Si vous travaillez au sein d’une petite équipe commerciale, vous êtes probablement déjà à plein régime.

Vous prospectez, vous passez des appels, vous répondez à des questions « rapides » qui deviennent des démonstrations de 30 minutes, vous faites avancer les ventes. Parallèlement, vous devez tout documenter, rédiger des suivis clairs, mettre les propositions à jour et vous assurer que rien ne passe entre les mailles du filet.

Ce n’est pas la vente qui est difficile. Ce sont les tâches associées incessantes qui le sont.

La plupart de ces tâches sont liées à la rédaction et à l’organisation :

  • Rédiger des e-mails à partir de notes,
  • Créer des propositions à partir de conversations,
  • Synthétiser des appels en comptes-rendus.

C’est exactement le genre de tâches que l’IA peut vous épargner, à condition de lui donner les bonnes instructions.

Cet article s’adresse aux équipes qui n’ont pas le temps de « jouer » avec l’IA. Nous allons aborder trois moments spécifiques du cycle de vente où de simples requêtes peuvent vous faire gagner du temps, sans changer votre façon de vendre.

Nous avons regroupé des requêtes à copier-coller dans La boîte à outils IA pour PME afin que votre équipe n’ait pas à partir de zéro.

Pourquoi la vente semble plus difficile pour les petites équipes commerciales et comment l’IA peut les aider

Les tâches de gestion se multiplient rapidement. Un ou deux appels par jour, cela reste gérable. Mais six ou sept appels par jour, auxquels s’ajoutent les revues de processus et les réunions internes, et vous vous retrouvez à rédiger le soir, le week-end, voire plus du tout.

C’est là que l’IA peut venir à votre aide.

Vous pouvez donner à l’IA les données brutes et lui demander de vous proposer un point de départ plus clair. Vous décidez toujours de ce qui sera envoyé. Vous restez maître de la relation. Mais vous n’avez plus à rédiger chaque brouillon à la main.

Examinons trois domaines pour lesquels l’IA peut faire la différence.

Trois moments de vente que les requêtes pour IA peuvent faciliter

Commencez là où les tâches s’accumulent déjà.

1. Des suivis qui ne monopolisent pas votre après-midi

Vous venez de terminer un appel de découverte satisfaisant. Le prospect vous a donné des informations détaillées, a posé des questions pertinentes et a accepté de passer à l’étape suivante. Vous avez noté une partie des informations dans le CRM, une autre partie dans un carnet et mémorisé le reste.

Puis vous passez à l’appel suivant. Et au suivant.

Au moment où vous vous apprêtez à rédiger vos suivis, tout vous semble flou et chaque e-mail vous demande plus d’énergie que vous n’en avez.

Une simple requête peut débloquer la situation. Ces requêtes pour IA peuvent vous aider à transformer des notes désordonnées en textes clairs, en messages plus percutants et en arguments plus précis qui répondent directement aux besoins de vos acheteurs.

Pour les suivis, voici les informations à fournir à l’IA :

  • Notes brutes prises lors de l’appel : tirets, abréviations, extraits de transcription (peu importe si c’est désordonné).
  • À qui vous vous adressez. Par exemple : « Vice-président des opérations d’une entreprise de 30 personnes qui étudie nos propositions et nos contrats. »
  • Ce que vous attendez en retour. Un suivi court et facile à lire qui :
    • Récapitule ce qui les intéresse dans un langage courant,
    • Confirme ce que vous avez convenu pour la suite,
    • Propose 2 ou 3 prochaines étapes claires (pas dix).

Vous pouvez demander quelque chose comme :

« Rédige un e-mail de suivi chaleureux à partir de ces notes. Commence par un remerciement rapide, rappelle leurs principaux objectifs dans un langage simple et énumère les prochaines étapes dont nous avons discuté. Fais en sorte que l’e-mail soit facile à survoler. »

Il vous suffit de faire quelques retouches : modifiez une ou deux phrases, ajoutez un détail que seul votre interlocuteur connaît, puis envoyez le message.

Le but n’est pas d’automatiser la relation, vous gagnez simplement du temps pour la rédaction des communications.

Retrouvez la requête complète dans La boîte à outils IA pour PME. Votre équipe peut copier-coller cette requête, et remplir les champs pour indiquer le stade, le ton et les étapes suivantes, afin d’éviter de tout recommencer à chaque fois.

2. Des introductions de propositions convaincantes

La plupart des acheteurs reçoivent de nombreuses propositions.

Ils ouvrent le document et la première phrase qu’ils lisent ressemble à :

« Nous sommes leader dans le domaine des solutions innovantes… »

At that point, you sound like every other vendor in their inbox.

Ils ont alors l’impression que vous êtes comme tous les autres fournisseurs qui leur ont envoyé un e-mail.

L’ironie, c’est que vous avez déjà un meilleur texte sur votre site web. Votre page « À propos de » et votre texte de positionnement décrivent généralement qui vous êtes et pourquoi les clients vous choisissent de manière beaucoup plus claire que votre modèle de proposition.

L’IA peut être utile car elle peut reformuler le contenu du site web pour en faire un texte à ajouter à vos propositions.

