Quick Start Guide voor beheerders

Bedrijfsleiders staan tegenwoordig voor veel uitdagingen. Ze moeten niet alleen inspelen op voortdurend veranderende marktontwikkelingen, maar er ook voor zorgen dat hun teams beschikken over de juiste tools en systemen om de organisatie succesvol te laten groeien en op te schalen.

Documentbeheer zou geen uitdaging moeten zijn.

In dit artikel ontdek je de best practices om de kwaliteit en controle van je bedrijfsdocumenten in PandaDoc te waarborgen.

Basis van navigatie-apps

Dit zijn de meest voorkomende secties die u bezoekt in PandaDoc:

Instellingen

De sectie Instellingen is de centrale plek voor alles wat met configuratie, integraties, gebruikersbeheer, facturering en meer te maken heeft. Dit zijn de subsecties binnen je instellingen:

- Profiel

In Instellingen > Persoonlijke gegevens, kun je je naam, foto, handtekening, wachtwoord en je taalvoorkeur instellen. Ga naar Instellingen > melding om uw meldingsvoorkeuren in te stellen.

Werkruimte-instellingen

Kies in Instellingen > Instellingen de standaardinstellingen voor je volledige werkruimte. Deze instellingen worden standaard toegepast op nieuwe sjablonen, maar kunnen afzonderlijk worden aangepast voor elk sjabloon en elk document.

- Huisstijl

In Instellingen > Huisstijl, stel je jouw logo, kopkleuren, e-mailvoettekst en de standaardonderwerpregel voor e-mails in. Huisstijl is beschikbaar in de Business- en Enterprise-pakketten.

- Nieuwe gebruikers uitnodigen

In Instellingen > Team, zie je hoeveel gebruikerslicenties in je account zijn toegewezen en beschikbaar zijn. Ook kun je nieuwe gebruikers uitnodigen voor de werkruimte.

Nodig nieuwe gebruikers uit via een link of per e-mail. Als je gebruikers via een link uitnodigt, selecteer je eerst de rol die ze moeten krijgen. (Dit bepaalt welke rechten ze hebben.)

Daarna kopieer je de URL en verzend je deze naar hen via e-mail of direct bericht. Om per e-mail uit te nodigen, typ je hun adres in en selecteer je hun rol. Vervolgens klik je op 'uitnodiging verzonden'.

Opmerking: Je kunt gebruikerslicenties uit je abonnement verwijderen via het onderdeel Facturering, maar niet via de Teaminstellingen.

- Integreer je apps

Koppel de apps die je al gebruikt aan PandaDoc om tijd te besparen bij het importeren en exporteren van gegevens. Met triggers automatiseer je processen, zodat een document sneller en eenvoudiger op de juiste plek terechtkomt.

De manier waarop je een app koppelt, verschilt per integratie. Bekijk de beschikbare integraties in onze Marketplace.

Een sjabloon maken

Ontdek de vier manieren om een sjabloon te maken:

- Kies uit de Sjablonenbibliotheek

Begin met een van onze vooraf ontworpen sjabloon. Je kunt het aanpassen en verder bewerken, maar de basis is al voor je ingericht.

- Upload een Word document

Wanneer je een Word-document uploadt, wordt het automatisch omgezet in een volledig bewerkbaar PandaDoc-sjabloon. Voordat het sjabloon klaar is voor gebruik, moet je nog enkele aanpassingen doen aan de opmaak. Je bespaart hiermee echter wel tijd, omdat je minder hoeft te kopiëren en plakken.

- Opnieuw beginnen

Opnieuw beginnen geeft je volledige controle om je sjabloon precies te bouwen zoals je wilt. Zorg ervoor dat je een of twee cursussen hebt gevolgd in onze Helpcentrum voordat je begint voor de beste ervaring.

- Upload een pdf-bestand of afbeelding.

Je kunt ook een Pdf-bestand of afbeelding uploaden. Je kunt blokken bovenop je pagina's leggen en velden toevoegen, maar alle bestaande tekst en elementen op de pagina's die je hebt geüpload zijn niet bewerkbaar.

- Extra optie: een document converteren

Je kunt ook een document in PandaDoc omzetten in een sjabloon nadat je bent begonnen met het maken van een document. Dit is handig wanneer je een document hebt aangepast en die aanpassingen wilt bewaren om ze later opnieuw te gebruiken.

Opbouw van een sjabloon

Ontdek de belangrijkste onderdelen van een PandaDoc-sjabloon:

- Blokken

​Blokken zijn alle inhoudselementen waaruit je sjabloon is opgebouwd.

- Velden

​Velden zijn plaatsen in je document waar een ontvanger gegevens kan invullen.

