Identiteitscontrole voordat iemand tekent
Met op kennis gebaseerde identiteitscontrole (KBA) of een van de andere methodes verifieer je iemands identiteit voordat die tekent.
IDENTITEITSCONTROLE
Identiteitscontrole voor al je belangrijke documenten
Als je de identiteit van de andere partij wilt controleren, kun je onder meer kiezen uit een toegangscode, een beveiligingscode per sms en fotoverificatie.
Geen creditcard vereist
Ruim 68,000 bedrijven vertrouwen op PandaDoc voor de beveiliging van hun documenten en de identiteitscontrole van de ondertekenende partij
Wat is identiteitscontrole?
Identiteitscontrole is een methode waarmee je controleert of iemand is wie die zegt dat die is.
Zo’n controle is nodig wanneer iemand een persoonlijke dienst wil afnemen, een document met persoonsgegevens wil openen of een juridisch bindend document zoals een contract of toestemmingsformulier moet ondertekenen.
Ter voorkoming van fraude moet iemand soms een rijbewijs of ander officieel legitimatiebewijs met een foto overleggen. In een mobiele app kan ook gebruik worden gemaakt van een selfie, die vervolgens wordt vergeleken met de foto op een geüpload legitimatiebewijs.
Welke vorm van identiteitscontrole wordt gebruikt, hangt af van de instelling of organisatie. Overheidsinstanties, financiële instellingen en zorgverleners hanteren doorgaans een strengere methode om fraude te voorkomen.
PandaDoc heeft een premiumaanbod aan identiteitscontroles waarmee je gevoelige informatie kunt beschermen en zeker weet dat je contracten geldig en juridisch bindend zijn.
Betere beveiliging voor je belangrijke contracten
Alleen geldige en onweerlegbare contracten
Met een identiteitscontrole aan de hand van een legitimatiebewijs voorkom je fraude en weet je zeker dat je contracten door de juiste persoon worden ondertekend.
Keuze uit verschillende methoden
Je kunt variëren met de methoden, afhankelijk van de mate van beveiliging die nodig is. Gevoelige informatie kun je bijvoorbeeld extra beschermen, en bekende ondertekenaars stuur je alleen een code.
Altijd een passende identiteitscontrole voor jouw onderneming
Verificatie met toegangscode
Een toegangscode is een snelle en simpele vorm van identiteitscontrole. Iemand die een document ontvangt, moet een door jou verstrekte, beveiligde toegangscode opgeven om dat te kunnen openen of ondertekenen. Dit is een handige oplossing voor veelvoorkomende transacties en overeenkomsten met een bekende partner.
Verificatie per sms
Hierbij krijgt iemand een sms’je met een beveiligingscode om een document te kunnen openen of ondertekenen. Deze methode wordt veel gebruikt bij tweestapsverificatie en is geschikt voor situaties waarbij sms-verkeer mogelijk is en documenten wat zwaarder beveiligd moeten worden.
Controle van legitimatiebewijs
Wanneer het om belangrijke contracten en overeenkomsten gaat, is het cruciaal dat de identiteit van de ondertekenende partij klopt. Bij deze methode moet de ander een kopie van een legitimatiebewijs overleggen, waarna in realtime via een gezichtsscan in een mobiele app wordt gecontroleerd of de foto’s overeenkomen. Als dat het geval is, kan diegene het ontvangen document openen en ondertekenen.
Op kennis gebaseerde identiteitscontrole (KBA, alleen in de VS)
Bij deze vorm van identiteitscontrole moet degene die een document ontvangt een aantal beveiligingsvragen beantwoorden. Deze vragen worden gebaseerd op persoonlijke informatie die afkomstig is uit openbare registers, zoals je vorige huisadres, een afgesloten lening of andere gegevens uit het verleden. Deze methode is geschikt voor gereguleerde sectoren, omdat het onderliggende proces geautomatiseerd is en een hoge mate van beveiliging oplevert.
PandaDoc is echt een uitkomst gebleken. Eerder leverde het opsturen van een arbeidsovereenkomst heel wat administratieve rompslomp op, maar dankzij PandaDoc is dat nu zo voor elkaar.
Kelsey Boyd
Director of Business Systems & Processes
Een geverifieerde handtekening onder belangrijke documenten
Kostbare voorstellen en offertes
In een voorstel staan soms toekomstplannen of grote bedragen vermeld. Wanneer je eerst de identiteit van de ontvanger controleert, kun je ervan op aan dat dit soort gevoelige informatie geheim blijft in de onderhandelings- en ondertekenfase.
Met een identiteitscontrole houd je pottenkijkers buiten de deur en weet je zeker dat je voorstellen alleen zichtbaar zijn voor de juiste persoon.
Waar wordt identiteitscontrole gebruikt?
Bedrijfsvoering
Bedrijfsvoering
Als je met belangrijke documenten werkt, wil je dat het beheer daarvan efficiënt verloopt en goed beveiligd is. Met de identiteitscontrole in PandaDoc weet je zeker dat documenten alleen door bevoegden kunnen worden geopend en ondertekend. Een hele geruststelling, ongeacht hoe groot je bedrijf is en in welke sector je zit.
