Guía de inicio rápido para usuarios

Entre estar al día del mercado y asegurarse de contar con las herramientas y los sistemas adecuados para triunfar, los profesionales se enfrentan hoy a más retos que nunca a la hora de hacer crecer y escalar su negocio.

Los documentos no deberían ser uno de esos retos.

En este artículo te mostramos las mejores prácticas para mantener la calidad y el control de los documentos de tu empresa en PandaDoc.

Anatomía de un documento

Familiarízate con las partes clave de un documento en PandaDoc:

- Bloques

​Los bloques son todas las piezas de contenido que componen tu plantilla.

- Campos

​Los Campos son los espacios que designas para que el destinatario introduzca alguna información.

- Perfiles

Los Perfiles son marcadores de posición que te ayudarán a pre-asignar Campos a futuros destinatarios. Además, puedes rellenar fácilmente la información de tu destinatario en el documento usando las Variables asociadas a un Perfil.

- Variables

Las Variables son marcadores de posición en una plantilla que se rellenan fácilmente cuando se crea un documento. Pueden estar asociados a un Perfil, extraer información de una base de datos o CRM, o simplemente servir como recordatorio para completar algo.

Conoce mejor los Bloques, los Campos, los Perfiles y las Variables:

Crear un documento

Hay dos formas de crear un documento en PandaDoc:

1. Crear un documento a partir de una plantilla

Para crear tu documento desde una plantilla, solo tienes que hacer clic en el botón '+Documento' de la barra de menú superior.

Después, selecciona 'Documento' Si tienes un CRM integrado, también puedes abrir una plantilla directamente desde el CRM.

2. Subir un archivo externo para crear un documento

Si vas a partir de un PDF, un documento de Word u otro archivo de origen, puedes subirlo fácilmente haciendo clic en el botón '+Nuevo'

Personalizar un documento

Una vez que has creado tu documento a partir de una plantilla o de un archivo externo, puedes personalizarlo de las siguientes formas, según lo necesites:

- Añadir nuevos bloques o campos

Añadir más bloques y campos es muy sencillo si lo necesitas. Solo tienes que arrastrarlos y soltarlos.

- Rellenar o cambiar el texto de las variables

Comprueba de un vistazo, desde la barra lateral, que todas tus variables estén rellenadas correctamente.

Si intentas enviar el documento con variables vacías, te avisaremos con una ventana emergente para que puedas completarlas antes de enviarlo.

- Aplicar formato al texto

Cambia el estilo, el tamaño, el color, la alineación, el espaciado y mucho más de la fuente desde la barra de formato superior que aparece al hacer clic en un bloque de texto.

- Añadir contenido desde la biblioteca de contenidos

Añade contenido ya creado desde tu biblioteca de contenidos en unos pocos clics.

- Adjuntar archivos externos

¿Tienes un archivo externo que quieres añadir al documento? ¡Sin problema! Selecciona Subir archivo para incorporarlo como páginas adicionales de tu documento. Selecciona Añadir adjunto* para agregar el archivo como un enlace en el que se puede hacer clic, y que se puede descargar y ver por separado.

*La función Añadir adjunto no está disponible en todos los planes.

- Reasignar campos existentes

¿Cambio de planes? No te preocupes, reasignar campos es muy fácil: solo dos clics.

- Sustituir imágenes

Cambiar imágenes es sencillo. Puedes elegir una de tu biblioteca de imágenes o subirla desde tu dispositivo.

- Revisar el título

Asegúrate de que el título de tu documento sea específico para cada destinatario, así te resultará fácil distinguirlo del resto.

Enviar un documento

Antes de enviar tu documento, conviene revisar que los siguientes ajustes estén como quieres:

1. Añadir destinatarios

Puedes añadir destinatarios en cualquier momento antes de enviar. Cualquier persona que no tenga campos asignados para completar simplemente irá en copia (CC).

2. Definir el orden de firmas

Al activar el orden de firma, controlas el orden en el que el documento llega a cada destinatario. Coloca a los destinatarios en copia al final si solo necesitan enterarse de los documentos ya completados, o al principio si quieres que reciban el documento a la vez que el primer firmante.

3. Configurar el reenvío de documentos y la delegación de firma

Al activar el Reenvío de documentos, permites que tus destinatarios añadan a otras personas. Recibirás una notificación cuando ocurra, y el nuevo destinatario se sumará a la lista, visible para todos.

Al activar el reenvío de firmas, permites que tu destinatario reasigne su campo de firma a otra persona. Esto te ahorra tiempo y complicaciones.

4. Establecer fecha de vencimiento

Poner una fecha de vencimiento en un documento puede animar a tus destinatarios a completar sus campos a tiempo, y te ayuda a hacer valer condiciones o promociones con fecha límite.

5. Configurar recordatorios automáticos

​Los Recordatorios automáticos te ayudan a controlar los documentos pendientes sin tener que mover un dedo.

6. Elegir el método de envío

​Recomendamos el envío por correo electrónico, ya que es el método más sencillo y seguro, pero también tienes la opción de compartir mediante un enlace que puedes copiar y pegar en un correo electrónico o un mensaje de texto. La firma presencial* es también una gran opción cuando la necesitas.

Conseguir que completen tus documentos

Tenemos funciones diseñadas para ayudarte a conseguir documentos firmados más rápido:

- Enviar un recordatorio manual

Puedes enviar un recordatorio manual a un destinatario concreto en cualquier momento, además de los recordatorios automáticos o en lugar de ellos.

- Usar la Traza de auditoría

Consulta el historial de cambios de un documento en tiempo real desde la Traza de auditoría.

- Revisar los Análisis

¡Los Análisis van aún más allá! Aquí puedes ver la actividad de cada destinatario y de cada página. Esto te ayuda a saber cuándo puede ser el mejor momento para enviar un recordatorio o un chat.

Haz seguimiento de tus documentos

Controla todos tus documentos, desde el borrador hasta el documento finalizado, en la página de inicio, y mantenlos organizados en la pestaña Documentos.

- Inicio

La página de inicio te permite ver el estado de los documentos de un vistazo y te mantiene al día con la barra lateral de la línea de tiempo en directo.

- Pestaña Documentos

La Pestaña Documentos facilita organizar y localizar tus documentos mediante carpetas, etiquetas y filtros.

Conclusión y próximos pasos

A medida que tu trabajo evoluciona, te recomendamos revisar tus flujos de trabajo documentales con regularidad para sacar el máximo partido a PandaDoc.

Te animamos a seguir aprendiendo con los cursos y las sesiones de consulta de la PandaDoc Learning Academy.