Oświadczenie o ochronie prywatności

Spis treści

1. 1. O nas

1. 1. Informacje o niniejszym Oświadczeniu o ochronie prywatności

1. 1. Witryny i usługi osób trzecich

1. 1. Rodzaje zbieranych przez nas informacji

1. 1. Dane, które nam udostępniasz

1. 1. Dane zbierane za pomocą technologii

1. 1. Przetwarzanie i korzystanie z danych osobowych

1. 1. Wykorzystywanie danych nieosobowych

1. 1. Udostępnianie danych osobowych

1. 1. Przechowywanie danych osobowych

1. 1. Jak chronimy Twoje dane osobowe?

1. 1. Przesyłanie danych między krajami

1. 1. Uczestnictwo w programach Tarcza Prywatności UE–USA/Szwajcaria–USA

1. 1. Dzieci i osoby niepełnoletnie

1. 1. Dostępność

1. 1. Zmiany w naszym Oświadczeniu o ochronie prywatności

1. 1. Kontakt z nami

Dodatkowe informacje o prawach do ochrony prywatności w UE

Dodatkowe informacje o prawach do ochrony prywatności w stanie Kalifornia

Dodatkowe informacje o prawach do ochrony prywatności w stanie Wirginia

O nas

Jesteśmy międzynarodową firmą z siedzibą w San Francisco w stanie Kalifornia (USA). Dostarczamy oprogramowanie do automatyzacji dokumentów jako usługę (SaaS), pomagając firmom usprawnić procesy tworzenia, zatwierdzania i elektronicznego podpisywania ofert, wycen i innych dokumentów. Przedsiębiorstwa, które korzystają z naszych usług, zapewniają swoim klientom bardziej profesjonalną, terminową i jakościowo lepszą obsługę.

Informacje o niniejszym Oświadczeniu o ochronie prywatności

Niniejsze „Oświadczenie o ochronie prywatności” przedstawia praktyki stosowane przez spółkę PandaDoc, Inc. (określaną również jako „PandaDoc”, „my” i wszelkie formy gramatyczne tego zaimka ) oraz jej spółki zależne w zakresie gromadzenia, wykorzystywania i ujawniania danych osobowych, które użytkownicy przekazują nam, gdy korzystają z niniejszej witryny internetowej (www.pandadoc.com) („Witryny”) lub z dowolnego produktu / dowolnej usługi, w tym m.in. oprogramowania PandaDoc jako usługi („SaaS”), pobierają aplikację mobilną PandaDoc o nazwie PandaDoc („Aplikacji”), uzyskują dostęp do tej aplikacji i korzystają z niej, tworzą konto, komunikują się z nami, wyrażają zgodę na otrzymywanie wiadomości SMS na telefon komórkowy lub korzystają z innych witryn internetowych, stron, funkcji lub treści, których jesteśmy właścicielami lub które obsługujemy/dostarczamy (razem z Witryną, SaaS i Aplikacją zwanych „Usługami”).

Jeśli nie akceptujesz niniejszego „Oświadczenia o ochronie prywatności” bądź nie spełniasz lub nie stosujesz się do zawartych w nim postanowień, nie możesz korzystać z naszych Usług.

Poprzez akceptację naszego „Oświadczenia o ochronie prywatności” oraz uzyskiwanie dostępu do Usług i korzystanie z nich zgadzasz się, abyśmy mogli gromadzić, przechowywać, wykorzystywać i ujawniać Twoje dane osobowe zgodnie z postanowieniami niniejszego „Oświadczenia o ochronie prywatności” oraz „Oświadczenia o korzystaniu z plików cookie”, znajdujących się pod adresem https://www.pandadoc.com/cookie-notice/ („Oświadczenia o korzystaniu z plików cookie”). Korzystanie z witryny www.pandadoc.com i Aplikacji podlega Warunkom świadczenia usług PandaDoc dostępnym pod adresem https://www.pandadoc.com/terms-of-use/.

Witryny i usługi osób trzecich

W niektórych przypadkach możemy przetwarzać dane osobowe użytkownika na podstawie umowy zawartej z osobą trzecią. Może się to zdarzyć na przykład, gdy użytkownik loguje się do Usług lub rejestruje się w nich za pośrednictwem usługi/witryny osoby trzeciej lub gdy kliknie łącze osoby trzeciej. W takim przypadku o sposobie przetwarzania danych osobowych użytkownika decydują warunki i polityka prywatności osoby trzeciej. Przed kliknięciem łącza osoby trzeciej należy zapoznać się z warunkami i polityką zamieszczonymi w witrynie internetowej osoby trzeciej. Praktyki w zakresie ochrony prywatności witryn lub aplikacji, które nie stanowią naszej własności, pozostają poza kontrolą PandaDoc. Nie odpowiadamy za praktyki stosowane przez witryny ani usługi powiązane łączami z naszą Witryną, w tym za zawarte w nich informacje bądź treści. Należy także pamiętać, że w przypadku użycia umieszczonego w naszej Witrynie łącza prowadzącego do innej witryny lub usługi nasze Oświadczenie o ochronie prywatności nie obowiązuje w odniesieniu do witryn lub usług osób trzecich. Przeglądanie lub podejmowanie działań w stosunku do witryny bądź usługi osoby trzeciej, w tym witryny bądź usługi, do której łącze jest zamieszczone w naszej Witrynie, podlega osobnym zasadom i wewnętrznym przepisom osoby trzeciej. Informujemy, że nie ponosimy odpowiedzialności i nie mamy kontroli nad osobami trzecimi upoważnionymi przez Ciebie do uzyskania dostępu do Twoich danych osobowych. Jeśli korzystasz z witryny lub usługi osoby trzeciej i umożliwiasz jej dostęp do swoich danych osobowych, robisz to na własne ryzyko.

