KI-gestützte Datenextraktion: Was sie ist und warum Ihr Unternehmen sie braucht

Wachsende Unternehmen leben von Verträgen. Doch für viele Teams fühlt sich das Vertragsmanagement wie das Ertrinken in einem Chaos aus unübersichtlichen Ordnern und verstreuten PDFs an. Dies führt zu Problemen wie langen Bearbeitungszeiten, doppelter Arbeit und schwer erkennbaren Compliance-Risiken. Mit der Zeit verschärfen sich diese Herausforderungen zunehmend.

Verträge aus vielen Jahren bleiben in veralteten Systemen gespeichert und schaffen Transparenzlücken, die mit dem Wachstum Ihres Unternehmens immer größer werden. Ohne Einblick in sämtliche Verträge können Teams weder Muster erkennen noch Verpflichtungen nachverfolgen oder Erkenntnisse aus früheren Vertragsverhandlungen gewinnen.

Die KI-gestützte Datenextraktion löst diese Herausforderungen, indem sie statische Dokumente in strukturierte, durchsuchbare Daten umwandelt, mit denen Ihre Teams arbeiten können. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Verträge gestern oder vor fünf Jahren unterzeichnet wurden. In diesem Leitfaden erfahren Sie, was KI-gestützte Datenextraktion ist, warum sie für wachsende Unternehmen einen echten Mehrwert bietet und auf welche Funktionen Sie bei der Auswahl einer Lösung achten sollten.

Was ist KI-gestützte Datenextraktion?

Die KI-gestützte Datenextraktion erkennt, erfasst und strukturiert automatisch wichtige Informationen aus Dokumenten, beispielsweise das Datum des Vertragsbeginns, Verlängerungsklauseln, Gebühren und Vertragsparteien, ohne dass jede Seite manuell gelesen werden muss. Statt stundenlanger manueller Arbeit ermöglicht sie eine automatisierte Dokumentenverarbeitung in wenigen Minuten.

Die KI-gestützte Datenextraktion lässt sich für die unterschiedlichsten Dokumenttypen einsetzen:

• Strukturierte Daten: Einheitlich definierte Informationen mit standardisierten Layouts oder festen Formularfeldern (z. B. Webformulare)

• Teilstrukturierte Daten: Dokumente mit wiederkehrenden, aber flexiblen Layouts, beispielsweise Rechnungen verschiedener Lieferanten

• Unstrukturierte Daten: Dokumente mit Freitext und unterschiedlichen Layouts, beispielsweise E-Mails, Verträge, Leistungsbeschreibungen (Statements of Work) oder eingescannte PDFs.

Da KI-Modelle Muster, Entitäten, Klauseln, Tabellen und Zusammenhänge erkennen, verbessert sich ihre Genauigkeit mit jedem verarbeiteten Dokument. So entsteht ein System, das kontinuierlich dazulernt und sich stetig verbessert.

Wie KI Ihre Dokumente versteht

Die KI-gestützte Datenextraktion kombiniert mehrere fortschrittliche Technologien, die nahtlos zusammenarbeiten:

• Optische Zeichenerkennung (OCR): Wandelt eingescannte Dokumente in maschinenlesbaren Text um

• Natural Language Processing (NLP): Versteht den Kontext, erkennt Entitäten und interpretiert die Bedeutung von Informationen in Dokumenten (z. B. „geltendes Recht“ oder „automatische Vertragsverlängerung“).

• Maschinelles Lernen (ML): Verbessert die Genauigkeit kontinuierlich auf Grundlage erkannter Muster und des erhaltenen Feedbacks.

• Computer Vision: Erkennt und interpretiert Dokumentlayouts, Tabellen und visuelle Elemente.

Die Herausforderungen manueller Vertragsprozesse

Unternehmen jeder Größe stehen vor dieser Herausforderung. Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sind jedoch besonders stark betroffen, da viele von ihnen noch keine spezielle Lösung für die Verwaltung ihrer Verträge einsetzen. Sie verwalten ihre Verträge über Tabellenkalkulationen und E-Mail-Verläufe hinweg. Dadurch werden Transparenz, Versionskontrolle und die Verwaltung von Vertragsverlängerungen mit zunehmendem Umfang nahezu unmöglich.

Die Zahlen sprechen für sich

Aktuelle Untersuchungen von PandaDoc zeigen das Ausmaß des Problems*

• 84 % der Befragten berichten von Zeit- und Effizienzproblemen bei der Verwaltung ihrer Verträge

• 48 % nennen manuelle und unstrukturierte Prozesse als ihre größte Herausforderung

• Nur 52,3 % der Unternehmen ohne Contract Management Software (CMS) sind mit ihrer aktuellen Lösung zufrieden

• Bei Nutzern ohne Contract Management Software (CMS) ist die Unzufriedenheit fünfmal höher als bei CMS-Nutzern

Manuelle Prozesse bremsen Geschäftsabschlüsse aus und erschweren den Zugriff auf wichtige Geschäftsdaten.

