Vind wat er in je contracten staat door te vragen

Vind wat er in je overeenkomsten staat door het gewoon te vragen

Je overeenkomsten bevatten enkele van de meest waardevolle bedrijfsgegevens die je hebt. Niet alleen wat er in elk document staat, maar wat ze onthullen als je ze allemaal samen bekijkt. Samen vertellen ze je hoe je bedrijf ervoor staat: wie je meest waardevolle klanten zijn, welke deals risico lopen, wat je verschuldigd bent en wat je nog te goed hebt.

Tot nu toe betekende het samenstellen van dat beeld dat je verlengingen handmatig bijhield in een spreadsheet of door afzonderlijke bestanden moest spitten om één enkele term te vinden. Tegenwoordig maakt de nieuwe AI-zoekactie van PandaDoc het vinden van die informatie sneller dan ooit. Het gaat verder dan titels en trefwoorden en maakt de gegevens in je overeenkomsten doorzoekbaar in gewone taal. Vraag welke deals koud worden, wie je belangrijkste klanten zijn op basis van waarde van het contract, of welke leverancierscontracten dit kwartaal automatisch worden verlengd, en krijg binnen enkele seconden een direct antwoord.

Wat je kunt doen

AI-zoekactie begrijpt waarnaar je op zoek bent en geeft de documenten die overeenkomen terug. Maar wat het echt nuttig maakt, is het soort vragen dat het kan beantwoorden. Vraag "welke deals vallen stil?" en haal overeenkomsten zonder recente activiteit naar boven voordat ze over het hoofd worden gezien. Vraag "wie zijn mijn top vijf klanten op basis van contractwaarde?" en krijg een gerangschikte lijst zonder een spreadsheet aan te raken. Vraag "wat is de totale waarde van de contracten die het afgelopen kwartaal zijn ondertekend?" en krijg het getal, berekend over je hele portfolio. Vraag "welke leverancierscontracten worden automatisch verlengd en hebben een opzegtermijn?" en krijg precies die contracten die je aandacht nodig hebben.

Je kunt de resultaten ook verfijnen binnen hetzelfde gesprek: voeg een kolom toe, filter op een specifieke contractpartij, verklein op datumbereik. De resultaten worden bijgewerkt terwijl je bezig bent.

Waarom dit belangrijk is

Of je nu 20 contracten beheert of 2000; het opslaan ervan was nooit het lastige gedeelte. Het was het vinden van het antwoord dat je nodig had, snel genoeg om er daadwerkelijk naar te handelen. Zoekopdrachten die vroeger uren van handmatig spitten kostten, duren nu nog maar een paar seconden.

Zo werkt het

AI-zoekactie wordt aangedreven door AI-gegevensextractie van Pandadoc. Wanneer een contract in PandaDoc terechtkomt, leest AI het automatisch en legt het de belangrijkste gegevens daarin vast: verlengingsdatums, namen van tegenpartijen, contractwaarden, betalingsvoorwaarden, factureringsschema's en meer. Die geëxtraheerde gegevens zijn wat AI-zoekactie raadpleegt wanneer je een vraag stelt.

Daarom kan het dingen die traditioneel zoeken niet kan. Je koppelt geen trefwoord aan een documenttitel: je doorzoekt gestructureerde gegevens die zijn verzameld uit elke overeenkomst in je werkruimte. Als je vraagt "wat is de totale waarde van de contracten die het afgelopen kwartaal zijn ondertekend?", heeft PandaDoc de contractwaarden al. Je hoeft het alleen maar te vragen.

Zoekopdrachten om je op weg te helpen

Zo ga je aan de slag

AI-zoekactie wordt nu geleidelijk uitgerold naar PandaDoc-gebruikers. Om te zien wat het allemaal kan en hoe je aan de slag gaat, lees je het helpcentrum-artikel.