Sie erledigen bereits die Arbeit von drei Personen.

Gerade schließen Sie noch einen Deal ab, im nächsten Moment wandeln Sie chaotische Gesprächsnotizen in eine Follow-up-E-Mail um, die nicht zu aufdringlich wirkt. Dann starren Sie auf ein Dashboard und fragen sich, wie Sie die tatsächlichen Änderungen der Woche erklären sollen – ohne 30 Minuten damit zu verbringen, alles für Ihr Team oder die kleinen Unternehmen, mit denen Sie arbeiten, mühsam aufzuschreiben.

KI zu verstehen steht wahrscheinlich nicht ganz oben auf Ihrer Prioritätenliste – besonders, wenn Sie Kleinunternehmer, Gründer oder Teil eines Startups sind.

Aber hier ist etwas, das Ihnen kaum jemand sagt: KI müssen Sie nicht erst lernen oder studieren. Sie hilft Ihnen einfach, zeitfressende Aufgaben wie Schreiben, Organisieren, Zusammenfassen und andere wiederkehrende Tätigkeiten schneller zu erledigen, sodass Sie sich auf die Entscheidungen konzentrieren können, die wirklich Ihre Aufmerksamkeit erfordern. Diese Tools basieren auf künstlicher Intelligenz, KI-Systemen und großen Sprachmodellen.

In diesem Beitrag erfahren Sie, was KI-Prompts sind, wie Sie drei Aufgaben direkt mit KI erledigen können und welche einfachen Gewohnheiten kleine und mittelständische Unternehmen erfolgreich machen.

Und wenn Sie die Phase des Ausprobierens lieber überspringen möchten, haben wir das KMU-KI-Toolkit mit fertigen Prompts entwickelt, die Sie noch heute kopieren und einsetzen können.

Was wir eigentlich mit „KI-Prompts” meinen

Ein Prompt ist einfach die Anweisung, die Sie einem KI-Tool wie ChatGPT, Gemini oder anderen generativen KI-Plattformen geben. Mehr ist es nicht.

Es ist nichts Technisches, kein Code – Sie sagen dem Tool einfach in klarer Sprache, was Sie brauchen.

Stellen Sie sich vor, Sie delegieren an einen besonders kompetenten Assistenten – ein einfacher Auftrag wie „Schreibe eine E-Mail“ ergibt meist nur ein recht allgemeines Ergebnis.

Formulieren Sie es so: „Schreibe eine dreiteilige Nachfass-E-Mail an einen potenziellen Kunden, der unsere Demo mochte, sich aber nicht mehr gemeldet hat – locker im Ton, mit klaren nächsten Schritten.“ So erhalten Sie ein Ergebnis, das Sie sofort einsetzen können.

Prompts, die tatsächlich verwertbare Ergebnisse liefern, enthalten einige wesentliche Elemente:

  • Wer Sie sind und welche Rolle Sie übernehmen. Sales Manager? Gründer, der an sein Team schreibt? Vertriebsleiter, der ein Update erstellt? Dieser Kontext bestimmt Ton und Aufbau.
  • Was Sie der KI zur Verfügung stellen. Ihre Notizen aus einem Verkaufsgespräch. Ein Brainstorming, wie Ihr Prozess abläuft. Ein Ausschnitt aus Ihrer Tabelle. Alles, was Sie haben – fügen Sie es ein.
  • Überlegen Sie, wozu Sie die Informationen verwenden möchten – zum Beispiel für eine Follow-up-E-Mail, eine Zusammenfassung in Stichpunkten oder eine einseitige Checkliste. Je genauer Sie Ihre Vorgaben machen, desto weniger Nacharbeit fällt später an.

Sie bitten die KI nicht, Entscheidungen für Sie zu treffen. Sie nutzen sie, um das Rohmaterial, das Sie bereits haben, in etwas Ausgefeiltes und Fertiges zu verwandeln.

Drei alltägliche Aufgaben, die Sie in Prompts umwandeln können

Sie müssen nicht Ihre gesamte Arbeitsweise ändern. Suchen Sie sich einfach eine wöchentliche Aufgabe aus und sehen Sie, ob KI die dafür benötigte Zeit halbieren kann.

1. Sales-Follow-ups, die nicht Ihren ganzen Nachmittag beanspruchen

Das Gespräch lief gut, Sie haben einige Notizen gemacht. Jetzt steht eine Follow-up-E-Mail an, und Sie starren auf einen leeren Entwurf, während Sie überlegen, wie Sie professionell wirken, ohne einen Roman zu schreiben oder zu aufdringlich zu wirken.

Hier verlieren viele Menschen Zeit, die sie eigentlich nicht haben.

So geht’s schneller

Fügen Sie Ihre Notizen in ein KI-Tool wie ChatGPT ein und bitten Sie um eine kurze Zusammenfassung mit den nächsten Schritten. In etwa 10 Sekunden erhalten Sie einen soliden ersten Entwurf. Danach personalisieren Sie ihn, passen ihn an Ihre Zielgruppe und idealen Kunden an, fügen ein Detail hinzu, das Authentizität verleiht, justieren den Ton, sodass er wie Sie klingt – und fertig.

Empfehlenswert: Das SMB-KI-Toolkit enthält komplette Follow-up- und Closing-Prompts, die von echten Vertriebsteams erstellt wurden – so fangen Sie nicht jedes Mal bei null an

.