Zo controleer je iemands identiteitmet PandaDoc
Documenten beveiligen met identiteitscontrole
Hier leer je hoe je een unieke toegangscode instelt, een code per sms verstuurt of een KBA-protocol opzet voor de ontvanger of ondertekenaar van een document. Bevat je document gevoelige informatie, dan kun je een extra beveiliging instellen – gewoon in PandaDoc.
Legitimatiebewijzen controleren
Met geavanceerde technologie van partners van PandaDoc controleer je de identiteit van iemand die een document wil openen aan de hand van het legitimatiebewijs.
De identiteit van ondertekenaars verifiëren met API-tools
Ontwikkelaars kunnen met behulp van API-tools een of meer van de identiteitscontroles in PandaDoc activeren.
Veelgestelde vragen
Naast de reguliere beveiligingsfuncties bevat PandaDoc vier extra vormen van identiteitscontrole:
Verificatie met een toegangscode
Verificatie per sms
Controle van een legitimatiebewijs
KBA
Hiermee heb je verschillende mogelijkheden om de identiteit van de ondertekenende partij te controleren, zoals aan de hand van een legitimatiebewijs of een toegangscode die door het systeem wordt gegenereerd.
Wanneer iemand een beveiligd document wil openen, krijgt diegene automatisch een identiteitscontrole voorgeschoteld. Hoe die controle verloopt, hangt af van de ingestelde methode en de daarmee samenhangende eisen.
De online notariële bekrachtiging in PandaDoc is een gebruiksvriendelijke manier om juridisch bindende documenten op een beveiligde manier te ondertekenen en notarieel te laten bekrachtigen.
Bij deze notariële bekrachtiging wordt de identiteit van de ondertekenende partij online gecontroleerd, maar deze service is alleen bedoeld om eenmalig een document te ondertekenen onder toezicht van een notaris. De ondertekening vindt plaats tijdens een videogesprek.
De opties voor identiteitscontrole in PandaDoc zijn bedoeld om de inhoud van documenten af te schermen zolang de identiteit van de ontvanger nog niet is bevestigd. Deze controle wordt elke keer uitgevoerd als ontvanger het bestand wil openen.
PandaDoc bevat een aantal verschillende verificatietools om de identiteit van een ontvangende partij te controleren.
Als je kiest voor verificatie met een toegangscode of per sms, moet de ontvanger een code invoeren die per e-mail of sms is binnengekomen. Als de ingevoerde code klopt, kan diegene het document bekijken.
Bij KBA-verificatie moet de andere partij een aantal vragen beantwoorden.
Nee.
Toegangscodes stel je zelf in en verstuur je digitaal naar de ontvanger.
Verificatie per sms verloopt via een willekeurig gegenereerde eenmalige code die naar het mobiele nummer van de ontvanger wordt verstuurd.
KBA-verificatie werkt met vragen die zijn gebaseerd op informatie uit openbare registers, kredietinformatie en soortgelijke bronnen. Deze procedure is geautomatiseerd. PandaDoc heeft tijdens de verificatie geen toegang tot deze informatie en kan die ook niet bewaren.
Verificatie van een legitimatiebewijs verloopt via software van derden. De ontvanger maakt met een smartphone een foto van het legitimatiebewijs, zoals een rijbewijs of paspoort, en uploadt die. Daarna maakt de ontvanger een selfie, waarna die foto met de foto op het verstrekte legitimatiebewijs wordt vergeleken. PandaDoc krijgt te horen dat de identiteit van de gebruiker is bevestigd, maar bewaart geen legitimatiebewijzen of selfies.
Belangrijk: We slaan geen identiteitsgegevens op, wat betekent dat de ontvanger steeds opnieuw de eigen identiteit moet bevestigen wanneer die een beveiligd document wil openen.
In principe kun je met PandaDoc in elk land een identiteitscontrole uitvoeren, maar sommige methoden zijn alleen in bepaalde regio’s beschikbaar. Dat heeft te maken met wettelijke beperkingen en de geldende regelgeving.
Hieronder zie je welke methode je waar kunt gebruiken:
Verificatie met een toegangscode: overal ter wereld
Verificatie per sms: overal ter wereld
Controle van een legitimatiebewijs: wereldwijde dekking (ruim 200 landen)
Op kennis gebaseerde identiteitscontrole (KBA): alleen in de VS
Ja. PandaDoc en de verificatiepartners van PandaDoc voldoen aan alle vereisten van een hele serie verordeningen en beleidsprotocollen, waaronder KYC, AML en HIPAA.
Maar denk eraan dat elke onderneming anders werkt. Als jouw organisatie aanvullende verificatiestappen nodig heeft die verder gaan dan de reguliere maatregelen, kun je het best eerst even contact opnemen met een van onze medewerkers. Die kan je vertellen of PandaDoc voor jou een goede keuze is.
Belangrijk: Voor Enterprise-klanten kan het PandaDoc-platform volledig aan HIPAA voldoen (hiervoor is een BAA verplicht).