Vaimo

Porträt

Vaimo ist ein Full-Service-Anbieter von eCommerce-Lösungen mit 12 Niederlassungen in neun Ländern. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Stockholm, Schweden, hilft Händlern dabei, ihre eCommerce-Ziele zu erreichen, einschließlich der Bereitstellung von Strategie-, Entwicklungs- und Design-Services, alle auf der Magento-Plattform.

Das Problem

Vaimo benötigte eine weltweit zentralisierte Lösung.

Die weltweite Präsenz bringt eine Reihe von Herausforderungen mit sich, insbesondere wenn es um die Standardisierung im gesamten Unternehmen geht. Angesichts des hohen Volumens an Angeboten, Verträgen, Kostenvoranschlägen und anderen kundenbezogenen Dokumenten, die verschickt werden – schätzungsweise 270 allein im Jahr 2015 – und die jeweils zwischen einem Dutzend und über hundert Seiten umfassen, benötigte Vaimo eine zentrale Lösung, die nicht nur einheitlich über die vielen Niederlassungen und Teams hinweg einsetzbar, sondern auch effizienter ist.

Vor PandaDoc bestand der Prozess darin, Angebote und Vorschläge in Apple Pages zu erstellen, diese über EchoSign zur Unterschrift zu versenden und sie dann in Dropbox mit den Kunden zu teilen. Dies war nicht nur ein ineffizienter Prozess für den schnellen Versand von Angeboten an Kunden, es war zudem schwierig, den Überblick darüber zu behalten, was jeder gesendet hatte und ob die richtigen Dokumenttypen, das Firmenbranding und die richtigen Begriffe verwendet wurden. Auch das spätere Wiederauffinden von Dokumenten bereitete Kopfzerbrechen, da es kein zentrales Speichersystem gab.

„Das Erstellen neuer Angebote war furchtbar ineffizient“, so Brendan Peo, Chief Operating Officer bei Vaimo. „Die Suche nach dem besten Angebot, das man kopieren konnte, war zeitaufwändig, und nach dem Kopieren eines früheren Angebots kam es häufig zu Fehlern. Das Ergebnis war eine Mischung aus Angeboten und Vertragsvorlagen, die kein einheitliches Marken- und Qualitätserlebnis boten.“

„Wir hatten keine Kontrolle mehr über die Vertragsversionierung, die verwendeten Positionen und Preise, die zuletzt versandte Angebotsversion, den aktuellen Vertragsstatus und die endgültigen Preisverpflichtungen“, so Peo weiter. „Wir hatten keine Ahnung, ob der Kunde das Angebot gelesen oder erhalten hatte, und wir hatten keinen Einblick in die Bereiche des Angebots oder des Vertrags, die er gelesen hatte. Da wir ein internationales Unternehmen mit Niederlassungen in mehreren Ländern sind, trug die Verwendung verschiedener Sprachen und Währungen zu noch mehr Ineffizienz und Frustration bei.“

Die Lösung

Einführung von Standardisierung im globalen Maßstab.

Mit PandaDoc ist diese mangelnde Übersicht kein Thema mehr. Peo weiß jetzt, dass alle Mitarbeiter durch wiederverwendbare Vorlagen und Inhaltselemente das korrekte Unternehmensbranding und die richtigen Begriffe verwenden. Er kann leicht nachverfolgen, wer was versendet, und erhält durch Analysen einen Einblick, wie Kunden mit ihren Angeboten interagieren.

PandaDoc hat nicht nur dazu beigetragen, im gesamten Unternehmen Transparenz zu schaffen, sondern auch einen effizienteren Prozess zu etablieren. Es wurde sogar eine Content-Datenbank erstellt, um auf vorgefertigte Antworten auf häufig gestellte Fragen von Kunden zugreifen zu können.

„Das PandaDoc-Team hat uns geholfen, professionelle Vorlagen zu erstellen, die unsere Marke widerspiegeln und auf die nun alle unsere Teammitglieder leicht zugreifen können. Dadurch wurde sichergestellt, dass alle neuen Angebote und Verträge konsistent, genau und professionell sind. PandaDoc hat uns geholfen, die Kontrolle über unsere Angebots- und Vertragsprozesse wiederzuerlangen. Wir sind gerade dabei, PandaDoc in anderen Abteilungen von Vaimo einzuführen, wie z. B. im Projektmanagement, damit diese von der gleichen Effizienz und Kontrolle profitieren können, die das Vertriebsteam erfahren hat.“

Mit der Möglichkeit, die richtigen kundenorientierten Dokumente leicht zu finden und zu verwenden und eine Konsistenz in den globalen Teams zu schaffen, hat PandaDoc Vaimo die Standardisierung gebracht, die sie benötigten.

Mit Hilfe von Analysen hat das Unternehmen einen besseren Dokumentenprozess entwickelt, mit dem es erkennt, worauf die Kunden in den Angeboten achten. Dazu kommt regelmäßig positives Feedback von Kunden zum Design und zur Benutzerfreundlichkeit der Angebote, wobei viele Kunden auch nach PandaDoc selbst fragen.