Dans le monde de la vente, la perte de valeur sur les contrats est un peu comme un mème « attentes vs réalité ».
Quand un contrat est signé, le vendeur s’attend à ce que ce contrat lui apporte une certaine valeur financière tout au long de sa durée de vie.
Mais la dure réalité est que la valeur réelle, c’est-à-dire le chiffre d’affaires généré par ce client, peut être inférieure aux prévisions.
Cet écart entre les attentes et la réalité s’appelle la perte de valeur sur les contrats.
Cet article vous explique ce concept en détail.
Nous déterminerons son impact potentiel et ses causes, recommanderons des stratégies pour maximiser la valeur et présenterons des exemples pour illustrer comment ces stratégies permettent de remédier à la perte de valeur sur les contrats.
Enfin, nous examinerons comment les technologies peuvent aider à optimiser la gestion des contrats et à éviter la perte de valeur.
À retenir
- L’une des causes principales de perte de valeur sur les contrats est un faible taux d’adoption. De nouveaux outils et processus permettent d’y remédier.
- Les modèles à contenu verrouillé sont efficaces pour garantir la cohérence et l’efficacité des contrats.
- Les alertes en temps réel sur le statut des documents améliorent la collaboration et la transparence, ce qui accélère le cycle de vie des contrats et réduit les risques.
- L’intégration des systèmes aux CRM est un moyen idéal d’éliminer la saisie manuelle des données. Les contrats sont ainsi plus précis.
- La transformation numérique et les solutions de gestion des contrats modernes sont essentielles pour limiter la perte de valeur et améliorer l’efficacité.
- La clé de l’évolutivité et du succès est d’adapter les outils de gestion des contrats aux besoins spécifiques de l’entreprise.
Qu’est-ce que la perte de valeur sur les contrats ?
Comme mentionné ci-dessus, la perte de valeur sur les contrats désigne la perte de valeur potentielle sur le cycle de vie d’un contrat. Elle se traduit par un écart entre la valeur contractuelle attendue et la valeur contractuelle réelle.
C’est un peu comme un robinet qui fuit un petit peu ; au fil du temps cette perte peut être considérable.
En entreprise, celle-ci peut se traduire par du temps perdu à créer des contrats manuellement, des malentendus dus à des documents incohérents, voire des risques juridiques liés à des contrats non conformes.
Pour aller plus loin
Pour bien comprendre comment ces fuites apparaissent, penchons-nous sur le processus de création, d’envoi et de signature des contrats.
Beaucoup de petites entreprises gèrent encore ces processus à l’aide d’applications de traitement de texte classiques et d’e-mails, voire des documents papier.
Ces méthodes manuelles demandent beaucoup de temps et entraînent souvent des erreurs et des incohérences.
Chaque minute consacrée à copier-coller répétitivement, à modifier les contrats et à gérer des chaînes interminables d’e-mails est du temps qui n’est pas consacré aux tâches stratégiques.
Ce manque d’efficacité peut entraîner une perte de valeur sur les contrats.
Pour les entreprises en pleine croissance et expansion, passer d’une gestion des contrats traditionnelle à des processus uniformisés et à un logiciel spécialisé devient de plus en plus indispensable.
Avec une clientèle croissante et une équipe qui s’agrandit, un système obsolète reposant sur un éditeur de texte et des e-mails pour l’envoi de documents ne suffit plus.
Chaque nouveau client rallonge le processus, ce qui augmente le risque d’erreurs.
Ces facteurs accélèrent et aggravent la perte de valeur sur les contrats.
Les deux types principaux de perte de valeur sur les contrats
Les deux principaux types de perte de valeur contractuelle sont les pertes préalables au contrat et celles qui surviennent après.
Voici en quoi elles diffèrent.
Pertes de valeur pré-contrat
Les pertes précontractuelles se produisent quand le contrat est créé, signé et mis en œuvre.
Elles résultent souvent d’un manque d’alignement entre les exigences métier et techniques. Les accords de niveau de service sont alors trop détaillés ou inadaptés.
Les autres causes courantes peuvent être un périmètre mal défini, des variables inconnues ayant un impact sur le contrat lors de la phase de signature, et le fait de se fier à la bonne foi du fournisseur sans faire de vérifications.
