Digitale Signatur oder elektronische Signatur: Unterschiede und Anwendungsfälle im Überblick

Was ist eine elektronische Signatur und wie funktioniert sie?

Elektronische Signaturen zeigen, dass eine Person ein Dokument unterschreiben möchte. Sie sind damit das digitale Gegenstück zur handschriftlichen Unterschrift. „E-Signatur“ bedeutet dasselbe: Jeder elektronische Vorgang, der die Zustimmung zu einer Vereinbarung oder einem Dokument ausdrückt. Elektronische Signaturen sind in den meisten Ländern rechtlich anerkannt. In den USA wurde die Rechtsgültigkeit des ESIGN Act auf Bundesebene festgelegt. UETA hat diese Anerkennung auf alle teilnehmenden Bundesstaaten ausgeweitet. In der EU bildet die eIDAS-Verordnung den maßgeblichen Rechtsrahmen für elektronische Signaturen. Für eine rechtsgültige elektronische Signatur benötigen Sie keine kryptografische Technologie, sondern drei Voraussetzungen: die eindeutige Absicht, zu unterschreiben, eine Möglichkeit, die Signatur einer bestimmten Person zuzuordnen, und einen Nachweis des Signaturvorgangs.
Deshalb können elektronische Signaturen viele verschiedene Formen annehmen und dennoch rechtlich gültig sein:

• Ihren Namen in ein Unterschriftsfeld eingeben

• Ihre Unterschrift mit einem Stift oder dem Finger schreiben

• Auf „Ich stimme zu“ klicken oder ein Zustimmungsfeld ankreuzen

• Geben Sie einen einmaligen Code ein, der Ihnen per E-Mail oder auf Ihr Handy gesendet wurde

Alle diese Methoden erfüllen die rechtlichen Anforderungen für die meisten geschäftlichen Vereinbarungen, darunter Verträge, Angebote, Offerten und Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs).

Entscheidender als die Form ist der zugehörige Nachweis: Wer hat unterschrieben, wann erfolgte die Unterschrift und welchen Bedingungen wurde zugestimmt?

Im Wesentlichen ist eine elektronische Signatur jede Handlung, mit der Ihr Empfänger bestätigt, dass er das Dokument gelesen und akzeptiert hat. Diese Handlung wird erfasst, mit einem Zeitstempel versehen und gespeichert.

Was ist eine digitale Signatur und wie funktioniert sie?

Während eine elektronische Signatur die Absicht zur Zustimmung festhält, liefert eine digitale Signatur den technischen Nachweis dafür.

So funktioniert es. Wenn jemand ein Dokument digital signiert, erzeugt die Software einen eindeutigen kryptografischen Hashwert, der wie ein Fingerabdruck den exakten Inhalt des Dokuments abbildet. Der Hashwert wird anschließend mithilfe des privaten Schlüssels des Unterzeichners signiert. So entsteht die digitale Signatur.

Jeder, der das Dokument erhält, kann mithilfe des öffentlichen Schlüssels des Unterzeichners die Signatur prüfen und zwei Dinge bestätigen: dass der Hashwert mit dem aktuellen Stand des Dokuments übereinstimmt und dass der zum Signieren verwendete private Schlüssel der richtigen Person zugeordnet ist.

Dieser Prozess basiert auf einer Public-Key-Infrastruktur (PKI). Man kann es sich so vorstellen:

PKI funktioniert wie ein Wachssiegel auf einem Brief. Der private Schlüssel des Unterzeichners ist der einzigartige Siegelstempel, über den nur diese Person verfügt. Der öffentliche Schlüssel entspricht dem Abdruck des Siegels. Jeder kann ihn prüfen und bestätigen, dass er von genau diesem Siegelstempel stammt. Wird der Brief nach dem Versiegeln manipuliert, wird das Siegel gebrochen. Genau das leistet PKI bei Dokumenten: Sie erzeugt ein überprüfbares Siegel, an dem Manipulationen erkennbar sind. So lässt sich nachweisen, wer das Dokument signiert hat und dass es nach der Signatur nicht verändert wurde.

Damit eine digitale Signatur als vertrauenswürdig gilt, braucht es außerdem eine Zertifizierungsstelle (CA). Diese unabhängige, geprüfte Stelle stellt das digitale Zertifikat aus, das die Identität des Unterzeichners bestätigt, und überprüft dessen Gültigkeit. Aus diesem Grund erfordern digitale Signaturen einen höheren Einrichtungsaufwand und sind teurer als herkömmliche elektronische Signaturen. Sie erfassen nicht nur eine Unterschrift, sondern bauen eine Kette verifizierter Identitäten auf.