Rodzaje zbieranych przez nas informacji

Gromadzimy „Dane nieosobowe” i „Dane osobowe”, a dane, które zbieramy od Ciebie, zależą od tego, w jaki sposób korzystasz z Usług. „Dane nieosobowe” obejmują informacje, które nie dopuszczają do ustalenia Twojej tożsamości, takie jak zanonimizowane dane o użytkowaniu, ogólne dane demograficzne, strony odsyłające/wyjściowe i adresy URL, typy platform, preferencje przesłane przez użytkownika oraz preferencje generowane na podstawie przesłanych danych i liczby kliknięć. „Dane osobowe” to dane, na podstawie których ktoś może ustalić Twoją tożsamość lub skontaktować się z Tobą. Są to np. imię i nazwisko, adres, numer telefonu i adres e-mail, a także wszelkie inne niepubliczne informacje o Tobie, które są powiązane z jakąkolwiek z powyższych informacji. Poniżej znajdziesz przykłady typów danych, które zbieramy od użytkowników, oraz opis tego, jak je wykorzystujemy.

Oprócz informacji zbieranych bezpośrednio, możemy również pozyskiwać Twoje dane z innych źródeł, w tym od osób trzecich, partnerów biznesowych, spółek stowarzyszonych lub publicznie dostępnych źródeł. Możemy na przykład weryfikować informacje o Tobie, gdy składasz podanie o pracę lub stajesz się naszym pracownikiem.

Dane, które nam udostępniasz

• Gromadzimy Twoje Dane osobowe, takie jak stanowisko/tytuł, imię i nazwisko, adres e-mail, adres korespondencyjny, telefon, a także hasło, które ustanawiasz, gdy decydujesz się korzystać z naszych Usług / zakładasz konto za pośrednictwem Usług.
• Gdy subskrybujesz nasze Usługi, podmiot przetwarzający płatności, z którego usług korzystamy, zbiera wszystkie Twoje dane niezbędne do sfinalizowania transakcji, w tym Twoje imię i nazwisko, nazwę firmy, dane karty kredytowej, dane rozliczeniowe oraz informacje o przelewie elektronicznym / Zautomatyzowanej Izbie Rozliczeniowej.
• Jeśli przekazujesz nam swoją opinię lub kontaktujesz się z nami za pośrednictwem poczty elektronicznej, możemy gromadzić takie dane jak Twoje imię i/lub nazwisko, jeśli zostały podane, adres e-mail oraz wszelkie inne treści zawarte w wiadomości e-mail, aby przesłać Ci odpowiedź.
• Gdy wypełniasz nasze ankiety, mamy prawo zbierać dodatkowe informacje, które świadomie podajesz.
• Dane, które przekazujesz pocztą elektroniczną, będziemy przechowywać zgodnie z obowiązującym prawem federalnym.
• Zgodnie z ustawą CAN-SPAM wszystkie wiadomości e-mail wysyłane z naszej organizacji będą zawierały jasne informacje o nadawcy oraz sposobie kontaktu z nadawcą. We wszystkich wiadomościach e-mail będzie też podana zwięzła informacja, jak usunąć swój adres z naszej listy mailingowej, aby nie otrzymywać już od nas dalszych wiadomości.
• Jeśli połączysz swoje konto Gmail z aplikacją PandaDoc, gromadzone przez nas dane będą obejmować adres, adres IP i nazwę Twojego konta Gmail, aby umożliwić tę funkcję.

Dane zbierane za pomocą technologii

• • W celu poprawy jakości Usług zastrzegamy sobie prawo do śledzenia danych przekazywanych nam przez Twoją przeglądarkę lub naszą aplikację, gdy przeglądasz Usługi lub korzystasz z nich. Dane te obejmują witrynę internetową, która Cię do nas przekierowała („adres URL strony odsyłającej”), typ przeglądarki, z której korzystasz, urządzenie, z którego łączysz się z Usługami, czas i datę dostępu oraz inne informacje, które nie umożliwiają ustalenia Twojej tożsamości. Śledzimy te dane za pomocą plików cookie. Pliki cookie są wysyłane do przeglądarki użytkownika z naszych serwerów i przechowywane na dysku twardym komputera lub w urządzeniu mobilnym użytkownika. Wysłanie pliku cookie do przeglądarki użytkownika umożliwia nam gromadzenie Danych nieosobowych o tym użytkowniku i rejestrowanie jego preferencji, gdy korzysta on z naszych Usług, zarówno w ujęciu indywidualnym, jak i zbiorczym. Aby dowiedzieć się więcej, zapoznaj się z Oświadczeniem o korzystaniu z plików cookie.

