Fünf Informationen, die KI aus Ihren Verträgen extrahieren kann – damit Sie es nicht selbst tun müssen

Ihre Verträge liefern Antworten auf geschäftskritische Fragen, die Sie sich Woche für Woche stellen: Wann wird dieser Vertrag verlängert? Welche Zahlungsbedingungen gelten? Hat jemand bereits unser Angebot geprüft? Welche wichtigen Geschäftsabschlüsse sind noch nicht unterzeichnet? Bisher mussten Sie Ordner durchsuchen, nach Schlüsselwörtern suchen, den Status in E-Mail-Verläufen verfolgen und Informationen manuell in Tabellen übertragen, um die benötigten Antworten zu finden.

Mit KI gehört das der Vergangenheit an. Sie erfasst Vertragsbeginn und Vertragsbedingungen, liefert Einblicke in die Empfängeraktivität und den Dokumentstatus, weist auf anstehende Verlängerungen hin und stellt Ihnen die benötigten Informationen innerhalb weniger Sekunden bereit. So werden verborgene Details zu sofort verfügbaren Antworten.

Der Nutzen zeigt sich sofort: schnellere Entscheidungen, weniger Überraschungen und deutlich weniger manuelle Arbeit für Teams, die ohnehin schon viele Aufgaben gleichzeitig bewältigen müssen.

KI im Vertragsmanagement: Tools, die Verträge in Antworten verwandeln

Viele Unternehmen verwalten ihre Verträge in gemeinsam genutzten Laufwerken und E-Mail-Postfächern. Dadurch werden selbst einfache Fragen zur zeitaufwendigen Suche. Die Lösung besteht aus einer Reihe von KI-Funktionen für das Vertragsmanagement, die nahtlos zusammenarbeiten, um Verträge durchsuchbar und nutzbar zu machen.

1. KI-Datenextraktion:  Erfasst automatisch Angaben wie Verlängerungsdaten, Zahlungsbedingungen, Beträge, Vertragsparteien und weitere Vertragskonditionen, damit Sie Dokumente einfacher nachverfolgen können.

2. Suche: Findet Angaben und Vertragsklauseln in Ihrem gesamten Vertragsarchiv innerhalb weniger Sekunden – mit präzisen Filtern oder Suchanfragen in natürlicher Sprache.

3. KI-Assistenten: Beantworten Ihre Fragen in natürlicher Sprache, erstellen Zusammenfassungen und Übersichten (z. B. „Verträge, die in den nächsten 60 Tagen auslaufen“ oder „offene Rahmenverträge, die älter als 7 Tage sind“) und führen schnelle Aktionen aus, etwa das Verlängern von Ablaufdaten.

4. Dokumentenanalyse: Zeigt das tatsächliche Engagement der Empfänger auf, einschließlich der Personen, die Ihr Dokument angesehen haben, der Abschnitte, auf die sie sich konzentriert haben, und der Stellen, an denen ihr Interesse nachgelassen hat. So können Sie auf Grundlage fundierter Informationen nachfassen, anstatt auf Vermutungen angewiesen zu sein.

Kurz gesagt: KI liefert wertvolle Analysen und Einblicke zu den Bedingungen Ihrer Verträge und zeigt Ihnen auf einen Blick, was gerade mit Ihren Verträgen passiert.

Auf dieser Grundlage stellen wir Ihnen fünf entscheidende Fragen vor, die KI bereits heute beantworten kann. Dabei geht es um Transparenz vor der Unterzeichnung ebenso wie um Kontrolle nach der Unterzeichnung. Außerdem erklären wir, warum diese Fragen wichtig sind.

Sind Sie es leid, Verträge nach Antworten zu durchsuchen? Testen Sie PandaDoc und verwalten Sie alle Ihre Verträge zentral, übersichtlich und jederzeit nutzbar.

Fünf Informationen, die KI aus Ihren Verträgen extrahieren kann – damit Sie es nicht selbst tun müssen

1. Vertragsaktivität: Welche Verträge warten auf eine Unterschrift, wo gibt es Engpässe und was hat sich diese Woche geändert? 

Für einen klaren Überblick über den Status sollten weder Slack-Nachrichten noch aufwendige Recherchen im CRM nötig sein. Mit KI-gestützter semantischer Suche und dialogbasierter KI erhalten Sie jederzeit Transparenz über den Status Ihrer Verträge, etwa darüber, welche Verträge aktuell zur Unterzeichnung ausstehen. Statt auf Antworten anderer zu warten, fragen Sie einfach das System.