Zusammen bieten diese Mechanismen drei Sicherheitsgarantien, die eine herkömmliche elektronische Signatur allein nicht bieten kann:

• Authentifizierung: Die Identität des Unterzeichners wurde überprüft

• Integrität: Das Dokument wurde seit der Unterzeichnung nicht verändert

• Nichtabstreitbarkeit: Der Unterzeichner kann später nicht leugnen, dass er unterschrieben hat

Diese Sicherheitsgarantien machen digitale Signaturen zum Standard in Bereichen mit besonders hohen Sicherheitsanforderungen, etwa bei Finanztransaktionen, rechtlichen Vereinbarungen, der Zulassung von Arzneimitteln und der Softwareverteilung. Für Unternehmen, die strengen regulatorischen Vorgaben unterliegen, erfüllen qualifizierte elektronische Signaturen auf Basis dieser Technologie die höchsten rechtlichen Anforderungen.

Wann Sie eine digitale Signatur und wann eine elektronische Signatur verwenden sollten

Die beiden Technologien ergänzen sich. Beide erfüllen jedoch unterschiedliche Zwecke. Wenn Sie die falsche Signaturart wählen, kann dies zu Compliance-Lücken führen oder den Ablauf für Ihre Vertragspartner unnötig erschweren.

Entscheidend ist, dass elektronische Signaturen den rechtlichen Anforderungen genügen, wenn der Nachweis der Zustimmung und eine lückenlose Dokumentation aller relevanten Vorgänge ausreichen. Digitale Signaturen sind erforderlich, wenn gesetzliche oder regulatorische Vorgaben ausdrücklich einen kryptografischen Identitätsnachweis und den Nachweis der Unverändertheit des Dokuments verlangen, nicht nur den Nachweis der Zustimmung.

Verwenden Sie elektronische Signaturen für gängige Geschäftsdokumente.

Für die meisten Geschäftsvereinbarungen ist eine elektronische Signatur rechtlich ausreichend, lässt sich schneller einholen und entspricht genau den Erwartungen Ihres Vertragspartners.

Wenn ein Dokument unter den ESIGN Act, die UETA oder die Kategorie der einfachen elektronischen Signatur gemäß eIDAS fällt und es vor allem darum geht, nachvollziehbar festzuhalten, wer was wann akzeptiert hat, reicht eine elektronische Signatur aus.

Typische Anwendungsfälle für elektronische Signaturen:

• Angebote und Kostenvoranschläge.Zentrale Anwendung von PandaDoc Ihr Kunde bestätigt seine Zustimmung mit seiner Unterschrift. Rechtlich entscheidend ist allein die Absicht zu unterschreiben. Je schneller der Vertrag unterzeichnet wird, desto höher ist die Abschlussquote.

• Unterlagen zur Einstellung und Einarbeitung. Bei Stellenangeboten, der Auswahl von Zusatzleistungen und der Bestätigung von Richtlinien muss nachweisbar sein, dass Mitarbeitende die Bedingungen zur Kenntnis genommen und akzeptiert haben. Ein Prüfprotokoll mit Zeitstempel erfüllt diese Anforderung.

• Geheimhaltungsvereinbarungen und allgemeine Verträge. Bei den meisten kommerziellen Geheimhaltungsvereinbarungen und Dienstleistungsverträgen zwischen Unternehmen genügen in den USA und den meisten EU-Mitgliedstaaten die Absicht sowie ein nachprüfbarer Prüfpfad, um die rechtlichen Anforderungen zu erfüllen.

• Kundenvereinbarungen und Einwilligungserklärungen. Klicks zur Bestätigung der Unterschrift und das Akzeptieren per Kontrollkästchen sind bei Nutzungsbedingungen, Datenschutzeinwilligungen und ähnlichen Vereinbarungen rechtsgültig, sofern der Vorgang protokolliert wird.

• Lieferantenverträge und Beschaffungsunterlagen. Bei der Aufnahme neuer Lieferanten, Bestellungen und Standardlieferantenverträgen gelten elektronische Signaturen als branchenüblich und rechtlich ausreichend, da das damit verbundene Risiko überschaubar ist.

