Assinatura eletrónica segura?

Asseguramos que as suas assinaturas são autênticas, credíveis e juridicamente vinculativas através do cumprimento dos regulamentos relativos à segurança e rastreabilidade das assinaturas eletrónicas. Pode também tomar medidas adicionais para proteger dados sensíveis através da verificação de assinatura eletrónica qualificada ou do destinatário por código de acesso ou SMS.

Isto significa que podemos enviar de forma segura os seus documentos a destinatários à sua escolha e garantir que estes são os únicos indivíduos que podem assinar a documentação.

Embora forneçamos uma solução de assinatura eletrónica que oferece assinaturas digitais legalmente vinculativas, não nos podemos responsabilizar pela validade dos seus contratos. Consulte especialistas jurídicos para garantir que o seu contrato é juridicamente vinculativo nas jurisdições em causa.

As assinaturas eletrónicas do PandaDoc cumprem os requisitos legais mais rigorosos da UE e dos EUA. Os requisitos exatos da assinatura eletrónica dependem da sua localização e devem ser confirmados mediante aconselhamento jurídico.

Com as assinaturas eletrónicas do PandaDoc, cada ação num documento é monitorizada e registada na pista de auditoria não editável anexada, incluindo cada vez que o documento é enviado, visualizado, impresso, assinado ou recusado, assim como um carimbo de data/hora, endereço IP e endereço de e-mail. Isto significa que é fácil provar onde, quando e quem interagiu com o documento e se este foi adulterado.

Devido à nossa autenticação de ID de terceiros e à encriptação e ao armazenamento seguros de dados, as assinaturas eletrónicas constituem uma prova aceite em tribunal e equivalente à assinatura manual.

As QES devem ser utilizadas quando o remetente pretende garantir a segurança e a conformidade de qualquer assinatura. Esta funcionalidade permite aos utilizadores proteger dados sensíveis e confirmar a identidade do signatário. Esta funcionalidade é essencial principalmente para:

1. Empresas europeias que desejam assegurar a conformidade com o regulamento eIDAS;
2. Organizações de maior dimensão que se preocupam com a proteção dos seus dados, com mais documentos para assinatura e processos internos mais complexos, e sob o olhar atento dos organismos reguladores;
3. Alguns setores regulados que a lei obriga a suportar QES para transações comerciais específicas (integração de uma nova contratação por parte dos RH, imobiliário para a compra e venda de propriedades, cuidados de saúde).

Temos uma parceria com a eID Easy para fornecermos verificação de identidade através dos seguintes prestadores de serviços de confiança (TSP):

• Smart ID
• Mobile ID
• National ID card
• Freja eID
• Chave Movel
• CertEurope
• Certsign
• DIIA
• EvroTrust

O nosso certificado de assinatura eletrónica mostra o nome, as assinaturas/iniciais, o endereço de e-mail verificado e o endereço IP do destinatário. Também inclui carimbos de data/hora que indicam quando o acordo foi concluído e quando ocorreu a verificação por SMS ou código de acesso (se aplicável).

Sim.

A segurança dos seus dados é a nossa maior prioridade. Garantimos a conformidade com a norma SOC Tipo 2 e todos os seus dados terão encriptação de chave pública/assimétrica, tanto quando estiverem em trânsito como quando estiverem inativos.

eIDAS

eIDAS O regulamento eIDAS regula a identificação eletrónica e os serviços de confiança para transações eletrónicas no mercado único europeu. Define três tipos de assinatura eletrónica (SES, AES, QES) e estabelece um enquadramento legal para que pessoas, empresas (especialmente pequenas e médias empresas) e administrações públicas acedam em segurança a serviços e realizem transações digitalmente em todos os Estados-Membros da UE.

Desde a saída do Reino Unido da União Europeia, uma nova forma de regulamentação muito semelhante (Regulamento eIDAS do Reino Unido) é aplicada às assinaturas eletrónicas no Reino Unido.

Assinatura eletrónica padrão ou simples (SES)

A assinatura eletrónica padrão é o tipo mais básico de assinatura eletrónica. O signatário pode escrever ou desenhar o seu nome e não existe uma forma eletrónica de validação da assinatura. Embora este tipo de assinatura seja muito fácil de utilizar, também pode ser facilmente refutado por ser limitado o número de protocolos de segurança implementados para verificação da autenticidade do signatário.

Assinatura eletrónica avançada (AES)

Uma assinatura eletrónica avançada tem de garantir que as assinaturas são associadas ao signatário e que o identificam de forma única. Tem de ser criada com dados de criação de assinatura eletrónica que o signatário possa controlar exclusivamente com um elevado grau de confiança.

Assinatura eletrónica qualificada (QES)

Uma assinatura eletrónica qualificada é uma forma mais restrita de AES e é o único tipo de assinatura com a mesma validade legal que uma assinatura manual. Trata-se de uma assinatura eletrónica avançada acompanhada de um certificado digital qualificado gerado por um dispositivo de criação de assinatura qualificada (QSCD). O QSCD tem de ser emitido por um prestador de serviços de confiança (TSP) da UE qualificado presente na Lista de confiança da União Europeia (EUTL).

Em muitos casos, sim, as assinaturas eletrónicas são válidas e juridicamente vinculativas. Podem aplicar-se exceções específicas, dependendo da sua área de atividade e do caso de utilização, pelo que é importante escolher o tipo correto de assinatura eletrónica de acordo com o peso legal do seu acordo.

Seguem-se os diferentes tipos de assinatura eletrónica e os casos de utilização recomendados:

A assinatura eletrónica simples (SES) pode ser utilizada para documentos com menos requisitos legais.

A assinatura eletrónica qualificada (QES), com o certificado acompanhante, tem a mesma validade legal que uma assinatura manual na UE. As QES são aceites para documentos com requisitos legais estritos e um elevado risco de responsabilidade, incluindo auditorias e contratos de empréstimo e crédito ao consumo.

Nos EUA, a Lei ESIGN indica que as assinaturas eletrónicas podem ser aceites num tribunal, mas exige que os contratos em papel e as assinaturas manuais continuem a ser o método padrão em determinados casos, como o direito familiar, testamentos, fideicomissos e término de benefícios de seguro de saúde. Na UE, apenas a QES acompanhada de um certificado que verifica a identidade do signatário tem a mesma validade legal que as assinaturas manuais.

A legalidade da assinatura eletrónica varia de país para país. Visite as nossas páginas sobre a validade da assinatura eletrónica específicas de cada país (em inglês) para conhecer os passos necessários para criar assinaturas eletrónicas legalmente vinculativas no país em que se encontra.

Sempre. Embora possa descarregar ou exportar os seus documentos assinados, pode também organizá-los no PandaDoc para um acesso mais fácil.

Contudo, se optar por manter os seus registos, lembre-se de que a retenção de registos é um aspeto crucial na utilização de registos eletrónicos.

Terá de armazenar os seus contratos e documentos durante vários anos para cumprir a maioria das normas federais.