Vous faites déjà le travail de trois personnes.
Un instant, vous concluez une vente, l’instant d’après, vous essayez de transformer des notes désordonnées en un e-mail de suivi, puis vous bloquez sur un tableau de bord en vous demandant comment expliquer ce qui a changé cette semaine sans passer 30 minutes à rédiger un rapport pour votre équipe ou les petites entreprises avec lesquelles vous travaillez.
Comprendre l’IA n’est pas votre priorité, surtout si vous êtes dirigeant d’une petite entreprise, entrepreneur ou membre d’une start-up.
Mais ce que personne ne vous dit, c’est que vous n’avez pas besoin de maîtriser l’IA. C’est simplement un moyen plus rapide de gérer les tâches qui vous font perdre du temps, comme la rédaction, l’organisation et d’autres tâches répétitives, afin que vous puissiez vous concentrer sur les décisions les plus importantes. Ces outils sont alimentés par l’intelligence artificielle, des systèmes basés sur l’IA et de grands modèles de langage.
Cet article vous explique ce que sont les requêtes IA, vous présente trois tâches pour lesquelles vous pouvez utiliser l’IA et vous partage quelques habitudes simples qui permettent aux PME d’en tirer parti.
Et si vous préférez passer directement à l’action, nous avons créé la boîte à outils IA pour PME avec des requêtes prêtes à l’emploi que vous pouvez copier-coller sans attendre.
Ce que nous entendons réellement par « requêtes IA »
Une requête désigne simplement les instructions que vous donnez à un outil d’IA, comme ChatGPT, Gemini ou d’autres plateformes d’IA générative. C’est tout.
Ce n’est pas technique. Ce n’est pas du code non plus. Il s’agit simplement d’indiquer à l’outil ce dont vous avez besoin de manière claire.
C’est comme si vous déléguiez une tâche à un assistant très compétent. Si vous lui demandez « Rédige un e-mail », vous obtiendrez un résultat plutôt basique.
En revanche, si vous dites « rédige un e-mail de suivi en trois paragraphes à l’intention d’un prospect qui a aimé notre démonstration mais qui n’a pas donné suite ; écris avec un ton informel et indique-lui clairement la prochaine étape », vous obtiendrez un texte réellement exploitable.
Les requêtes qui génèrent des résultats exploitables comprennent quelques éléments clés :
- Qui vous êtes et quel poste vous occupez. Êtes-vous directeur commercial, dirigeant s’adressant à son équipe, responsable des opérations commerciales rédigeant un compte rendu ? Le contexte détermine le ton et la structure.
- Les éléments que vous lui fournissez. Cela peut être vos notes prises lors d’un appel commercial, une description détaillée du fonctionnement de votre entreprise, un aperçu sous forme de tableau. Collez tout ce dont vous disposez.
- Ce que vous souhaitez faire de ces informations. Souhaitez-vous un e-mail de suivi, un résumé sous forme de liste, une liste de contrôle d’une page ? Plus vous serez précis, moins vous aurez de travail par la suite.
Vous ne demandez pas à l’IA de prendre des décisions à votre place. Vous lui demandez de créer un texte complet et soigné à partir de données brutes dont vous disposez déjà.
Trois tâches quotidiennes que vous pouvez transformer en requêtes
Vous n’avez pas besoin de changer votre façon de travailler. Choisissez simplement une tâche que vous effectuez déjà chaque semaine et voyez si vous pouvez réduire le temps qu’il vous faut pour la réaliser grâce à l’IA.
1. Des suivis commerciaux qui ne vous prennent pas toute une après-midi
L’appel s’est bien passé. Vous avez pris quelques notes et devez maintenant envoyer un e-mail de suivi, mais vous bloquez, ne sachant pas comment rester professionnel sans écrire un roman ni paraître trop insistant.
C’est là que beaucoup perdent un temps précieux.
Voici le raccourci
Collez vos notes dans un outil d’IA comme ChatGPT et demandez-lui un bref résumé incluant les prochaines étapes. En une dizaine de secondes, vous obtiendrez une première version de qualité que vous n’aurez plus qu’à adapter à votre public cible et à vos clients. Ajoutez des détails qui la rendront plus réaliste, modifiez le ton pour qu’il corresponde à votre style, et le tour est joué.
Recommandé : la boîte à outils IA pour PME comprend des requêtes pour le suivi et les ventes, élaborées par de véritables équipes commerciales, afin que vous n’ayez pas à tout recommencer à chaque fois.
