Dokumente erfordern oft mehrere Genehmigungen, bevor sie überhaupt versandbereit sind. Mit Genehmigungsprozessen können Sie eigene Abläufe einrichten, damit das Dokument zunächst allen Beteiligten zugestellt wird, bevor es an den eigentlichen Empfänger geht. Geschäftsunterlagen können Sie dabei sowohl vor als auch nach ihrer Fertigstellung an interne Beteiligte versenden. Dazu richten Sie einfach eine Unterzeichnungsreihenfolge ein und tragen die entsprechenden Kollegen als endgültige Empfänger ein.

Öffnen Sie zunächst die PandaDoc-Vorlage, die Sie für Ihr Dokument verwenden möchten. Klicken Sie darin oben auf die drei Punkte, dann auf „Workflow einrichten“ und bewegen Sie den Schalter „Genehmigung“ auf „ein“.

Nun wird ein neues Fenster mit einer Personalliste geöffnet. Hier wählen Sie die oberste Genehmigungsinstanz oder eine Genehmigungsgruppe aus, sofern Sie das Dokument an eine ganze Abteilung schicken möchten.

Wenn die Dokumentengenehmigung aktiviert und jemand als Genehmigungsinstanz eingesetzt wird, beginnt der Prozess gleich mit Abschluss der Dokumenterstellung. Wird dann das Genehmigungsverfahren eingeleitet, bekommt die für die Genehmigung zuständige Person automatisch eine E-Mail mit einem Link zum jeweiligen Dokument. Diese kann das Dokument dann sofort öffnen und über die Genehmigung entscheiden. Sie kann aber auch Rückmeldungen geben oder direkt Änderungen vornehmen und Kommentare einfügen, die vom Ersteller dann unmittelbar umgesetzt werden können. Nach der Genehmigung kann sie das Dokument dann an weitere Genehmigungsinstanzen oder den endgültigen Empfänger weiterleiten.‌

Was nach der Genehmigung passiert, entscheiden Sie selbst. Das Dokument kann zum Beispiel automatisch an den endgültigen Empfänger oder den ursprünglichen Ersteller geschickt werden. Sie haben auf jeden Fall die volle Kontrolle darüber, was mit Ihrem Dokument passiert, nachdem es erstellt, genehmigt bzw. versendet wurde. Und im Gegensatz zu anderen Open-Source-Programmen für Genehmigungsprozesse ist bei PandaDoc der gesamte Ablauf von Anfang bis Ende sicher.

Ja, für jedes Dokument und jede Vorlage können eigene Genehmigungserfordernisse eingerichtet werden. Und da PandaDoc jede Weiterleitung genau verfolgt, sind komplizierte Genehmigungsprozesse und Irrläufer kein Thema. Wenn Sie eigene Genehmigungsabläufe aufstellen möchten, gehen Sie wie bei der Einrichtung einer Genehmigungsreihenfolge vor und setzen beliebig viele Genehmigungsinstanzen ein.

PandaDoc ist eine cloudbasierte Software, die die Genehmigung von Dokumenten vereinfacht. Ist die zuständige Person gerade außer Haus, wenn wichtige Unterlagen geprüft und freigegeben werden müssen, ist das überhaupt kein Problem, da dies auch von jedem anderen Gerät aus jederzeit möglich ist. Die einzige Voraussetzung ist eine Internetverbindung.