¿Firma electrónica segura? Dalo por hecho con PandaDoc.

La firma electrónica es la forma más fácil de firmar acuerdos de manera legalmente vinculante. La seguridad y la conformidad que ofrecen las firmas de PandaDoc te permiten enviar y firmar documentos con total tranquilidad, en cualquier lugar.

¿Firma electrónica segura? Dalo por hecho con PandaDoc.

¿Son legalmente vinculantes las firmas electrónicas?

Sí, son fiables y están admitidas por los tribunales en más de 50 países de todo el mundo. Las leyes en cada país difieren, pero las firmas de PandaDoc cumplen con los reglamentos eIDAS, UETA y ESIGN, por lo que podemos garantizar la conformidad y la seguridad de tus firmas estés donde estés.

Estados Unidos

En todos los estados de EE. UU., la ley de firma electrónica en el comercio nacional y global (ESIGN Act) y la ley uniforme de transacciones electrónicas (UETA) otorgan a las firmas electrónicas un valor jurídico equivalente al de las firmas manuscritas.

Entre los tipos de firma electrónica se incluye:

  • Marcar “Acepto” en una página web
  • Trazar a mano una firma en un dispositivo móvil
  • Introducir tu nombre o PIN en un formulario electrónico
  • Utilizar un software de firma electrónica como PandaDoc

Más información sobre UETA (en inglés)

Unión Europea

Las firmas electrónicas simples, avanzadas y cualificadas (SES, AES y QES respectivamente) son legales en la UE gracias al reglamento de identificación electrónica y los servicios de confianza (eIDAS).

En la UE, solo son legalmente vinculantes la AES y la QES con un certificado. PandaDoc te permite crear desde nuestra aplicación QES con el valor jurídico equivalente a las firmas manuscritas.
Más información sobre los certificados

La documentación y los procesos de firma electrónica de PandaDoc cumplen con el RGPD.
Más información sobre el RGPD

Otros países

El software de firma electrónica de PandaDoc se utiliza en más de 60 países de todo el mundo.

Ofrecemos una amplia gama de funciones de seguridad y herramientas de verificación estándar del sector para toda clase de negocios.

La legislación varía de un país a otro, por lo cual es importante que te familiarices con las legislaciones locales sobre firma electrónica.

Más información sobre la legislación específica de otros países (en inglés)

Legislación internacional sobre firmas electrónicas

Conoce los requisitos legales de la firma electrónica del lugar donde hagas negocios.

Tres pasos para obtener firmas electrónicas legalmente vinculantes

Desde el envío hasta la firma, es de vital importancia que tu información esté protegida. PandaDoc aplica todas las medidas posibles para proteger tus documentos y garantizar que sean legalmente vinculantes.

No se requiere tarjeta de crédito

1. Hacer un seguimiento y verificar

Proteger tu información confidencial significa que tus documentos permanezcan en las manos adecuadas. PandaDoc ofrece varios niveles de verificación para adaptarse a todo tipo de transacción.

Firma electrónica simple

Los destinatarios recibirán un enlace exclusivo al documento por correo electrónico. Cada vez que se firma un acuerdo, PandaDoc captura la dirección IP y de correo electrónico del firmante y hace un seguimiento de todo el proceso en una traza de auditoría que se adjunta al documento final.

Firma electrónica con verificación del destinatario

El firmante debe verificar su identidad antes de abrir un documento. PandaDoc ofrece un proceso de verificación del destinatario de dos pasos a través de un inicio de sesión en la cuenta, un SMS o un código de acceso exclusivo.

Firma electrónica cualificada

PandaDoc ofrece firmas electrónicas cualificadas (QES) que cumplen con los estándares de seguridad más estrictos y son legalmente vinculantes en la UE. La identidad del firmante se verifica cara a cara o mediante un ID digital emitido por proveedores de servicio de confianza (TSP) y el acuerdo final incluye un certificado de conformidad con eIDAS.

2. Mantener el control de los documentos en circulación

No te preocupes por nada durante todo el proceso de firma de tus documentos. Recopila, captura y almacena firmas electrónicas de forma segura con la certeza de que están protegidas y cumplen con las normativas locales específicas.

Muestra intención y consentimiento

Añade opciones para mostrar la intención de la firma electrónica, acuerdos personalizados o estándar para mostrar el consentimiento o la posibilidad a los firmantes de firmar a mano si lo prefieren.