• • Możemy również korzystać z usług analitycznych osób trzecich, np. z narzędzia Google Analytics, w celu gromadzenia danych o tym, w jaki sposób korzystasz z naszych Usług. Tego typu usługi analityczne osób trzecich mogą obejmować wykorzystywanie plików cookie do zbierania takich danych jak odwiedzane przez Ciebie strony, Twój adres IP, data/godzina Twojej wizyty oraz witryna internetowa, która odesłała Cię do Witryny, SaaS lub Aplikacji.

• • Zastrzegamy sobie prawo do wykorzystywania technologicznych odpowiedników plików cookie, w tym sygnalizatorów WWW lub pikseli mediów społecznościowych. Piksele te umożliwiają serwisom społecznościowym śledzenie użytkowników odwiedzających zewnętrzne strony internetowe w celu dostosowania komunikatów reklamowych, które użytkownicy widzą podczas odwiedzania danej platformy mediów społecznościowych. Zastrzegamy sobie prawo do wykorzystywania takich pikseli zgodnie z zasadami poszczególnych serwisów społecznościowych.

• • Niektóre treści lub aplikacje dostępne w Usługach, w tym reklamy, są obsługiwane przez osoby trzecie, w tym reklamodawców, sieci i serwery reklamowe, dostawców treści i dostawców aplikacji. Takie osoby trzecie mogą wykorzystywać pliki cookie samodzielnie lub w połączeniu z sygnalizatorami WWW bądź innymi technologiami śledzenia w celu gromadzenia Twoich danych, gdy korzystasz z naszych Usług. Gromadzone informacje mogą być powiązane z Twoimi danymi osobowymi lub mogą to być informacje, w tym dane osobowe, dotyczące Twojej aktywności on-line w dłuższym czasie oraz związanej z korzystaniem z różnych witryn i usług internetowych. Wymienione wyżej osoby trzecie mogą wykorzystywać te informacje w celu dostarczania Ci reklam opartych na zainteresowaniach (behawioralnych) lub innych ukierunkowanych treści. Nie mamy kontroli nad technologiami śledzenia wykorzystywanymi przez takie osoby trzecie i nie ponosimy odpowiedzialności za działania ani zaniechania takich dostawców zewnętrznych. Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące danej reklamy lub innych ukierunkowanych treści, skontaktuj się bezpośrednio z konkretną osobą trzecią.

Przetwarzanie i korzystanie z danych osobowych

Oprócz wyżej wymienionych celów i zastosowań, używamy danych, aby:

• • identyfikować osoby odwiedzające Witrynę oraz korzystające z Aplikacji;

• • tworzyć konta użytkowników w Witrynie, SaaS lub Aplikacji oraz utrzymywać kontakt z użytkownikami (dostarczać im wymaganych informacji i komunikować się z nimi);

• • świadczyć nasze Usługi, w tym przesyłać użytkownikom zapisy naszej wzajemnej komunikacji, w tym dotyczącej zakupów i innych zgłoszeń/żądań;

• • ulepszać nasze Usługi i produkty, w tym testować Usługi i zmiany w naszych Usługach oraz tworzyć nowe produkty i funkcje;

• • zarządzać bezpieczeństwem Witryny i Usług, w tym systemami wsparcia;

• • prowadzić działania analityczne, np. tworzyć i analizować dane o naszych użytkownikach i sposobie, w jaki korzystają oni z naszych Usług;

• • rejestrować szczegółowe dane o transakcjach z Usługami obejmujących podpisy elektroniczne (np. kto zainicjował, przeglądał lub podpisał dokumenty; adresy IP osoby podpisującej; znaczniki czasu);

• • odpowiadać na zapytania związane z pomocą techniczną, możliwością zatrudnienia lub inne zapytania;

• • wysyłać materiały promocyjne i marketingowe, w tym informacje dotyczące naszych produktów, usług, promocji lub wyprzedaży bądź analogiczne informacje od naszych partnerów biznesowych;

• • świadczyć/dostarczać zamówione Usługi i produkty i pobierać płatności za nie;

• • spełniać obowiązki prawne, w tym dotyczące obowiązkowego okresu przechowywania danych;

• • bronić przysługujących nam praw w sporach sądowych i korzystać z takich praw.

Chociaż powyższe punkty opisują nasz główny cel zbierania Twoich informacji, w wielu sytuacjach możemy mieć więcej niż jeden cel. Przykładowo, gdy rejestrujesz się w celu korzystania z naszych Usług, możemy zbierać Twoje dane w celu przeprowadzenia takiej transakcji, ale również ze względu na nasz prawnie uzasadniony interes w zachowaniu Twoich danych po zrealizowaniu transakcji, które pozwoli nam na szybkie i łatwe udzielenie odpowiedzi na ewentualne pytania dotyczące naszych Usług. W związku z tym zbieranie i przetwarzanie Twoich danych w różnych kontekstach zależy od Twojej zgody, naszego obowiązku wykonania umowy, naszych obowiązków prawnych lub prawnie uzasadnionego interesu w prowadzeniu naszej działalności.

