Guía de inicio rápido para Administradores

Entre mantenerse al día con el mercado y garantizar que tu equipo cuente con las herramientas y sistemas adecuados para tener éxito, los líderes empresariales se enfrentan ahora a más desafíos que antes a la hora de hacer crecer y escalar sus negocios.

Los documentos no deberían ser uno de esos retos.

En este artículo te mostramos las mejores prácticas para mantener la calidad y el control de los documentos de tu empresa en PandaDoc.

Nociones básicas de navegación

Estas son las secciones que más vas a visitar cuando estés en PandaDoc:

Ajustes

La sección Ajustes es tu punto de referencia para todo lo relacionado con la puesta en marcha, las integraciones, la gestión de usuarios, la facturación y mucho más. Estas son las subsecciones dentro de la configuración:

- Perfil

En Ajustes > Información personal, puedes configurar el Nombre, Foto, Firma, Contraseña y preferencia de idioma. Ajustes > Notificaciones para configurar tus preferencias de notificación.

- Ajustes del espacio de trabajo

En Ajustes > Ajustes, elige los ajustes predeterminados para todo tu espacio de trabajo. Estas serán las normas predeterminadas para cualquier plantilla nueva, pero también pueden modificarse por plantilla y por documento.

- Imagen de marca

En Ajustes > Imagen de marca, puedes configurar tu Logo, Colores de Botones, Pie de página de correo electrónico y preferencias de Asunto. Disponible en los planes Business y Enterprise.

- Invitar a nuevos usuarios

En Ajustes > Equipo, puedes ver cuántas Licencias de usuario están en uso y disponibles en tu cuenta, e invitar a nuevos usuarios al Espacio de trabajo.

Puedes invitar nuevos usuarios por enlace o por correo electrónico. Para invitar por enlace, selecciona el perfil que quieres asignarles. (Esto determina su nivel de permisos.)

Después, copia la URL y envíala por correo electrónico o mensaje directo. Para invitar por correo electrónico, escribe la dirección, selecciona el perfil y haz clic en Enviar invitación.

Nota: puedes eliminar Licencias de usuario de tu suscripción en el panel de Facturación, pero no en los ajustes de Equipo.

- Integrando tus aplicaciones

Conectar otras aplicaciones que usas con PandaDoc te ayuda a importar y exportar información para ahorrar tiempo. Puedes usar activadores para automatizar procesos y conseguir que los documentos lleguen a su destino de forma más rápida y sencilla.

Las instrucciones para conectar aplicaciones varían según la aplicación. Consulta las integraciones disponibles en nuestra Tienda virtual.

Crear una plantilla

Descubre las 4 formas de empezar a crear tu plantilla:

- Selecciona de la galería de plantillas

Empieza con una de nuestras plantillas prediseñadas. Puedes añadir y modificar elementos para adaptarla a lo que necesitas, pero gran parte del trabajo ya está hecho.

- Subir un documento de Word

Cuando subes un documento de Word, se convierte en una plantilla de PandaDoc totalmente editable. Tendrás que hacer algunas adiciones y ajustes de formato antes de poder usarla, pero empezar así te ahorra bastante trabajo de copiar y pegar.

- Empezar desde cero

Empezar desde cero te da control total para construir tu plantilla exactamente como quieres. Para que la experiencia sea lo más fluida posible, lee nuestro artículo del Centro de ayuda antes de empezar.

- Subir un archivo PDF o imagen

También puedes subir un PDF o una imagen. Puedes superponer Bloques sobre tus páginas y añadir Campos, pero el texto y los elementos ya existentes en las páginas que subiste no se podrán editar.

- Opción extra: Convertir un documento

También puedes convertir un documento de PandaDoc en una plantilla después de haber empezado a crear documentos. Resulta útil si personalizas un documento concreto y decides que quieres conservarlo y reutilizarlo a largo plazo.

Anatomía de una plantilla

Familiarízate con las partes clave de una plantilla de PandaDoc:

- Bloques

​Los bloques son todas las piezas de contenido que componen tu plantilla.

- Campos

​Los Campos son los espacios que designas para que el destinatario introduzca alguna información.