Pertes de valeur post-contrat
Les pertes post-contractuelles surviennent lors de la phase d’exécution, après la signature et la mise en œuvre du contrat.
Elles sont souvent liées à l’incapacité à concrétiser ce qui a été convenu et peuvent être classées en trois catégories principales : l’échec de la mise en œuvre du service (y compris les retards de transition), un suivi des performances insuffisant et une gouvernance inefficace.
Les retards de transition, les services payés mais non délivrés, la facturation incorrecte des services et le manque de rigueur dans le processus de facturation sont des exemples courants.
Une gouvernance inefficace et un manque de capacités ou de compétences pour gérer les partenariats peuvent aggraver ces problèmes.
L’impact de la perte de valeur sur les contrats pour les petites entreprises
La perte de valeur contractuelle peut avoir des conséquences potentiellement désastreuses sur les start-ups ou les entreprises de petite taille. Voici quelques exemples :
- Des pertes financières dues à la perte de valeur sur les contrats. Lorsque la valeur attendue d’un contrat n’est pas réalisée, cela peut se traduire par des opportunités de revenus manquées et une baisse de la rentabilité.
- Des coûts qui augmentent à cause de demandes de modification sans valeur ajoutée ou d’une mauvaise gouvernance. Cela crée des dépenses supplémentaires ou un manque d’efficacité.
- Une baisse de compétitivité sur le marché si une petite entreprise ne parvient pas à atteindre la valeur attendue à cause d’un faible taux d’adoption ou d’un manque d’innovation. Elle risque alors de perdre des clients ou des parts de marché au profit de concurrents mieux à même de créer de la valeur.
- Une réputation affectée. Si les petites entreprises ne sont pas en mesure de répondre aux attentes définies dans chacun des contrats, cela peut nuire à leur crédibilité et rendre la conclusion de futurs partenariats ou ventes plus difficile.
- Des opportunités de croissance manquées. Certains partenariats à long terme ou ventes auraient pu être réalisés si la valeur du contrat initial avait été pleinement réalisée.
Maintenant que nous avons démontré qu’il est crucial d’éviter les pertes de valeur sur les contrats, allons plus loin et examinons les causes principales.
Comprendre les causes est en effet la première étape pour résoudre ce problème.
Identifier les causes de la perte de valeur sur les contrats
Voici un aperçu détaillé des principales causes de perte de valeur dans les petites entreprises :
Un faible taux d’adoption des nouveaux outils et processus
Mettre en place de nouveaux outils de gestion des contrats ne se limite pas à les mettre en œuvre ; ils doivent être pleinement intégrés au flux de travail quotidien.
Par exemple, si un nouvel outil de signature électronique est adopté par l’équipe commerciale mais ignoré par le service juridique, ce décalage peut créer des difficultés.
Cette adoption sélective nuit à l’efficacité que l’outil était censé apporter, ce qui entraîne une perte de valeur qui peut se répercuter sur plusieurs aspects de l’entreprise.
Des demandes de modification sans valeur ajoutée
Toute modification apportée à un contrat, même mineure, nécessite du temps, des efforts et, parfois, un examen juridique.
Lorsque les modifications n’améliorent pas le fond du contrat mais en changent seulement la forme, les ressources sont tout simplement gaspillées.
Cela entraîne non seulement des pertes, mais peut également impacter les relations avec les partenaires, qui peuvent interpréter ces changements constants comme un signe d’indécision ou de manque de préparation.
Un manque d’innovation
Dans un contexte en constante évolution, rester attaché à des pratiques obsolètes revient à naviguer sur les marchés modernes avec une carte ancienne.
En gestion des contrats, innover ne se limite pas à utiliser de nouvelles technologies mais à adapter les contrats aux objectifs stratégiques, à exploiter les données et à favoriser une meilleure agilité.
Une entreprise qui n’innove pas va prendre du retard par rapport à ses concurrents plus innovants.
Une négociation inefficace des contrats
La négociation de contrats est un exercice délicat qui exige de comprendre les besoins des deux parties et du marché en profondeur.