Wykorzystywanie danych nieosobowych

Ogólnie rzecz biorąc, wykorzystujemy dane nieosobowe, aby ulepszać Usługi oraz dostosowywać je do potrzeb i zainteresowań użytkownika. Gromadzimy również dane nieosobowe w celu śledzenia trendów i analizowania wzorców korzystania z Usług. Niniejsze „Oświadczenie o ochronie prywatności” w żaden sposób nie ogranicza naszego wykorzystywania lub ujawniania danych nieosobowych i zastrzegamy sobie prawo do wykorzystywania i ujawniania takich danych nieosobowych naszym partnerom, reklamodawcom i innym osobom trzecim według naszego uznania.

Udostępnianie danych osobowych

Poza sytuacjami określonymi w niniejszym oświadczeniu możemy udostępniać dane osobowe w następujących przypadkach:

• • Spółki powiązane i przejęcia. Możemy udostępniać dane spółkom powiązanym (np. spółce macierzystej, spółce siostrzanej, spółce zależnej, spółkom joint venture lub innymi podmiotom znajdującym się pod wspólną kontrolą). Ponadto jeśli inna spółka przejmie lub będzie planowała przejęcie naszej spółki, działalności lub majątku, dane zostaną jej udostępnione, w tym m.in. na etapie negocjacji.

• • Ujawnienie za zgodą w innych sytuacjach.  Możemy poprosić Cię o zgodę na udostępnianie informacji niepowiązanym z nami osobom trzecim, które nie zostały opisane w niniejszym Oświadczeniu o ochronie prywatności.

• • Ujawnienie bez zgody w innych sytuacjach. Możemy ujawniać informacje w odpowiedzi na wezwania, nakazy lub postanowienia sądowe bądź w związku z postępowaniem sądowym czy też w celu zachowania zgodności z obowiązującymi przepisami. Możemy również udostępnić Twoje dane w celu dochodzenia lub wykonywania naszych praw, obrony przed roszczeniami prawnymi, podejmowania czynności zapobiegawczych, dochodzeniowych lub prawnych w przypadku podejrzewanych nielegalnych działań, oszustw, zagrożenia bezpieczeństwa osób lub mienia bądź naruszenia naszych wewnętrznych przepisów, bądź realizacji zleconej przez Ciebie wysyłki produktów do zewnętrznego pośrednika czy też świadczenia przez niego usług na Twój wniosek.

• • Publikacja. Niektóre z naszych witryn internetowych dają możliwość zamieszczania komentarzy lub recenzji na forum publicznym. Jeśli zdecydujesz się zamieścić informacje na takich stronach, informacje te staną się publicznie dostępne.

• • Usługodawcy. Udostępniamy Twoje informacje usługodawcom, którzy m.in. pomagają nam administrować naszą witryną, wysyłać powiadomienia e-mailem, prowadzić ankiety, zapewniać pomoc techniczną, wykrywać nadużycia, obsługiwać płatności i realizować zamówienia. Nasi usługodawcy otrzymają dostęp do Twoich danych osobowych w uzasadnionych przypadkach w celu świadczenia Usług w ramach Witryny i Usług z nią związanych. Nasi usługodawcy są zobowiązani na mocy umowy do korzystania z Twoich danych osobowych wyłącznie na nasze polecenie oraz zgodnie z naszym Oświadczeniem o ochronie prywatności, traktowania Twoich danych osobowych w sposób poufny oraz nieujawniania ich nieupoważnionym osobom trzecim. Wobec usługodawców, którzy naruszą takie zobowiązania, zostaną podjęte odpowiednie działania dyscyplinarne, w tym m.in. zaniechanie dalszej współpracy z danym usługodawcą.

O ile nie określono inaczej w niniejszym Oświadczeniu o ochronie prywatności, nie sprzedajemy, nie wypożyczamy ani nie udostępniamy w inny sposób Twoich danych osobowych osobom trzecim bez Twojej zgody.

Przechowywanie danych osobowych

Czas przechowywania danych osobowych zależy od celu, w jakim zostały przez nas zebrane i w jakim są używane, bądź od obowiązującego prawa. Przechowujemy Twoje dane osobowe nie dłużej, niż jest to konieczne do celów, do których zostały zebrane lub przetworzone. Jeśli techniczne ograniczenia uniemożliwiają ich usunięcie lub anonimizację, chronimy dane osobowe i ograniczamy aktywne ich wykorzystanie.

Przechowywanie danych osobowych omówiono w punkcie „Twój wybór”.

Jak chronimy Twoje dane osobowe? 

