Autodesk is de toonaangevende softwareleverancier voor mensen die dingen maken. Als multinational helpen ze miljoenen mensen over de hele wereld om samen te werken, te ontwerpen, te simuleren en hun ideeën in 3D te produceren met software als AutoCAD, Revit, Maya, 3ds Max, Fusion 360 en Sketchbook.
Het probleem
Als internationaal softwarebedrijf met miljoenen klanten over de hele wereld had het uitgebreide salesteam van Autodesk een zakelijke tool nodig voor het stroomlijnen van de wereldwijde communicatie en het verbeteren van de interne salesprocessen. Het belangrijkste was dat ze op zoek waren naar een krachtige oplossing die ze eenvoudig konden integreren met hun enige ‘bron van waarheid’: Salesforce.
Travis Evans, manager Sales Execution Strategy, wist dat de huidige workflows van Autodesk dubbele taken, hiaten in gegevens en verstorende knelpunten bevatten. Hij begreep ook dat Autodesk zijn inspanningen aan het afstemmen was op de groei naar een klantgerichter bedrijf dat betere resultaten levert op een enorme schaal. Hun proces voor het maken, verzenden en volgen van zowel klantgerichte als interne verkoopdocumenten via e-mailbijlagen in pdf was ondermaats voor zowel hun verkoopontwikkelingsteams als hun technische verkoopteams.
In een bedrijf dat zo groot is als Autodesk, vonden problemen soms ook hun weg naar de top. Uiteindelijk hadden ze een solide tool voor het mogelijk maken van interne verkoop nodig om fase-validatie, prognoses en top-downzichtbaarheid nauwkeurig in beeld te krijgen. Voor een gegarandeerde, langdurige en bedrijfsbrede efficiëntie zocht Autodesk een oplossing voor documenten die:
naadloos geïntegreerd kon worden in de bestaande bedrijfssystemen
gedetailleerde tracking en rapportage bood
door het hele bedrijf werd gebruikt
gegevens en activiteiten met betrekking tot salesdocumenten op één plek zou verzamelen
schaalbaar was om aan de interne eisen van groeiende teams te voldoen
De grootste uitdaging voor Autodesk was dat zij een gestructureerde implementatie moesten doorvoeren voor meer dan 300 nieuwe gebruikers:de belangen waren groot.
De oplossing
Als innovatieve softwareleider ontwikkelde Autodesk een prototype van een interne oplossing om de dialoog tussen de teams te verbeteren en de resultaten terug te koppelen naar de klanten. Maar toen de problemen zich opstapelden, gingen de leidinggevenden de markt verkennen om te zien of er een uitgebreidere oplossing voor de lange termijn bestond.
Na uitgebreid onderzoek koos het Technical Sales Leadership-team van Autodesk voor PandaDoc, omdat het aan al hun eisen voldeed:
een schaalbare, aanpasbare integratie met Salesforce
een krachtige, bidirectionele API-synchronisatie met uitgebreide rapportagetools
een mogelijkheid om documenten nauwkeurig te volgen en analyseren voor verkoopvalidatie
een gestroomlijnde gebruikersinterface voor naadloze implementatie en gebruik
Uiteindelijk werd PandaDoc een integraal onderdeel van de massacommunicatiestrategie van Autodesk. Door de toegang tot PandaDoc open te stellen voor de hele verkooporganisatie, stuitte Autodesk al snel op gebruiksmogelijkheden die ze eerder niet hadden overwogen. Hun sjabloonrepository en contentbibliotheek groeide explosief met nieuwe en nuttige merkmaterialen, waardoor repetitieve stappen werden geëlimineerd en de communicatie met klanten enorm werd uitgebreid.
Travis herinnert zich dat ze het gebruik van PandaDoc binnen hun organisatie bevorderden met wat slimme samenwerking tussen verschillende teams.
“We willen dat dit een succes wordt voor een belangrijk onderdeel van het bedrijf en daarom hebben we interne teams aangesteld om toezicht te houden op de verschillende aspecten van PandaDoc. We hebben nu een toepassingsteam, een ontwerpteam en een ondersteuningsteam die allemaal gespecialiseerd zijn in het bedrijfsbreed integreren van PandaDoc. We zijn een goed geoliede machine die dankzij PandaDoc opbloeit.”
