Colonies automatise son processus de location avec l’API PandaDoc

L’intégration de l’API PandaDoc a permis une véritable transformation pour Colonies, alors que nous continuons à nous développer dans de nouveaux pays et avec de nouvelles propriétés. Chaque bail est automatiquement adapté aux exigences locales et aux spécificités du bien, ce qui permet d’économiser d’innombrables heures de préparation de documents et de réduire considérablement les erreurs. L’automatisation de ces processus au sein de notre plateforme a non seulement amélioré la satisfaction des locataires, mais également permis à notre équipe de se concentrer sur l’élargissement de nos services et l’amélioration de nos offres.

Thomas Guillot

Vice-président, Services numériques

Le défi à relever

L’ancien processus de gestion des documents de Colonies, principalement manuel, était fastidieux et n’aidait pas la société à louer ses logements. L’équipe souhaitait offrir une expérience numérique optimisée à ses locataires et ne plus avoir à envoyer manuellement des documents pour signature électronique en dehors de sa plateforme. Finalement, elle a réalisé qu’elle avait besoin d’une solution qui permettait aux locataires de finaliser le processus de location entièrement dans l’application.

La solution

Colonies a intégré PandaDoc dans sa plateforme de location personnalisée. L’intégration API de PandaDoc permet à la société de générer des documents automatiquement au sein de son système de gestion immobilière (PMS, Property Management System). Elle peut notamment créer des documents de location dynamiques adaptés à chaque pays, et générer et envoyer automatiquement des documents pour signature à l’aide de l’API PandaDoc. L’intégration a permis de créer l’expérience de location en ligne que Colonies recherchait, avec des documents traités directement dans sa plateforme.

Corriger un processus de location décousu

Colonies est une start-up immobilière basée sur la technologie, dont l’objectif est de remédier à la pénurie sur le marché de la location en proposant des logements de qualité. Elle gère des espaces de coliving dans plusieurs pays, permettant aux locataires de profiter d’équipements complets sans les complexités traditionnelles. S’engageant à offrir des expériences numériques faciles à chaque étape, Colonies s’appuie sur des logiciels pour créer une expérience unique et entièrement numérique pour les locataires.

Colonies a eu du mal à créer l’expérience de location entièrement intégrée qu’elle souhaitait. Les solutions traditionnelles de signature électronique avaient des capacités d’intégration limitées avec son application personnalisée et n’offraient pas le parcours client entièrement intégré voulu. 

Colonies a étudié les solutions alternatives et a choisi PandaDoc pour sa capacité à personnaliser les contrats de bail en fonction des caractéristiques et des emplacements des logements, et pour ses capacités API robustes qui permettaient d’intégrer facilement la gestion des documents à son application personnalisée.

Améliorer l’expérience de location en ligne

Colonies a intégré PandaDoc à son PMS pour fluidifier les étapes entre la sélection d’un bien immobilier et la signature des documents requis. L’intégration permet aux candidats de suivre tout le parcours de location en ligne : de la sélection d’une résidence sur le site de Colonies jusqu’à l’envoi d’une demande, la réception d’une réponse et l’obtention de toutes les informations nécessaires à l’emménagement.

« L’intégration poussée avec notre plateforme de location permet de générer des documents à la demande pour différents pays et types de biens, sans intervention manuelle », a déclaré Thomas Guillot, vice-président des services numériques chez Colonies. « Les locataires signent leurs documents et nous ajoutons notre signature, afin de finaliser un document juridiquement contraignant directement dans notre plateforme. »

Chaque étape, y compris l’accès à l’appartement et la réception des clés, est gérée sur le PMS interne de Colonies, sans interaction en personne. Colonies a ainsi instauré une véritable transformation numérique dans le secteur de la location immobilière.

Des modèles PandaDoc personnalisés pour chaque logement

Colonies utilise les modèles de PandaDoc pour simplifier la création de contrats de bail personnalisés, adaptés aux différents types d’appartements, pays et exigences légales. Grâce à ces modèles, Colonies peut rapidement générer des contrats qui intègrent les clauses nécessaires et les informations pertinentes pour chaque emplacement spécifique et chaque type de propriété. Quels que soient le pays, les exigences légales ou les caractéristiques du bien, Colonies a créé un modèle PandaDoc qui génère automatiquement le bon document sur sa plateforme. 

Cela permet de réduire considérablement le temps passé à rédiger des documents et de minimiser le risque d’erreurs. Colonies dispose ainsi d’un processus de location rapide, fiable et normalisé pour l’ensemble de son portefeuille de biens immobiliers.

Des contrats de location juridiquement contraignants avec PandaDoc

Pour toute demande de location d’un bien immobilier, il existe une liste de documents requis pour les procédures officielles. Les locataires doivent généralement fournir une pièce d’identité, un justificatif de domicile, un justificatif de revenus et d’autres informations sensibles. Il est essentiel que ces informations soient traitées avec le plus grand soin, en garantissant leur sécurité et leur intégrité. Avec PandaDoc, Colonies s’assure que chaque document est traité correctement et offre une tranquillité d’esprit aux deux parties impliquées dans le processus de location.

« La sécurité des informations sensibles de nos locataires est primordiale. PandaDoc nous permet d’automatiser la rédaction des formulaires en toute confiance, en sachant que les données de nos locataires sont protégées tout au long du processus », ajoute Thomas Guillot.

Colonies a réduit de 25 % le temps consacré à l’obtention de signatures

Auparavant dépendant d’une gestion des documents lente et manuelle, le processus de Colonies ne prend plus que 15 minutes grâce à l’automatisation fournie par l’API PandaDoc. L’intégration permet de suivre automatiquement le statut des documents, d’envoyer des notifications aux locataires et aux équipes internes, et de faciliter le processus de réservation et de location. Le système PMS de Colonies, désormais étroitement intégré à PandaDoc, a amélioré l’expérience des locataires et réduit le temps consacré à l’envoi de documents.