Cómo usar las pistas de auditoría en PandaDoc
Pista de auditoría
Sigue los cambios de tu documento con una pista de auditoría y un historial
Cada documento incluye un historial completo y un seguimiento de actividad para revisar eventos clave y garantizar el cumplimiento normativo.
No se requiere tarjeta de crédito
Más de 50.000 empresas rastrean documentos y mantienen el cumplimiento normativo con PandaDoc.
¿Qué es una pista de auditoría?
Una pista de auditoría registra paso a paso cada acción en un documento, desde la creación hasta la finalización.
Los registros de auditoría incluyen marcas de tiempo, identificación de los usuarios y detalles de las actividades realizadas dentro del documento. Ejemplos son accesos al documento, edición de texto, firma electrónica y mucho más.
Los datos de la pista de auditoría pueden dividirse en varios componentes, como un registro de acceso a datos o un historial de versiones que documenta la actividad del usuario. Esta segmentación es útil en auditorías internas o para cumplir normativas específicas.
En PandaDoc, las pistas de auditoría proporcionan un historial que detalla los cambios en el estado de los documentos. Estas designaciones sirven para comprender mejor la ubicación de tu documento en tus flujos de trabajo y las acciones a tomar para avanzar hacia su finalización.
Ve la historia detrás de tu documento
Conoce cuándo se accede a los documentos
Muestra a los clientes potenciales lo que están comprando. Acelera decisiones de compra presentando los gastos con claridad.
Descubre cómo los colaboradores interactúan con los documentos
Usa los registros de la pista de auditoría para verificar ediciones, sugerencias y problemas pendientes antes de la firma electrónica.
Mantén el cumplimiento con HIPAA, NIST y otros.
Valida el acceso de los usuarios a información sensible, alineado con técnicas de ciberseguridad.
Gestiona con precisión los flujos de trabajo
Haz un seguimiento del comportamiento de los destinatarios
¿Quieres saber qué sucede después de “enviar”?
Con PandaDoc, visualiza cómo los destinatarios interactúan con tus documentos y qué eventos impulsan el avance del acuerdo.
Si el proceso se detiene, la información del registro de auditoría te ayudará a hacer un seguimiento en el momento adecuado.
Mejora la seguridad de los datos
Los registros de auditoría y electrónicos consolidados son una excelente manera de mantener segura la información sensible.
Las pistas de auditoría de PandaDoc funcionan como una cámara de seguridad para tus documentos, garantizando un registro de quién accede o modifica tus archivos.
Combina esta información con controles internos para restringir el acceso o limitar la funcionalidad del documento a usuarios no autorizados.
Cumple con las regulaciones del sector
Di adiós a los dolores de cabeza por el cumplimiento de regulaciones.
Los registros y entradas en el libro contable proporcionados por una pista de auditoría facilitan el cumplimiento de las estrictas normas industriales, incluso en áreas críticas como la salud y las finanzas.
Como cada documento tiene un registro detallado de toda su actividad, siempre estarás listo para auditorías externas y verificaciones regulatorias.
Optimiza los flujos de trabajo de documentos
Haz que tu proceso de documentos sea más ágil y rápido al identificar cuellos de botella.
A medida que los documentos avanzan en tu flujo de trabajo, utiliza los registros de auditoría para identificar puntos problemáticos y acelerar el proceso.
Agiliza las aprobaciones, simplifica el enrutamiento y descubre oportunidades de automatización sin comprometer el control de acceso ni la seguridad de la información.
"PandaDoc está haciendo que la gestión de documentos sea mucho más eficiente que antes. Los paquetes de contratación son muy fáciles de enviar a los candidatos… esto sería una carga administrativa que consume mucho tiempo, si no fuera por PandaDoc".
Donde importan más las pistas de auditoría
Propuestas
Aunque las propuestas tratan de causar una gran impresión, puede ser difícil saber cómo y cuándo hacer un seguimiento.
Con las pistas de auditoría, puedes ver quién vio tus propuestas, cuándo y qué secciones le interesaron más.
Utiliza esos datos para personalizar tu seguimiento. Aborda puntos específicos de interés y aumenta tus posibilidades de cerrar el trato.
Contratos y acuerdos legales
Los contratos son algo serio. Es crucial saber quién hace cambios y cuándo.
Las pistas de auditoría en PandaDoc te ofrecen una visión clara de cada modificación, aprobación, cambio de estado y firma electrónica. Este enfoque asegura que todos estén al tanto de las actividades comerciales críticas. También ayuda a prevenir disputas y malentendidos durante las negociaciones.
Puedes combinar las pistas de auditoría con otras herramientas de PandaDoc, como la autenticación y desafíos de identificación, para que solo los usuarios autorizados accedan a documentos críticos.
Cotizaciones
En las relaciones comerciales, una cotización es el origen de las negociaciones a largo plazo.
Con una pista de auditoría, puedes entender mejor cómo los interesados interactúan con tu documento y quién podría estar operando en segundo plano.
Adapta tu enfoque en función de la información evolutiva. Así, siempre estarás preparado para presentar la mejor oferta.
Documentos sensibles
Documentos esenciales como órdenes de compra y estados financieros suelen contener información confidencial.
Las pistas de auditoría ofrecen registros de acceso para que sepas quién accede a tu documento y cuándo.
Combinadas con otras herramientas, las pistas de auditoría son una excelente forma de asegurar la información financiera y cubrir fallos en la distribución.
Saber más sobre los audit trails y su historial
¿Qué es un audit trail o pista de auditoría?
Descubre la historia detrás de cada documento
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Preguntas frecuentes
¿Por qué son importantes las pistas de auditoría?
Una pista de auditoría es el historial del recorrido de tu documento a través del ciclo de vida organizacional. Con él, puedes ver cómo se manejaron los documentos, cuándo cambió su estado y cómo se resolvieron posibles problemas.
Hacer un seguimiento de estos cambios ayuda a los equipos a identificar problemas pendientes, mantener la alineación del equipo y ofrecer la oportunidad de mejorar los procesos futuros.
¿Qué tipos de pistas de auditoría ofrece PandaDoc?
Las pistas de auditoría comprenden una gama muy amplia de funcionalidades, como la capacidad de registrar identificaciones de usuario o rastrear la actividad de los documentos.
Nosotros dividimos estas capacidades en varias herramientas de seguimiento:
- Pista de auditoria
- Historial de versiones
- Comentarios y sugerencias
- Análisis de documentos
Este conjunto de herramientas también puede combinarse con funciones de seguridad adicionales como la autenticación en dos pasos y desafíos de identificación, para proteger información clave como datos financieros o actividad de la empresa.
¿Puedo ver un ejemplo de una pista de auditoría en PandaDoc?
¡Claro! Consulta nuestra documentación de soporte para ver más detalles sobre los audit trails de un documento. Esta función se muestra en la barra lateral derecha y organiza la actividad según el estado del documento.
Otras funciones de seguimiento como análisis de documentos e historial de versiones, también están disponibles en PandaDoc, pero se encuentran en ubicaciones especiales.
¿Se pueden exportar las pistas de auditoría en PandaDoc?
Lamentablemente, no.
Nuestro software de audit trail está integrado en toda nuestra plataforma, por lo que no se puede exportar por separado.
Sin embargo, es posible descargar los certificados de firma digital para los documentos firmados. Ofrecen información única e identificativa sobre los firmantes.