- Manager of Sales Execution Strategy, Travis Evans
Gezien de schaal van PandaDoc’s implementatie bij AutoDesk was Travis nieuwsgierig en terughoudend toen hij voor het eerst hoorde over de overgang naar een nieuwe editor. Maar hij wist dat de voordelen groter zouden zijn dan eventuele haperingen tijdens het overzetten van de content. De laatste versie van PandaDoc, ook bekend als Editor 2.0, biedt realtime samenwerking, een vereenvoudigde documentbuilder en -editor en zeer flexibele ontwerpmogelijkheden.
Travis was opgelucht dat de editor extreem intuïtief was, wat meteen zijn zorgen wegnam. Hoewel er wat content te converteren viel, greep AutoDesk dit aan als een kans om meer dan 60 sjablonen opnieuw te evalueren om ze te beperken en de resterende functies te optimaliseren
Met de nieuwe, moderne interface van Editor 2.0 kan het AutoDesk-team snel content creëren en naadloos aan klanten leveren. Het bedrijf is nu zeer te spreken over de mogelijkheid om marges te beheren, complexe contentblokken toe te voegen zonder aangepaste CSS en hoe eenvoudig het is om herhaalbare, schaalbare aanpasbare content voor hun documenten te maken. Dankzij de ‘hacks’ in de workflow van Editor 2.0 kunnen gebruikers sneller dan ooit gepersonaliseerde content produceren.
De resultaten
Misschien wel de grootste impact van PandaDoc op Autodesk is hun nieuwe mogelijkheid om de verkoopeffectiviteit binnen de gehele organisatie te volgen. Dankzij deze samenwerking kunnen hele afdelingen documenten koppelen aan dollars en zo op een geheel nieuwe manier waarde aantonen.
“PandaDoc heeft de ogen geopend in ons bedrijf over hoe belangrijk data is en hoeveel deze het bedrijf kan helpen groeien.”
- Manager of Sales Execution Strategy, Travis Evans
Omdat Autodesk zo groot en wijdverspreid is, kan hun CRM-hygiëne bovendien de levensader van het bedrijf drastisch beïnvloeden. Daarom is interne compliance voor teams die uit duizenden werknemers bestaan van cruciaal belang. Autodesk gebruikt PandaDoc op een unieke manier om te garanderen dat hun ingewikkelde verkoopscyclus vrij is van handmatige invoerfouten. Goedkeuringen in de werkstroom tussen teams verlopen nu eenvoudiger en vlotter dan ooit met PandaDoc.
Bovendien kan Autodesk PandaDoc gemakkelijk in hun technologiestack inpassen met een open API. Zij synchroniseren al hun gegevens uit PandaDoc en in hun CRM met gemak en precisie. Bovendien zitten de gegevens die ze al hebben verzameld niet ergens in een silo, maar worden ze overgebracht naar bestaande, gewenste dashboards die iedereen kan bekijken.
Tenslotte is Autodesk zeer blij dat ze gebruik kunnen maken van PandaDoc’s contentarchief en sjabloonbibliotheek voor multifunctionele projecten. Ontwerpers, merkmanagers en technische verkopers vinden het geweldig hoe eenvoudig het is om nieuwe gebruikers te trainen in de tool. Dankzij de gebruiksvriendelijke gebruikersinterface kunnen ze snel aan de slag en hoeven ze geen overbodige stappen meer te doorlopen bij het opstellen en verzenden van documenten. Het resultaat is dat het Autodesk-salesteam consistenter en georganiseerder is dan ooit, waardoor ze zich beter kunnen concentreren op het behalen en overtreffen van hun salesdoelstellingen.
“E-mail is de plek waar deals sneuvelen. Het vervangen van onze workflow door PandaDoc gaf ons salesteam een nieuwe impuls.”
- Manager of Sales Execution Strategy, Travis Evans