Une mauvaise négociation des prix et des conditions conduit à des conditions défavorables qui peuvent potentiellement affecter même les futures ventes.
Former les équipes aux techniques de négociation et leur fournir les bonnes informations peut transformer cette étape en une opportunité de valeur ajoutée.
Des divergences et désaccords sur le champ d’application
Le champ d’application d’un contrat est sa colonne vertébrale.
Toute ambiguïté peut entraîner des litiges qui sont non-seulement des casse-têtes juridiques, mais peuvent également éroder la confiance entre les parties.
Consacrer du temps à définir le champ d’application, en impliquant toutes les parties prenantes, et en veillant à ce qu’il corresponde aux objectifs commerciaux, peut transformer un contrat en feuille de route vers la réussite, plutôt qu’une bombe à retardement qui crée des désaccords.
Des échecs dus à des objectifs trop ambitieux
Le moyen le plus rapide de perdre la confiance d’un client est de lui promettre plus que ce que l’on peut réellement offrir.
Et cette perte de confiance peut impacter la réputation au long terme de celui qui n’a pas tenu ses promesses.
Évaluer les capacités de manière réaliste et déterminer les processus clairs en cas de modification d’un contrat permet d’en faire un outil qui permet de mieux gérer à la fois les attentes et les performances.
Une qualité insuffisante des contrats
Un contrat comportant des erreurs, des ambiguïtés ou omettant des informations peut entraîner des litiges et des problèmes juridiques.
Investir dans le contrôle qualité en tirant parti de la technologie pour garantir la précision, et considérer le contrat comme un produit qui représente l’entreprise, permet de faire passer le contrat d’une simple formalité à un atout stratégique.
Une gestion des contrats inefficace
La gestion des contrats n’est pas un processus que l’on met en place une fois pour toutes.
Elle nécessite un suivi continu, une harmonisation avec les indicateurs de performance et une flexibilité pour s’adapter aux changements de contexte.
Une gestion des contrats inefficace peut être synonyme d’opportunités de renégociation manquées, d’incapacité à tirer parti des remises sur volume et d’un manque de réactivité face aux évolutions du marché.
Mettre en place un système de gestion des contrats performant fait des contrats des outils dynamiques qui génèrent de la valeur pour l’entreprise.
Stratégies en cas de pertes de valeur sur les contrats
Les causes et leurs combinaisons étant innombrables, pratiquement toutes les petites et moyennes entreprises sont susceptibles de subir des pertes de valeur sur les contrats.
Même si vous n’avez pas encore été confronté à ce problème (félicitations !), cela ne veut pas dire pour autant que votre entreprise est à l’abri.
Pour faire face à ce risque, la solution est d’élaborer et de mettre en œuvre une planification stratégique. Voici quatre solutions à mettre en œuvre dans différents contextes afin de maximiser la valeur.
1. Les modèles à contenu verrouillé
Les modèles à contenu verrouillé sont des contrats au format prédéfini, dont les clauses et les conditions spécifiques ne peuvent pas être changées.
Les points non essentiels peuvent être personnalisés mais les sections critiques restent uniformes.
Pourquoi c’est efficace : les clauses étant verrouillées, on évite les variations qui peuvent entraîner des malentendus ou des problèmes juridiques.
Chaque contrat respecte ainsi les normes de conformité et juridiques de l’entreprise, et le risque d’erreurs est réduit.
Pertinent pour :
- Les conditions contractuelles incohérentes et inefficaces,
- Les litiges juridiques causés par des changements de clauses essentielles,
- Les accords non harmonisés qui entraînent un risque de non-conformité.
Comment mettre en œuvre :
- Identifier les clauses clés pour garantir la cohérence.
- Créer des modèles avec du contenu verrouillé.
- Former les membres de l’équipe à leur utilisation
2. Les alertes automatiques
Les alertes automatiques sont des notifications émises par le système lors des étapes clés d’un contrat, des échéances ou des contrôles de conformité.
Elles servent de rappels pour prendre les mesures nécessaires.
Pourquoi c’est efficace : les alertes automatiques permettent d’envoyer des rappels à temps et donc d’éviter de dépasser les délais. Elles améliorent l’efficacité et garantissent que les événements contractuels critiques soient traités rapidement. Le risque de non-conformité ou de manquer des opportunités est ainsi réduit.
