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Vaimo est un fournisseur de solutions complètes de commerce électronique avec 12 bureaux dans 9 pays. Cette entreprise basée à Stockholm, en Suède, aide les commerçants à atteindre leurs objectifs en matière de commerce électronique.

Qui

Vaimo est un fournisseur de solutions complètes de commerce électronique avec 12 bureaux dans 9 pays. Cette entreprise basée à Stockholm, en Suède, aide les commerçants à atteindre leurs objectifs en matière de commerce électronique, notamment en fournissant des services de stratégie, de développement et de conception, le tout sur la plateforme Magento.

Le problème

Vaimo recherchait une solution centralisée à l’échelle mondiale.

Une présence à travers le monde apporte son lot de défis, en particulier lorsqu’il est question de standardisation dans l’ensemble de l’entreprise. Avec un volume élevé de propositions, de contrats, de devis et d’autres documents destinés aux clients envoyés (estimés à 270 rien qu’en 2015), allant d’une douzaine de pages à plus d’une centaine chacun, Vaimo avait besoin d’une solution centralisée pour assurer une certaine uniformité dans ses nombreux bureaux et équipes, mais aussi gagner en efficacité.

Avant PandaDoc, son processus comprenait la création de devis et de propositions sur l’application Pages d’Apple, leur envoi via EchoSign pour les signatures, puis leur partage avec les clients sur Dropbox. En plus d’un processus inefficace pour envoyer rapidement des propositions aux clients, il était difficile de garder une trace de ce que chacun envoyait et de l’utilisation des types de documents, de l’image de marque et des termes adéquats. La révision ultérieure des documents était également un casse-tête, car il n’y avait pas de système de stockage central.

« La préparation de nouvelles propositions n’était pas optimale » a déclaré Brendan Peo, directeur de l’exploitation chez Vaimo. « La recherche de la meilleure proposition à copier prenait du temps et une fois la tâche accomplie, vous vous retrouviez souvent avec des erreurs. Cela débouchait sur des propositions et des modèles de contrat sans marque cohérente et une expérience mitigée. »

« Nous perdions le fil entre les différentes versions des contrats, les articles et les prix utilisés, les versions finales envoyées aux clients, la progression des contrats et les décisions tarifaires » a poursuivi Peo. « Nous ne savions pas si le client avait lu ou reçu la proposition, et nous n’avions aucune idée des parties de la proposition ou du contrat qui avaient été lues. Notre présence internationale, avec des bureaux dans plusieurs pays, et l’emploi de différentes langues et de devises, ont multiplié les inefficacités et engendré de la frustration. »

La solution

L’entreprise a mis en place une normalisation à l’échelle mondiale.

Avec PandaDoc, le souci de normalisation n’est plus à l’ordre du jour. Peo sait maintenant que tout le monde utilise la bonne image de marque et les bons termes grâce à des modèles réutilisables et des éléments de contenu. Il peut facilement suivre qui envoie quoi et avoir un aperçu des interactions client vis-à-vis des propositions grâce à la fonction d’analyse.

En plus d’assurer une cohérence à l’échelle de l’entreprise, PandaDoc a également établi un processus plus efficace à tous les niveaux. En outre, une banque de contenu a été créée pour accéder facilement aux réponses pré-approuvées aux questions fréquemment posées par les clients.

« PandaDoc nous a aidés à préparer des modèles professionnels qui reflètent notre marque et qui sont désormais facilement accessibles par tous les membres de notre équipe. Ainsi, les nouvelles propositions et les nouveaux contrats envoyés sont cohérents, précis et professionnels. PandaDoc nous a aidés à reprendre le contrôle de nos processus relatifs aux contrats et aux propositions. D’ailleurs, nous sommes en train d’étendre son utilisation à d’autres départements de l’entreprise, comme la gestion de projet, pour offrir la même efficacité et le même contrôle que l’équipe des ventes. »

En aidant Vaimo à trouver et à utiliser facilement les bons documents destinés aux clients et à créer une cohérence entre ses équipes mondiales, PandaDoc a aidé l’entreprise à se standardiser.

À l’aide d’analyses ayant mis en lumière les points importants des propositions pour les clients, l’entreprise a optimisé son processus de documentation. De plus, elle reçoit régulièrement de bons retours sur la conception et la convivialité de ses propositions de la part des clients, et beaucoup s’interrogent sur PandaDoc.