- Rol

Rol is een tijdelijke aanduiding waarmee je velden vooraf kunt toewijzen aan toekomstige ontvangers. Daarnaast kun je informatie over je ontvanger in de document invullen met een variabele die aan een rol is gekoppeld.

- Variabele

Variabelen zijn tijdelijke aanduidingen in een sjabloon die worden ingevuld wanneer je een document maakt. Je kunt ze koppelen aan een rol, laten vullen met gegevens uit een database of CRM, of gebruiken als herinnering om informatie in te vullen.

Maak kennis met blokken, velden, rollen en variabelen:

Je sjabloon maken

Volg de onderstaande stappen om een sjabloon vanaf nul te maken of een bestaand sjabloon aan te passen:

1. Voeg je blokken toe

Blokken vormen de structuur van je sjabloon. Daarom is het belangrijk om hiermee te beginnen. Je hebt minimaal tekst- of tabelblokken nodig om er variabelen en velden aan toe te voegen:

2. Voeg je rollen toe

Voeg je rollen meteen toe, zodat je rolgebaseerde variabelen kunt gebruiken en velden aan de juiste rollen kunt koppelen. Je kunt rollen op elk moment toevoegen en wijzigen, maar zorg er dan voor dat je variabelen en velden aan de juiste rol zijn gekoppeld.

3. Kopieer en plak je variabelen

Rolvariabele: Wanneer je een rol aanmaakt, worden er automatisch verschillende bijbehorende variabelen gegenereerd in het zijpaneel Variabelen. Kopieer en plak deze in je sjabloon om tijd te besparen bij het invoeren van gegevens wanneer je later een document maakt.

Aangepaste variabele: Je kunt ook zelf een variabele maken door een openingshaakje [ te typen en daarna de gewenste tekst in te voeren. Zodra je op het afsluitende haakje ] klikt, wordt je Variabele aangemaakt!

CRM-variabele: Als je een CRM hebt gekoppeld, worden de variabelen in je CRM gegenereerd, zodat je automatisch informatie kunt overnemen. Zoek ze op in je CRM en kopieer en plak ze vervolgens in je sjabloon.

4. Sleep je velden erin (drag + drop)

Zodra je blokken hebt ingesteld, ben je klaar om de velden toe te voegen. Zorg ervoor dat ze aan de juiste Rol zijn toegewezen. Maak elk veld optioneel of verplicht.

5. Maak en pas je ontwerpthema aan

Maak gebruik van de Design-zijbalk voor de opmaak van je sjabloon lettertypen en kleuren eenvoudig en uniform te maken.

Stel al je voorkeuren in via de zijbalk en sla vervolgens het Thema op. Daarna kun je elk sjabloon kiezen waarvoor je dat thema wilt toepassen. Als je na het opslaan wijzigingen aanbrengt in je Thema, zorg er dan voor dat je op Publiceren in de pop-up balk klikt, zodat je wijzigingen worden toegepast op alle sjablonen met dat Thema.

6. Stel je workflow in

Om je sjabloon workflow in te stellen, bepaal je of wilt dat het document dat aangemaakt wordt vanaf de sjabloon eerst een goedkeuringsproces moeten doorlopen voordat het verzonden kan worden.

Je kunt ook kiezen of je wilt dat ontvangers Wijzigingen aan het document kunnen aanbrengen of niet.

7. Sjablooninstellingen instellen

Denk na over wat de standaardinstelling voor vervaldatums en automatische herinneringen wordt, voor elk document dat vanuit je sjabloon wordt aangemaakt. Ze kunnen indien nodig nog steeds op documentniveau worden aangepast, maar door de standaardinstellingen voor de meeste gevallen in te stellen, bespaar je tijd.

Vanaf hier kun je ook de weergavetaal voor de ontvanger, de sjabloon-volgorde en verlengingsherinneringen instellen en labels toevoegen dat elk document dat vanuit deze sjabloon wordt gemaakt, heeft. Renewals is een Enterprise of extra functie.

8. Overweeg content vergrendelen

Met content vergrendelen kun je voorkomen dat gebruikers wijzigingen aanbrengen in bepaalde blokken van een document dat vanuit je sjabloon is gemaakt. Je kunt wijzigingen binnen de blokken voorkomen door 'Beperk bewerken' te selecteren, en ook voorkomen dat de gebruiker de blokken verplaatst of verwijdert door 'Blokpositie vergrendelen' te selecteren.

Dit werkt prima voor de juridische voorwaarden of alles wat je wilt dat ongewijzigd blijft. Content vergrendelen is een Enterprise of extra functie.