Wdrażamy środki bezpieczeństwa mające na celu ochronę Twoich danych osobowych przed nieupoważnionym dostępem. Stosujemy je w zależności od wrażliwości danych osobowych, które gromadzimy, przechowujemy i z których korzystamy, oraz aktualnego stanu technologii. Chronimy Twoje dane osobowe, używając technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa w celu zminimalizowania zagrożeń związanych z utratą, niewłaściwym wykorzystaniem, nieupoważnionym dostępem do danych, ich nieupoważnionym ujawnieniem i zmianą. Okresowo oceniamy nasze praktyki dotyczące zbierania, przechowywania oraz przetwarzania danych, w tym środki techniczne i organizacyjne, w celu ochrony przed nieupoważnionym dostępem do systemów. Każde Twoje konto w naszej Witrynie, SaaS lub Aplikacji jest zabezpieczone hasłem. W celu zapewnienia bezpieczeństwa Twoich danych osobowych zalecamy nieujawnianie hasła i wylogowanie się z konta po każdym jego użyciu.

Ponieważ internet nie jest całkowicie bezpiecznym środowiskiem, PandaDoc nie może zagwarantować bezpieczeństwa informacji przesyłanych przez Ciebie do PandaDoc ani zapewnić, że informacje w Witrynie nie zostaną odczytane, ujawnione, zmienione lub zniszczone wskutek naruszenia naszych fizycznych, technicznych bądź organizacyjnych środków bezpieczeństwa. Ponadto, chociaż podejmujemy zasadne działania, aby mieć pewność, że usługodawcy zadbają o poufność i bezpieczeństwo Twoich informacji, należy pamiętać, że praktyki stosowane przez usługodawców pozostają ostatecznie poza naszą kontrolą.

Nie odpowiadamy za funkcjonalność, prywatność ani zabezpieczenia innych organizacji. Korzystając z naszej Witryny, potwierdzasz, że masz świadomość wynikających z tego faktu zagrożeń i świadomie podejmujesz związane z tym ryzyko. Listę technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa podjętych w celu ochrony Twoich danych osobowych możesz uzyskać, pisząc na adres e-mail: privacyteam@pandadoc.com.

Twoje preferencje

Aby zmienić lub ograniczyć zakres zbierania lub korzystania z Twoich danych osobowych, możesz podjąć następujące działania.

• • E-maile promocyjne/marketingowe. Możesz przekazać nam swój adres e-mail, aby umożliwić nam wysyłanie darmowych newsletterów, ankiet, ofert i innych materiałów promocyjnych/marketingowych, jak również dopasowanych ofert od osób trzecich. Aby nie otrzymywać e-maili o charakterze promocyjnym/marketingowym, można zrezygnować z subskrypcji, wykonując instrukcje zawarte w otrzymanej wiadomości e-mail; swoje preferencje dotyczące wiadomości e-mail można dostosować w Preferencjach e-mail oraz preferencjach dotyczących komunikacji dostępnych tutaj:

• • Preferencje dotyczące komunikacji. Mimo braku zgody na otrzymywanie e-maili o charakterze promocyjnym/marketingowym możemy nadal wysyłać Ci wiadomości dotyczące transakcji i usług.

• • Informacje o urządzeniu i sposobie korzystania. Jeśli nie chcesz wysyłać nam lokalizacji swojego urządzenia, możesz wyłączyć udostępnianie lokalizacji w urządzeniu, zmienić jego ustawienia prywatności lub odmówić udostępniania lokalizacji w przeglądarce.

• • Usunięcie danych osobowych.  Zwykle przechowujemy dane osobowe przez okres konieczny do realizacji celów wskazanych w niniejszym „Oświadczeniu o ochronie prywatności”, chyba że prawo wymaga lub dopuszcza, aby okres przechowywania był dłuższy, lub w niniejszym Oświadczeniu określono inaczej. Możesz jednak skontaktować się z nami pod poniższym adresem i poprosić o informacje o tym, jak długo przechowujemy określony rodzaj danych, lub zażądać usunięcia Twoich danych osobowych. Jeśli będzie to wymagane przez prawo, spełnimy żądanie o usunięcie danych, ale należy pamiętać, że w wielu sytuacjach musimy zachować Twoje dane osobowe w celu wypełnienia obowiązku prawnego, rozstrzygnięcia sporu, wyegzekwowania warunków umowy lub w innych celach biznesowych.

• • Usuwanie konta z aplikacji. Jeśli chcesz usunąć swoje konto z aplikacji, wybierz opcję „Usuń konto” na stronie profilu. Usunięcie konta z aplikacji PandaDoc spowoduje:

1. 1. natychmiastowe wylogowanie;

1. 1. usunięcie lub anonimizację wszelkich danych umożliwiających ustalenie tożsamości użytkownika.

Przesyłanie danych między krajami

Nasza spółka prowadzi działalność w skali globalnej i posiada globalną infrastrukturę. Korzystamy z chmur obliczeniowych, co oznacza, że Twoje dane osobowe mogą zostać przesłane do kraju, w którym prawo nie zapewnia takiego poziomu ochrony danych osobowych, jak prawo Twojego kraju. Twoje dane osobowe będą przesyłane do krajów uznanych za posiadające należyty poziom ochrony danych według ustaleń Komisji Europejskiej.