Créez un document clair pour permettre à votre équipe de comprendre votre processus.
Actuellement, votre processus d’intégration n’est clair que dans votre tête et peut-être dans un fil de discussion Slack datant de six mois. Votre processus de facturation consiste simplement à « faire comme d’habitude ». Les transferts de clients se font par le biais d’une chaîne d’e-mails transférés sans instructions claires.
Tout se passe bien jusqu’à ce que vous soyez malade, qu’un nouveau membre rejoigne l’équipe, ou que vous réalisiez que vous avez expliqué le même processus à quatre personnes différentes ce mois-ci.
Voici la solution : notez toutes les étapes, même si elles sont désordonnées, et demandez à l’IA de les transformer en une simple liste de contrôle ou en une procédure opérationnelle normalisée (PON) d’une page. Vous obtiendrez ainsi une structure que vous pourrez facilement modifier.
3. Transformez les tableaux de bord en informations simples que votre équipe peut exploiter
Votre CRM contient tous les chiffres. Votre tableur contient toutes les données. Ce qui vous manque, c’est un résumé clair que vous pouvez partager avec votre équipe sans passer 20 minutes à formuler « le nombre de prospects est en hausse, mais le taux de transformation est en baisse » sans semer la panique.
Collez vos données et demandez à l’IA de vous rédiger trois à cinq points clés résumant les changements, les tendances et les éléments à surveiller. Vous avez ainsi un point de départ plus facile à peaufiner que si vous deviez tout rédiger à partir de zéro, en basculant d’un onglet à l’autre.
Recommandé : Les équipes des opérations commerciales font cela chaque semaine. Si vous cherchez des requêtes réutilisables, la boîte à outils IA pour PME contient le modèle complet.
Des habitudes simples pour des requêtes plus efficaces
Vous n’avez pas besoin de devenir un expert en IA. Il vous suffit de prendre quelques nouvelles habitudes qui vous feront gagner du temps.
- Commencez par une seule tâche. Choisissez un flux de travail, une requête. Par exemple, une tâche que vous effectuez chaque semaine et qui prend plus de temps qu’elle ne le devrait. N’essayez pas d’automatiser toutes vos tâches à la fois. Testez une requête, voyez si le résultat vous convient, puis passez à la suivante.
- Expliquez le contexte avant de demander un résultat. Cela aide l’IA à adapter les résultats à votre public cible, à vos données démographiques et aux enjeux spécifiques. « Je suis directeur commercial et je souhaite rédiger un e-mail de suivi pour un prospect suite à une démonstration » vous donnera de bien meilleurs résultats que « rédige un e-mail de suivi ». Plus vous donnez de contexte dès le départ, moins vous aurez de modifications à apporter par la suite.
- Précisez le format dont vous avez besoin. « Écris trois tirets », « ne dépasse pas 200 mots », « transforme cela en une liste à puces numérotée ». Plus vos instructions sont précises, plus l’IA se rapprochera d’un résultat que vous pourrez utiliser sans avoir à le modifier en profondeur.
- Révisez toujours le résultat. L’IA vous aide à accomplir 80 % du travail. Vous devez encore ajuster les détails et le ton, et vous assurer que tout est correct. Traitez la réponse de l’IA comme une première ébauche, non comme un travail finalisé.
- Ne collez pas de données sensibles dans des outils gratuits. Si certaines informations sont confidentielles, telles que les noms des clients, les grilles tarifaires ou les conditions des contrats, utilisez un outil IA sécurisé ou remplacez d’abord les informations réelles par des paramètres fictifs.
La boîte à outils IA pour PME approfondit les bonnes pratiques et la structure des requêtes, mais si vous suivez simplement ces cinq habitudes, vous en tirerez le meilleur parti sans trop vous prendre la tête.
Vous n’êtes pas seul
Vous pouvez passer les prochaines semaines à tester différentes requêtes pour voir celles qui fonctionnent le mieux. Ou vous pouvez gagner du temps en utilisant des requêtes déjà testées et perfectionnées par des responsables commerciaux d’entreprises en pleine croissance.
C’est justement pour cette raison que nous avons élaboré la boîte à outils IA pour PME. Elle contient des modèles prêts à l’emploi pour les suivis, la documentation des processus, les rapports KPI, les contrats de travail, etc. Vous pouvez les copier-coller et les utiliser dès aujourd’hui.
Pas de configuration, pas de prise en main. Seulement des requêtes efficaces.