Software de aprobación de documentos

Muchos documentos requieren la aprobación de varias personas antes de que se puedan considerar listos para su envío. Los flujos de trabajo de aprobación permiten configurar un proceso de aprobación interno y automatizado, que conecta a todos los usuarios necesarios con un documento antes de que se envíe al destinatario previsto. Además, puedes enviar documentos corporativos a los miembros del equipo interno, tanto antes como después de que el documento se dé por finalizado, habilitando órdenes de firmas y añadiendo a los compañeros de trabajo necesarios como destinatarios finales.

En primer lugar, abre la plantilla de PandaDoc que estás utilizando para crear tu documento. Verás tres puntos suspensivos en la parte superior de la plantilla. Haz clic sobre ellos y, a continuación, haz clic en “Configurar el flujo de trabajo” y activa la opción “Aprobado”. Aparecerá una ventana emergente con una lista de las personas de tu organización. Selecciona a aquella que tenga que aprobar el documento final o añade un grupo de aprobación específico para enviar el documento a todo un equipo a la vez.

Si activas la funcionalidad de aprobaciones de un documento y nombras a alguien para que se encargue de dicha tarea, el proceso de aprobación comenzará en cuanto finalice el proceso de creación del documento. Una vez creado el documento y habilitado el flujo de trabajo de aprobación, la persona encargada de la aprobación recibirá automáticamente un correo electrónico de notificación con un enlace al documento. A continuación, podrá ver el documento en el software para flujos de trabajo de aprobación de documentos de PandaDoc y determinar si aprobarlo o rechazarlo. También podrá modificarlo o dejar comentarios directamente dentro del documento, con el fin de que a la persona que lo creó le resulte más fácil hacer los ajustes pertinentes. Si el documento se aprueba, la persona nombrada a tal fin puede reenviarlo a otros aprobadores o al destinatario final.

Lo que sucede después de aprobar un documento depende completamente de ti. Puedes elegir si, al aprobar el documento, se envía automáticamente al destinatario final o si se debe avisar primero a la persona que lo creó. Así pues, gozarás de una flexibilidad y control totales sobre lo que sucede con el documento después de crearlo, aprobarlo o enviarlo. Además, a diferencia de otras opciones de software para flujos de trabajo de aprobación de código abierto, tendrás la tranquilidad de saber que tu flujo de trabajo es completamente seguro, de principio a fin.

Sí, puedes seleccionar designaciones de aprobación específicas y personalizadas para cada documento y plantilla que crees. Con el software de direccionamiento de aprobaciones de PandaDoc, se acabaron los procesos de aprobación complicados y el miedo a enviar documentos al destinatario incorrecto por error. Con el fin de personalizar los flujos de trabajo de aprobación, basta con que repitas el proceso de configuración de una orden de aprobación. Además, puedes establecer tantos aprobadores como sea necesario.‌

El software para flujos de trabajo basado en la nube de PandaDoc facilita más que nunca la aprobación de documentos. Tanto es así que, incluso si el aprobador que tiene que revisar y firmar un documento importante se encuentra fuera de la oficina, no habría problema en absoluto. Puede hacerlo en tiempo real, desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar del mundo, siempre que tenga conexión a Internet.