Reduce el riesgo de falsificación

PandaDoc reduce el riesgo de falsificación al capturar la dirección IP del firmante, independientemente de si utiliza datos móviles o wifi.

Protege tus datos

Protegemos todos los datos de los documentos con cifrado de clave pública o asimétrico, lo que los hace completamente inaccesibles sin autorización.

3. Demostrar el valor jurídico

En el improbable caso de que necesites utilizar un acuerdo con firma electrónica en un tribunal, PandaDoc te permite demostrar dónde y cuándo se ha firmado, así como quién lo ha firmado, y es legalmente vinculante.

Haz un seguimiento y registra todas las acciones

Todas las etapas se capturan en una traza de auditoría no editable que se añade a tu documento. Esto te permite demostrar cuándo y dónde se ha firmado el documento y quién lo ha firmado.

Autentica el valor jurídico

Todos los documentos firmados con PandaDoc incluyen un certificado digital que valida la firma. En Estados Unidos, todos los tipos de firmas electrónicas, incluida la SES, son legalmente vinculantes. En la Unión Europea, PandaDoc proporciona un certificado adicional para los documentos firmados con QES para confirmar su legalidad.

Preguntas frecuentes

¿Cómo garantiza PandaDoc la legalidad de las firmas electrónicas?

Garantizamos que tus firmas son auténticas, fidedignas y aplicables, de conformidad con los reglamentos relacionados con la seguridad y la trazabilidad de las firmas electrónicas. Asimismo, puedes aplicar algunas medidas adicionales para proteger los datos confidenciales con la verificación de la firma a través de firma electrónica cualificada o la verificación del destinatario mediante un código de acceso o un SMS.

Podemos enviar tus documentos al usuario que selecciones con total seguridad y garantizar que el destinatario de tus contratos sea el único que pueda firmar la documentación.

Aunque proporcionamos una solución de firma electrónica para generar firmas digitales legalmente vinculantes, no nos responsabilizamos de la validez de tu contrato. Asegúrate de revisarlo con expertos legales para garantizar su aplicabilidad en las jurisdicciones donde necesites ejecutarlo.

¿Las firmas electrónicas de PandaDoc se admiten en los tribunales?

Las firmas electrónicas de PandaDoc cumplen con los requisitos legales más estrictos de la Unión Europea y Estados Unidos. Los requisitos exactos para la firma electrónica dependerán de tu ubicación y deberían confirmarse con un asesor jurídico.

Con las firmas electrónicas de PandaDoc, se hace un seguimiento de todas las acciones que se llevan a cabo en un documento. Estas acciones se registran en una traza de auditoría no editable, que incluye cada vez que se envía, se visualiza, se imprime, se firma o se rechaza el documento, así como una marca de hora, la IP y la dirección de correo electrónico. De esta manera, resulta muy sencillo demostrar dónde y cuándo se ha interactuado con el documento y quién lo ha hecho, además de garantizar que no se ha alterado.

Gracias a nuestra autenticación de ID de terceros y la seguridad del almacenamiento y el cifrado de datos, las firmas electrónicas constituyen una prueba admisible en los tribunales, equivalente a una firma manuscrita.

¿Cuándo debería utilizar las firmas electrónicas cualificadas (QES)?

Las QES deberían utilizarse cuando el remitente quiera garantizar la seguridad y la conformidad de una firma. Esta función permite a los usuarios proteger datos confidenciales y confirmar la identidad del firmante. Se utiliza básicamente en:

  1. Empresas europeas que quieren cumplir con el reglamento eIDAS.
  2. Organizaciones más grandes que se preocupan por la protección de sus datos, tienen más documentos que firmar y procesos internos más complejos, además están más controladas por los organismos reguladores.
  3. Algunos sectores regulados a los cuales se les exige por ley que apliquen QES en determinadas transacciones comerciales (recursos humanos para la contratación de nuevos empleados, sector inmobiliario para comprar y vender propiedades o asistencia sanitaria).

¿Qué proveedores de servicio de confianza utiliza PandaDoc?