- Perfiles

Los Perfiles son marcadores de posición que te ayudarán a pre-asignar Campos a futuros destinatarios. Además, puedes rellenar fácilmente la información de tu destinatario en el documento usando las Variables asociadas a un Perfil.

- Variables

Las Variables son marcadores de posición en una plantilla que se rellenan fácilmente cuando se crea un documento. Pueden estar asociados a un Perfil, extraer información de una base de datos o CRM, o simplemente servir como recordatorio para completar algo.

Conoce mejor los Bloques, los Campos, los Perfiles y las Variables:

Cómo construir tu plantilla

Al construir una plantilla desde cero o modificar una existente, sigue los siguientes pasos:

1. Coloca los Bloques

Los Bloques son la base de tu plantilla, así que te conviene empezar por ellos. Necesitas tener al menos Bloques de Texto o de Tabla para poder añadirles Variables y Campos:

2. Añade los Perfiles

Añade tu Perfil desde el principio para poder añadir variables basadas en perfiles y asignar Campos al Perfil. Siempre puedes añadir y modificar los Perfiles según lo necesites, pero si lo haces, asegúrate de que tus Variables y Campos estén asociados al perfil adecuado.

3. Copia y pega las Variables

Variables de Perfil: cuando creas un Perfil, se generan automáticamente varias Variables relacionadas en el panel lateral Variables. Cópialas y pégalas por toda la plantilla para ahorrar tiempo de introducción de datos cuando crees documentos más adelante.

Variables personalizadas: también puedes crear una Variable totalmente personalizada escribiendo un corchete de apertura [ seguido del texto que quieras. Al hacer clic en el corchete de cierre ], tu Variable queda creada.

Variables de CRM: si has conectado un CRM, las Variables se generan en el CRM para que puedas extraer la información automáticamente. Solo tienes que localizarlas en tu CRM, copiarlas y pegarlas en la plantilla.

4. Arrastra y suelta los Campos

Una vez que tengas tus Bloques como quieres, ya puedes empezar a incorporar los Campos. Asegúrate de que están asignados al Perfil correcto. Puedes hacer que cualquier Campo sea opcional u obligatorio.

5. Crea y aplica tu Tema de diseño

Usa la barra lateral de Diseño para dar formato a las fuentes y los colores de la plantilla de forma sencilla y uniforme.

Configura todas tus preferencias en la barra lateral y guarda el Tema. Después, aplícalo a cualquier plantilla en la que quieras usarlo. Si modificas el Tema una vez guardado, haz clic en Publicar en la barra emergente para que los cambios se apliquen a todas las plantillas que lo usen.

6. Configura tu flujo de trabajo

Para configurar el Flujo de trabajo de tu plantilla, decide si quieres que los documentos creados a partir de ella pasen o no por un proceso de Aprobación antes de poder enviarse.

También puedes elegir si quieres que los destinatarios puedan Sugerir cambios en el documento.

7. Afina los ajustes de la Plantilla

Piensa qué configuración predeterminada quieres para los Vencimientos y los Recordatorios automáticos en los documentos creados a partir de tu plantilla. Podrás modificarlos a nivel de documento si lo necesitas, pero tener los valores predeterminados configurados para la mayoría de los casos te ahorrará tiempo.

Desde aquí también puedes configurar el Idioma de visualización del destinatario, la Secuencia de la plantilla y los Recordatorios de renovación, además de añadir las Etiquetas que quieras que tenga cualquier documento creado a partir de esta plantilla. Renovaciones es una funcionalidad de plan Enterprise, o un complemento.

8. Considera el Bloqueo de edición

Con el Bloqueo de edición impides que los usuarios modifiquen determinados bloques de un documento creado a partir de tu plantilla. Puedes elegir evitar cambios dentro del Bloque seleccionando 'Restringir edición' y también evitar que el usuario mueva o elimine el bloque seleccionando 'Bloquear posición del bloque'.

Funciona muy bien con términos y condiciones legales o con cualquier contenido que quieras mantener intacto. El Bloqueo de edición es una funcionalidad del plan Enterprise, o un complemento.

9. Agrupa cuando lo necesites

¿Necesitas enviar varios documentos en un solo correo electrónico? Usa la función Agrupación para enviar tus documentos en un solo envío, todo bien ordenado. Puedes configurar la Agrupación en tu plantilla o decidir Agrupar más adelante mientras trabajas en un documento.