W przypadku udostępnienia przez nas Twoich danych osobowych podmiotom znajdującym się na terenie Stanów Zjednoczonych lub w obszarach prawnych spoza EOG, które według Komisji Europejskiej i Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej, zgodnie z jego orzeczeniem w sprawie Schrems II, nie zapewniają należytego poziomu ochrony danych osobowych, RODO dopuszcza inne rozwiązania w zakresie zgodnego z prawem transgranicznego przesyłania danych. PandaDoc może powołać się na umowy przetwarzania danych (DPA) zawierające standardowe klauzule umowne (SCC) zatwierdzone przez Komisję Europejską lub inne odpowiednie rozwiązania dotyczące transgranicznego przesyłania danych wymagane lub dopuszczone na podstawie art. 46 i 49 RODO. W sytuacji, w której wymagają tego przywołane przepisy, możesz zwrócić się do nas z żądaniem przedstawienia kopii zawierającej opis odpowiednich mechanizmów przez nas wdrożonych.

Uczestnictwo w programach Tarcza Prywatności UE–USA/Szwajcaria–USA

Oprócz ww. mechanizmów posiadamy certyfikat zgodności z zasadami programu Tarcza Prywatności UE-USA ustanowionymi przez Departament Handlu USA w zakresie zbierania, wykorzystania i przechowywania danych osobowych przekazanych z UE do Stanów Zjednoczonych. Należy jednak pamiętać, że 16 lipca 2020 r. Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE) unieważnił program Tarcza Prywatności UE–USA, nie możemy więc powoływać się na nasz certyfikat zgodności w odniesieniu do przesyłania danych osobowych z państw członkowskich Unii Europejskiej do USA. Obecnie ww. przesyłanie danych przebiega z użyciem innych, odpowiednich środków bezpieczeństwa uznanych w RODO. Będziemy w dalszym ciągu stosować zasady programu Tarcza Prywatności w odniesieniu do danych osobowych otrzymywanych przez nas z państw członkowskich Unii Europejskiej przed 16 lipca 2020 r.

Nasze uczestnictwo w programach Tarcza Prywatności UE–USA i Tarcza Prywatności Szwajcaria–USA oraz certyfikacja zgodności z tymi programami podlegają przepisom ustanowionym przez Departament Handlu USA w zakresie zbierania, przechowywania i korzystania z danych osobowych pochodzących z krajów członkowskich Unii Europejskiej, Zjednoczonego Królestwa i Szwajcarii przekazanych do Stanów Zjednoczonych zgodnie z Tarczą Prywatności. Jako uczestnicy programów Tarcza Prywatności wyraziliśmy zgodę na nadzór Federalnej Komisji Handlu (FTC) lub innego ustawowego organu upoważnionego do egzekwowania zgodności z zasadami programów.

W przypadku rozbieżności między zasadami określonymi w niniejszym Oświadczeniu o ochronie prywatności a prawami osób, których dane dotyczą, na mocy zasad programów Tarcza Prywatności za nadrzędne zasady obowiązujące w odniesieniu do nas uznaje się zasady programów Tarcza Prywatności. W szczególnych sytuacjach jesteśmy zobowiązany do stosowania się do zgodnych z prawem wniosków o ujawnienie danych osobowych otrzymanych od urzędów państwowych, w tym w przypadkach, w których musimy przestrzegać wymogów w zakresie bezpieczeństwa narodowego lub współpracy z organami ścigania. Aby uzyskać więcej informacji na temat programu Tarcza Prywatności i zobaczyć nasz certyfikat, należy odwiedzić stronę https://www.privacyshield.gov/.

Nasza odpowiedzialność na mocy umowy za dane osobowe otrzymane w ramach programu Tarcza Prywatności i przekazane osobie trzeciej została opisana w zasadach programu Tarcza Prywatności. Zgodnie z nimi ponosimy odpowiedzialność szczególnie w przypadkach, w których osoby trzecie, którym zlecamy przetwarzanie danych osobowych w naszym imieniu, wykonują zlecone czynności w sposób niezgodny z zasadami programu, chyba że dowiedziemy, że nie jesteśmy odpowiedzialni za zdarzenie/zdarzenia prowadzące do powstania szkód.

Wedle Zasad Privacy Shield (Tarczy Prywatności) PandaDoc, Inc. zobowiązuje się do rozstrzygania skarg dotyczących prywatności oraz gromadzenia i wykorzystywania przez nas danych osobowych przekazanych do USA zgodnie z postanowieniami Privacy Shield. Obywatele Unii Europejskiej, Wielkiej Brytanii oraz Szwajcarii powinni w pierwszej kolejności kierować pytania i skargi dotyczące kwestii Privacy Shield do PandaDoc e-mailem na adres privacyteam@pandadoc.com lub pocztą na adres PandaDoc, Inc., Attention: Privacy Department, 3739 Balboa St. #1083, San Francisco, CA 94121.

PandaDoc zobowiązuje się również do przekazania nierozwiązanych skarg dotyczących prywatności zgodnie z Zasadami Privacy Shield niezależnemu organowi rozstrzygania sporów, tj. BBB EU Privacy Shield. Jeśli nie otrzymasz terminowego potwierdzenia złożonej skargi lub jeśli Twoja skarga nie została rozpatrzona w sposób satysfakcjonujący, wejdź na stronę https://bbbprograms.org/privacy-shield-complaints/, aby uzyskać więcej informacji i złożyć skargę. Z tej usługi możesz skorzystać bez żadnych opłat.