2. „Wie wir das machen“ in ein Prozessdokument verwandeln, dem die Leute wirklich folgen können

Derzeit existiert Ihr Onboarding-Prozess nur in Ihrem Kopf und vielleicht in einem Slack-Thread von vor sechs Monaten. Ihr Rechnungsstellungs-Workflow läuft nach dem Motto: „Einfach machen, wie wir es immer tun.“ Kundenübergaben bestehen aus weitergeleiteten E-Mail-Ketten ohne klare Anweisungen.

Es funktioniert gut, bis jemand Neues ins Team kommt, Sie krankheitsbedingt ausfallen oder Sie merken, dass Sie denselben Prozess diesen Monat schon viermal verschiedenen Personen erklärt haben.

Die Lösung: Schreiben Sie zunächst alle Schritte ungeordnet auf – es muss nicht perfekt sein – und lassen Sie die KI daraus eine einfache Checkliste oder ein einseitiges Standardarbeitsverfahren (SOP) erstellen. So erhalten Sie eine bearbeitbare Struktur, statt eines leeren Google-Dokuments, das Sie immer wieder aufschieben.

3. Machen Sie aus Dashboards einfache Updates, mit denen Ihr Team direkt arbeiten kann

Ihr CRM liefert alle Zahlen, Ihre Tabellen alle Daten. Was fehlt, ist eine klare Zusammenfassung, die Sie Ihrem Team direkt weitergeben können – ohne 20 Minuten damit zu verbringen, zu überlegen, wie Sie sagen: „Die Pipeline wächst, aber die Abschlussquoten sinken“, ohne Panik zu verbreiten.

Fügen Sie einen Ausschnitt Ihrer Daten ein und bitten Sie die KI um drei bis fünf Stichpunkte zu Änderungen, Trends und wichtigen Punkten, die Sie im Blick behalten sollten. So erhalten Sie einen Ausgangspunkt, der deutlich einfacher zu bearbeiten ist, als alles von Grund auf neu zu schreiben und zwischen mehreren Tabs zu wechseln.

Empfehlenswert:Vertriebsteams tun dies jede Woche.Das SMB-KI-Toolkitenthält die vollständige Prompt-Vorlage, wenn Sie etwas Wiederverwendbares wünschen.

Einfache Gewohnheiten, die Prompts effektiver machen

Sie müssen kein KI-Experte werden. Es genügen ein paar einfache Gewohnheiten, um aus „das ist irgendwie hilfreich“ ein „das hat mir gerade eine Stunde gespart“ zu machen.

  • Fangen Sie mit einer Sache an. Wählen Sie einen Workflow, einen Prompt oder eine Aufgabe aus, die Sie jede Woche erledigen und die länger dauert, als sie sollte. Versuchen Sie nicht, Ihren gesamten Job auf einmal zu automatisieren. Testen Sie zunächst eine Sache, prüfen Sie, ob sie funktioniert, und gehen Sie dann zur nächsten über.
  • Geben Sie der KI zuerst Kontext, bevor Sie ein Ergebnis anfordern. So kann sie die Resultate besser auf Ihre Zielgruppe, Demografie und spezifischen Herausforderungen zuschneiden. „Ich bin Sales Manager und schreibe eine Follow-up-E-Mail an einen Interessenten nach einer Demo“ liefert deutlich bessere Ergebnisse als nur „Schreibe eine Follow-up-E-Mail“. Je mehr Kontext Sie von Anfang an liefern, desto weniger müssen Sie später korrigieren.
  • Seien Sie genau, welches Format Sie benötigen. Zum Beispiel: „Gib mir drei Stichpunkte“, „halte es unter 200 Wörtern“ oder „erstelle eine nummerierte Checkliste“. Je präziser Ihre Anweisungen, desto eher liefert die KI Ergebnisse, die Sie ohne großen Bearbeitungsaufwand nutzen können.
  • Bearbeiten Sie die Ergebnisse immer. KI bringt Sie zwar zu 80 % ans Ziel, aber Sie müssen noch Details hinzufügen, den Ton anpassen und prüfen, dass alles korrekt ist. Betrachten Sie das Ergebnis als ersten Entwurf, nicht als fertiges Produkt.
  • Fügen Sie keine sensiblen Daten in kostenlose Tools ein. Kundennamen, Preisinformationen, Vertragsbedingungen – wenn die Daten vertraulich sind, nutzen Sie ein sicheres KI-Tool oder ersetzen Sie die echten Angaben zunächst durch Platzhalter.

Das KMU-KI-Toolkit geht noch genauer auf Best Practices und den Aufbau von Prompts ein. Wenn Sie jedoch einfach diesen fünf Gewohnheiten folgen, ziehen Sie bereits den größten Nutzen – ohne sich den Kopf zu zerbrechen.

Sie müssen das nicht alleine herausfinden

Sehen Sie es so: Sie könnten Wochen damit verbringen, Prompts zu testen, um herauszufinden, was funktioniert. Oder Sie nutzen Prompts, die erfahrene Sales- und Operations-Führungskräfte wachsender Unternehmen bereits erfolgreich getestet und optimiert haben.

Genau aus diesem Grund haben wir das KMU-KI-Toolkit entwickelt. Es enthält sofort einsatzbereite Vorlagen für Follow-ups, Prozessdokumentationen, KPI-Zusammenfassungen, Vertragsarbeiten und vieles mehr – einfach kopieren, einfügen und noch heute loslegen.

Keine Einrichtung. Kein Lernaufwand. Einfach Prompts, die funktionieren.

Laden Sie sich das KMU-KI-Toolkit herunter