Branche
Software
CRM
Salesforce
Unternehmensgröße
Mehr als 9.000 Mitarbeiter weltweit

Autodesk ist der führende Softwareanbieter für Menschen, die Dinge herstellen. Als multinationales Unternehmen unterstützt Autodesk Millionen von Menschen auf der ganzen Welt bei der Zusammenarbeit, dem Design, der Simulation und der Herstellung ihrer Ideen in 3D mit Software wie AutoCAD, Revit, Maya, 3ds Max, Fusion 360 und Sketchbook.

Das Problem

Als internationales Softwareunternehmen mit Millionen von Kunden auf der ganzen Welt benötigte das große Vertriebsteam von Autodesk ein unternehmensweites Tool, um seine globale Kommunikation zu optimieren und die internen Vertriebsprozesse zu verbessern. Am wichtigsten war die Suche nach einer robusten Lösung, die sich problemlos in die zentrale Datenquelle des Unternehmens, Salesforce, integrieren ließ.

Travis Evans, Manager of Sales Execution Strategy, wusste, dass die aktuellen Arbeitsabläufe von Autodesk doppelte Aufgaben, Datenlücken und störende Engpässe beinhalteten. Er wusste auch, dass Autodesk seine Bemühungen darauf ausrichten wollte, ein kundenorientierteres Unternehmen zu werden, das bessere Ergebnisse in großem Umfang liefert. Das Verfahren zur Erstellung, Versendung und Nachverfolgung von kundenorientierten und internen Vertriebsdokumenten über PDF-E-Mail-Anhänge war sowohl für die Vertriebsentwicklung als auch für die technischen Vertriebsteams von Nachteil.

Bei einem so großen Unternehmen wie Autodesk wurden die Probleme gelegentlich auch in der Befehlskette nach oben weitergeleitet. Letztendlich benötigte das Unternehmen ein solides internes Tool für die Vertriebsunterstützung, um die Validierung von Phasen, Prognosen und die Sichtbarkeit von oben nach unten genau zu organisieren. Um eine dauerhafte, unternehmensweite Effizienz zu gewährleisten, suchte Autodesk nach einer Dokumentenlösung, die:

  •  sich nahtlos in die vorhandenen Business-Systeme integrieren ließ.
  •  eine detaillierte Dokumentenverfolgung und -berichterstattung ermöglichte
  •  unternehmensweite Akzeptanz und Nutzung gewährleisten und erhalten würde
  •  Daten und Aktivitäten zu Verkaufsdokumenten zentralisieren konnte
  •  skalierbar war, um die internen Anforderungen wachsender Teams zu erfüllen

Die größte Herausforderung für Autodesk bestand jedoch darin, eine organisierte Implementierung für über 300 neue Benutzer erfolgreich abzuschließen – es stand viel auf dem Spiel.

Die Lösung

Als innovativer Softwarehersteller entwickelte Autodesk eine interne Lösung, um den teamübergreifenden Vertriebsdialog zu verbessern und die Ergebnisse an die Kunden weiterzugeben. Doch als die Probleme immer größer wurden, sah sich das Führungsteam auf dem Markt nach einer umfassenderen, langfristigen Lösung um.

Nach umfangreichen Recherchen entschied sich das Technical Sales Leadership Team von Autodesk für PandaDoc, weil es alle Anforderungen erfüllte:

  • Eine skalierbare, anpassbare Integration mit Salesforce
  • Eine leistungsstarke, bidirektionale API-Synchronisierung mit umfassenden Reporting-Werkzeugen
  • Möglichkeit zur genauen Verfolgung und Analyse von Dokumenten zur Verkaufsvalidierung
  • Eine schlanke Benutzeroberfläche für eine nahtlose Implementierung und Einführung.

Schließlich wurde PandaDoc ein integraler Bestandteil der Massenkommunikationsstrategie von Autodesk. Durch die Öffnung des Zugangs zu PandaDoc für die gesamte Vertriebsorganisation stieß Autodesk schnell auf Anwendungsfälle, die zuvor nicht in Betracht gezogen worden waren. Das Vorlagen-Repository und die Inhaltsbibliothek explodierten mit neuen und nützlichen Markenmaterialien – wodurch sich wiederholende Schritte eliminiert und die Kundenkommunikation erheblich erweitert wurde.

Travis erinnert sich daran, wie er die Einführung von PandaDoc in seinem Unternehmen durch eine geschickte teamübergreifende Zusammenarbeit vorantrieb.