Probieren Sie zum Beispiel diesen Prompt aus:

• Welche Verträge im Wert von über 100.000 US-Dollar warten derzeit auf eine Unterschrift?

• Zeige alle Dokumente an, die in den nächsten 30 Tagen ablaufen.

• Gib mir eine Übersicht über die Aktivitäten der letzten sieben Tage.

Warum das wichtig ist: Führungskräfte und operative Teams erkennen, wo Prozesse ins Stocken geraten sind. Verantwortliche sehen genau, wo Handlungsbedarf besteht, und statt Überraschungen zum Quartalsende sorgen planbare Abläufe für mehr Transparenz. Statt Informationen mühsam zusammenzutragen, erhalten Sie sofort einen vollständigen Überblick.

2. Empfängerinteraktion: Wer hat das Dokument angesehen, welche Abschnitte wurden besonders beachtet und was ist der nächste Schritt?

Nach dem Versenden eines Angebots sollten Sie nicht im Ungewissen bleiben. Dokumentanalysen zeigen das tatsächliche Leseverhalten, etwa welche Seiten angesehen wurden und wie lange. „Vier Minuten auf der Preisseite und drei erneute Aufrufe“ vermitteln ein ganz anderes Bild als „einmal geöffnet und nach Seite zwei nicht weitergelesen“. Mit diesem Kontext können Sie gezielt nachfassen und auf Preisfragen, Leistungspakete oder Freigaben eingehen, statt nur eine allgemeine Erinnerung zu senden.

Warum das wichtig ist: Klare Einblicke in die Empfängerinteraktion reduzieren Vermutungen, helfen Teams, das nächste Gespräch gezielt vorzubereiten, und ermöglichen es, Hürden dort zu beseitigen, wo sie tatsächlich bestehen. So gewinnen Sie wertvolle Vertriebsinformationen, ohne die Zeit Ihrer Interessenten oder Ihres Teams zu verschwenden.

3. Fragen und Antworten zum Dokument: Was genau steht in dieser Vereinbarung (ohne sie Zeile für Zeile durchzulesen)? 

Selbst wenn Sie wissen, wo ein Vertrag gespeichert ist, kann es zeitaufwendig sein, die genau benötigten Informationen zu finden. KI-Assistenten beantworten Fragen direkt auf Grundlage des Dokuments, liefern kontextbezogene Antworten und fassen bei Bedarf einzelne Abschnitte zusammen.

Nützliche Fragen und Prompts sind zum Beispiel:

• Welche Preis- und Rabattdetails enthält diese Vereinbarung?

• Ist darin ein Zusatz zur Datenverarbeitung oder eine spezielle Sicherheitsklausel enthalten?

• Fasse die Compliance- und Sicherheitsverpflichtungen in Abschnitt 3 zusammen.

• Enthält diese Vereinbarung eine Opt-out-Klausel?

Warum das wichtig ist: Dadurch sparen Teams Zeit, vermeiden Fehler durch das Überfliegen von Dokumenten oder die Arbeit mit veralteten Versionen und können wichtiges Wissen im Unternehmen besser teilen. Jeder erhält Antworten, ohne auf die Person warten zu müssen, die das Dokument ursprünglich erstellt hat.

4. Vertragsdaten im Überblick: Welche Informationen enthalten unsere Verträge? 

Die meisten Teams können beantworten, was in einem einzelnen Vertrag steht. Die Herausforderung besteht darin, zu beantworten, was alle Verträge enthalten.

KI-Datenextraktion wandelt Vertragsbedingungen in strukturierte Felder um, beispielsweise Verlängerungsdaten, Zahlungsbedingungen, geltendes Recht, Klauseln zur automatischen Verlängerung, Namen der Vertragsparteien und Vertragswerte. In Kombination mit leistungsstarken KI-Suchfunktionen können Sie jedes Geschäftsdokument in Ihrem Arbeitsbereich durchsuchen, anstatt einzelne Dokumente mühsam nacheinander zu prüfen. So erhalten Sie wichtige Informationen schnell und in großem Umfang.

Beispiele für Analysen Ihres Vertragsportfolios:

• Zeige alle Verträge mit automatischer Verlängerung und einer Kündigungsfrist von 60 Tagen.

• In welchen Lieferantenverträgen ist ein Zahlungsziel von 30 Tagen vereinbart?

Warum das wichtig ist: übersichtliche Berichte und schnellere Entscheidungen. Durchsuchen Sie Ihre Verträge ganz einfach nach relevanten Informationen, etwa nach den Verträgen mit dem höchsten Wert, die zur Verlängerung anstehen.