Colaboramos con eID Easy para proporcionar verificación de la identidad a través de los siguientes proveedores de servicio de confianza (TSP):

  • Smart ID
  • Mobile ID
  • National ID card
  • Freja eID
  • Chave Movel
  • CertEurope
  • Certsign
  • DIIA
  • EvroTrust

¿Qué información se incluye en un certificado de firma electrónica?

Nuestro certificado de firma electrónica muestra el nombre del destinatario, sus iniciales o firma, su dirección de correo electrónico verificada y su dirección IP. También incluye marcas de fecha y hora que indican cuándo se completó el acuerdo y cuándo se realizó la verificación por SMS o código de acceso (si procede).

¿Son seguros mis documentos electrónicos?

Sí.

La seguridad de tus datos es nuestra máxima prioridad. Cumplimos con el SOC tipo 2 y todos tus datos se protegen con cifrado de clave pública o asimétrico, tanto si están en reposo como en tránsito.

¿Puede conservar mis registros electrónicos?

Siempre. Además de poder descargar o exportar tus documentos firmados, también puedes organizarlos dentro de PandaDoc para facilitar su acceso.

Sin embargo, si optas por mantener tus registros, ten en cuenta que la conservación de registros es un aspecto clave del uso de registros electrónicos.

Tendrás que almacenar tus contratos y documentos durante varios años para cumplir con la mayoría de las normativas federales.

¿Las firmas electrónicas pueden sustituir a las firmas y los documentos manuscritos?

En muchos casos sí, las firmas electrónicas son válidas y aplicables. Existen algunas excepciones en función del negocio y el caso de uso, por lo que es importante seleccionar el tipo de firma electrónica más acorde al valor legal de tu acuerdo.

Estos son los distintos tipos de firma electrónica y casos de uso recomendados:

La firma electrónica simple (SES) se puede utilizar para aquellos documentos con menos requisitos legales.

La firma electrónica cualificada (QES), con el certificado adjunto, tiene el mismo valor legal que una firma manuscrita en la UE. Las QES son idóneas para documentos con requisitos legales estrictos y un algo riesgo de responsabilidad, incluyendo las auditorías o los contratos de crédito o préstamo de consumidores.

En Estados Unidos, la ley ESIGN establece que las firmas electrónicas son válidas ante tribunales de justicia, pero indica que los contratos en papel y las firmas manuscritas deben seguir siendo el estándar en determinados casos, como en derecho de familia, testamentos y fideicomisos o el cese de las prestaciones de seguros médicos. En la UE, solo la QES acompañada de un certificado que verifique la identidad del firmante tiene el mismo valor legal que las firmas manuscritas.

¿Qué significa eIDAS, SES, AES y QES?

eIDAS
El reglamento eIDAS regula la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado único europeo. Define tres tipos de firma electrónica (SES, AES y QES) y establece un marco legal para las personas, las empresas (especialmente las pequeñas y medianas empresas) y las administraciones públicas para acceder a los servicios de forma segura y ejecutar transacciones digitales entre todos los estados miembros de la UE.

Desde que el Reino Unido salió de la UE, en este país se aplica una forma enmendada, pero muy similar, del reglamento (reglamento eIDAS del Reino Unido) para las firmas electrónicas.

Firma electrónica estándar o simple (SES)
La firma electrónica estándar es el tipo de firma electrónica más básico. El firmante puede escribir o dibujar su nombre y no hay ninguna forma electrónica de validación de la firma. Este tipo de firma es muy sencillo de utilizar, pero también es el más fácil de rebatir porque aplica un número limitado de protocolos de seguridad para verificar la autenticidad del firmante.

Firma electrónica avanzada (AES)
Una firma electrónica avanzada debe garantizar que las firmas estén vinculadas de forma exclusiva a la identificación del firmante y que sean capaces de identificarlo. Debe crearse mediante datos de generación de firma electrónica que el firmante puede utilizar bajo su control exclusivo, con un elevado nivel de confianza.

Firma electrónica cualificada (QES)
Una firma electrónica cualificada es la forma de AES más estricta, y es el único tipo de firma al que se le otorga el mismo valor legal que una firma manuscrita. Se trata de una firma electrónica avanzada acompañada de un certificado digital cualificado creado mediante un dispositivo de creación de firmas cualificadas (QSCD). Este QSCD debe ser emitido por un proveedor de servicio de confianza (TSP) de la UE incluido en la Lista de confianza de la Unión Europea (EUTL).