Jeśli Twoja skarga podlegająca Zasadom Privacy Shield nie może zostać rozwiązania przez powyższe kanały, pod pewnymi warunkami możesz wystąpić o wiążący arbitraż pozostałych roszczeń, które nie zostały rozstrzygnięte przez inne mechanizmy odwoławcze. Patrz sekcja Privacy Shield Annex 1 na stronie https://www.privacyshield.gov/article?id=ANNEX-I-introduction.

Dzieci i osoby niepełnoletnie

PandaDoc nie zbiera świadomie danych osobowych od dzieci w wieku poniżej 13 (trzynastu) lat. Jeśli odkryjemy, że zebraliśmy dane osobowe od dziecka w wieku poniżej 13 (trzynastu) lat, jak najszybciej usuniemy takie dane. Jeśli uważasz, że dziecko poniżej 13 (trzynastu) lat przekazało nam swoje dane osobowe, skontaktuj się z nami pod adresem: privacyteam@PandaDoc.com. Korzystanie z Usług jest równoznaczne z oświadczeniem, że masz co najmniej 18 (osiemnaście) lat i rozumiesz, że musisz mieć co najmniej 18 (osiemnaście) lat, aby utworzyć konto lub kupować towary bądź usługi za pośrednictwem Witryny.

Dostępność 

Osoby niewidome bądź niedowidzące mogą odczytać niniejsze oświadczenie za pomocą funkcji zamiany tekstu na mowę w przeglądarce internetowej.

Zmiany w naszym Oświadczeniu o ochronie prywatności

Zasadniczo oczekujemy, że zmiany w niniejszym Oświadczeniu o ochronie prywatności będą wprowadzane w przypadku nowych lub znowelizowanych przepisów bądź nowych lub zmodyfikowanych procedur biznesowych. Zastrzegamy jednak prawo do aktualizowania niniejszego oświadczenia w dowolnej chwili bez uprzedniego powiadomienia. W związku z tym prosimy o regularne jego sprawdzanie. Powiadomienia i aktualizacje o wprowadzonych zmianach możemy przekazywać w innej formie stosownie do okoliczności. Dalsze korzystanie z Witryny po zmianach w niniejszym oświadczeniu będzie oznaczało Twoją akceptację wprowadzonych zmian bądź aktualizacji. Datę wprowadzenia zmian w niniejszym Oświadczeniu o ochronie prywatności podano powyżej w pozycji „Zaktualizowano”.

Kontakt z nami

Pytania lub skargi dotyczące korzystania przez z nas z Twoich danych osobowych lub dotyczące Oświadczenia o ochronie prywatności, a także żądania usunięcia danych należy kierować e-mailem na adres privacyteam@pandadoc.com lub pocztą na adres PandaDoc, Inc., Attention: Privacy Department, 3739 Balboa St. #1083, San Francisco, CA 94121.

Dodatkowe informacje o prawach do ochrony prywatności w UE

1. 1. Prawa do ochrony prywatności w UE

1. 1. Skargi

Prawa do ochrony prywatności w UE

Jeśli mieszkasz na terytorium Unii Europejskiej („UE”) lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego („EOG”), sposób, w jaki gromadzimy i przetwarzamy Twoje dane osobowe, będzie podlegał postanowieniom unijnego ogólnego rozporządzenia o ochronie danych („RODO”). Jeśli mieszkasz w Wielkiej Brytanii, sposób, w jaki gromadzimy i przetwarzamy Twoje dane osobowe, będzie podlegał postanowieniom ogólnego rozporządzenia o ochronie danych w Wielkiej Brytanii („RODO w Wielkiej Brytanii”). Zgodnie z unijnym i brytyjskim RODO mieszkańcom UE i Wielkiej Brytanii przysługują pewne prawa w odniesieniu do ich danych osobowych. Możesz dokonać następujących wyborów dotyczących swoich danych osobowych:

• • Dostęp do danych osobowych. Możesz zażądać dostępu do swoich danych osobowych, kontaktując się z nami pod wskazanym poniżej adresem. Jeśli wymaga tego prawo, na Twój wniosek udzielimy Ci zasadnego dostępu do Twoich danych osobowych, którymi dysponujemy. W razie konieczności przedstawimy te informacje w przenośnym formacie.

• • Zmiany w danych osobowych. Oczekujemy, że będziesz aktualizować i korygować własne dane osobowe. Nasze witryny umożliwiają modyfikację lub usuwanie profilu konta użytkownika. Jeśli Witryna lub Aplikacja nie zezwalają na aktualizację bądź skorygowanie określonych informacji, możesz skontaktować się z nami pod wskazanym poniżej adresem, aby poprosić o modyfikację danych osobowych. Należy pamiętać, że możemy przechowywać dane historyczne w plikach kopii zapasowych, jeśli wymaga tego prawo.