• Serviceverträge Bei laufenden Dienstleistungsverträgen, bei denen beide Parteien bekannt sind und bereits eine Geschäftsbeziehung besteht, ermöglichen elektronische Signaturen einen schnellen Vertragsabschluss, ohne die Rechtsgültigkeit zu beeinträchtigen.

Verwenden Sie digitale Signaturen, wenn Dokumente eine kryptografische Überprüfung erfordern.

Für manche Dokumente gelten gesetzliche oder regulatorische Vorgaben, die über den bloßen Nachweis der Zustimmung hinausgehen.

Sie verlangen den Nachweis, dass eine bestimmte, verifizierte Person das Dokument unterzeichnet hat und dass es danach nicht verändert wurde. Für diese Anwendungsfälle sind digitale Signaturen erforderlich.

Situationen, in denen digitale Signaturen die richtige Wahl sind:

• Finanztransaktionen. Für Überweisungen, Kreditverträge und Wertpapierdokumente gelten häufig regulatorische Vorgaben, die eine kryptografische Identitätsprüfung der Unterzeichnenden verlangen. Ein bloßer Nachweis der Zustimmung reicht dann nicht aus.

• Beschaffungen im Regierungs- und Verteidigungsbereich. Bei US-Bundesaufträgen und Verträgen im Verteidigungssektor müssen digitale Signaturen häufig den NIST-Standards entsprechen. Das gilt insbesondere für Dokumente, die über Systeme wie SAM.gov eingereicht werden, oder für Verträge im Rahmen von Beschaffungsprozessen des Verteidigungsministeriums.

• Grenzüberschreitende EU-Vereinbarungen, die eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) erfordern. Nach der eIDAS-Verordnung erfordern bestimmte Vereinbarungen mit hohen rechtlichen Anforderungen eine qualifizierte elektronische Signatur (QES). Sie bietet das höchste rechtliche Sicherheitsniveau und basiert auf digitaler Signaturtechnologie, die von einem in der EU zugelassenen Vertrauensdiensteanbieter bereitgestellt wird.

• Dokumente aus den Bereichen Pharmazie und Biowissenschaften. 21 CFR Part 11, die FDA-Vorschrift zur Regelung elektronischer Aufzeichnungen, schreibt vor, dass Signaturen auf regulierten Dokumenten bestimmte kryptografische und Prüfungsstandards erfüllen müssen. Digitale Signaturen erfüllen diese Anforderung, einfache elektronische Signaturen in der Regel nicht.

• Signierung von Software-Code. Entwickler nutzen digitale Signaturen, um zu überprüfen, ob der Code authentisch ist und zwischen der Veröffentlichung und der Installation nicht verändert wurde. Die gleiche Anforderung an die Manipulationssicherheit, die für wichtige rechtliche und finanzielle Dokumente gilt, trifft auch auf die Softwareverteilung zu.

Rechtsschriften in Verfahren mit hoher Tragweite. Bei Gericht eingereichten Dokumenten, notariell beglaubigten Unterlagen und grenzüberschreitenden Rechtsvereinbarungen ist häufig eine lückenlos nachvollziehbare Identitätskette erforderlich. Diese lässt sich nur mit einer digitalen Signatur gewährleisten, die auf einem Zertifikat einer Zertifizierungsstelle basiert.

Compliance-Anforderungen: Wenn gesetzlich vorgeschrieben ist, welche Signaturart Sie benötigen

Bei den meisten Geschäftsdokumenten können Sie je nach Workflow und Risikobereitschaft zwischen einer elektronischen und einer digitalen Signatur wählen. Bei manchen Dokumenten ist die Signaturart bereits vorgeschrieben.

In den nachstehenden Vorschriften ist festgelegt, welche Branchen und Transaktionsarten konkret betroffen sind. Dieser Abschnitt erläutert die allgemeinen Anforderungen der jeweiligen Vorschriften. Welche davon auf Ihren konkreten Fall zutreffen, sollten Sie mit Ihrer Rechtsberatung klären.

eIDAS und die EU: Wann Sie eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) benötigen

Die eIDAS-Verordnung, der maßgebliche EU-Rechtsrahmen für elektronische Signaturen, unterscheidet drei Stufen der rechtlichen Anerkennung. Welche Signaturstufe ein Dokument erfordert, hängt vom Risikograd der Transaktion und in manchen Fällen auch davon ab, in welchem EU-Mitgliedstaat es unterzeichnet wird.