5. Verlängerungen: Welche Verträge laufen in den nächsten 60 Tagen aus? 

Die automatische Datenerfassung erkennt Verlängerungs- und Ablaufdaten, Klauseln zur automatischen Verlängerung sowie Kündigungsfristen und verknüpft diese mit Benachrichtigungen. So sehen Sie rechtzeitig, welche Termine anstehen, und können frühzeitig Maßnahmen ergreifen.

Das bedeutet, ungenutzte Tools rechtzeitig zu kündigen, bevor Sie erneut gebunden sind, Preise mit datengestützten Argumenten neu zu verhandeln und Kunden frühzeitig anzusprechen, bevor ein Kundenverlust droht. So können Sie außerdem Erweiterungschancen nutzen, solange Sie noch Einfluss auf die Entscheidung nehmen können.

Mehr erfahren: Automatische Warnmeldungen zu Kundenverlusten, die Ihre Verlängerungsumsätze schützen.

Da die Daten und Klauseln strukturiert erfasst sind, können Sie auch schnell gezielte Suchen durchführen, etwa: „Wie viele Verträge mit einem Wert von über 50.000 US-Dollar werden in den nächsten 60 Tagen verlängert?“ Antworten, für die früher eine tagelange Recherche nötig war, erhalten Sie jetzt in wenigen Augenblicken.

Warum das wichtig ist: Bei Vertragsverlängerungen gehen auf Anbieter- und Kundenseite oft unbemerkt Umsätze verloren. Dank automatisch extrahierter Verlängerungsdaten und Benachrichtigungen können Teams sicher sein, dass sie kritischen Fristen immer einen Schritt voraus sind.

Die einfache Formel hinter allen fünf Punkten

Diese fünf Ergebnisse ergeben sich aus dem Zusammenspiel dieser zentralen Vertragsmanagement-Tools:

• KI-Datenextraktion wandelt den Inhalt Ihrer Verträge in strukturierte Daten um.

• Die KI-Suche findet diese Felder und Klauseln schnell in Ihrer gesamten Vertragsbibliothek.

• KI-Assistenten stellen Antworten zusammen, sodass Sie den vollständigen Überblick erhalten, ohne zwischen verschiedenen Tools wechseln zu müssen.

• Dokumentanalysen liefern reale Interaktionssignale, die Ihre nächsten Schritte unterstützen.

Vertragsmanagement mit PandaDoc: Alles an einem Ort

Das Problem bei den meisten Vertragsprozessen ist nicht ein Mangel an Tools, sondern dass es zu viele davon gibt. Mit PandaDoc verwalten Sie Ihren gesamten Vertragsprozess auf einer einzigen Plattform: von der Erstellung über den Versand und die Nachverfolgung bis hin zur Speicherung Ihrer Verträge.

• Durchsuchen Sie Ihr gesamtes Vertragsarchiv mithilfe von Filtern, um schnell das zu finden, was Sie brauchen – sei es eine in einem alten Rahmenvertrag versteckte Verpflichtung oder ein noch nicht unterzeichneter Vertrag, von dem man nichts mehr gehört hat.

• Nutzen Sie den KI-Assistenten, um schnell Aktivitätszusammenfassungen zu erhalten oder Follow-up-Inhalte zu erstellen, und setzen Sie Ihre nächsten Schritte direkt im selben Arbeitsbereich um.

Erhalten Sie Einblicke in die Interaktionsanalysen auf Dokumentebene, einschließlich einer detaillierten Ansicht auf Seitenebene, damit Sie genau wissen, wann Sie nachfassen und welche Themen Sie ansprechen sollten.

Starten Sie mit den Fragen, die Sie ohnehin schon stellen.

Sie müssen Ihren Prozess nicht neu gestalten, um von einem intelligenteren Vertragsmanagement zu profitieren. Haben Sie sich schon einmal gefragt: „Wann wird dieser Vertrag verlängert?“ „Welche Zahlungsbedingungen haben wir vereinbart?“ „Welche großen Deals sind noch nicht unterzeichnet?“ „Haben sie das Angebot tatsächlich gelesen?“ Diese Anwendungsfälle kennen Sie bereits.
PandaDoc liefert diese Antworten, ohne zusätzliche Komplexität in Ihre Systemlandschaft zu bringen. Dadurch handeln Sie schneller, können gezielter nachfassen und müssen weniger Zeit mit der Dokumentensuche verbringen.
Erfahren Sie, was in Ihren Verträgen steht und was als Nächstes ansteht. Testen Sie PandaDoc und setzen Sie Ihre Vereinbarungen direkt um.