Schnellstartanleitung für Nutzer

Zwischen den stetigen Veränderungen des Marktes und der Notwendigkeit, über die richtigen Tools und Systeme zu verfügen, stehen Unternehmen heute vor größeren Herausforderungen denn je, wenn es darum geht, ihr Geschäft auszubauen und zu skalieren.

Dokumente sollten dabei keine zusätzliche Herausforderung sein.

In diesem Artikel erfahren Sie, mit welchen Best Practices Sie die Qualität und Kontrolle Ihrer Geschäftsdokumente in PandaDoc sicherstellen.

Der Aufbau eines Dokuments

Machen Sie sich mit den wichtigsten Bestandteilen eines PandaDoc Dokuments vertraut:

- Blöcke

​Blöcke umfassen alle Inhalte, aus denen Ihre Vorlage aufgebaut ist.

- Felder

​Felder sind vordefinierte Bereiche, in die Empfänger Informationen eingeben können.

- Rollen

Rollen sind Platzhalter, mit denen Sie Felder vorab zukünftigen Empfängern zuweisen können. Außerdem können Sie mithilfe von Variablen, die mit einer Rolle verknüpft sind, Empfängerinformationen ganz einfach in das Dokument übernehmen.

- Variablen

Variablen sind Platzhalter in einer Vorlage, die beim Erstellen eines Dokuments automatisch mit den entsprechenden Informationen ausgefüllt werden können. Sie können mit einer Rolle verknüpft sein, Informationen aus einer Datenbank oder einem CRM übernehmen oder als einfache Erinnerung dienen, bestimmte Angaben auszufüllen.

Lernen Sie Blöcke, Felder, Rollen und Variablen besser kennen:

Erstellen eines Dokuments

In PandaDoc gibt es zwei Möglichkeiten, ein Dokument zu erstellen:

1. Ein Dokument aus einer Vorlage erstellen

Um ein Dokument aus einer Vorlage zu erstellen, klicken Sie zunächst in der oberen Menüleiste auf die Schaltfläche „+ Dokument“.

Wählen Sie anschließend „Dokument“ aus. Wenn Sie ein CRM integriert haben, können Sie eine Dokumentvorlage auch direkt aus Ihrem CRM erstellen.

2. Eine externe Datei hochladen, um ein Dokument zu erstellen

Wenn Sie mit einer PDF-Datei, einem Word-Dokument oder einem anderen Dateiformat arbeiten möchten, können Sie diese nach einem Klick auf die Schaltfläche „+ Neu“ ganz einfach hochladen.

Ein Dokument anpassen

Nachdem Sie Ihr Dokument aus einer Vorlage erstellt oder eine externe Datei hochgeladen haben, können Sie es bei Bedarf auf folgende Weise anpassen:

- Neue Blöcke oder Felder hinzufügen

Bei Bedarf können Sie ganz einfach weitere Blöcke und Felder hinzufügen. Einfach per Drag-and-drop.

- Text in Variablen eingeben oder ändern

In der Seitenleiste sehen Sie auf einen Blick, ob alle Variablen korrekt ausgefüllt sind.

Wenn Sie versuchen, ein Dokument mit leeren Variablen zu versenden, erscheint ein Hinweisfenster. So können Sie sicherstellen, dass alle Variablen ausgefüllt sind, bevor Sie das Dokument versenden.

- Text formatieren

Ändern Sie Schriftart, Schriftgröße, Farbe, Ausrichtung, Zeilenabstand und weitere Formatierungen über die Formatierungsleiste, die angezeigt wird, sobald Sie auf einen Textblock klicken.

- Preistabelle fertigstellen

In der Preistabelle können Sie Produkte, Preise, Mengen, Rabatte und weitere Einstellungen bei Bedarf schnell anpassen.

Inhalte aus der Inhaltsbibliothek hinzufügen

Fügen Sie mit wenigen Klicks vorgefertigte Inhalte aus Ihrer Inhaltsbibliothek hinzu.

- Externe Dateien hinzufügen und anhängen

Möchten Sie dem Dokument eine externe Datei hinzufügen? Kein Problem! Klicken Sie auf „Datei hochladen“, um die Datei als zusätzliche Seite in Ihr Dokument einzufügen. Wählen Sie „Anhang hinzufügen“* aus, um Ihre Datei als anklickbaren Link hinzuzufügen, der separat heruntergeladen und angezeigt werden kann.

*Die Funktion „Anhang hinzufügen“ ist nicht in allen Tarifen verfügbar

- Bestehende Felder neu zuweisen

Haben sich Ihre Pläne geändert? Kein Problem! Sie können Felder mit nur zwei Klicks ganz einfach neu zuweisen.

- Bilder ersetzen

Das Ersetzen von Bildern ist ganz einfach. Sie können ein Bild aus Ihrer Bildbibliothek auswählen oder von Ihrem Gerät hochladen.

