De nos jours, la signature d’un document papier semble être de l’histoire ancienne. C’est un processus qui prend du temps, qui génère un gaspillage de ressources, et qui s’avère la plupart du temps inutile.
Suite au développement et à l’utilisation croissante des documents électroniques, les signatures électroniques deviennent progressivement la norme pour les entreprises.
C’est un mode de signature plus pratique pour le signataire, une solution qui ne nécessite pas l’usage de papier, et qui s’adapte parfaitement à la gestion des entreprises à distance.
Outre les signatures électroniques, vous avez peut-être également entendu parler des signatures numériques.
Ce qui peut soulever une interrogation : Quelle est la différence entre une signature numérique et une signature électronique ?
Bonne question ! Bien que ces deux modes de signature partagent de nombreuses similitudes, la comparaison de la signature numérique et de la signature électronique révèle de nombreuses différences.
Examinons plus en détail ce qui permet de différencier ces deux types de signature, leurs caractéristiques uniques, leur origine et leur utilité.
Qu’est-ce qu’une signature numérique ?
Tout d’abord, commençons par étudier les signatures numériques, ce qui nous amène à nous questionner sur leur définition, leur fonctionnement, et sous quelles circonstances les utiliser.
En termes simples, une signature numérique est une variante hautement sécurisée d’une signature électronique.
La signature numérique est entièrement chiffrée, ce qui ajoute une couche de sécurité dont les signatures électroniques classiques ne disposent pas.
Les signatures numériques sont créées à l’aide d’un logiciel dédié, qui délivre des certificats de sécurité prouvant que les signatures sont entièrement chiffrées et sécurisées.
Les clés de chiffrage sont personnellement liées aux personnes qui signent les documents, ce qui empêche l’accès de tiers non désirés.
Maintenant que vous comprenez leur fonctionnement, dans quel cas peut-on les utiliser ?
Dans de nombreuses situations, l’usage d’un outil de signature électronique suffit pour signer vos documents numériques.
Ce mode de signature vous permet de signer des documents sans avoir à les imprimer (nous y reviendrons sous peu), ce qui s’avère déjà suffisamment pratique la plupart du temps.
La signature numérique est elle demandée lorsqu’une couche de sécurité supplémentaire est nécessaire.
Vous pourriez être amené à signer un document médical, par exemple, ou peut-être souhaitez-vous envoyer un document hautement confidentiel à une personne située dans un autre pays, en lui demandant d’apposer sa signature.
Dans ce type de situations, l’emploi des signatures numériques est préféré à l’usage des signatures électroniques.
Comment différencier une signature électronique d’une signature numérique ?
Pour être en mesure de parler des différences qui existent entre les signatures électroniques et les signatures numériques, il est nécessaire d’examiner les différents types de signatures électroniques disponibles.
En plus de ces informations, nous vous parlerons également plus en détail des signatures numériques, de manière à comparer leurs similarités, tout en mettant en avant ce qui les distingue.
Nous examinerons ensuite dans quelles situations ces types de signature peuvent être utilisés.
Qu’est-ce qu’une signature électronique ?
Également connue sous le nom de e-signature, la signature électronique représente une intention vérifiée de signer un document.
Ce type de signature peut prendre de nombreuses formes, qu’il s’agisse d’une autorisation verbale, d’une autorisation signée électroniquement ou simplement d’un case cochée en ligne.
La forme d’autorisation la plus traditionnelle consiste à taper votre nom ou à signer un document de manière électronique, bien qu’il soit aussi possible d’utiliser un son qui permet d’attester votre accord, un symbole, ou encore un processus autre qui indique clairement votre intention de signer, comme la saisie d’un code numérique.
Si l’on remonte le temps, les premières signatures électroniques ont été envoyées via un appareil appelé pantélégraphe.
Développé au milieu du XIXème siècle, cet outil était principalement utilisé par les banquiers, amenés à transmettre et à recevoir des documents importants et signés.
Il scannait, reproduisait et transmettait des images sur des lignes télégraphiques. Considérez-le comme l’ancêtre du fax.
Si le concept de signature électronique existe depuis des siècles, sa forme électronique a progressé, jusqu’à devenir plus largement acceptée.
Désormais, les modes de signature électronique sont plus simples que jamais et particulièrement adaptés au paysage changeant qui nous entoure.
Suite à la pandémie du COVID-19, de nombreuses entreprises ont été amenées à s’adapter rapidement aux échanges à distance, et les logiciels de signature électronique sont devenus un outil essentiel pour les entreprises de tout secteur.
Le mode de signature électronique proposé par PandaDoc permet non seulement aux entreprises de maintenir les transactions en cours, mais aussi aux différentes organisations distantes d’optimiser les ventes, l’intégration des équipes, leur formation, et bien plus encore.
