Przegląd informacji na temat przepisów o podpisie elektronicznym i jego legalności w Polsce

Polska uznaje ważność prawną podpisów elektronicznych od przyjęcia Ustawy o podpisie elektronicznym w 2001 roku. W 2016 roku rozporządzenia eIDAS ujednoliciły przepisy o podpisie elektronicznym we wszystkich państwach członkowskich UE.

Czy podpisy elektroniczne są w Polsce legalne?

Tak, zgodnie z polskim prawem podpisy elektroniczne mogą być wykorzystywane w ogólnych umowach biznesowych. Jednak w przypadku pewnych rodzajów umów mogą obowiązywać wyjątki, opisane bardziej szczegółowo poniżej.

W Polsce funkcjonuje wielopoziomowy model prawny, co oznacza, że kwalifikowane podpisy elektroniczne są uznawane za odrębny rodzaj podpisów. Kwalifikowany podpis elektroniczny jest uznawany za równoważny z podpisem odręcznym i może służyć jako dowód w sądzie.

Model prawny w Polsce

Model prawny w Polsce jest połączeniem systemów prawa cywilnego i systemów prawa zwyczajowego, choć opiera się głównie na systemie prawa cywilnego. Systemy prawa cywilnego są powszechne w większości krajów europejskich.

Opiera się na prawie rzymskim i korzysta w pierwszej kolejności ze zbioru skodyfikowanych reguł. Systemy prawa cywilnego kładą mniejszy nacisk na orzeczenia sądowe niż systemy prawa zwyczajowego.

Dla porównania systemy prawa zwyczajowego korzystają w pierwszej kolejności z precedensów prawnych. Systemy prawa zwyczajowego dążą do zapewnienia spójności, opierając się na standardowej interpretacji poprzednich orzeczeń.

Model prawny w Polsce jest podobny do tego obowiązującego w następujących krajach:

Kiedy stosowany jest standardowy podpis elektroniczny?n

Po przyjęciu rozporządzeń eIDAS w 2016 roku wprowadzono trzy odrębne rodzaje podpisów elektronicznych: standardowe podpisy elektroniczne, zaawansowane podpisy elektroniczne i kwalifikowane podpisy elektroniczne.

Standardowy podpis elektroniczny jest uznawany za najmniej bezpieczny rodzaj podpisu elektronicznego. Podpisy te są często wpisywane lub skanowane i nie mają jednoznacznych cech pozwalających na zidentyfikowanie sygnatariusza.

Nie oznacza to jednak, że standardowy podpis elektroniczny nigdy nie ma zastosowania do ogólnych umów biznesowych. Standardowy podpis elektroniczny może być składany w Polsce na następujących umowach:

  • Umowy o zachowaniu poufności
  • Zamówienia zakupu
  • Umowy najmu komercyjnego
  • Faktury
  • Warunki sprzedaży
  • Umowy sprzedaży
  • Umowy dystrybucyjne

Kiedy wymagany jest kwalifikowany podpis elektroniczny?

Kwalifikowany podpis elektroniczny jest najbezpieczniejszym rodzajem podpisu elektronicznego. Składa się go za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i ma on właściwości unikatowe dla osoby podpisującej dokument.

Zgodnie z rozporządzeniami eIDAS kwalifikowany podpis elektroniczny ma taką samą wagę jak podpis odręczny. Kwalifikowany podpis elektroniczny jest wymagany w przypadku pewnych rodzajów dokumentów kadrowych, umów dotyczących praw majątkowych i umów przenoszących prawa własności.

Jednak w przypadku pewnych rodzajów dokumentów nadal wymagany może być podpis odręczny. Dokumenty, które muszą zostać poświadczone notarialnie, testamenty, umowy małżeńskie i dokumenty rządowe prawdopodobnie będą wymagały podpisu odręcznego.

Czy z oprogramowania PandaDoc można korzystać w Polsce?

Tak, nasze oprogramowanie do podpisów elektronicznych jest zgodne z obowiązującymi w Polsce przepisami prawa o podpisie elektronicznym oraz z rozporządzeniami eIDAS. Oznacza to, że nasze oprogramowanie można wykorzystać do szybkiego tworzenia i podpisywania umów biznesowych. Oprogramowanie PandaDoc pozwala narysować, wpisać lub przesłać podpis. Dla dodatkowego bezpieczeństwa użytkownik otrzymuje elektroniczny certyfikat podpisu do każdej umowy.