Guide de démarrage rapide pour les administrateurs

Entre suivre le rythme du marché et s'assurer que leurs équipes disposent des bons outils et systèmes pour réussir, les dirigeants d'entreprise font aujourd'hui face à davantage de défis qu'auparavant lorsqu'il s'agit de développer et faire croître leur activité.

Vos documents ne devraient pas faire partie de ces défis.

Cet article vous présente les bonnes pratiques pour préserver la qualité et garder le contrôle de vos documents professionnels dans PandaDoc.

Les bases de la navigation dans l'application

Voici les sections les plus courantes que vous serez amené à consulter dans PandaDoc :

Paramètres

La section Paramètres est votre guichet unique pour tout ce qui touche à la configuration, aux intégrations, à la gestion des utilisateurs, à la facturation, et plus encore. Voici les sous-sections que vous trouverez dans vos paramètres :

Profil

Dans Paramètres > Informations personnelles, vous pouvez configurer votre nom, votre photo, votre signature, votre mot de passe, ainsi que votre préférence de langue. Rendez-vous dansParamètres > Notificationspour configurer vos préférences de notification.

- Paramètres de l’espace de travail

DansParamètres > Paramètres, choisissez les paramètres par défaut pour l'ensemble de votre espace de travail. Ces paramètres seront appliqués par défaut à tous les nouveaux modèles, mais peuvent également être modifiés modèle par modèle et document par document.

- Branding

Dans Paramètres > Branding, vous pouvez configurer votre logo, les couleurs de vos boutons, le pied de page de vos e-mails, ainsi que vos préférences d'objet. Le branding est disponible avec les offres Business et Enterprise.

- Inviter de nouveaux utilisateurs

DansParamètres > Équipe, vous pouvez voir combien de licences utilisateur sont utilisées et disponibles sur votre compte, et inviter de nouveaux utilisateurs dans l'espace de travail.

Vous pouvez inviter de nouveaux utilisateurs par lien ou par e-mail. Pour inviter par lien, sélectionnez le rôle que vous souhaitez attribuer aux utilisate-urs. (Cela détermine leur niveau de permissions.)

Copiez ensuite l'URL et envoyez-la par e-mail ou message direct. Pour inviter par e-mail, saisissez leur adresse, sélectionnez leur rôle, puis cliquez sur « Envoyer l'invitation ».

Remarque : vous pouvez retirer des licences utilisateur de votre abonnement depuis le panneau Facturation, mais pas depuis les paramètres Équipe.

- Intégrer vos applications

Connecter d'autres applications que vous utilisez à PandaDoc vous aide à importer et exporter des informations pour gagner du temps. Vous pouvez utiliser des déclencheurs pour automatiser des processus et faire parvenir vos documents à destination plus rapidement et plus simplement.

Les instructions de connexion varient d'une application à l'autre : consultez les intégrations disponibles sur notre Marketplace

Créer un modèle

Découvrez les 4 façons de commencer à créer votre modèle :

Faire votre choix dans la galerie de modèles

Commencez avec l'un de nos modèles préconçus. Vous pouvez l'ajuster et le modifier pour qu'il corresponde exactement à vos besoins, mais l'essentiel du travail est déjà fait.

Importer un document Word

Lorsque vous importez un document Word, il est converti en un modèle PandaDoc entièrement modifiable. Vous devrez apporter quelques ajouts et modifications de mise en forme avant qu'il soit prêt à l'emploi, mais partir de là vous fera gagner du temps de copier-coller.

Création de A à Z

Partir de zéro vous donne un contrôle total pour construire votre modèle exactement comme vous le souhaitez. Assurez-vous d'avoir suivi un ou deux cours de notreLearning Academyavant de commencer, pour une expérience optimale.

Importer un fichier PDF ou image

L'importation d'un PDF ou d'une image est également possible. Vous pouvez superposer des Blocs sur vos pages et ajouter des Champs, mais tout le texte et les éléments préexistants sur les pages importées ne seront pas modifiables.

Option bonus : convertir un document

Vous pouvez également convertir un document PandaDoc en modèle une fois que vous avez commencé à créer des documents. C'est utile si vous apportez des personnalisations à un document particulier que vous décidez de conserver et de réutiliser sur le long terme.

Anatomie d'un modèle

Familiarisez-vous avec les principaux éléments d'un modèle PandaDoc :

- Blocs

​Les Blocs regroupent tous les éléments de contenu qui composent votre modèle.

- Champs

​Les Champs sont des emplacements que vous désignez pour qu'un destinataire y saisisse des informations.

