Como utilizar pistas de auditoria no PandaDoc
Pista de auditoria
Acompanhe as alterações do documento com uma pista de auditoria e um histórico
Cada documento tem um histórico. Acompanhe a atividade do utilizador e os eventos principais com ferramentas de monitorização em tempo real que garantem a conformidade regulamentar.
Não é necessário cartão de crédito.
Mais de 50 000 empresas monitorizam documentos e mantêm a conformidade com o PandaDoc
O que é uma pista de auditoria?
Uma pista de auditoria é um histórico passo a passo de cada ação realizada num documento, desde a criação até à conclusão.
Normalmente, os registos de auditoria contêm carimbos de data/hora, a identificação do utilizador e registos detalhados das atividades do utilizador ao longo da vida útil do documento. Isto pode incluir o acesso a um documento, a assinatura eletrónica do mesmo, a adição ou a eliminação de texto, entre outros.
Os dados da pista de auditoria também podem ser divididos em vários componentes, como um registo de acesso a dados ou uma ferramenta de histórico de versões que regista atividades específicas do utilizador. Esta subdivisão da atividade do utilizador pode ser útil no contexto de auditorias internas ou para cumprir requisitos regulamentares específicos.
No PandaDoc, as pistas de auditoria também fornecem um histórico passo a passo das alterações de estado do documento. Utilize estas designações para compreender melhor onde se encontra o seu documento no respetivo fluxo de trabalho e quais são as ações necessárias para o completar.
Conheça a história por detrás do seu documento
Saiba quando os documentos são acedidos
Mostre aos potenciais clientes o que estão a comprar. Acelere as decisões de compra apresentando os custos com clareza.
Saiba como os colaboradores interagem com os documentos
Utilize os registos da pista de auditoria para verificar as edições dos documentos, as sugestões e as questões não resolvidas, antes de prosseguir com a assinatura eletrónica.
Mantenha a conformidade com a HIPAA, a NIST, entre outras.
Valide o acesso do utilizador a informações sensíveis, em conformidade com as melhores práticas de cibersegurança.
Gira de fluxos de trabalho de documentos com precisão
Monitorize o comportamento do destinatário
Quer saber o que acontece depois de clicar em enviar?
Com o PandaDoc, pode ver exatamente como os destinatários estão a interagir com os seus documentos e que sequência de eventos faz avançar o negócio no fluxo de trabalho.
Se o processo estagnar, as informações da pista de auditoria podem ajudar a dar seguimento no momento certo e a fechar o negócio.
Aumente a segurança dos dados
As pistas de auditoria consolidadas e os registos eletrónicos são uma ótima forma de manter a segurança dos seus dados sensíveis.
As pistas de auditoria do PandaDoc funcionam como uma câmara de segurança para os seus documentos, para que tenha sempre um registo de quem acedeu ou alterou os mesmos.
Combine esta informação com controlos internos para restringir o acesso ou limitar as funcionalidades do documento para utilizadores não autorizados.
Cumpra os regulamentos da indústria
Esqueça as dores de cabeça causadas pela conformidade.
Os registos e as entradas no livro-razão fornecidos por uma pista de auditoria facilitam o alinhamento com as rigorosas normas da indústria, mesmo em áreas críticas como a saúde e as finanças.
Como cada documento inclui um registo detalhado de toda a atividade, terá sempre tudo a postos para brilhar nas auditorias externas e nas verificações regulamentares.
Otimize os fluxos de trabalho de documentos
Torne o seu processo de documentos mais simples e rápido ao identificar bloqueios.
À medida que os documentos avançam ao longo do fluxo de trabalho da sua organização, utilize os dados da pista de auditoria para encontrar pontos problemáticos no processo e acelerar as coisas.
Agilize as aprovações, simplifique o encaminhamento e descubra oportunidades de automatização, sem comprometer o controlo de acesso ou a segurança da informação.
"O PandaDoc está a tornar tudo muito mais eficiente do nunca. É muito fácil enviar os pacotes de contratação aos candidatos… Se não fosse o PandaDoc, isto seria um fardo administrativo muito demorado."