• Einfache elektronische Signatur (EES) Jede elektronische Form der Zustimmung, etwa durch Eingabe eines Namens, Aktivieren eines Kontrollkästchens oder Klicken. Geeignet für alltägliche Dokumente mit geringem Risiko, bei denen vor allem die Zustimmung dokumentiert werden muss.

• Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) Eindeutig mit der unterzeichnenden Person verknüpft, geeignet, ihre Identität festzustellen, und mit Daten erstellt, die ausschließlich ihrer Kontrolle unterliegen. Hat eine höhere rechtliche Beweiskraft und eignet sich für Dokumente, bei denen die eindeutige Zuordnung der Unterschrift wichtiger ist als bei einem gewöhnlichen Geschäftsvertrag.

• Qualifizierte elektronische Signatur (QES) Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist die höchste Signaturstufe nach der eIDAS-Verordnung und einer handschriftlichen Unterschrift in allen EU-Mitgliedstaaten rechtlich gleichgestellt. Erfordert ein qualifiziertes Zertifikat, das von einem in der EU-Vertrauensliste aufgeführten Vertrauensdienstleister ausgestellt wurde.

Zu den Geschäftsvorgängen, für die häufig eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) erforderlich ist, gehören bestimmte Arbeitsverträge in der EU, Immobilientransaktionen in einzelnen Mitgliedstaaten, Dokumente im regulierten Finanzdienstleistungssektor und grenzüberschreitende Rechtsvereinbarungen, bei denen die vollständige rechtliche Gleichstellung mit einer handschriftlichen Unterschrift erforderlich ist. PandaDoc unterstützt qualifizierte elektronische Signaturen für Unternehmen, die die Anforderungen der eIDAS-Verordnung erfüllen müssen.

ESIGN, UETA und US-Recht: Was elektronische Signaturen dürfen und was nicht

Gemäß dem ESIGN Act und dem UETA sind elektronische Signaturen für die meisten geschäftlichen Transaktionen in den Vereinigten Staaten gültig. Bei den meisten geschäftlichen Vereinbarungen, wie beispielsweise Verträgen, Angeboten, Lieferantenvereinbarungen und Arbeitsverträgen, erfüllt eine elektronische Standardunterschrift mit einem vollständigen Prüfpfad die gesetzlichen Anforderungen.

Es gibt Ausnahmen. ESIGN und UETA sehen ausdrücklich bestimmte Dokumentarten vor, bei denen weiterhin eine handschriftliche Unterschrift erforderlich ist:

• Testamente und Nachträge

• Adoptionsunterlagen

• Scheidungsvereinbarungen

• Gerichtsbeschlüsse

• Bestimmte Hinweise gemäß dem Verbraucherkreditgesetz 

In diesen Fällen kann keine elektronische Signatur, unabhängig davon, wie sie abgesichert ist, eine handschriftliche Unterschrift ersetzen.

Gesundheitswesen. HIPAA verbietet elektronische Signaturen nicht und schreibt für die meisten Transaktionen im Gesundheitswesen keine digitalen Signaturen vor. Der Signaturprozess muss eine angemessene Nachverfolgbarkeit durch Audit-Trails und Zugriffskontrollen gewährleisten, die den Sicherheitsanforderungen Ihrer Organisation entsprechen. Welche Anforderungen für ein bestimmtes Dokument oder einen konkreten Workflow gelten, sollten Sie mit Ihrem Compliance-Beauftragten oder Ihrer Rechtsberatung klären, statt sich auf allgemeine Empfehlungen zu verlassen.

Behörden- und Bundesaufträge. Viele US-Bundesbehörden verlangen digitale Signaturen, die durch ein PKI-basiertes Zertifikat gemäß den FISMA- und NIST-Standards abgesichert sind. Die Vorschriften auf Landes- und Kommunalebene unterscheiden sich erheblich. Wenn Ihr Unternehmen öffentliche Aufträge des Bundes abwickelt, klären Sie vor der Unterzeichnung mit dem zuständigen Vertragsbeauftragten, welche Signaturanforderungen gelten.

21 CFR Teil 11: Biowissenschaften und Pharmazie

Die Vorschrift 21 CFR Part 11 der FDA regelt elektronische Aufzeichnungen und elektronische Signaturen in den Bereichen Biowissenschaften und Pharmazie. Nach Part 11 sind elektronische Signaturen zulässig, müssen jedoch bestimmte technische Anforderungen erfüllen. Jede Signatur muss eindeutig einer Person zugeordnet sein, unter deren alleiniger Kontrolle stehen und mit dem zugehörigen elektronischen Datensatz verknüpft sein.

