Empfänger vor Unterzeichnung überprüfen
Stellen Sie im Vorfeld der elektronischen Unterzeichnung mithilfe der wissensbasierten Authentifizierung (knowledge-based authentication, KBA) und weiteren Tools die Identität des Unterzeichners fest.
IDENTITÄTSÜBERPRÜFUNG
Identität von Empfängern wichtiger Dokumente verifizieren
Überprüfen Sie Mitarbeiter und Unterzeichner anhand vier verschiedener Verifizierungsmethoden und bestätigen Sie deren Identität mithilfe einfacher Passcodes, SMS, Fotoidentifikation sowie weiterer Möglichkeiten.
Keine Kreditkarte erforderlich
PandaDoc unterstützt mehr als 68.000 Unternehmen beim Schutz ihrer Dokumente und der Überprüfung von Unterzeichnern
Worum handelt es sich bei einer ID-Überprüfung?
Bei der Identitätsüberprüfung wird bestätigt, dass eine Person diejenige ist, die sie vorgibt zu sein.
Dies ist besonders wichtig, wenn eine Person Zugang zu personalisierten Diensten und Informationen anfordert oder rechtsverbindliche Dokumente wie Verträge und Einwilligungserklärungen unterzeichnet werden sollen.
Im Rahmen dieses Prozesses müssen Benutzer unter Umständen einen Identitätsnachweis erbringen, z. B. in Form eines Führerscheins oder eines Lichtbildausweises. So lässt sich Betrug verhindern. Es ist auch möglich, in entsprechenden mobilen Apps ein Selfie zur biometrischen Authentifizierung zu machen.
Der Überprüfungsprozess variiert je nach Institution. Regierungsbehörden, Finanzinstitute und Gesundheitsdienstleister haben oft strenge Anforderungen an die Identitätsüberprüfung, um Betrug vorzubeugen.
Hier kommt PandaDoc ins Spiel: Wir bieten eine Premium-Suite zur Identitätsüberprüfung, mit der Sie sensible Informationen schützen und sicherstellen können, dass Verträge gültig und rechtsverbindlich sind.
Verbesserte Sicherheit für wichtige Verträge
Vertragsgültigkeit und Nichtabstreitbarkeit gewährleisten
Verhindern Sie durch Identitätsprüfungen Betrug und stellen Sie sicher, dass die Verträge von den richtigen Personen unterzeichnet werden.
Überprüfungsprozesse individuell anpassen
Setzen Sie verschiedene Methoden zielorientiert ein, um das Sicherheitsniveau für wichtige Dokumente zu erhöhen und systembekannten Unterzeichnern gleichzeitig einfache Überprüfungsabläufe zu ermöglichen.
Ein passender Verifizierungsprozess für alle Anforderungen
Verifizierung durch Eingabe eines Passcodes
Bei der Verifizierung per Passcode muss ein im Vorfeld geteilter, sicherer Passcode eingeben werden, um auf ein Dokument zugreifen oder es unterzeichnen zu können. Eine schnelle und einfache Überprüfungsmethode für alltägliche Transaktionen und Vereinbarungen mit internen Partnern!
Verifizierung per SMS
Bei der SMS-Verifizierung müssen Benutzer einen per SMS übermittelten Code eingeben, um auf ein Dokument zuzugreifen oder es zu unterzeichnen. Diese Methode beruht auf dem Konzept der Zwei-Faktor-Authentifizierung und eignet sich gut für mittelhohe Sicherheitsanforderungen, bei denen eine Überprüfung per Mobilgerät empfohlen wird.
ID-Check
Wissen Sie, wer genau Ihre Verträge und Vereinbarungen eigentlich unterschreibt? Um dies sicherzustellen, wird bei dieser Methode ein amtlicher Lichtbildausweis vorgelegt, der per biometrischem Gesichtsscan in Echtzeit in einer mobilen App überprüft wird. Sobald die Identität bestätigt ist, können die Benutzer auf das Dokument zugreifen, es überprüfen oder unterschreiben.