Pour des introductions de propositions, vous pouvez donner à l’IA :

  • Votre section « À propos de » ou une brève présentation de votre entreprise. Collez le texte qui vous plaît.
  • À qui s’adresse cette proposition. Une courte phrase comme « Cette proposition s’adresse au directeur financier d’une entreprise de services en pleine croissance qui cherche à gagner en rapidité et à réduire ses frais administratifs. »
  • La proposition de valeur centrale et 1 à 2 cas d’utilisation pertinents que vous souhaitez voir figurer dans l’introduction.
  • Le but de l’introduction. Par exemple :
    • Expliquer qui nous sommes et qui sont nos clients
    • Mettre en avant les raisons pour lesquelles les clients nous choisissent plutôt que nos concurrents
    • La rédiger en 2 ou 3 courts paragraphes qu’un responsable très occupé aura le temps de lire

Vous pouvez formuler la requête comme cela :

« En t’inspirant de cette présentation de notre entreprise, rédige une introduction de proposition pour [poste / type d’entreprise]. Explique qui nous sommes, qui nous aidons et pourquoi nos clients nous choisissent, dans un langage clair et simple. Ne dépasse pas 250 mots et évite les mots à la mode. »

Le commercial n’a plus qu’à effectuer quelques ajustements mineurs pour cette vente spécifique : mentionner le secteur d’activité, la taille de l’équipe ou ajouter une ligne qui fait référence à la conversation.

Vous obtiendrez ainsi des introductions de propositions qui reflètent l’identité de votre entreprise (et non un modèle aléatoire) sans imposer davantage de travail de rédaction à vos commerciaux.

La boîte à outils inclut une introduction de proposition comme celle-ci, ainsi que des « conseils de pro » que les équipes peuvent suivre et adapter à d’autres sections, telles que le problème/la solution et les prochaines étapes.

3. Des comptes-rendus d’appels qui facilitent les transferts

Dans les plus petites équipes, c’est au moment des transferts que les choses peuvent se gâter.

Vous transférez une vente au service client ou au service des opérations commerciales, et la moitié du contexte est perdue. Les notes sont enfouies dans les enregistrements d’appels. Le CRM ne contient que quelques points vagues. Tout le monde finit par demander au client de se répéter.

L’IA peut être utile pour uniformiser le compte-rendu, et non la conversation.

Lorsqu’un commercial termine un appel important, il a déjà l’un des trois éléments suivants :

  • Des notes dans le CRM
  • Des notes dans un document ou sur un carnet
  • Un enregistrement avec au moins une partie de la transcription

Au lieu de les garder sous leur forme brute, vous pouvez en copier-coller une partie dans un outil d’IA et demander :

« Synthétise cet appel pour mon équipe en utilisant une structure simple :
 – Ce qui importe à ce client
– Le problème que nous résolvons
– Ce que nous nous sommes engagés à faire ensuite et dans quels délais
Reste clair et ne dépasse pas 200 mots. »

Désormais, les équipes des opérations commerciales, les responsables et le service après-vente reçoivent toutes le même format à chaque fois. Elles n’ont plus besoin de chercher ces informations.

Vous devez évidemment vérifier le compte-rendu et corriger tout ce qui ne va pas, mais le plus gros du travail est déjà fait.

Intégrer l’IA dans la routine de vente

La dernière chose dont une petite équipe commerciale a besoin, c’est « une chose de plus à retenir ».

Au lieu de présenter cela comme une initiative, traitez les requêtes comme un outil d’aide :

  • Commencez par une seule étape. Par exemple, pendant les deux prochaines semaines, utilisez l’IA pour rédiger des brouillons de suivi après les appels importants.
  • Gardez les requêtes dans votre environnement. Intégrez-les à votre guide de vente, à votre modèle de proposition ou à un simple document interne. Moins il y a de clics, mieux c’est.
  • Rappelez à votre équipe qu’il s’agit d’une première ébauche. Il est indispensable de vérifier les détails, le ton et la pertinence pour la personne à qui le message est destiné.

Les prochaines étapes : une requête, un cycle de vente

Vous n’avez pas besoin de revoir tout votre processus de vente pour voir si cela vous aide.

Choisissez une vente en cours cette semaine et essayez :

  • D’utiliser une requête IA pour rédiger le suivi après le prochain appel important
  • D’en utiliser une autre pour rédiger l’introduction de la proposition au lieu de copier une ancienne

Servez-vous des requêtes pour IA pour un appel commercial important et voyez si elles vous aident à conclure la vente.

Analysez le temps nécessaire à chaque étape avec et sans IA. Vérifiez si le résultat est toujours de qualité après l’avoir modifié. Si vous trouvez que la tâche a été facilitée et que l’expérience client est identique voire meilleure, alors vous avez trouvé un domaine dans lequel l’IA vous est réellement utile.

Nous avons déjà fait le plus gros du travail pour vous éviter d’avoir à mettre au point les requêtes.

Ces requêtes couvrent les suivis, les messages de propositions et les comptes-rendus d’appels pour l’ensemble de votre processus de vente. Si vous cherchez des requêtes qui aident de véritables équipes commerciales de PME, pour les suivis et la rédaction de contenu de propositions, téléchargez La boîte à outils IA pour PME !