Pertinent pour :
- Une négociation inefficace conduisant à des clauses contractuelles défavorables
- Un manque de compréhension des bonnes pratiques pour la gestion des contrats
- Un décalage entre la gestion des contrats et les objectifs commerciaux
Comment mettre en œuvre :
- Identifier les étapes clés.
- Configurer des alertes dans le système de gestion des contrats.
- Suivre et ajuster si nécessaire.
3. La formation à la gestion des contrats
La formation à la gestion des contrats permet aux membres de l’équipe d’acquérir les compétences nécessaires pour comprendre, négocier et gérer les contrats efficacement.
Elle peut être adaptée aux différents postes au sein de l’organisation.
Pourquoi c’est efficace : former l’équipe renforce sa capacité à négocier des conditions intéressantes et à gérer les contrats efficacement. Cela permet de développer une vision commune des bonnes pratiques liées aux contrats, ce qui favorise une meilleure adéquation avec les objectifs de l’entreprise.
Comment mettre en œuvre :
- Identifier les écarts de compétence.
- Proposer une formation adaptée.
- Encourager l’apprentissage continu.
4. Les systèmes de gestion des contrats
Utiliser un système de gestion des contrats permet de gérer l’ensemble du processus contractuel, y compris tous les aspects susceptibles d’être affectés par des pertes de valeur, grâce à une plateforme intégrée.
Ces systèmes proposent des outils pour la création, la négociation, l’exécution, le suivi et le renouvellement des contrats.
Pertinent pour :
- Les erreurs manuelles ou un suivi des contrats inefficace.
- Un manque de visibilité sur les étapes du contrat.
- Un risque de non-conformité dû à des processus de gestion non homogènes.
Pourquoi c’est efficace : un système de gestion du cycle de vie des contrats simplifie le processus contractuel, réduisant ainsi les tâches manuelles et les erreurs.
Il offre une visibilité sur chaque étape du contrat, permettant de prendre des décisions en fonction des données et de surveiller la conformité.
Comment mettre en œuvre :
- Évaluer les besoins liés à la gestion des contrats.
- Choisir un système adapté.
- Mettre en place des directives claires.
Le rôle de la technologie dans la prévention des pertes de valeur
Une approche historique de la gestion des contrats
Ces dix dernières années ont été marquées par une révolution dans la gestion des contrats. Les processus manuels fastidieux ont été remplacés par des solutions numériques plus efficaces.
Le temps du stockage physique, des signatures manuscrites et des montagnes de documents papier est révolu.
L’ère numérique a donné naissance aux signatures électroniques, au stockage sur le cloud et au contrôle des versions, transformant ainsi la manière dont les entreprises gèrent leurs contrats.
Cela dit, toutes les entreprises ne sont pas passées au zéro papier. La transition vers la gestion des contrats numérique s’est faite progressivement.
Certaines organisations, surtout dans les secteurs traditionnels, ont été plus lentes à adopter les nouvelles technologies, s’accrochant à des pratiques familières mais obsolètes.
La perte de valeur sur les contrats en chiffres
Les solutions de gestion des contrats modernes ont amélioré l’efficacité, et, dans certains cas, ont considérablement réduit la perte de valeur des contrats.
En 2023, une étude menée par Deloitte, en collaboration avec World Commerce & Contracting (anciennement IACCM), a eu pour but de mettre à jour le rapport fondateur de cette dernière, publié en 2014, sur le coût réel d’une mauvaise gestion des contrats.
Les résultats ont montré que la situation peut encore être améliorée : la perte moyenne due à la perte de valeur des contrats n’a baissé que de 0,6 % au cours des dix dernières années, passant de 9,2 % à 8,6 %.
Alors que les acteurs qui parviennent le mieux à réduire la perte de valeur des contrats s’en sortent plutôt bien (avec un taux de perte de seulement 3 %), les données montrent que les moins performants enregistrent une perte de 20 % due à l’érosion de la valeur moyenne, ce qui équivaut à perdre 1 contrat sur 5.