Onde as pistas de auditoria são mais importantes
Propostas
Embora as propostas permitam causar uma boa impressão, pode ser difícil saber como e quando dar seguimento.
Com as pistas de auditoria, pode ver quem visualizou as suas propostas, quando as abriram e que secções suscitaram maior interesse.
Utilize estas informações para adaptar o seguimento dado. Aborde pontos problemáticos específicos e aumente as suas hipóteses de fechar o negócio.
Contratos
Os contratos são um assunto sério. É importante saber quem está a fazer alterações e quando.
As pistas de auditoria do PandaDoc fornecem informações claras sobre cada edição, aprovação, alteração de estado e assinatura eletrónica. Esta abordagem garante que todas as pessoas envolvidas estão em sintonia relativamente às atividades comerciais críticas, e ajuda a prevenir disputas e mal-entendidos durante as negociações.
Pode até combinar pistas de auditoria com outras ferramentas do PandaDoc, como a autenticação de utilizador e verificações de ID, para que apenas utilizadores autorizados acedam a documentos críticos.
Orçamentos
Em muitas relações comerciais, um orçamento é um ponto de partida para negociações mais amplas.
Com uma pista de auditoria, pode obter uma melhor compreensão de como as partes interessadas estão a interagir com o seu documento e quem poderá estar a operar nos bastidores.
Altere a sua abordagem com base em novas informações, para ter sempre tudo a postos para oferecer o melhor negócio.
Documentos sensíveis
Documentos essenciais, como ordens de compra e demonstrações financeiras, contêm frequentemente informações confidenciais.
As pistas de auditoria podem fornecer registos de acesso para que saiba claramente quem acedeu ao seu documento e quando.
Combinadas com outras ferramentas, as pistas de auditoria são uma ótima maneira de proteger informações financeiras e colmatar lacunas no processo de distribuição.
Saiba mais sobre as pistas de auditoria e o histórico
O que é uma pista de auditoria?
Veja a história por detrás de cada documento
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Perguntas frequentes
Qual é a importância de uma pista de auditoria?
Uma pista de auditoria é um histórico do percurso do seu documento ao longo do ciclo de vida organizacional.
Com ela, pode ver como é que os documentos foram tratados, quando é que o estado dos mesmos foi alterado e como é que determinados problemas foram resolvidos.
Manter um registo destas alterações pode ajudar as equipas a identificar problemas pendentes e a manter-se alinhadas, e oferecer uma oportunidade para melhorar processos futuros.
Que tipos de pistas de auditoria é que a PandaDoc oferece?
As pistas de auditoria abrangem uma ampla gama de funcionalidades, incluindo a capacidade de registar ID de utilizador e de monitorizar a atividade do documento.
O PandaDoc divide estas capacidades por várias ferramentas de monitorização, incluindo cada uma das seguintes:
- Pistas de auditoria
- Histórico de versões
- Comentários e sugestões
- Análise de documentos
Este conjunto de ferramentas pode também ser combinado com funcionalidades de segurança adicionais, como a 2FA e os desafios de ID, para aumentar ainda mais a segurança de informações-chave, como dados financeiros ou atividade empresarial.
Posso ver um exemplo de uma pista de auditoria do PandaDoc?
Claro! Dê uma vista de olhos na nossa documentação de apoio para uma pista de auditoria de documentos em maior detalhe. Esta funcionalidade está visível na barra lateral direita e organiza a atividade por estado do documento.
Também estão disponíveis no PandaDoc outras funcionalidades de monitorização, incluindo a análise de documentos e o histórico de versões, mas em locais diferentes.
A pista de auditoria do PandaDoc pode ser exportada?
Infelizmente, não.
O nosso software de pista de auditoria está integrado na plataforma completa do PandaDoc e não pode ser exportado separadamente.
No entanto, é possível descarregar certificados de assinatura digital para documentos assinados, o que oferece algumas informações únicas e identificativas sobre os signatários.