Presupuestos

Genera presupuestos, cierra acuerdos más rápido y agiliza el proceso de ventas con nuestro software integral de presupuestos, integrado directamente en el Editor de plantillas y documentos. Estas son sus funciones

- Catálogo

Añade productos al Catálogo para insertarlos después de forma rápida y sencilla. Puedes incluir nombres de producto, descripciones, precios, imágenes, SKU y moneda. Más información aquí.

PandaDoc también ofrece PandaDoc CPQ como complemento, o funcionalidad de plan Enterprise. Accede a más opciones de precios flexibles y dinámicos, y crea presupuestos con nuestro moderno Creador de presupuestos. Las funciones de PandaDoc CPQ incluyen:

- Generador de presupuestos

Al desbloquear la funcionalidad de PandaDoc CPQ, también obtienes el Bloque Creador de presupuestos, que facilita adaptar los presupuestos a tus especificaciones exactas. Más información aquí.

- Catálogo de Productos Avanzado

Quizá la mejor función de PandaDoc CPQ es el avanzado Catálogo de productos. Al desbloquearlo, puedes crear Paquetes de productos y establecer precios fijos, recurrentes o por volumen. Más información aquí. PandaDoc CPQ es una funcionalidad del plan Enterprise, o un complemento.

Biblioteca de contenidos

Añade fácilmente piezas de contenido modular, desde párrafos breves hasta páginas enteras, en cualquier parte del documento con unos pocos clics gracias a nuestra Biblioteca de Contenidos. O ve un paso más allá con Contenido Inteligente, que te permite incorporar contenido mediante lógica condicional y automatización.

Llena tu Biblioteca de contenidos con casos de éxito, descripciones de producto, términos y condiciones o cualquier contenido modular que necesites tener a mano. Crea artículos de la biblioteca de contenidos desde cero en la sección Biblioteca de contenidos de la aplicación, o toma algo que ya hayas creado en una plantilla o un documento y añádelo a la Biblioteca con un par de clics.

Conoce más sobre la Biblioteca de contenidos aquí La Biblioteca de contenidos está disponible en los planes Business y Enterprise.

Contenido inteligente

El Contenido Inteligente potencia al máximo tu Biblioteca de contenidos con lógica y automatización. Cuando ya tengas tu Biblioteca de contenido bien surtida, puedes empezar a configurar el Contenido inteligente en tus documentos. Arrastra un bloque de Contenido Inteligente a la plantilla, configura la lógica y selecciona cuál artículo de la Biblioteca de Contenidos se incorporará según tus especificaciones.

Cuando un usuario cree más adelante un documento a partir de tu plantilla, toda la configuración que hiciste colocará automáticamente el contenido adecuado en el lugar correcto del documento.

Descubre más sobre Contenido Inteligente aquí. Contenido Inteligente es una funcionalidad del plan Enterprise, o un complemento.

Firmas electrónicas

Mejora la velocidad y la seguridad de tus documentos con el software integrado de firma electrónica de PandaDoc. Estas son nuestras funciones de firma:

- Firmas electrónicas legalmente vinculantes

La tecnología de Firma electrónica de PandaDoc es legalmente vinculante y cumple con el eIDAS y el RGPD. Proporcionamos un certificado electrónico con cada firma electrónica que verifica la legitimidad del documento. Descubre más sobre nuestro certificado de firma electrónica aquí.

​- QES: Firma electrónica cualificada

QES ayuda a identificar al firmante de un documento y genera un certificado de firma adicional que puede presentarse ante los tribunales para certificar la validez de la firma.

​- Verificación del destinatario​

Configura un código de acceso o un código SMS único para cada destinatario del documento, que deberá introducir para ver o firmar el documento.

- Orden de firmas​

Configura tu lista de distribución del documento para que este se envíe a una persona cada vez. Conoce más en este artículo.

- Firma presencial​

Permite que tus destinatarios firmen presencialmente en tu dispositivo. Descubre cómo.

​- Reenvío de firma

Permite que tus destinatarios reenvíen el documento a otra persona para que lo firme. Sigue los pasos aquí.