Wissensbasierte Authentifizierung oder KBA (nur USA)
Bei der KBA-Überprüfung müssen Sicherheitsfragen beantwortet werden, die auf persönlichen Informationen aus öffentlichen Aufzeichnungen basieren. Dazu gehören Fragen wie frühere Adressen, Kreditinformationen und Aspekte des persönlichen Lebens. Diese Methode, die sich auf einen automatisierten Hintergrundprozess stützt, eignet sich hervorragend für Branchen, in denen die Einhaltung von Vorschriften eine wichtige Rolle spielt, da sie ein hohes Maß an Sicherheit gewährleistet.
PandaDoc macht viele Aufgaben so viel effizienter, als es früher der Fall war. Es ist ein Kinderspiel, die Einstellungsunterlagen an die Kandidaten zu schicken ... ohne PandaDoc war dieser Vorgang ein zeitaufwändiger bürokratischer Akt.
Kelsey Boyd
Director of Business Systems & Processes
Wichtige Unterschriften authentifizieren –
dann, wenn es wirklich zählt
Überzeugende Angebote und Kostenvoranschläge
Angebote können bereits einen ersten aussagekräftigen Einblick in künftige Pläne oder Transaktionen eines Unternehmens bieten. Identitätsüberprüfungen tragen hier daher dazu bei, dass sensible Informationen vertraulich behandelt werden, während Abschlüsse noch einmal überarbeitet und Angebote fertiggestellt werden.
Sorgen Sie bei wichtigen Verhandlungen für die nötige Diskretion und Vertraulichkeit, indem Sie sicherstellen, dass Vertragsparteien nachweislich berechtigt sind, Ihre Angebote einzusehen.
Wer nutzt ID-Überprüfungen?
Operations
Operations
Bei der Verwaltung wichtiger Dokumenten-Workflows spielen Effizienz und Sicherheit eine entscheidende Rolle. Unabhängig von der Göße eines Unternehmens oder der Komplexität der Geschäftsstrukturen wird durch die verschiedenen von PandaDoc angebotenen Möglichkeiten zur Identitätsüberprüfung sichergestellt, dass nur entsprechend überprüfte Personen auf Dokumente zugreifen und diese unterzeichnen können.
So überprüfen Sie unterzeichnende Vertragsparteien mit PandaDoc
Dokumente mit Empfängerverifizierung schützen
Lernen Sie, wie Sie eindeutige Kennwörter, SMS-Codes oder KBA-Protokolle für Unterzeichner und Empfänger festlegen können. Fügen Sie direkt von Ihrem PandaDoc-Workspace aus eine zusätzliche Sicherheitsebene für sensible Dokumente hinzu.
Anhand amtlicher Ausweise validieren
Nutzen Sie die Vorteile der fortschrittlichen Technologie unserer Partner, um sicherzustellen, dass es sich bei den Benutzern, die auf ein Dokument zugreifen möchten, auch um die vorgesehenen Personen laut Nachweisdokument handelt.
Unterzeichner mit API-Tools verifizieren
Entwickler können mithilfe von API-Tools eine ID-Abfrage mittels einer der Verifizierungsmethoden in PandaDoc auslösen.
Häufig gestellte Fragen
Zusätzlich zu unseren standardmäßigen Sicherheitsfunktionen bietet PandaDoc vier zusätzliche Verifizierungsoptionen:
Verifizierung durch Eingabe eines Passcodes
Verifizierung per SMS
ID-Checks
Wissensbasierte Authentifizierung
Mit diesem Toolkit können die Daten unterzeichnender Vertragsparteien anhand verschiedenster Nachweisarten wie amtlicher Ausweise und systemgenerierter Passcodes überprüft werden.
Für Empfänger wird eine ID-Abfrage ausgelöst, wenn diese versuchen, auf geschützte Dokumente zuzugreifen. Die Abfrage variiert je nach verwendeter Überprüfungsmethode und den damit verbundenen Anforderungen.