- Rôles

Les Rôles sont des espaces réservés qui vous permettent de pré-assigner des Champs à de futurs destinataires. Vous pouvez également renseigner facilement les informations concernant votre destinataire dans le document grâce aux Variables associées à un Rôle.

- Variables

Les variables sont des espaces réservés dans un modèle, faciles à remplir lors de la création d'un document. Elles peuvent être associées à un Rôle, importer des informations depuis une base de données ou un CRM, ou simplement servir de rappel pour compléter un élément.

Familiarisez-vous davantage avec les Blocs, Champs, Rôles et Variables :

Construire votre modèle

Lors de la création d'un modèle à partir de zéro ou de la modification d'un modèle existant, suivez les étapes ci-dessous :

Mettez vos Blocs en place

Les Blocs sont la colonne vertébrale de votre modèle, il est donc préférable de commencer par ceux-ci. Vous devrez au minimum disposer de Blocs Texte ou Tableau en place afin de pouvoir y ajouter des Variables et des Champs :

2.Ajoutez vos Rôles

Ajoutez vos Rôles dès le début afin de pouvoir ajouter des Variables liées aux Rôles et assigner des Champs à ces Rôles. Vous pouvez toujours ajouter et modifier des Rôles selon vos besoins, mais si vous le faites, assurez-vous que vos Variables et Champs sont associés au bon Rôle.

Copiez-collez dans vos Variables

Rôle Variables : lorsque vous créez un Rôle, un ensemble de Variables qui lui sont associées est automatiquement généré dans le panneau latéral Variables. Copiez-collez ces éléments tout au long de votre modèle afin de gagner du temps sur la saisie de données lors de la création de vos documents.

Créer une Variable entièrement personnalisée en tapant un crochet ouvrant [ suivi du texte souhaité. Lorsque vous cliquez sur le crochet fermant ], votre Variable est créée !

Variables CRM : si vous avez connecté un CRM, les Variables seront générées dans votre CRM afin que vous puissiez importer automatiquement les informations. Il vous suffit de les localiser dans votre CRM, puis de les copier-coller dans votre modèle.

4. Glissez-déposez dans vos Champs

Une fois que vos Blocs sont configurés comme vous le souhaitez, vous êtes prêt à commencer à intégrer vos Champs. Assurez-vous qu'ils sont assignés au bon Rôle. Vous pouvez rendre n'importe quel Champ facultatif ou obligatoire.

Créez et appliquez votre thème graphique

Utilisez le panneau latéral Design pour uniformiser et simplifier la mise en forme des polices et des couleurs de votre modèle.

Configurez toutes vos préférences dans le panneau latéral, puis enregistrez le Thème. Ensuite, appliquez-le à tout modèle sur lequel vous souhaitez que ce Thème soit appliqué. Si vous apportez des modifications à votre Thème après l'avoir enregistré, assurez-vous de cliquer sur Publier dans la barre contextuelle pour que vos changements soient appliqués à tous les modèles utilisant ce Thème.

Configurez votre Workflow

Pour configurer le Workflow de votre modèle, décidez si vous souhaitez que les documents créés à partir du modèle passent par un processus d'Approbation ou non avant de pouvoir être envoyés.

Vous pouvez également choisir si vous souhaitez que les destinataires puissent Suggérer des modifications au document ou non.

7. Réglez les paramètres du modèle

Réfléchissez aux paramètres par défaut que vous souhaitez pour les Expirations et les Rappels automatiques pour tout document créé à partir de votre modèle. Ils peuvent toujours être modifiés au niveau du document si besoin, mais définir des valeurs par défaut pour la plupart des cas fait gagner du temps

À partir d'ici, vous pouvez également configurer la Langue d'affichage du destinataire, la Séquence du modèle, les Rappels de renouvellement, et ajouter les Tags que vous souhaitez voir apparaître sur tout document créé à partir de ce modèle. Les renouvellements sont une fonctionnalité Entreprise ou en option payante

8. Envisagez le Verrouillage du contenu

Le Verrouillage de contenu vous permet d'empêcher les utilisateurs d'apporter des modifications à certains Blocs d'un document créé à partir de votre modèle. Vous pouvez choisir d'empêcher les modifications à l'intérieur du Bloc en sélectionnant « Restreindre l'édition », et également empêcher l'utilisateur de déplacer ou supprimer le Bloc en sélectionnant « Verrouiller la position du bloc ».

Cela fonctionne très bien pour les conditions générales juridiques ou tout autre élément que vous souhaitez conserver inchangé. Le Verrouillage du contenu est une fonctionnalité Entreprise ou en option payante.

9. Regroupez selon vos besoins

Besoin d'envoyer plusieurs documents dans un seul e-mail ? Utilisez notre fonctionnalité de Regroupement pour envoyer vos documents en un seul ensemble organisé. Vous pouvez configurer le Regroupement dans votre modèle ou décider de regrouper plus tard pendant que vous travaillez sur un document.