9. Bundel indien nodig

Moet je meerdere documenten in één e-mail verzenden? Gebruik onze Bundelfunctie om je documenten in één overzichtelijk pakket te verzenden. Je kunt Bundel instellen in je sjabloon, of ervoor kiezen om later te bundelen terwijl je aan een document werkt.

Offertes

Maak offertes aan, sluit sneller deals en versnel het verkoopproces met onze uitgebreide offertesoftware die volledig is geïntegreerd in onze sjabloon- en document editor. Onze functies omvatten:

- Prijstabel

Ons prijstabel blok maakt het eenvoudig om producten toe te voegen, belastingen en kortingen toe te passen en de totale kosten voor je ontvanger te berekenen. Je kunt zelfs variabele gebruiken om aan de totale kosten te refereren in t je document! Lees hier meer.

- Catalogus

Voeg producten toe aan je Catalogus, zodat je ze later snel en eenvoudig kunt invoegen. Je kunt productnamen, beschrijvingen, prijzen, afbeeldingen, SKU en valuta toevoegen. Lees hier meer.

PandaDoc biedt ook PandaDoc CPQ als extra functie of Enterprise functie. Ontvang meer opties voor flexibele en dynamische prijzen. Onze soepele Offerte samenstellen biedt je nog meer mogelijkheden. PandaDoc CPQ-functies bevatten:

- Offerte samenstellen

Wanneer je de PandaDoc CPQ-functionaliteit ontgrendelt, krijg je ook de blok Offerte samenstellen, waarmee je eenvoudig offertes op maat kunt maken, die je kunt aanpassen aan jouw exacte specificaties. Lees hier meer.

- Geavanceerde productcatalogus

Misschien is de beste functie van PandaDoc CPQ is de geavanceerde productcatalogus. Door deze functionaliteit te ontgrendelen, kun je productbundels maken en vaste, terugkerende of volumegebaseerde prijzen instellen. Lees hier meer. PandaDoc CPQ is een Enterprise of extra functie.

Contentbibliotheek

Voeg modulaire content toe, van korte tekstblokken tot volledige pagina's, overal in je document met slechts een paar klikken via onze contentbibliotheek. Of gebruik onze Slimme content, waarmee je content kunt toevoegen op basis van als-dan-logica en automatisering.

Vul je contentbibliotheek met alle casestudy's, productbeschrijvingen, algemene voorwaarden, of welke modulaire content je ook bij de hand wilt hebben. Maak contentbibliotheek-items vanaf het begin in de contentbibliotheek sectie van de app. Of ga verder met iets wat je maakte in een sjabloon of document en voeg het toe aan de contentbibliotheek in een paar klikken!

Lees hier meer over de contentbibliotheek. Contentbibliotheek is beschikbaar op Business en Enterprise-pakketten.

Slimme content

Met logica en automatisering, geeft slimme content je contentbibliotheek een boost. Nadat je je contentbibliotheek hebt gevuld, kun je Slimme content in je documenten configureren. Sleep een blok met slimme content naar je sjabloon, stel de logica in en selecteer welk contentbibliotheek-item wordt ingevuld op basis van je specificaties.

Wanneer een gebruiker later een document maakt op basis van je sjabloon, zorgen je instellingen ervoor dat automatisch de juiste inhoud op de juiste plaatsen in het document wordt geplaatst.

Lees hier meer over Slimme content. Slimme content is beschikbaar als Enterprise of als aanvullende functie.

eSignatures

Verbeter de snelheid en beveiliging van je documenten met de naadloze elektronische handtekening software van PandaDoc. Onze ondertekeningsfuncties omvatten:

Juridisch bindende eSignatures

De elektronische handtekening software van PandaDoc is juridisch bindend en voldoet aan de regelgeving en vereisten van ESIGN en UETA. Bij elke elektronische handtekening verstrekken we een elektronisch certificaat dat de authenticiteit en geldigheid van het document bevestigt. Lees hier meer over ons certificaat voor elektronische handtekening.

​- QES: Gekwalificeerde eSignature

QES helpt de identiteit van de ondertekenaar van een document te verifiëren en genereert een aanvullend handtekeningcertificaat dat kan worden voorgelegd aan een rechtbank om de rechtsgeldigheid van de handtekening aan te tonen.

​- Verificatie van ontvangers​

Stel voor elke documentontvanger een unieke toegangscode of sms-code in, die ze moeten invoeren om het document te bekijken of te ondertekenen.

-Ondertekeningsvolgorde​

Stel je distributielijst voor documenten zo in dat het document één voor één naar de ontvangers wordt verzonden. Lees meer in dit artikel.

- ​Persoonlijke ondertekening​

Laat ontvangers documenten persoonlijk ondertekenen op je apparaat. Bekijk hoe.

