TheKey bespaart 3.000 uur per jaar met PandaDoc

De uitdaging 

Toen TheKey, de toonaangevende aanbieder van hoogwaardige thuiszorg in de Verenigde Staten, snel uitbreidde van 14 naar 120 kantoren in het hele land, kreeg de organisatie te maken met enorme problemen op het gebied van documentbeheer. Het bedrijf is actief in 31 staten, die elk unieke toestemmingsovereenkomsten vereisen. Er ontstond een wildgroei aan sjablonen, er waren zorgen over vertrouwelijkheid en de kosten van het gebruik van hun bestaande CLM-oplossing stegen enorm.

De oplossing

Door PandaDoc in meerdere afdelingen te implementeren, kon TheKey de documentprocessen consolideren en stroomlijnen. Alle bestaande sjablonen werden opnieuw opgebouwd in PandaDoc, zodat het team nu direct wijzigingen in juridische teksten kan doorvoeren. Dankzij de gebruiksvriendelijke interface en robuuste functies van het platform kon TheKey 10 afdelingen onboarden, waarbij documenten worden beheerd voor meer dan 8.000 zorgverleners en 1.500 zakelijke medewerkers, en dat aantal groeit nog steeds.

Navigeren door documentcomplexiteit

TheKey, voorheen Home Care Assistance, is al twee decennia een leider in kwalitatieve thuiszorg voor senioren. De organisatie maakte een snelle groei door en in breidde in slechts twee jaar tijd uit van 14 naar 120 kantoren in de Verenigde Staten. Dat leidde al snel tot uitdagingen op het gebied van documenten.

Katie Buell, digital product manager bij TheKey, beschrijft de chaos: "Waar staat alles? Welke kant gaat het op? Hoe houden we daar grip op?" Het bedrijf is actief in 31 staten en moest voor elk daarvan ten minste één of twee verschillende toestemmingsovereenkomsten hebben vanwege de uiteenlopende lokale regelgeving voor thuiszorg- en thuisverplegingsinstanties.

De bestaande CLM-oplossing, DocuSign, maakte het probleem alleen maar erger. "Het probleem met DocuSign was dat we voor al die verschillende overeenkomsten Word-documenten hadden. Zestig verschillende sjablonen voor dezelfde processen, met dezelfde taal", legt Buell uit. "Dat we niet snel een wijziging in de juridische taal konden doorvoeren, was voor ons een groot pijnpunt."

De inefficiënties eisten hun tol van het team en de winstmarge. "We verdronken simpelweg in het werk", vervolgt Buell. "We wisten dat er onverwachte kosten zouden zijn [als we DocuSign zouden blijven gebruiken] en dat de jaarlijkse uitgaven enorm hoog zouden zijn voor iets waar slechts ongeveer een derde van ons bedrijf gebruik van maakte."

Bovendien groeiden de zorgen over vertrouwelijkheid en systeembeheer. "Het was gewoon een erg beperkt systeem. We konden geen extra afdelingen onboarden. Er was ook zorgen over vertrouwelijkheid. Niemand wilde het systeem beheren", voegt Buell eraan toe.

De oplossingen van PandaDoc omarmen

Midden in hun crisis rondom documentbeheer trok een tijdige acquisitiemail van PandaDoc de aandacht van Buell. "Was ik geïnteresseerd? Ja", herinnert ze zich. TheKey begon in juni 2022 met PandaDoc te werken en startte een uitgebreide revisie van hun documentprocessen.

"We hebben alles wat we hadden uit DocuSign gehaald en opnieuw opgebouwd met sjablonen van PandaDoc”, aldus Buell. "We wilden niet gewoon weer Word-documenten of pdf's uploaden.” De overstap was tijdsgevoelig, aangezien TheKey van de ene op de andere dag van DocuSign naar PandaDoc moest overstappen om eventuele verstoringen in de dienstverlening aan patiënten te voorkomen.

Sinds de succesvolle overstap heeft TheKey de onboarding van 10 afdelingen afgerond, waaronder bedrijfsactiviteiten, loonadministratie, juridische zaken en HR. Buell benadrukt de omvang van dit proces: "[PandaDoc] is hoe we al onze documenten gaan beheren, zeker met meer dan 8.000 zorgverleners en 1.500 kantoormedewerkers. Het is onze centrale bron voor alle documentatie voor al onze bedrijfslocaties en afdelingen. Dat is een enorme klus voor één platform."

PandaDoc was meer dan opgewassen tegen die taak.

Efficiëntiewinst ontgrendelen

De implementatie van PandaDoc leverde TheKey een indrukwekkend rendement op. Buell vertelt: "We besparen jaarlijks 3.000 uur."

Het gecentraliseerde karakter van PandaDoc was een ware uitkomst. "Iedereen kan gewoon in PandaDoc werken", legt Buell uit. "Ik gebruik altijd de vergelijking dat PandaDoc het huis is en de werkruimten zijn de kamers van dat huis. Het is zo overzichtelijk, zo intuïtief en makkelijk te begrijpen. Het is onze hub."

Met name de impact op de efficiëntie in documentbeheer was aanzienlijk. "Dankzij onze samenwerking met PandaDoc hebben we onze efficiëntie in documentbeheer het afgelopen jaar zelfs vertienvoudigd", aldus Buell.

Naast de kwantitatieve verbeteringen is Buell vol lof over de klantenservice van PandaDoc. "Ik heb met veel verschillende leveranciers in diverse sectoren gewerkt en ik ben nog nooit zo onder de indruk geweest", vertelt ze. "Ze reageren binnen een uur, zelfs als er geen oplossing nodig is. Dat geeft me het gevoel dat ze altijd voor ons klaarstaan."

De weg vrijmaken voor toekomstige groei

Door PandaDoc te gebruiken, heeft TheKey hun documentbeheerprocessen op meerdere afdelingen ingrijpend veranderd. De mogelijkheid om direct sjablonen te maken en aan te passen, heeft hun eerdere uitdagingen bij het doorvoeren van wijzigingen in juridische teksten opgelost. De gebruiksvriendelijke interface heeft gezorgd voor een brede acceptatie binnen de hele organisatie, van HR en juridische zaken tot de salarisadministratie en bedrijfsactiviteiten.

Dankzij de aanzienlijke tijdbesparing van 3.000 uur per jaar kan het team van TheKey zich richten op de kernmissie: senioren in de hele Verenigde Staten hoogwaardige thuiszorg bieden. De tienvoudige verbetering in de efficiëntie van documentbeheer stroomlijnt niet alleen de activiteiten, maar geeft TheKey ook een sterke uitgangspositie voor verdere groei en uitbreiding. Klaar om je documentprocessen radicaal te vernieuwen en waardevolle tijd terug te winnen voor je team? Boek een demonstratie.

Zo gaan we al onze documenten beheren, zeker met meer dan 8.000 zorgverleners en 1.500 kantoormedewerkers. Het is onze centrale bron voor alle documentatie, evenals voor al onze bedrijfslocaties en afdelingen. Dat is een enorme klus voor één platform.

Katie Buell

Digital Product Manager