Vi säkerställer att dina signaturer är autentiska, trovärdiga och tillämpbara genom att följa förordningarna för säkerhet och spårbarhet för elektroniska signaturer. Du kan även ta ytterligare steg för att skydda känslig data genom att verifiera signaturen med kvalificerad elektronisk signatur, eller genom att verifiera mottagaren med lösenkod eller sms.

Detta innebär att vi säkert kan skicka dina dokument till önskad användare, samt säkerställa att mottagaren är den enda som kan underteckna dokumenten.

Vi kan dock inte avgöra huruvida ditt kontrakt är giltigt, även om vi tillhandahåller en lösning för e-signaturer som ger juridiskt bindande digitala signaturer. Se till att konsultera juridiska experter för att säkerställa att ditt kontrakt är verkställbart i respektive jurisdiktion.

PandaDocs e-signaturer uppfyller de allra strängaste lagstadgade kraven i EU och USA. De exakta kraven för e-signaturer beror på var du befinner dig och bör bekräftas med juridisk rådgivning.

Med PandaDocs eSignaturer spåras och registreras varje åtgärd i den icke-redigerbara loggen som bifogas. Den visar varje gång dokumentet har skickats, lästs, skrivits ut, undertecknats eller avvisats – såväl som tidsstämpel, ip- och e-postadress. Det innebär att det är enkelt att bevisa var, när och av vem som dokumentet hanterades, samt att det inte har manipulerats på något sätt.

Tack vare vår id-verifiering från tredje part samt säker kryptering och lagring av data kan våra e-signaturer erbjuda namnteckningar som är likvärdiga med konventionella, handskrivna signaturer – och de är godtagbara i domstolar.

Kvalificerade elektroniska signaturer (QES) bör användas när avsändaren vill säkerställa säkerheten och juridiska efterlevnaden av en underskrift. Denna funktion låter användare skydda känslig data och bekräfta identiteten av undertecknaren. Denna funktion är främst till för:

1. Europeiska företag som vill följa eIDAS-förordningen,
2. Större organisationer som vill skydda sina data, har fler dokument att skriva under och mer komplexa interna processer samt granskas mer av tillsynsmyndigheter,
3. Vissa reglerade branscher som enligt lag måste stödja kvalificerade elektroniska signaturer (QES) för en specifik affärstransaktion (HR vid nyanställning, köp och sälj av fastigheter, sjukvård).

Vår partner är eID Easy för att tillhandahålla verifiering av identitet genom följande tillhandahållare av betrodda tjänster (TSP:er):

• Smart ID
• Mobile ID
• National ID card
• Freja eID
• Chave Movel
• CertEurope
• Certsign
• DIIA
• EvroTrust

Våra certifikat för e-signaturer visar din mottagares namn, deras underskrift/initialer, deras verifierade e-postadress samt deras ip-adress. De inkluderar även datum- och tidsstämplar som visar när avtalet slöts och när verifiering med sms eller lösenkod skedde (om tillämpligt).

Ja.

Säkerheten för dina data är vår högsta prioritet. Vi följer SOC typ 2 och alla dina data är hela tiden asymmetriskt krypterad/krypterad med offentlig nyckel.

Lagenligheten för e-signaturer varierar mellan länder. Se våra landsspecifika sidor för e-signaturers lagenlighet (på engelska) för att ta reda på de nödvändiga stegen för att skapa juridiskt bindande e-signaturer för din plats.

Alltid. Du kan ladda ner eller exportera dina underskrivna dokument, och även organisera dem i PandaDoc för enkel åtkomst.

Om du däremot väljer att behålla dina register, tänk på att arkivering av register är en nyckelfaktor vid användning av elektroniska register.

Du behöver lagra dina kontrakt och dokument i flera år för att följa de flesta federala förordningar.

I många fall: ja. Elektroniska underskrifter är giltiga och tillämpbara. Speciella undantag kan gälla beroende på din verksamhet och användningsfall, så det är viktigt att välja rätt typ av elektronisk signatur som passar ditt avtal.

Olika typer av e-signaturer och rekommenderade användarfall är:

Enkla elektroniska signaturer (SES) kan användas för dokument med färre juridiska krav.

Kvalificerade elektroniska signaturer (QES) medföljande certifikat har samma juridiska status som en handskriven underskrift i EU. Dessa underskrifter passar dokument med stränga juridiska krav och en hög ansvarsrisk, inklusive revisioner, konsumentlån och kreditavtal.

I USA anger ESIGN-lagen att elektroniska signaturer kan godtas i domstol men kräver att papperskontrakt och handskrivna signaturer fortsätter vara standard i vissa fall. Dessa inkluderar familjerätt, testamenten och förvaltningar, samt avslutande av sjukförsäkringsförmåner. I EU har endast kvalificerade underskrifter med medföljande certifikat som verifierar undertecknarens identitet samma juridiska status som handskrivna signaturer.

eIDAS
eIDAS-förordningen är en förordning gällande elektronisk identifiering och betrodda tjänster för elektroniska transaktioner i den europeiska inre marknaden. Den definierar tre typer av elektroniska signaturer (SES, AES, QES) och fastställer ett regelverk för individer, företag (särskilt små till mellanstora företag) och offentlig förvaltning för att säkert kunna komma åt tjänster och utföra transaktioner mellan alla EU:s medlemsstater.

Sedan Storbritannien lämnade EU används en ändrad men liknande förordning (brittiska eIDAS-förordningen) för elektroniska signaturer i Storbritannien.

Standard eller Enkel elektronisk signatur (SES)
En enkel elektronisk underskrift är den mest grundläggande typen av e-signatur. Signeraren kan skriva eller rita sitt namn, och det finns inget elektroniskt formulär för att validera signaturen. Även om denna typ av signatur är mycket enkel att använda, är den även den lättaste att motbevisa eftersom det finns begränsade säkerhetsprotokoll för att legitimera signeraren.

Avancerad elektronisk signatur (AES)
En avancerad elektronisk underskrift måste säkerställa att signaturen är unikt kopplad till och kan identifiera signeraren. Den måste skapas med hjälp av data för att skapa elektroniska signaturer som signeraren, med hög förtroendegrad, kan använda under exklusiv kontroll.

Kvalificerad elektronisk signatur (QES)
En kvalificerad elektronisk underskrift är en striktare form av AES, och den enda signaturtypen som ges samma juridiska värde som en handskriven signatur. Det är en avancerad elektronisk underskrift som åtföljs av ett kvalificerat digitalt certifikat skapat av en kvalificerad signaturskapande enhet (QSCD). QSCD måste utfärdas av en kvalificerad EU-tillhandahållare av betrodda tjänster (TSP) på European Union Trust List (EUTL).