„Wir hatten unsere Verträge in SharePoint, in Google und in E-Mails gespeichert.“ „Das war keine sichere und zentrale Lösung für die Verwaltung unserer Vertragsverlängerungen.“ – Ein PandaDoc-Kunde

„Unser System hängt stark davon ab, dass Mitarbeitende den aktuellen Stand im Vertragslebenszyklus im Blick behalten und Verträge über E-Mails verwalten.“ „Das ist verrückt!!!“ – PandaDoc-Nutzer

*Alle Statistiken in diesem Abschnitt basieren auf einer PandaDoc-Studie mit Unternehmen mit 2 bis 50 Mitarbeitenden. Sie bilden den zentralen KMU-Markt ab, in dem diese Herausforderungen besonders stark auftreten.

Warum das wichtig ist

• Verteilte Informationen bremsen Geschwindigkeit und Präzision: Wenn Vertragsverlängerungen und wichtige Termine an verschiedenen Orten verwaltet werden, steigt das Risiko verpasster Verpflichtungen und kurzfristiger Notfallmaßnahmen

• Doppelte Arbeit kostet Produktivität: Teams erfassen dieselben Daten wiederholt in mehreren Systemen, nur um ihre Datensätze abzugleichen.

• Mehr Volumen erhöht das Risiko: Wenn die Anzahl monatlicher Verträge wächst, versagen manuelle Prozesse zunehmend, insbesondere bei Sicherheit, Prüfpfaden und der Übergabe zwischen Teams.

KI-gestützte Datenextraktion als Lösung

KI liest die wichtigsten Informationen automatisch aus Ihren Dokumenten aus. Statt dass Daten in statischen PDFs verborgen bleiben, verwandelt KI Ihre Dokumente in verwertbare Geschäftsinformationen. Durch die automatisierte Datenerfassung, die Reduzierung von Fehlern und die Beschleunigung nachgelagerter Prozesse schafft sie einen echten Mehrwert für Ihr Unternehmen.

KI-gestützte Datenextraktion im Vergleich zu herkömmlichen Methoden

Jahrelang bestand die Verwaltung von Vertragsdaten darin, PDFs zu öffnen, Ablaufdaten oder Vertragswerte herauszusuchen und sie in Tabellenkalkulationen einzutragen. Dieser Ansatz ist zeitaufwendig, fehleranfällig und stößt an seine Grenzen, sobald das Dokumentenaufkommen und die Anzahl verschiedener Dokumenttypen wachsen.

Stellen Sie sich vor, Sie müssten das für jeden Vertrag durchführen, den Ihr Unternehmen jemals unterzeichnet hat. Wahrscheinlich würden Sie schnell aufgeben, denn ein solcher Aufwand ist schlicht nicht zu bewältigen. Wichtige Informationen gehen verloren. Verlängerungstermine werden verpasst. Standardverpflichtungen werden übersehen.

„Unser Finanzvorstand wollte vor allem eine deutlich bessere Übersicht und automatische Benachrichtigungen, damit alle wichtigen Beteiligten informiert werden, wenn größere Verträge zur Verlängerung anstehen. So bleibt ausreichend Zeit, neu zu verhandeln oder vom Vertrag zurückzutreten.“ — PandaDoc-Nutzer

Die Nachteile manueller Methoden

• Mühsam und uneinheitlich: Da die manuelle Kennzeichnung viel Zeit beansprucht, wird sie oft ausgelassen. So werden Ablagen mit der Zeit immer unübersichtlicher.

• Hohe Fehleranfälligkeit: Schon kleine Copy-and-Paste-Fehler oder Tippfehler bei wichtigen Fristen können dazu führen, dass Verpflichtungen nicht rechtzeitig erfüllt werden

• Unbewältigbarer Aufholbedarf: Tausende historische Dokumente nachträglich zu kennzeichnen, ist mit manuellen Prozessen nicht skalierbar.

• Herausforderungen durch verteilte Daten: Die PandaDoc-Studie zeigt, dass 75 % der Unternehmen zwei oder mehr Speicherorte verwenden. Je stärker die Daten verteilt sind, desto deutlicher sinkt die Zufriedenheit.

Fazit: KI verwandelt die Datenextraktion von einer anfälligen, manuellen Aufgabe in eine robuste, sich kontinuierlich verbessernde Fähigkeit, die mit Ihrem Unternehmen mitwächst.

Vorteile der KI-gestützten Datenextraktion für Unternehmen

Der Umstieg auf einen KI-gestützten Workflow bietet entscheidende Vorteile und verändert die Arbeitsweise von Unternehmen nachhaltig. Da 78 % der Unternehmen mittlerweile KI in mindestens einem Geschäftsbereich einsetzen, nimmt der Druck zur Einführung weiter zu.

