TheKey économise 3 000 heures par an grâce à PandaDoc

Le défi 

TheKey, premier prestataire de services de soins à domicile haut de gamme aux États-Unis, a été confronté à d’énormes difficultés en matière de gestion documentaire lors de son expansion rapide, passant de 14 à 120 agences à l’échelle nationale. Présente dans 31 États, chacun exigeant des contrats de consentement spécifiques, l’entreprise a dû faire face à la multiplication des modèles de contrats, à des problèmes de confidentialité et à une hausse des coûts liés à l’utilisation de sa solution existante de gestion du cycle de vie des contrats (CLM).

La solution

En déployant PandaDoc dans plusieurs services, TheKey a permis de regrouper et de rationaliser ses processus documentaires. L’entreprise a entièrement repensé tous ses modèles existants dans PandaDoc et peut désormais appliquer instantanément les modifications apportées à la terminologie juridique. L’interface intuitive et les fonctionnalités performantes de la plateforme ont permis à TheKey d’intégrer 10 services, gérant ainsi les documents de plus de 8 000 soignants et 1 500 collaborateurs, un chiffre qui ne cesse d’augmenter.

Gérer la complexité des documents

TheKey, anciennement Home Care Assistance, est depuis deux décennies un acteur de référence dans le domaine des soins à domicile de qualité destinés aux personnes âgées. Au fur et à mesure de leur croissance rapide, qui les a amenés à passer de 14 agences à 120 à travers les États-Unis en seulement deux ans, ils se sont retrouvés submergés par des difficultés liées à la gestion des documents.

Katie Buell, responsable des produits numériques chez TheKey, a décrit cette situation chaotique : « Où en sont les choses ? Dans quelle direction évoluent-elles ? Comment faire pour garder le contrôle ? » La présence de l’entreprise dans 31 États a nécessité la mise en place d’au moins un ou deux contrats de consentement différents pour chacun d’entre eux, en raison des réglementations locales variables applicables aux agences de soins à domicile et d’aide à domicile.

Leur solution CLM existante, DocuSign, ne faisait qu’aggraver le problème. « Les difficultés que nous rencontrions avec DocuSign tenaient au fait que nous disposions de documents Word pour tous ces contrats différents. Soixante modèles différents pour une même chose, utilisant tous la même formulation », a expliqué Katie. « Ne pas pouvoir, en substance, apporter une modification à la formulation juridique instantanément était pour nous un véritable casse-tête. »

Ces inefficacités pesaient lourdement sur l’équipe et sur les résultats financiers. « Nous étions tout simplement submergés de travail », a poursuivi Katie. « Nous savions qu’il y aurait des coûts imprévus [si nous continuions à utiliser DocuSign] et que les dépenses annuelles allaient être absolument colossales pour un outil que seul un tiers environ de notre entreprise utilisait. »

De plus, les inquiétudes concernant la confidentialité et la gestion du système ne cessaient de croître. « Les possibilités étaient tout simplement très limitées. Nous ne pouvions intégrer aucun service supplémentaire. La confidentialité suscitait également des inquiétudes. Personne ne voulait se charger de la gestion du système », a ajouté Katie.

Adopter les solutions de PandaDoc

Alors que l’entreprise était en pleine crise de gestion des documents, un e-mail spontané envoyé au bon moment par PandaDoc a attiré l’attention de Katie. « Est-ce que cela m’intéressait ? Oui », se souvient-elle. TheKey a commencé à collaborer avec PandaDoc en juin 2022, se lançant ainsi dans une refonte complète de ses processus de gestion des documents.

« Nous avons transféré l’intégralité de nos documents depuis DocuSign et les avons recréés à l’aide des modèles PandaDoc », a déclaré Katie. « Nous ne voulions tout simplement plus avoir à télécharger de documents Word ou de fichiers PDF. » La transition devait être effectuée dans les plus brefs délais, car TheKey devait passer de DocuSign à PandaDoc du jour au lendemain afin d’éviter toute interruption de service pour ses patients.

Depuis la réussite de cette transition, TheKey a intégré 10 départements, notamment les opérations commerciales, la paie, le service juridique et les ressources humaines. Katie a souligné la portée de cette initiative : « [PandaDoc] est l’outil grâce auquel nous allons gérer tous nos documents, d’autant plus que nous comptons plus de 8 000 soignants et 1 500 collaborateurs au siège. C’est notre source de référence pour l’ensemble de la documentation, tous sites et services confondus. C’est une tâche colossale pour une seule plateforme. »

PandaDoc s’est montré plus qu’à la hauteur.

Gagner en efficacité

La mise en œuvre de PandaDoc a généré un retour sur investissement impressionnant pour TheKey. Katie a déclaré : « Nous économisons 3 000 heures par an. »

La nature centralisée de PandaDoc a changé la donne. « Tout le monde peut tout simplement travailler dans PandaDoc », a expliqué Katie. « J’utilise souvent cette analogie : PandaDoc, c’est la maison, et les espaces de travail, ce sont les pièces qui la composent. C’est tellement clair, simple et facile à comprendre. C’est notre centre névralgique. »

L’impact sur l’efficacité de la gestion des documents, en particulier, a été considérable. « Au cours de l’année écoulée, nous avons multiplié par dix l’efficacité de notre gestion des documents grâce à notre partenariat avec PandaDoc », a déclaré Katie.

Au-delà des améliorations quantitatives, Katie n’a pas tari d’éloges sur le service client de PandaDoc. « J’ai travaillé avec de nombreux prestataires issus de divers secteurs et je n’ai jamais été aussi impressionnée », a-t-elle déclaré. « Ils me répondent en moins d’une heure, même lorsqu’aucune intervention n’est nécessaire. Cela me donne le sentiment qu’ils sont toujours là pour nous. »

Ouvrir la voie à une croissance future

En adoptant PandaDoc, TheKey a révolutionné ses processus de gestion des documents au sein de plusieurs départements. La possibilité de créer et de modifier des modèles en un clin d’œil a permis de résoudre les difficultés rencontrées auparavant lors de la mise en œuvre des modifications apportées à la terminologie juridique. L’interface intuitive a favorisé une adoption généralisée au sein de l’ensemble de l’organisation, des ressources humaines au service juridique, en passant par la paie et les opérations commerciales.

Ce gain de temps considérable (3 000 heures par an) permet à l’équipe de TheKey de se concentrer sur sa mission principale, à savoir fournir des soins à domicile de haute qualité aux personnes âgées partout aux États-Unis. L’amélioration décuplée de l’efficacité de la gestion des documents permet non seulement de rationaliser les opérations, mais aussi de positionner TheKey pour une croissance et une expansion continues. Êtes-vous prêt à révolutionner vos processus de gestion des documents et à faire gagner un temps précieux à votre équipe ? Réserver une démonstration.

C’est ainsi que nous gérons l’ensemble de nos documents, notamment compte tenu du fait que nous comptons plus de 8 000 soignants et 1 500 collaborateurs au siège. C’est notre source de référence pour toute la documentation, ainsi que pour tous nos sites et services de l’entreprise. C’est une tâche colossale pour une seule plateforme.

Katie Buell

Digital Product Manager