Le problème
Avant de passer à PandaDoc, l’entreprise confiait les tâches de gestion documentaire à une autre solution appelée Octiv (maintenant Conga Collaborate). Cet outil a cependant fini par montrer ses limites, n’étant plus à la hauteur des ambitions de l’entreprise. Ces trois problématiques principales ont conduit à la recherche d’une solution plus adaptée aux besoins de Lucca :
Ergonomie insatisfaisante : Pour Lucca, les logiciels ne doivent être “ni gris, ni moches, ni tristes”, un slogan qui reflète l’importance accordée à l’ergonomie et à l’expérience utilisateur. Octiv n’était pas user-friendly, un manque d’ergonomie qui représentait un frein notable pour les équipes.
Mauvais suivi des documents : Le tracking de la consultation des documents était insuffisant, rendant difficile le suivi et l’analyse des interactions.
Problèmes de synchronisation : Il existait également un problème de synchronisation entre l’interface de l’ancienne solution et les outils de l’entreprise.
De plus, l’archivage et la gestion des documents devenaient de plus en plus complexes, l’outil ne répondant plus aux besoins croissants de l’entreprise.
La solution
Face à ces défis, la société a pris la décision d’accorder sa confiance à PandaDoc en avril 2021.
Philippe Tournier, responsable des opérations commerciales chez Lucca, souligne l’interface moderne et intuitive de PandaDoc, alignée avec les standards de l’entreprise. PandaDoc montre un suivi détaillé des consultations des documents, apportant des insights précieux sur l’engagement des prospects. La solution offre également de nombreuses options d’intégration, comme avec Zapier, intégré à PandaDoc pour mettre à jour une partie du CRM de l’entreprise, ce qui n’était pas possible auparavant.
Philippe témoigne par ailleurs d’options de personnalisation poussées des documents, notamment grâce aux balises personnalisables et à l’importante bibliothèque de modèles de PandaDoc, ce qui a considérablement accéléré et amélioré le processus de création des propositions commerciales.
Autre fonctionnalité très appréciée, le processus de signature électronique gagne en fluidité grâce à PandaDoc, rendant possible l’acquisition rapide de signatures électroniques certifiées, conformes aux réglementations européennes.
Le résultat
Aujourd’hui, PandaDoc est utilisé quotidiennement par environ 80 commerciaux de l’entreprise, une adoption
massive qui témoigne de l’efficacité et de la satisfaction des utilisateurs vis-à-vis de la nouvelle solution. Pour Lucca, l’implémentation de la solution PandaDoc est en effet source d’améliorations significatives :
Gain de temps : La personnalisation et l’automatisation des documents ont permis aux commerciaux de gagner un temps précieux dans la création et l’envoi des propositions commerciales, ce qui se traduit par une croissance exponentielle du nombre de documents générés. Ce gain de temps est particulièrement important dans un contexte de croissance rapide et de multiplication des interactions avec les clients.
Efficacité du processus de signature : Le processus de signature électronique est désormais rapide et sécurisé.
Transparence et partage : PandaDoc facilite le partage des documents, tant en interne qu’avec les prospects et clients, un point qui s’aligne avec la forte valeur de transparence de l’entreprise.
L’adoption de PandaDoc a permis à Lucca de dépasser les limitations de son ancien outil, d’améliorer l’efficacité de ses processus documentaires et d’accompagner ses objectifs de croissance. PandaDoc a su répondre aux besoins actuels de l’entreprise, tout en posant les bases d’une gestion documentaire plus agile et performante à l’avenir. À la suite d’une étude comparative de l’ensemble des solutions actuellement disponibles sur le marché réalisée en 2023 par Lucca, l’entreprise a fait le choix de poursuivre son chemin aux côtés de PandaDoc.