Schnellere Verarbeitung und kürzere Bearbeitungszeiten

Verkürzen Sie die Dokumentenverarbeitung von Tagen auf Minuten und sorgen Sie für schnellere Freigaben, Rechnungen und Vertragsverlängerungen. Ihr Vertragsarchiv wird sofort nach relevanten Datenfeldern durchsuchbar und nicht mehr nur nach Dateinamen.

Weniger menschliche Fehler

Sparen Sie sich wiederholte Dateneingaben und vermeiden Sie typische Fehler beim Kopieren und Einfügen. Entlasten Sie Ihre Teams, damit sie sich auf Sonderfälle, Verhandlungen und strategische Entscheidungen konzentrieren können.

Bessere Compliance

Erkennen Sie Verlängerungstermine automatisch und vermeiden Sie unerwünschte automatische Vertragsverlängerungen oder verpasste Zeitfenster für Neuverhandlungen. Mit diesem proaktiven Ansatz sichern Sie Umsätze und stellen die Einhaltung regulatorischer Anforderungen sicher.

Skalierbarkeit über alle Teams hinweg

Auch bei wachsendem Dokumentenaufkommen liefert KI gleichbleibend zuverlässige Ergebnisse. Ob Sie 5 oder 500 Verträge verwalten — der Aufwand für die Organisation bleibt gleich. So kann Ihr Unternehmen effizient wachsen.

Wie funktioniert KI-gestützte Datenextraktion? Wie können Sie KI zur Datenextraktion nutzen?

Sie müssen kein Datenwissenschaftler sein, um KI-gestützte Datenextraktion zu nutzen.

Moderne Tools machen den Prozess ganz einfach.

Dokumentenerfassung

Upload a document (PDF, Word, or even a scan) or create one natively within your document platform.

Klassifizierung

KI erkennt den Dokumenttyp automatisch und unterscheidet beispielsweise eine MSA von einer NDA oder einer Lizenzvereinbarung. So werden die relevanten Datenfelder für die Extraktion festgelegt.

Extraktion

Die Technologie durchsucht den Text, um mithilfe fortschrittlicher NLP-Verfahren und Mustererkennung Datenfelder zu identifizieren und zu erfassen – von der Rechtswahl bis hin zu Zahlungsbedingungen.

Validierung

Eine „Human-in-the-Loop“-Schnittstelle ermöglicht es Ihnen, die Vorschläge der KI zu überprüfen, zu bearbeiten und zu bestätigen, sofern Ihr Tool über eine solche Funktion verfügt. So stellen Sie die Genauigkeit sicher, bevor die Daten gespeichert werden.

Discovery

Nach der Überprüfung werden die Daten indexiert, sodass Ihre gesamte Dokumentenbibliothek durchsuchbar, filterbar und für Berichte nutzbar wird

Tools für KI-gestützte Datenextraktion

Zahlreiche Plattformen bieten KI-gestützte Datenextraktion, wobei jede Lösung ihre eigenen Stärken hat. Der entscheidende Punkt ist, eine Lösung zu finden, die zu Ihrer Unternehmensgröße, Ihren technischen Anforderungen und Ihrer Wachstumsstrategie passt.

Das Angebot reicht von Rechtsplattformen für Unternehmen bis hin zu benutzerfreundlichen Komplettlösungen. So finden Sie sich in den verschiedenen Optionen zurecht.

Enterprise-Plattformen

Entwickelt für große Rechts-, Beschaffungs- und Operations-Teams mit komplexen Arbeitsabläufen.

Ironclad

Umfassendes Vertragsmanagement (CLM) mit fortschrittlicher KI-gestützter Datenextraktion, ideal für Rechtsabteilungen in Großunternehmen, die eine große Anzahl komplexer Verträge verwalten.

Icertis

Vertragsmanagement-Plattform auf Enterprise-Niveau mit fortschrittlichen KI-Funktionen und umfangreichen Anpassungsoptionen.

Conga

Umfassendes Vertragsmanagement über den gesamten Vertragslebenszyklus hinweg mit leistungsstarken Datenextraktionsfunktionen, besonders beliebt bei großen Vertriebsteams.

Rechtsorientierte, KI-native Tools

Spezialisierte Lösungen für KI-affine Rechtsexperten.

Ivo.ai

Neues KI-gestütztes Tool speziell für Rechtsteams, das sich auf Vertragsprüfung und Risikoanalyse konzentriert und mit einem separaten CLM-System integriert werden muss.

Kira Systems

Fortschrittliches maschinelles Lernen für die Vertragsanalyse, das von Kanzleien und Rechtsabteilungen eingesetzt wird.