​- Ondertekenen delegeren

Sta toe dat je ontvangers het document doorsturen naar een andere persoon om te ondertekenen. Volg hier de stappen.

​- Verzamel handtekeningen op formulieren

Verzamel handtekeningen op gestandaardiseerde, webgebaseerde formulieren zonder dat je elke keer een document hoeft te verzenden. Lees er hier over.

Notaris

We hebben het eerste en enige Remote Online Notaris-platform gebouwd waarmee je binnen enkele minuten documenten voor je bedrijf kunt aanmaken, bewerken, digitaal ondertekenen en voorleggen aan een notaris.

Wanneer je ons RON-platform gebruikt, heb je de gemoedsrust dat het veilig en MISMO-gecertificeerd is. Lees hier meer over Notaris.

Geavanceerde functies

Ontdek de geavanceerde workflow-functies die PandaDoc biedt, waarmee je efficiëntie en automatisering kunt verbeteren.

- Formulieren

Met Formulieren is het gemakkelijker dan ooit om informatie en elektronische handtekeningen te verzamelen van medewerkers, leveranciers, prospects en sollicitanten. Je kunt een Formulier delen via een directe link of door deze in te sluiten op je website — zonder dat er programmeerkennis nodig is.

onze eerste 250 Formulieren zijn gratis, zodat je kunt uitproberen of het voor je werkt. Lees hier meer over Formulieren en probeer zelfs een voorbeeldformulier uit.

- Bulkverzending

Heb je ooit meerdere verouderde beleidsdocumenten of algemene voorwaarden moeten bewerken en naar meerdere ontvangers verzonden? Dat is best tijdrovend, nietwaar?

Bulkverzending maakt het je gemakkelijk. Met de Verzendfunctie kun je één document naar wel 1000 ontvangers tegelijk verzenden! Verstuur je eerste 250 Bulkverzending documenten gratis. Lees hier meer over hoe je dit doet.

- Zapier

Onze integratie met Zapier stelt je in staat om PandaDoc te koppelen aan duizenden van de populairste apps, zodat je je werk kunt automatiseren en meer tijd overhoudt voor wat er echt toe doet — zonder dat er code nodig is. Je kunt bijvoorbeeld een Zap instellen die zegt: "Als PandaDoc dit doet, laat X dan dat doen." Of: "Als X dit doet, laat PandaDoc dan dat doen."

Toegang tot Zapier is inbegrepen in Business- en Enterprise-pakketten, maar afhankelijk van de complexiteit van je automatisering kunnen er kosten in rekening worden gebracht aan de kant van Zapier. Lees hier meer over hoe je aan de slag gaat met onze Help Center gids of hier met Zapier gids.

- API

Automatiseer je workflow en genereer moeiteloos een document met onze aanpasbare API — geen omslachtig data-invoer. De PandaDoc API biedt een breed scala aan functionaliteiten waarmee je uitstekende documentautomatiseringservaringen binnen je product kunt bouwen.

De PandaDoc API is opgebouwd rond REST. Onze API heeft voorspelbare, op resources gerichte URL's en maakt gebruik van standaard HTTP-responscodes, authenticatie en verbs. Je kunt beginnen met PandaDoc API met ons gratis sandboxpakket, waarmee je toegang krijgt tot alle beschikbare functies. De sandbox-API-sleutel die je kunt genereren op het Developer Dashboard, met vooraf ingestelde snelheidslimieten.

Rapportage

In Instellingen > Team, zie je hoeveel gebruikerslicenties in je account zijn toegewezen en beschikbaar zijn. Ook kun je nieuwe gebruikers uitnodigen voor de werkruimte. Lear hier meer over het gebruik van de Rapportagemodule.

- Workflow overzicht

Workflow overzichtsgrafieken helpen je je document funnel beter te begrijpen. Gegevens in grafieken kunnen worden gefilterd op specifieke periodes en werkruimte.

- Data-analyse

Data-analyse stelt je in staat gedetailleerde data over je document efficiëntie te bekijken en deze aan te passen aan je behoeften. Je kunt in dit tabblad ook een volledig CSV-rapport opslaan en exporteren. Je kunt documentstatistieken bekijken door:

• Werkruimte

• Documentcreatie

• Sjabloon gebruikt om een document te maken

• Documentnaam

- Contentbibliotheek

Contentbibliotheek rapportage toont hoe vaak je contentbibliotheek-item is gebruikt in je PandaDoc document.

Conclusie en volgende stappen

Naarmate je team zich verder ontwikkelt, raden we aan om regelmatig je accountstructuur en document workflow te herzien, zodat je team optimaal gebruikmaakt van PandaDoc.

We moedigen je aan om je leertraject voort te zetten via de cursussen en spreekuren van de PandaDoc Learning Academy.