Viele Pharma- und Life-Sciences-Unternehmen nutzen digitale Signaturen, um die Anforderungen von Part 11 zu erfüllen. Die kryptografischen Sicherheitsmechanismen digitaler Signaturen erfüllen die Anforderungen von Part 11 an Eindeutigkeit und Kontrolle: Sie ermöglichen eine verifizierte Identität, machen nachträgliche Änderungen erkennbar und gewährleisten ein vollständiges Prüfprotokoll. Je nach Umsetzung bieten einfache elektronische Signaturen diese Sicherheit möglicherweise nicht.

Bereichen Life Sciences und Pharmazie, die gemäß den Anforderungen von 21 CFR Part 11 arbeiten.

Sind digitale und elektronische Signaturen rechtsverbindlich?

Sind digitale und elektronische Signaturen rechtsverbindlich?

Ja, beide sind in den meisten Teilen der Welt rechtsverbindlich. Das gilt auch für automatisierte Signaturen. Allerdings ist „rechtsverbindlich“ keine Eigenschaft, die ein Signaturtyp an sich besitzt. Ob Gerichte und Aufsichtsbehörden eine Signatur als rechtsgültig anerkennen, hängt von den dafür vorliegenden Nachweisen ab.

Drei Voraussetzungen sind entscheidend für die Rechtsgültigkeit einer elektronischen Signatur: Der Nachweis, dass die unterzeichnende Person unterschreiben wollte, Belege für die eindeutige Zuordnung der Signatur zu einer bestimmten Person und die Bestätigung, dass das Dokument seit der Unterzeichnung nicht verändert wurde.

Sowohl elektronische als auch digitale Signaturen können alle drei Anforderungen erfüllen. Digitale Signaturen bieten durch kryptografische Nachweise ein höheres Maß an Sicherheit. Für die meisten geschäftlichen Vereinbarungen reicht jedoch eine gut dokumentierte elektronische Signatur aus.

In den USA bestätigen der ESIGN Act und UETA die Rechtsgültigkeit elektronischer Signaturen bei den meisten geschäftlichen Transaktionen. In der EU regelt die eIDAS-Verordnung elektronische und digitale Signaturen. Qualifizierte elektronische Signaturen (QES) bieten dabei das höchste rechtliche Sicherheitsniveau.

Die Plattform von PandaDoc entspricht folgenden Standards:

• ESIGN Act (U.S.)

• UETA (U.S.)

• eIDAS (EU)

• SOC-2-Typ-II-Standards

Es gelten einige Ausnahmen. In den USA ist für bestimmte Dokumente weiterhin eine handschriftliche Unterschrift erforderlich. Dazu gehören Testamente, Adoptionsunterlagen, Scheidungsvereinbarungen sowie einige Formulare zur Wählerregistrierung und Steuererklärung.

Digitale vs. elektronische Signaturen

Abschließende Gedanken

Elektronische Signaturen und digitale Signaturen sind keine austauschbaren Begriffe. Die E-Signatur dokumentiert die Zustimmung, die digitale Signatur bestätigt die Identität und erkennt nachträgliche Änderungen.

Für die meisten Geschäftsvereinbarungen reicht eine elektronische Signatur mit lückenloser Dokumentation aller relevanten Vorgänge aus. In regulierten Branchen und bei besonders wichtigen Transaktionen bietet die Technologie digitaler Signaturen zusätzliche Sicherheit, um strengere rechtliche Anforderungen zu erfüllen.

PandaDoc unterstützt beides. Unsere integrierten elektronischen Signaturen entsprechen den gesetzlichen Anforderungen von ESIGN, UETA und eIDAS, und wir unterstützen qualifizierte elektronische Signaturen für Organisationen, die ein Höchstmaß an rechtlicher Anerkennung benötigen. Ganz gleich, ob Sie ein Angebot erstellen und versenden, einen Vertrag abschließen oder eine regulierte Vereinbarung umsetzen – all das können Sie über eine einzige Plattform erledigen.

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Haftungsausschluss

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Ursprünglich veröffentlicht am 30. August 2016, aktualisiert am 12. Juni 2025