Benutzerfreundliche Lösungen

Entwickelt für Teams, die die Leistungsfähigkeit von Enterprise-Lösungen mit einer intuitiven und einfachen Bedienung verbinden möchten.

PandaDoc

Benutzerfreundliche Plattform mit Tools zur Dokumentenerstellung und -verwaltung ohne die Komplexität von Enterprise-Lösungen.

Contractbook

Auf kleine und mittlere Unternehmen ausgerichtetes Vertragsmanagement-Tool mit KI-gestützter Datenextraktion, wobei die Anzahl der verwaltbaren Verträge vom jeweiligen Tarif abhängt.

Concord

Auf kleine und mittlere Unternehmen ausgerichtetes Vertragsmanagement-Tool mit KI-gestützter Datenextraktion, wobei die Anzahl der verwaltbaren Verträge vom jeweiligen Tarif abhängt.

Worauf Sie bei Tools für KI-gestützte Datenextraktion achten sollten

Die richtige Lösung für KI-gestützte Datenextraktion zu finden, muss nicht kompliziert sein.

Hier sind die wichtigsten Funktionen, die herausragende Tools von anderen Lösungen unterscheiden.

Genauigkeit bei verschiedenen Formaten

Achten Sie auf Tools mit leistungsstarken OCR-Funktionen, intelligenter Layout-Erkennung und der Fähigkeit, wichtige Klauseln und Entitäten in verschiedenen Dokumentformaten zu erkennen. Die besten Lösungen verarbeiten alles zuverlässig, von hochwertigen PDF-Dateien bis hin zu schlecht lesbaren gescannten Verträgen und älteren Dokumenten aus vergangenen Jahren. So schöpfen Sie den Wert aus Ihrem gesamten Vertragsbestand aus und beschränken sich nicht nur auf neue Dokumente.

Wird mit der Zeit immer intelligenter.

Wählen Sie Plattformen, bei denen Sie die Datenextraktion an Ihre spezifischen Dokumenttypen anpassen können und die tatsächlich aus Ihrem Feedback lernen. Die ideale Lösung verbessert ihre Genauigkeit mit jeder Nutzung und wird dadurch für Ihr Unternehmen immer wertvoller.

Menschen behalten die Kontrolle

Leistungsstarke KI-Datenextraktionstools erkennen, wann sie um Hilfe bitten müssen. Achten Sie auf Funktionen wie Validierungsprüfungen für extrahierte Daten, die Erstellung benutzerdefinierter Datenfelder, rollenbasierte Zugriffskontrollen und Richtlinien zur Datenaufbewahrung. Sie benötigen eine leistungsstarke KI, die Ihnen gleichzeitig Kontrolle, Transparenz und Steuerungsmöglichkeiten bietet.

Integration mit wichtigen Tools

Ihr CLM- oder Datenextraktionstool sollte sich mithilfe von APIs oder integrierten Schnittstellen problemlos in Ihre bestehende Systemlandschaft einfügen. Die einfache Übertragbarkeit von Daten ist entscheidend, damit Sie nicht dauerhaft an eine einzige Plattform gebunden sind.

Einfach zu bedienen und schnell einsatzbereit

Verzichten Sie auf Tools, die eine monatelange Einrichtung oder ein Informatikstudium für die Bedienung erfordern. Die besten Lösungen bieten intuitive Benutzeroberflächen, geringe technische Anforderungen und liefern schnell erste Ergebnisse. Seien Sie skeptisch gegenüber Plattformen, die für die Migration und Implementierung einen externen Berater erfordern.

Abdeckung des gesamten Lebenszyklus

Berücksichtigen Sie All-in-One-Plattformen, die den gesamten Prozess abdecken, von der Vertragserstellung und Verhandlung über die Unterzeichnung bis hin zur Speicherung und Verwaltung von Verlängerungen. Warum mehrere Tools nutzen, wenn eine einzige Lösung Ihren gesamten Dokumentenlebenszyklus mit integrierter KI-gestützter Datenextraktion verwalten kann?

Die ideale Lösung? Eine Plattform, die KI-Funktionen auf Enterprise-Niveau mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche und umfassendem Vertragslebenszyklusmanagement kombiniert. So profitieren Sie von leistungsstarker Datenextraktion ohne unnötige Komplexität.Von Dokumenten zu Daten — und von Daten zu Ergebnissen.

KI-gestützte Datenextraktion macht manuelle Arbeit überflüssig und befreit Ihre wichtigsten Daten aus statischen Systemen. So verpassen Sie keine wichtigen Fristen mehr und gewinnen wertvolle Zeit, damit sich Ihr Team auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren kann.

Sind Sie bereit, die Kontrolle über Ihre Verträge zu übernehmen? Testen Sie PandaDoc kostenlos und verwalten Sie alle Ihre Verträge zentral an einem Ort.