El reto: contratos manuales, un día perdido por cada incorporación

Los contratos existían en múltiples versiones: repositorios compartidos, carpetas personales, archivos modificados sin avisar. Antes de crear cualquier documento, la primera tarea era encontrar cuál era el correcto.

Y encontrarlo no resolvía nada. Cada contrato se completaba a mano, campo por campo, se enviaba por Slack para revisión y cuando finalmente se subía, el formato se rompía. Mauricio Angeles, HR Operations Analyst de Kushki, lo describe así: «Era todo un caos. Lo subíamos en Word y se movía el formato, cambiaba la letra, los espacios. Todo había que hacerlo de nuevo.»

El resultado acumulado:

• Crear un contrato podía tomar un día entero, a veces más
• Errores tipográficos y difíciles de rastrear
• En auditorías, a veces resultaba complicado encontrar ciertos documentos

La solución: plantillas, integración con su plataforma de gestión de personas y cero transcripción manual

Trabajando junto al equipo de Customer Success de PandaDoc, Kushki rediseñó su operación documental, utilizando las funcionalidades de automatización, integraciones y plantillas inteligentes, con el objetivo de eliminar los pasos manuales y construir un flujo que no dependiera de intervención manual.  

«Pasé de pensar que era solo una plataforma para subir y enviar, a entender que era una herramienta para automatizar. Esa fue una de las prioridades que teníamos en el área, y PandaDoc lo hizo posible,» afirmó Mauricio.

El equipo construyó un flujo nuevo sobre cuatro decisiones concretas: 

1. Plantillas con variables y menús desplegables. Cada documento tiene sus campos predefinidos. Los desplegables eliminan los errores de escritura: las opciones están fijas y no hay forma de registrar datos incorrectos. 

2. Integración con su plataforma de gestión de personas. Los datos se importan automáticamente desde BambooHR. El equipo solo revisa los detalles específicos de cada caso, sin transcripción manual. Los contratos firmados quedan archivados en su plataforma de forma inmediata.

3. Notificaciones por correo y SMS. Los colaboradores reciben el aviso por más de un canal. Eso redujo los casos de documentos sin firmar por bandeja saturada o filtros de spam. 

4. Nomenclatura estandarizada. Cada archivo sigue una convención fija: país, nombre, tipo de documento. La búsqueda manual desapareció. El control interno mejoró.

El resultado: de un día completo a cinco minutos por contrato

Un contrato que antes ocupaba una jornada entera, hoy se genera y envía en menos de cinco minutos. 

La estandarización también resolvió problemas que venían generando fricción. Los errores de escritura y formato prácticamente desaparecieron. Y los documentos ahora están disponibles en su plataforma de gestión de personas en el momento exacto en que se necesitan, sin búsquedas ni reprocesos. 

Los colaboradores que ingresan reciben su contrato a tiempo, lo que se traduce en una primera impresión más coherente con la imagen de la empresa. 

El uso de PandaDoc también creció de manera orgánica dentro de Kushki. En un inicio se ocupaba de contratos y desvinculaciones, pero se extendió a formularios de compras, documentos de compliance y flujos de aprobación que involucran múltiples áreas y países.

HR Operations evolucionó de la gestión de contratos hacia procesos más automatizados, facilitando la operación del equipo

Automatizar el flujo documental cambió los tiempos y también el rol del equipo. Con menos horas dedicadas a tareas operativas, HR pudo enfocarse en proyectos de mayor impacto: compliance, indicadores de eficiencia y automatización de otros procesos dentro de la empresa.

«Gracias a poder automatizar, estoy involucrado en compliance, indicadores y automatizaciones de otros procesos de HR Operations. Me mandan con otras personas porque ven que lo que hicimos en HR se puede replicar. Eso se siente muy bien,» concluyó Mauricio.

Hoy, cuando algún área de Kushki quiere mejorar este tipo de automatizaciones, HR es el punto de referencia. HR Operations exploró más allá y, al compartirlo, ayudó a que otras áreas identificaran oportunidades para simplificar algunos procesos.