Devis

Générez des devis, concluez des affaires plus rapidement, et accélérez votre processus de vente grâce à notre logiciel de devis complet, intégré directement à notre Éditeur de modèles et de documents. Nos fonctionnalités incluent :

- Grille tarifaire

Notre Bloc Grille tarifaire facilite l'ajout de produits, l'application de taxes et de remises, ainsi que le calcul d'un montant total pour vos destinataires. Vous pouvez même utiliser des Variables pour faire référence à votre montant total tout au long de votre document ! En savoir plusici.

- Catalogue

Ajoutez des produits à votre Catalogue afin de pouvoir les insérer rapidement et facilement par la suite. Vous pouvez ajouter des noms de produits, descriptions, prix, images, SKU et devises. En savoir plus ici.

PandaDoc propose également PandaDoc CPQen option payante ou en tant que fonctionnalité du plan Entreprise. Bénéficiez de davantage d'options pour une tarification flexible et dynamique, et profitez de notre générateur de devis qui vous offre plus de possibilités. Les fonctionnalités de PandaDoc CPQ incluent :

Générateur de devis

Lorsque vous débloquez les fonctionnalités PandaDoc CPQ, vous accédez également au Bloc Générateur de devis, qui facilite la personnalisation des devis selon vos spécifications exactes. En savoir plus ici.

Catalogue de produits avancé

L'une des meilleures fonctionnalités de PandaDoc CPQ est sans doute le Catalogue de produits avancé. Débloquer cette fonctionnalité vous permet de créer des groupes de produits, et de définir une tarification fixe, récurrente ou basée sur le volume. En savoir plusici PandaDoc CPQ est une fonctionnalité Entreprise ou en option payante.

Bibliothèque de contenus

Ajoutez facilement des éléments de contenu modulaires, d'un simple encart jusqu'à des pages entières, n'importe où dans votre document en quelques clics grâce à notre Bibliothèque de contenu, ou allez plus loin avec notre Contenu intelligent, qui vous permet d'ajouter des éléments de contenu selon des règles conditionnelles et une automatisation.

Alimentez votre Bibliothèque de contenu avec toutes les études de cas, descriptions de produits, conditions générales, ou tout autre élément de contenu modulaire que vous souhaitez garder facilement accessible. Créez des Éléments de Bibliothèque de contenu à partir de zéro dans la section Bibliothèque de contenu de l'application, ou reprenez un élément déjà créé dans un modèle ou un document et ajoutez-le à la Bibliothèque de contenu en quelques clics !

En savoir plus sur la Bibliothèque de contenuici La Bibliothèque de contenu est disponible avec les plans Business et Entreprise.

Contenu intelligent

Le Contenu intelligent décuple les capacités de votre Bibliothèque de contenu grâce à des règles conditionnelles et à l'automatisation. Une fois votre Bibliothèque de contenu alimentée, vous pouvez commencer à configurer le Contenu intelligent dans vos documents. Glissez un bloc de Contenu intelligent dans votre modèle, configurez les règles, puis sélectionnez les éléments de la Bibliothèque de contenu qui s'afficheront selon vos critères.

Par la suite, lorsqu'un utilisateur crée un document à partir de votre modèle, toute la configuration effectuée insère automatiquement les bons éléments de contenu aux bons endroits dans le document.

En savoir plus sur le Contenu intelligent ici. Le Contenu intelligent est une fonctionnalité Entreprise ou en option payante.

Signatures électroniques

Améliorez la vitesse et la sécurité de vos documents grâce au logiciel de signature électronique fluide PandaDoc. Nos fonctionnalités de signature incluent :

Signatures électroniques juridiquement contraignantes

La technologie de signature électronique de PandaDoc est juridiquement contraignante et conforme aux normes ESIGN et UETA. Nous fournissons un certificat électronique avec chaque signature électronique, qui atteste de la légitimité du document. En savoir plus sur notre certificat de signature électronique ici.

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QES permet d'identifier le signataire d'un document et génère un certificat de signature supplémentaire pouvant être présenté devant un tribunal pour attester de la validité de la signature.

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Configurez un code d'accès unique ou un code SMS pour chaque destinataire du document, qu'il devra saisir pour consulter ou signer le document.

Ordre de signature​

Configurez votre liste de distribution de sorte que votre document soit envoyé à une seule personne à la fois. Pour en savoir plus, consultez cet article.

​

Permettez aux destinataires de signer en personne sur votre appareil. Découvrez comment.