PandaDoc bietet mit RON eine benutzerfreundliche Möglichkeit, rechtsverbindliche Dokumente sicher zu unterschreiben und zu beglaubigen.
RON basiert dabei auf einer Online-Identitätsprüfung und erlaubt es Dritten, in diesem Fall einem zertifizierten Notar, einmalig im Rahmen eines Rechtsgeschäfts anwesend zu sein. Dieser kann auf diese Weise die Dokumentenunterzeichnung per Videoanruf bezeugen.
Im Gegensatz dazu liegt der Schwerpunkt der PandaDoc-Suite für ID-Bestätigungen darauf, Dokumente und deren Inhalt zu schützen, bis die Echtheit des Empfängers bestätigt ist. Dieser Prozess kann mehrfach wiederholt werden, sodass die Empfänger die Dokumentenansicht zwischen mehreren Sitzungen verlassen und danach wieder aufrufen können.
PandaDoc bietet eine breite Auswahl an Verifizierungstools, um die Identität eines Empfängers zu bestätigen.
Bei der Passcode- und SMS-Verifizierung müssen die Empfänger einen (per E-Mail oder SMS gesendeten) eindeutigen Code eingeben, bevor sie ein Dokument aufrufen können.
Bei wissensbasierten Authentifizierungen müssen die Absender Fragen antworten.
Nein.
Passcodes werden vom Unterzeichner festgelegt und müssen Absendern über externe Kanäle mitgeteilt werden.
SMS-Verifizierungen beruhen auf einem zufällig generierten, einmalig verwendbaren Code, der an die Handynummer des Empfängers gesendet wird.
Im Rahmen der KBA-Authentifizierung werden Fragen gestellt, die auf öffentlichen Aufzeichnungen, Kreditauskünften und ähnlichen Quellen basieren. Dabei handelt es sich um einen automatisierten Prozess. PandaDoc greift hierbei weder auf die eigentlichen Daten zu noch werden diese im Rahmen des Verifizierungsprozesses gespeichert.
ID-Abfragen stützen sich auf Softwarelösungen von Drittanbietern. Die Empfänger verwenden hierbei die Kamera eines Smartphones, um ein Identitätsdokument wie z. B. einen Führerschein oder einen Personalausweis zu übermitteln. Anschließend verifizieren sich die Kunden per biometrischer Gesichtserkennung. PandaDoc kann somit die Identität von Benutzern bestätigen, speichert dabei aber keinerlei Identitätsdokumente oder biometrische Daten.
Bitte beachten Sie: Da wir die verwendeten Nachweisdokumente nicht speichern, müssen sich unterzeichnende Personen jedes Mal neu verifizieren, wenn sie auf ein Dokument zugreifen möchten.
PandaDoc bietet zwar Methoden zur Verifizierung der Identität von Benutzern auf globaler Ebene an, jedoch sind bestimmte Methoden aufgrund rechtlicher Einschränkungen und regulatorischer Anforderungen nur in bestimmten Regionen verfügbar.
Derzeit haben Sie mit unserer Suite folgende Möglichkeiten:
Verifizierung per Passcode: weltweit
Verifizierung per SMS: weltweit
ID-Checks: weltweit (mehr als 200 Länder)
Wissensbasierte Authentifizierung: nur in den USA
Ja! PandaDoc und unsere Partner erfüllen die notwendigen Voraussetzungen zur Erfüllung diverser regulatorischer Anforderungen, hierunter auch in den Bereichen KYC, AML und HIPAA.
Jeder Geschäftsprozess ist jedoch anders. Wenn Ihr Unternehmen zusätzliche Verifizierungsschritte benötigt, die über Standard-Compliance-Maßnahmen hinausgehen, sprechen Sie bitte mit einem Mitglied unseres Teams, um gemeinsam die beste Lösung zu finden.
Bitte beachten Sie: HIPAA-Compliance ist für PandaDoc Enterprise-Nutzer plattformweit gegeben (BAA erforderlich).