektronische Signatur ist die grundlegendste Art der elektronischen Unterschrift. Der Unterzeichner kann seinen Namen tippen oder zeichnen, und es wird kein elektronisches Formular zur Validierung der Signatur verwendet. Diese Art von Signatur ist zwar sehr einfach zu verwenden, aber auch am leichtesten anfechtbar, da es nur begrenzte Sicherheitsprotokolle gibt, um die Authentizität des Unterzeichners zu überprüfen.

Fortgeschrittene elektronische Signatur (AES)
Eine fortgeschrittene elektronische Signatur muss sicherstellen, dass die Unterschriften eindeutig mit dem Unterzeichner verknüpft und in der Lage sind, diesen zu identifizieren. Sie muss mit Hilfe von elektronischen Signaturerstellungsdaten generiert werden, die der Unterzeichner mit einem hohen Maß an Vertrauen und unter seiner alleinigen Kontrolle verwenden kann.

Qualifizierte elektronische Signatur (QES)
Die qualifizierte elektronische Signatur ist eine striktere Form der AES und der einzige Signaturtyp, der den gleichen rechtlichen Stellenwert hat wie eine handschriftliche Unterschrift. Es handelt sich um eine fortgeschrittene elektronische Signatur, die von einem qualifizierten digitalen Zertifikat begleitet wird, das von einer qualifizierten Signaturerstellungseinheit (QSCD) erstellt wurde. Die QSCD muss von einem qualifizierten EU-Vertrauensdiensteanbieter (TSP) ausgegeben werden, der in der European Union Trust List (EUTL) aufgeführt ist.