​- Transfert de signature

Permettez à votre destinataire de transférer le document à une autre personne pour qu’elle le signe. Suivez les étapes indiquées ici

Collecte de signatures avec des formulaires

Recueillez des signatures sur des formulaires en ligne standardisés sans avoir à envoyer de document à chaque fois. Pour en savoir plus, cliquez ici

Notaire

Recueillez les signatures sur des formulaires en ligne standardisés, sans avoir à transmettre un document à chaque demande.

Avec notre plateforme de notarisation en ligne à distance (RON), vous avez l'esprit tranquille : une solution sécuriséeet certifiée MISMO En savoir plus sur Notary ici.

Fonctionnalités avancées

Découvrez les fonctionnalités avancées de workflow proposées par PandaDoc, conçues pour pousser l'efficacité et l'automatisation encore plus loin.

Formulaires

Avec Forms, il n'a jamais été aussi simple de collecter des informations et des signatures électroniques auprès de vos collaborateurs, fournisseurs, prospects et candidats. Vous pouvez partager un formulaire via un lien direct ou l'intégrer directement sur votre site web — sans aucune ligne de code.

Vos 250 premiers formulaires sont gratuits, pour vous permettre de tester si la solution vous convient. En savoir plus sur les formulaires et essayer un exemple de formulaire ici

-Envoi groupé

Avez-vous déjà dû modifier plusieurs documents de politique interne ou conditions générales devenus obsolètes, puis les envoyer à de multiples destinataires ? C'est plutôt chronophage, n'est-ce pas ?

L'Envoi groupé facilite cette tâche pour vous. Avec la fonctionnalité d'envoi, vous pouvez envoyer un même document à jusqu'à 1000 destinataires en une seule fois ! Vos 250 premiers envois groupés sont gratuits. En savoir plus sur son fonctionnement ici

- Zapier

Notre intégration avec Zapier vous permet de connecter PandaDoc à des milliers des applications les plus populaires, afin d'automatiser votre travail et de dégager plus de temps pour l'essentiel — sans aucune ligne de code. Par exemple, vous pouvez configurer un Zap selon le principe suivant : « Si PandaDoc fait ceci, alors X fait cela. » Ou : « Si X fait ceci, alors PandaDoc fait cela. »

L'accès à Zapier est inclus dans les forfaits Business et Enterprise, mais des frais peuvent s'appliquer du côté de Zapier selon la complexité de vos automatisations. Pour en savoir plus sur la prise en main, consultez notre guide du centre d'aide ici ou le guide de Zapier ici

- API

Automatisez votre workflow et générez des documents sans effort grâce à notre API personnalisable — fini la saisie de données fastidieuse. L'API PandaDoc couvre un large éventail de fonctionnalités, pour vous aider à créer des expériences d'automatisation documentaire exceptionnelles au sein de votre produit.

L'API PandaDoc s'articule autour de REST. Notre API repose sur des URL orientées ressources et prévisibles, et utilise des codes de réponse HTTP, une authentification et des verbes standards. Vous pouvez commencer à utiliser l'API PandaDoc dès aujourd'hui avec notre offre sandbox gratuite, qui vous permet d'accéder à toutes les fonctionnalités disponibles. La clé API sandbox, que vous pouvez générer depuis l'interface développeur, est soumise à des limites de débit prédéfinies.

Rapports

DansParamètres > Équipe , vous pouvez voir combien de licences utilisateur sont utilisées et disponibles sur votre compte, et inviter de nouveaux utilisateurs dans l'espace de travail. En savoir plus sur l'utilisation du module de reporting ici.

- Aperçu du workflow

Les graphiques d'aperçu du workflow vous aident à mieux comprendre le cycle de vie de vos documents. Les données des graphiques peuvent être filtrées par période spécifique et par espace de travail.

- Analyse des données

L'analyse des données vous permet de consulter des données détaillées sur l'efficacité de vos documents, et de la personnaliser selon vos besoins. Vous pouvez également enregistrer et exporter un rapport CSV complet depuis cet onglet. Vous pouvez consulter les données analytiques sur les documents selon :

• Espace de travail

• Créateur du document

• Modèle utilisé pour créer les documents

• Nom du document

- Reporting de la bibliothèque de contenu

Le reporting de la bibliothèque de contenu indique combien de fois vos éléments ont été utilisés dans vos documents PandaDoc.

Conclusion et prochaines étapes

À mesure que votre équipe évolue, nous vous recommandons de revoir régulièrement la structure de votre compte et vos workflows documentaires, afin de maximiser l'utilisation de PandaDoc au sein de votre équipe.

Nous vous encourageons à poursuivre votre parcours d'apprentissage grâce aux cours et permanences de laPandaDoc Learning Academy