- Titel überprüfen

Achten Sie darauf, dass der Titel Ihres Dokuments eindeutig auf den Empfänger zugeschnitten ist, damit Sie es leicht von anderen Dokumenten unterscheiden können.

Senden eines Dokuments

Bevor Sie Ihr Dokument versenden, überprüfen Sie, ob die folgenden Einstellungen Ihren Anforderungen entsprechen:

1. Empfänger hinzufügen

Bis zum Versand können Sie jederzeit weitere Empfänger hinzufügen. Personen ohne zugewiesene Felder werden einfach als CC-Empfänger hinzugefügt.

2. Signierreihenfolge festlegen

Wenn Sie die Signierreihenfolge aktivieren, können Sie festlegen, in welcher Reihenfolge ein Dokument an die einzelnen Empfänger gesendet wird. Platzieren Sie CC-Empfänger am Ende, wenn sie nur über abgeschlossene Dokumente informiert werden sollen, oder am Anfang, wenn sie das Dokument gleichzeitig mit dem ersten Unterzeichner erhalten sollen.

3. Dokument- und Signaturweiterleitung festlegen

Wenn Sie Dokumentenweiterleitung aktivieren, können Ihre Empfänger weitere Empfänger hinzufügen. Sie werden darüber benachrichtigt, und der neue Empfänger wird zur Liste hinzugefügt, die für alle sichtbar ist.

Durch das Aktivieren der Unterschriftsweiterleitung können Ihre Empfänger ihr Unterschriftsfeld einem neuen Empfänger zuweisen. Das kann Ihnen Zeit und Aufwand ersparen.

4. Ablaufdatum festlegen

Wenn Sie ein Ablaufdatum für ein Dokument festlegen, sorgen Sie dafür, dass Ihre Empfänger ihre Felder rechtzeitig ausfüllen. Außerdem können Sie so zeitlich begrenzte Bedingungen oder Aktionen durchsetzen.

5. Automatische Erinnerungen festlegen

​Automatische Erinnerungen helfen Ihnen, ausstehende Dokumente mühelos im Blick zu behalten.

6. Versandmethode auswählen

​Der Versand per E-Mail wird empfohlen, da dies die einfachste und sicherste Methode ist. Sie können das Dokument aber auch über einen Link teilen, den Sie kopieren und in eine E-Mail oder Nachricht einfügen können. Auch die persönliche Unterzeichnung* ist eine gute Option, wenn sie benötigt wird.

Dokumente fertigstellen

Wir bieten Funktionen, die Ihnen dabei helfen, Dokumente schneller unterzeichnen zu lassen:

- Manuelle Erinnerung senden

Sie können jederzeit zusätzlich zu oder anstelle von automatischen Erinnerungen eine manuelle Erinnerung an einen bestimmten Empfänger senden.

- Mit Ihrem Empfänger chatten

Machen Sie Ihre Nachricht persönlicher, indem Sie eine Chat-Nachricht anstelle einer allgemeinen Benachrichtigung senden. Ihr Empfänger erhält eine E-Mail mit Ihrer Nachricht und einem Link zum Dokument. Empfänger können auf Ihre Chat-Nachricht antworten, und Sie werden ebenfalls benachrichtigt.

- Audit-Trail verwenden

Verfolgen Sie die Änderungen eines Dokuments in Echtzeit im Audit-Trail.

- Analysen prüfen

Die Analysen gehen noch weiter ins Detail! Hier können Sie die Aktivitäten für jeden Empfänger und jede Seite einsehen. So können Sie besser einschätzen, wann es sinnvoll ist, eine Erinnerung oder Chat-Nachricht zu senden.

Ihre Dokumente im Blick behalten

Behalten Sie auf der Startseite den Status all Ihrer Dokumente im Blick – vom Entwurf bis zur Fertigstellung. Im Tab „Dokumente“ können Sie sie anschließend übersichtlich organisieren.

- Startseite

Auf der Startseite sehen Sie den Status Ihrer Dokumente auf einen Blick und bleiben mit dem aktuellen Aktivitätsverlauf in der Seitenleiste immer auf dem neuesten Stand.

- Dokumenten-Tab

Der Dokumenten-Tab ermöglicht es Ihnen, Dokumente mithilfe von Ordnern, Tags und Filtern einfach zu organisieren und wiederzufinden.

Fazit und nächste Schritte

Da sich Ihre Arbeitsabläufe kontinuierlich weiterentwickeln, empfehlen wir Ihnen, Ihre Dokumentenprozesse regelmäßig zu überprüfen, um PandaDoc optimal zu nutzen.

Wir möchten Sie dazu ermutigen, Ihren Lernweg mit den Kursen und Sprechstunden der PandaDoc Learning Academy fortzusetzen.