• • Ograniczenie/Sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych.  Przysługuje Ci prawo do sprzeciwu wobec sposobu przetwarzania danych w interesie publicznym/przez organ władzy publicznej, jak również w naszym prawnie uzasadnionym interesie i w celach marketingowych — w tym profilowania w dwóch ostatnich celach.  Masz również prawo żądać ograniczenia przetwarzania Twoich danych osobowych w przypadku zakwestionowania jego poprawności lub zgodności z prawem, gdy potrzebujesz takiego ograniczenia ze względu na roszczenia prawne lub w związku z weryfikacją istnienia uzasadnionego prawnie interesu (wskutek sprzeciwu wyrażonego zgodnie z art. 21 ust. 1).

• • Usunięcie danych osobowych. Zwykle przechowujemy dane osobowe przez okres konieczny do realizacji celów wskazanych w niniejszym oświadczeniu, chyba że prawo wymaga lub dopuszcza, aby okres przechowywania był dłuższy. Gdy zachodzą określone okoliczności, prawo umożliwia Ci złożenie wniosku o usunięcie Twoich danych osobowych, nakładając równocześnie na nas obowiązek uwzględnienia takiego wniosku poza wyjątkowymi sytuacjami.

• • Przeniesienie, kopiowanie lub eksportowanie danych osobowych. Zwane także „prawem do przenoszenia”. Masz prawo żądać, aby Twoje dane osobowe zostały przekazane osobie trzeciej.

• • Udzielenie/Wycofanie zgody. Masz prawo udzielić lub odmówić zgody na przetwarzanie danych osobowych. Możesz również wycofać wcześniej udzieloną zgodę. Nie wpłynie to na zgodność z prawem przetwarzania, które miało miejsce przed wycofaniem zgody. Jeśli wycofasz zgodę na przetwarzanie danych osobowych, dalsze świadczenie przez nas usług może okazać się niemożliwe. W niektórych przypadkach możemy nie uwzględnić Twojego wniosku o wycofanie zgody, jeśli prawo dopuszcza lub dopuszcza lub wymaga, abyśmy go nie nie uwzględnili, np. kiedy nie możemy skutecznie zweryfikować Twojej tożsamości. Możesz wycofać zgodę na przetwarzanie (jeśli takie przetwarzanie przebiega na podstawie zgody), kontaktując się z nami pod wskazanym poniżej adresem.

Skargi 

Naszym celem jest rozpatrywanie uzasadnionych skarg dotyczących prywatności i zbierania lub wykorzystania przez nas Twoich danych osobowych. Pytania lub skargi dotyczące naszych praktyk w zakresie danych bądź niniejszego oświadczenia należy kierować pod wskazany poniżej adres. Jeśli uznasz, że nasza odpowiedź na Twoją skargę jest niezadowalająca, masz prawo zwrócić się do miejscowego urzędu ochrony danych osobowych.

Pamiętaj, że Twoje prawa nie są bezwzględne. Oznacza to, że w niektórych okolicznościach obowiązujące prawo przewiduje wyjątki. Prawo może zwalniać nas z obowiązku realizacji żądań dotyczących Twoich danych osobowych. Na przykład usunięcie Twoich danych osobowych w sytuacji, gdy świadczymy Ci nasze Usługi, może uniemożliwić Ci dostęp do Usług lub korzystanie z nich.

Swoje prawa możesz wykonać, pisząc do nas na adres privacyteam@pandadoc.com. Odpowiemy na wszelkie Twoje żądania w terminie wskazanym w RODO. Jeśli będziemy potrzebowali więcej czasu na spełnienie Twojego żądania, poinformujemy Cię o tym wcześniej. W żadnym wypadku nie przekroczymy dopuszczalnego prawnie terminu.

Należy pamiętać, że zgodnie z prawem będziemy wymagali od Ciebie udowodnienia Twojej tożsamości. Możemy ją zweryfikować telefonicznie lub e-mailem. W zależności od Twojego żądania poprosimy Cię o informacje takie jak imię, nazwisko czy inne dane informacje dotyczące konta. Możemy również poprosić Cię o złożenie podpisanego oświadczenia potwierdzającego Twoją tożsamość. Po złożeniu żądania podejmiemy zasadne działania w celu uzupełnienia, sprostowania lub usunięcia Twoich danych osobowych znajdujących się w naszych zapisach.

W niektórych okolicznościach możesz powołać upoważnionego przedstawiciela, który będzie składał wnioski o wykonanie w Twoim imieniu określonych praw związanych z ochroną prywatności. Będziemy wymagali weryfikacji, czy upoważniony przedstawiciel uzyskał od Ciebie pozwolenie na złożenie wniosku. Konieczne będzie przedstawienie kopii podpisanego pozwolenia udzielonego upoważnionemu przedstawicielowi, zgodnie z którym ma on być uprawniony do składania wniosku w Twoim imieniu, i bezpośrednia weryfikacja Twojej tożsamości przez nas. Jeśli jesteś upoważnionym przedstawicielem składającym wniosek w imieniu innej osoby, na wezwanie musisz załączyć kopię następujących informacji:

1. 1. Wypełniony i podpisany formularz Ustanowienia upoważnionego przedstawiciela potwierdzający Twoje upoważnienie do działania w imieniu konsumenta.

Jeśli nie otrzymamy obu dokumentów, wniosek zostanie odrzucony.