Autodesk

El problema

Como empresa de software internacional con millones de clientes de todo el mundo, el amplio equipo de ventas de Autodesk necesitaba una herramienta empresarial para optimizar sus esfuerzos de comunicación global y mejorar los procesos internos de ventas. Y, lo que es más importante, buscaba una solución sólida que se integrara fácilmente con su herramienta más importante: Salesforce.

Travis Evans, director de la estrategia de ventas, sabía que el flujo de ventas de Autodesk incluía tareas duplicadas, lagunas de datos y cuellos de botellas que provocaban interrupciones. También tenía en cuenta el objetivo de Autodesk de convertirse en una empresa más centrada en el cliente, ofreciendo mejores resultados a gran escala. Su proceso para crear y enviar documentos de ventas internos y de cara al cliente, y su posterior seguimiento, a través de archivos adjuntos en PDF por correo electrónico estaba perjudicando tanto a su equipo de ventas técnicas como al de desarrollo de negocio.

A pesar de ser una empresa de gran tamaño, estos problemas a veces también salpicaban a la cadena de mando de Autodesk. Necesitaban una herramienta sólida para las ventas internas que permitiera organizar la validación de las etapas con precisión, realizar previsiones y que ofreciera visibilidad completa. Para garantizar la eficiencia a largo plazo en toda la empresa, Autodesk buscaba una solución para los documentos capaz de:

•  Integrarse fácilmente con sus sistemas empresariales existentes.

•  Proporcionar el seguimiento de los documentos y generar informes de forma detallada.

•  Captar la atención y mantener su uso y adopción en toda la empresa.

•  Centralizar la ubicación de la actividad y los datos de los documentos de ventas.

•  Escalar para atender las demandas internas de los equipos en expansión.

Sin embargo, el mayor reto que afrontaba Autodesk era realizar con éxito una implementación organizada para más de 300 nuevos usuarios: había mucho en juego.

La solución

Autodesk, como líder en software innovador, creó un prototipo de una solución interna para mejorar el diálogo de ventas entre equipos y generar resultados para los clientes. Pero como los problemas se iban multiplicando, el equipo directivo estudió el mercado para ver si había alguna solución a largo plazo más completa.

Tras un exhaustivo estudio de mercado, el equipo directivo de ventas técnicas de Autodesk eligió PandaDoc porque cubría todas sus necesidades:

• Una integración escalable y personalizable con Salesforce.

• Una sincronización de API potente y bidireccional con herramientas completas para generar informes.

• Capacidad para realizar el seguimiento pormenorizado de los documentos y analizarlos para la validación de ventas.

• Una interfaz de usuario elegante para facilitar la implementación y la adopción.

Finalmente, PandaDoc se integró en la estrategia de comunicación masiva de Autodesk. Al abrir el acceso a PandaDoc a toda la organización de ventas, Autodesk descubrió casos de uso que no habían considerado previamente. Su repositorio de plantillas y biblioteca de contenidos se llenaron de nuevo material de marca muy útil, eliminando pasos repetitivos y ampliando enormemente la comunicación con los clientes.

Travis recuerda cómo avanzó la adopción de PandaDoc en su organización con una gran colaboración entre equipos.

“Para garantizar el éxito de esta adopción en una parte tan importante del negocio, asignamos equipos internos para supervisar los distintos aspectos de PandaDoc. Ahora contamos con un equipo de adopción, un equipo de diseño y un equipo de soporte, todos especializados en mejorar la integración de PandaDoc en toda la empresa. Somos como una máquina bien engrasada que funciona gracias a PandaDoc”.

- Travis Evans, director de estrategia de ventas.

Dada la magnitud de la implementación de PandaDoc en AutoDesk, Travis no ocultó sus dudas cuando se empezó a hablar de la transición a un nuevo editor, pero sabía que las ventajas compensarían con creces cualquier dificultad que se encontraran durante la migración de contenido. La última versión de PandaDoc, también conocida como Editor 2.0, presenta colaboración en tiempo real, un creador y editor de documentos simplificado y funciones de diseño muy flexibles.

Las dudas de Travis se disiparon rápidamente al ver que el editor era tan intuitivo. A pesar de la gran cantidad de contenido por convertir, AutoDesk se lo tomó como una oportunidad para revaluar y reducir sus más de 60 plantillas y optimizar el resto de las funciones.

La nueva y moderna interfaz de Editor 2.0 permite al equipo de AutoDesk crear contenido con fluidez y entregarlo fácilmente a los clientes. La empresa está encantada con la capacidad de controlar márgenes, añadir bloques de contenido complejos sin CSS personalizadas y lo fácil que resulta crear contenido personalizado que sea escalable y reproducible para sus documentos. Las funciones rápidas del flujo de trabajo de Editor 2.0 permiten a los usuarios producir contenido personalizado más rápido que nunca.

Resultados

Es posible que la mayor ventaja que PandaDoc ha ofrecido a Autodesk sea su recién descubierta capacidad para realizar el seguimiento de la eficacia de las ventas en toda la organización. Esta asociación permite a departamentos enteros vincular documentos con datos monetarios, lo que muestra el valor de un modo completamente innovador.

“PandaDoc nos ha abierto los ojos sobre la importancia de los datos y cuánto pueden ayudar al crecimiento de la empresa”.

- Travis Evans, director de estrategia de ventas.

Además, debido al tamaño y la extensión de Autodesk, es muy importante mantener el CRM en buen estado para garantizar la esencia de la identidad corporativa. Por ello, es vital la conformidad interna de los equipos formados por miles de empleados. Autodesk utiliza PandaDoc de un modo exclusivo para asegurarse de que su intricado ciclo de ventas no tenga errores por entradas manuales. Las aprobaciones de flujo de trabajo entre equipos se han simplificado y agilizado más que nunca con PandaDoc.

Además, Autodesk es capaz de integrar fácilmente PandaDoc en su pila tecnológica con una API abierta. Extraen todos sus datos de PandaDoc y los sincronizan en su CRM de forma fácil y precisa. Es más, los datos que ya han agregado no se quedan aislados, sino que se transfieren a sus paneles preferidos para que todo el mundo pueda consultarlos.

Autodesk está encantado con el repositorio de plantillas y la biblioteca de contenidos para proyectos multifuncionales. A los diseñadores, los gestores de marca y los representantes de ventas técnicas les encanta lo fácil que es formar a nuevos usuarios en el uso de la herramienta. Gracias a la elegante IU, los representantes se ponen en marcha rápidamente, eliminando pasos del proceso de creación y envío de documentos. Como resultado, el equipo de ventas de Autodesk es más coherente y está más organizado que nunca. Ahora pueden centrarse en alcanzar y superar sus objetivos de ventas.

“El correo electrónico es como la crónica de una muerte anunciada para los negocios. Sustituir nuestro flujo de trabajo por PandaDoc revitalizó a nuestro equipo de ventas”.

- Travis Evans, director de estrategia de ventas.