​- Recopilar firmas en formularios

Recopila firmas en formularios web estandarizados sin tener que enviar un documento cada vez. Más información aquí.

Notario

Hemos creado la primera y única plataforma de Notario Remoto en Línea RON (por sus siglas en inglés), para crear, editar, firmar electrónicamente y notarizar los documentos de tu empresa en cuestión de minutos.

Con nuestra plataforma RON, tienes la tranquilidad de saber que es segura y está certificada por MISMO. Más información sobre Notario aquí.

Funciones avanzadas

Descubre las funciones avanzadas de flujo de trabajo de PandaDoc que llevan tu eficiencia y automatización un paso más allá.

- Formularios

Con los Formularios, recopilar información y firmas electrónicas de empleados, proveedores, clientes potenciales y candidatos es más fácil que nunca. Puedes compartir un Formulario mediante un enlace directo o incrustarlo en tu web, sin necesidad de programar.

nuestros primeros 250 Formularios son gratis, así que puedes comprobar si te encajan. Conoce más sobre los Formularios y prueba un ejemplo real aquí.

- Envío en masa

¿Alguna vez has tenido que actualizar varias políticas o términos y condiciones desfasados y enviarlos a un montón de destinatarios? Lleva bastante tiempo, ¿verdad?

El Envío en masa puede facilitártelo. Con esta función puedes enviar un mismo documento hasta a 1000 destinatarios a la vez. Tus primeros 250 envíos masivos son gratis. Conoce cómo hacerlo aquí.

- Zapier

Nuestra integración con Zapier conecta PandaDoc con miles de las aplicaciones más populares para que automatices tu trabajo y ganes tiempo para lo que de verdad importa, sin escribir una línea de código. Por ejemplo, puedes crear un Zap del tipo "si PandaDoc hace esto, haz que X haga aquello". O "si X hace esto, haz que PandaDoc haga aquello".

El acceso a Zapier está incluido en los planes Business y Enterprise, aunque Zapier puede aplicar cargos por su parte según la complejidad de tus automatizaciones. Consulta cómo empezar en la guía de nuestro Centro de ayuda aquí o en la guía de Zapier aquí.

- API

Automatiza tu flujo de trabajo y genera documentos sin esfuerzo con nuestra API personalizable, sin la tediosa introducción manual de datos. La API de PandaDoc abarca una amplia gama de funcionalidades para ayudarte a crear increíbles experiencias de automatización de documentos dentro de tu producto.

La API de PandaDoc está organizada en torno a REST. Usa URLs predecibles orientadas a recursos y emplea códigos de respuesta HTTP, autenticación y verbos estándar. Puedes empezar a usar PandaDoc API con nuestro plan sandbox gratuito, que te da acceso a todas las funciones disponibles. La clave de API del sandbox se genera desde el Panel de desarrollador, con límites de uso predefinidos.

Informes

En Ajustes > Equipo, puedes ver cuántas Licencias de usuario están en uso y disponibles en tu cuenta, e invitar a nuevos usuarios al Espacio de trabajo. Descubre cómo usar el módulo de Informes aquí.

- Resumen del flujo de trabajo

Los gráficos de resumen del flujo de trabajo te ayudan a entender mejor el recorrido de tus documentos. Los datos de los gráficos pueden filtrarse por periodos de tiempo y por espacio de trabajo.

- Analítica de datos

La analítica de datos te permite consultar información detallada sobre la eficiencia de tus documentos y adaptarla a tus necesidades. En esta pestaña también puedes guardar y exportar un informe completo en CSV. Puedes ver la analítica de los documentos por:

• Espacio de trabajo

• Creador del documento

• Plantilla usada para crear los documentos

• Nombre del documento

- Informes de la Biblioteca de contenidos

Los informes de la Biblioteca de contenidos muestran cuántas veces se han usado los elementos de tu biblioteca en tus documentos de PandaDoc.

Conclusión y próximos pasos

A medida que tu equipo evoluciona, te recomendamos revisar periódicamente la estructura de tu cuenta y tus flujos de trabajo para sacar el máximo partido a PandaDoc.

Te animamos a seguir aprendiendo con los cursos y las sesiones de consulta de la PandaDoc Learning Academy.