Comparaison entre les méthodes traditionnelles et les méthodes modernes
Lorsque l’on compare les méthodes traditionnelles et les méthodes modernes de gestion des contrats, la différence est radicale.
Les méthodes traditionnelles entraînaient souvent des retards, des erreurs et des incohérences, tandis que les nouvelles méthodes offrent précision, rapidité et uniformité.Notre étude montre par exemple que la signature électronique a permis d’augmenter le taux moyen de conclusion des contrats de 28 %.
Analyse approfondie des solutions technologiques modernes
L’avènement des technologies a donné naissance à de nombreuses solutions de gestion des contrats, conçues pour éviter les pertes de valeur.
Il est désormais possible de rationaliser la gestion des contrats grâce à :
Des modèles de contrats personnalisables
Les plateformes modernes proposent des modèles personnalisables qui permettent aux entreprises de créer rapidement des contrats à l’apparence similaire, contenant les mêmes éléments essentiels.
Le processus de rédaction est ainsi plus rapide et le risque d’omettre des clauses importantes est réduit.
Du contenu verrouillé
Le verrouillage du contenu est une fonctionnalité essentielle qui empêche que toute clause importante soit modifiée, garantissant ainsi le respect des exigences légales.
Cette fonction protège les termes essentiels d’un contrat et limite le risque de litiges juridiques.
L’intégration aux systèmes
L’intégration avec des CRM très utilisés comme HubSpot ou Salesforce vous évite d’avoir à remplir manuellement les champs des contrats déjà enregistrés dans votre CRM.
Vos contrats sont plus précis et vous gagnez un temps précieux.
Des paramètres pour la validation
Ces paramètres vous permettent de transmettre les contrats pour validation aux bonnes personnes de votre organisation.Un flux de travail automatisé garantit que les contrats respectent vos normes spécifiques avant leur signature. Chaque accord est ainsi conclu en toute confiance.
Des alertes en temps réel sur le statut des documents
Les alertes instantanées vous aident à répartir les tâches de vérification entre les différents membres de l’équipe et toutes les modifications sont visibles par toutes les parties.Ces notifications accélèrent le cycle de vie des contrats et réduisent les risques d’erreurs, car tout le monde dispose des mêmes informations.
La simplicité des signatures électroniques
Pouvoir signer des contrats électroniquement vous permet de conclure des accords plus rapidement, sans avoir à envoyer de documents papier.
Les frais sont ainsi réduits et les contrats sont juridiquement valables en quelques clics, directement depuis vos appareils.
Le stockage sur le cloud et la gestion des versions
Les solutions modernes proposent un stockage sécurisé sur le cloud, ce qui vous permet d’accéder facilement à vos contrats, où que vous soyez.
La gestion des versions vous permet de collaborer sur un contrat et de garder une trace précise des modifications, afin de suivre efficacement les changements et les mises à jour.
Conclusion
Pour éviter toute perte de valeur sur les contrats, il est indispensable de tirer parti des avancées technologiques en matière de gestion des contrats.
L’intégration de modèles personnalisables, du verrouillage de contenu, d’intégrations système, de paramètres de validation et d’alertes en temps réel sur le statut des documents est déterminante pour préserver la conformité et l’efficacité des contrats.
Ne laissez pas la perte de valeur contractuelle réduire silencieusement le potentiel de votre entreprise.
Investissez dans une solution de gestion des contrats moderne qui fera progresser votre entreprise au lieu de la freiner.
PandaDoc est une solution de gestion des contrats tout-en-un qui répond à tous vos besoins pour maîtriser la perte de valeur sur les contrats.
Découvrez-la en commençant un essai gratuit de 14 jours ou en planifiant une démonstration gratuite.
Clause de non-responsabilité
PandaDoc n’est pas un cabinet d’avocats, ni un substitut à un avocat ou à un cabinet d’avocats. Cette page n’est pas destinée à fournir des conseils juridiques et ne le fait pas. Si vous avez des questions juridiques sur la validité des signatures électroniques ou des signatures numériques et leur applicabilité, veuillez consulter un avocat ou un cabinet juridique. L’utilisation des services de PandaDoc est régie par nos conditions d’utilisation et notre politique de confidentialité.