La signature numérique et sa technologie
La signature numérique est associée à un algorithme qui chiffre cette signature de manière à générer un certificat numérique unique.
Il s’agit d’un type de signature qui chiffre un document à l’aide de codes numériques invisibles, rendant ainsi sa falsification et sa duplication pratiquement impossibles pour les pirates ou autres personnes mal intentionnées.
Le tout premier algorithme de signature numérique a été inventé en 1976.
Dans sa première version, le chiffrement pouvait malheureusement être facilement contourné par toute personne déterminée à falsifier le document.
Il faut attendre 1988 et la définition des exigences de sécurité pour empêcher la falsification externe des documents.
Désormais, les lois sur les signatures électroniques protègent l’identité du signataire et soutiennent que la signature numérique constitue le moyen le plus sûr de signer des documents.
Pour résumer :
La signature électronique est un mode de signature de documents autorisé, tandis qu’une signature numérique consiste à coder un document pour assurer sa cybersécurité.
S’agit-il de processus de signature légaux ?
Tout à fait !
En France, les signatures électroniques sont légalement reconnues depuis l’année 2000. Les lois sur les signatures électroniques ont été uniformisées par le règlement eIDAS, appliqué par la France et par l’ensemble des pays de l’Union Européenne depuis 2016. La signature électronique est donc juridiquement contraignante en France.
Le règlement eIDAS présente trois types de signatures électroniques, au niveau de sécurité plus ou moins avancé :
- La signature électronique simple (SES) : La signature n’est validée par aucun formulaire électronique, il suffit au signataire de saisir ou d’écrire son nom de façon manuscrite. C’est le type de signature électronique qui dispose du niveau de sécurité le plus élémentaire.
- La signature électronique avancée (AES) : Ce mode de signature doit permettre d’identifier le signataire, la signature étant rattachée exclusivement au signataire concerné, qui peut l’utiliser en toute confiance et qui est le seul détenteur de son contrôle.
- La signature électronique qualifiée (QES) : C’est la forme de signature électronique la plus stricte. Au-delà des règles appliquées par l’AES, cette forme de signature électronique s’accompagne d’un certificat numérique qualifié, qui doit être créé par un dispositif de création de signature électronique qualifié (QSCD). Le dispositif de création de signature électronique qualifié doit quant à lui être émis par un prestataire de services de confiance (PSCo) européen qualifié, qui doit être inscrit sur la liste des prestataires de confiance de l’Union européenne (EUTL).
Ainsi, les signatures électroniques qualifiées ont aujourd’hui une valeur légale similaire à celle des signatures manuscrites en Europe.
La solution de signature électronique proposée par PandaDoc est conforme à la législation française en matière de signatures électroniques, et répond à la directive européenne CE/1999/93. PandaDoc est en mesure de proposer des signatures de type SES et QES, en conformité au RGPD et au règlement eIDAS.
Signature numérique ou signature électronique : de quel type de signature avez-vous besoin ?
Tout d’abord, il convient de noter que le débat concernant la signature électronique et la signature numérique ne porte pas sur la sélection de la meilleure méthode, mais sur le choix de la solution la plus adaptée à une situation spécifique.
Nous n’essayons pas de prétendre qu’un type de signature numérisé particulier est intrinsèquement supérieur à un autre.
Il est plus judicieux d’examiner quelle solution s’avère être la plus appropriée, en fonction de différentes situations et de différents types de documents.
Il est en effet important de savoir choisir le mode de signature le plus adapté. Le niveau de sécurité est là encore le point essentiel à considérer dans votre choix.
Si vous envoyez un document hautement confidentiel ou comprenant de nombreuses informations sensibles, l’utilisation d’outils de signature numérique devra être privilégiée. En France, la signature électronique qualifiée (QES) est nécessaire pour ces types de documents :
- Marchés publics (biens, services, travaux)
- Dossiers médicaux
- Décisions d’un tribunal judiciaire ou de commerce
- Activités commerciales réglementées (impliquant des avocats, des banques, des huissiers)
- Lorsque la preuve de la signature est particulièrement importante
Pour autant, tous les documents n’exigent pas ce niveau de protection, et la signature électronique simple (SES) peut être utilisée pour ces types de documents :
- Documents RH
- Contrats de consommation
- Contrats de bail commercial
- Accords de licence
- Transferts de propriété
- Avis de confidentialité
Dernières pensées
Vous savez maintenant ce qui permet de différencier une signature numérique d’une signature électronique. Que faire de cette information ?
C’est simple, vous êtes en mesure de créer des documents numériques de qualité, juridiquement contraignants, plus rapides et plus faciles à signer pour vous et pour vos clients !
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