„Um dies für einen so wichtigen Teil des Unternehmens erfolgreich zu gestalten, haben wir interne Teams eingesetzt, die verschiedene Aspekte von PandaDoc überwachen. Wir haben jetzt ein Adoptionsteam, ein Designteam und ein Supportteam, die alle darauf spezialisiert sind, PandaDoc unternehmensweit besser zu integrieren. Wir sind eine gut geölte Maschine, die von PandaDoc lebt.“

– Manager of Sales Execution Strategy, Travis Evans

Angesichts des Umfangs der Implementierung von PandaDoc bei AutoDesk war Travis bei der ersten Erwähnung der Umstellung auf einen neuen Editor zunächst gleichermaßen neugierig und zögerlich. Allerdings wusste er, dass die Vorteile größer sein würden als die Probleme, die bei der Migration der Inhalte auftreten könnten. Die neueste Version von PandaDoc, auch bekannt als Editor 2.0, bietet Zusammenarbeit in Echtzeit, einen vereinfachten Dokumentenaufbau und -editor sowie äußerst flexible Designfunktionen.

Travis war erleichtert, dass der Editor äußerst intuitiv war, was seine Bedenken sofort zerstreute. Obwohl noch einige Inhalte zu konvertieren waren, nahm AutoDesk dies zum Anlass, die über 60 Vorlagen neu zu bewerten, um diese zu reduzieren und die verbleibenden Funktionen zu optimieren.

Die neue, moderne Oberfläche von Editor 2.0 ermöglicht es dem AutoDesk-Team, Inhalte flüssig zu erstellen und nahtlos an die Kunden weiterzugeben. Das Unternehmen schätzt jetzt die Möglichkeit, Ränder zu kontrollieren, komplexe Content-Blöcke ohne benutzerdefiniertes CSS hinzuzufügen und wie einfach es ist, wiederholbare, skalierbare benutzerdefinierte Inhalte für ihre Dokumente zu erstellen. Mit den Workflow-„Hacks“ von Editor 2.0 können Benutzer benutzerdefinierte Inhalte schneller als je zuvor erstellen.

Die Ergebnisse

Die vielleicht größte Auswirkung von PandaDoc auf Autodesk ist die neu gewonnene Fähigkeit, die Verkaufseffektivität im gesamten Unternehmen zu verfolgen. Diese Partnerschaft ermöglicht es ganzen Abteilungen, Dokumente mit Geldbeträgen zu verknüpfen – was den Wert auf eine völlig neue Art und Weise zeigt.

„PandaDoc hat unserem Unternehmen die Augen dafür geöffnet, wie wichtig Daten sind und wie sehr sie dem Unternehmen helfen können, zu wachsen.“

– Manager of Sales Execution Strategy, Travis Evans

Darüber hinaus kann die CRM-Hygiene von Autodesk aufgrund seiner Größe und Verbreitung den Lebensnerv des Unternehmens drastisch beeinflussen. Daher ist die interne Compliance für Teams, die aus Tausenden von Mitarbeitern bestehen, entscheidend. Autodesk nutzt PandaDoc auf einzigartige Weise, um sicherzustellen, dass ihr komplizierter Verkaufszyklus frei von manuellen Eingabefehlern ist. Workflow-Genehmigungen zwischen Teams sind mit PandaDoc jetzt einfacher und reibungsloser als je zuvor.

Zudem ist Autodesk in der Lage, PandaDoc über eine offene API problemlos in sein Technologiepaket zu integrieren. Alle ihre Daten aus PandaDoc werden mit Leichtigkeit und Präzision im CRM von Autodesk synchronisiert. Darüber hinaus werden die bereits gesammelten Daten nicht in einem Silo auf dem Markt gehalten, sondern in bestehende, bevorzugte Dashboards übertragen, die von allen Mitarbeitern eingesehen werden können.

Und schließlich freut sich Autodesk darüber, das Content-Repository und die Vorlagenbibliothek von PandaDoc für funktionsübergreifende Projekte nutzen zu können. Designer, Markenmanager und technische Vertriebsmitarbeiter sind begeistert, wie einfach es ist, neue Benutzer in das Tool einzuarbeiten. Dank der übersichtlichen Benutzeroberfläche sind die Mitarbeiter schnell einsatzbereit und müssen keine überflüssigen Schritte beim Erstellen und Versenden von Dokumenten unternehmen. Im Ergebnis ist das Autodesk-Vertriebsteam konsistenter und organisierter als je zuvor, was die Konzentration auf das Erreichen und Übertreffen der Verkaufsziele erleichtert.

„E-Mail ist der Ort, an dem Geschäfte sterben. Die Ersetzung unseres Workflows durch PandaDoc hat unserem Vertriebsteam neues Leben eingehaucht.“

– Manager of Sales Execution Strategy, Travis Evans