Optimieren Sie Ihre eSignatur- und Genehmigungsprozesse und reduzieren Sie das Risiko manueller Fehler. Mit einem cloudbasierten HR-Dokumentenmanagementsystem können Sie mithilfe von Prüfprotokollen Überprüfungen, Genehmigungen und Unterschriftsprozesse nachverfolgen und gleichzeitig durch automatische Erinnerungen Prozessengpässe vermeiden.
Mitarbeiterunterlagen können verloren gehen, wenn sie in mehreren Dokumentenverwaltungssystemen gespeichert werden. Verzichten Sie auf Papierdokumente und zentralisieren Sie Ihre digitalen Dateien in einer einzigen Lösung für das Dokumentenmanagement. So haben Sie schnellen Zugriff auf Ihre HR-Unterlagen und können gleichzeitig erweiterte Suchfunktionen, Aktivitätsverfolgung und Echtzeitbenachrichtigungen nutzen.
Mit PandaDoc Rooms haben neue Mitarbeitende an einem zentralen Ort Zugriff auf alle Trainings- und Onboarding-Materialien. Fügen Sie eine ansprechende Willkommensseite hinzu, um neue Mitarbeitende zu begrüßen und Ihre Unternehmenskultur zu präsentieren. Erstellen Sie Onboarding-Pfade und Aufgabenlisten, damit neue Mitarbeitende genau wissen, was zu tun ist und wo sie die benötigten Ressourcen finden. Wenn das Onboarding strukturiert und effizient gestaltet ist, fühlen sich neue Mitarbeitende vom ersten Tag an gut unterstützt und wertgeschätzt.
Da der Wettbewerb um die Gewinnung und Bindung von Mitarbeitenden immer schwerer wird, müssen Sie einen bleibenden Eindruck hinterlassen. PandaDoc ist benutzerfreundlich und ermöglicht es Ihnen, mit der intuitiven Drag-and-Drop-Bearbeitung professionell gestaltete HR-Dokumente zu erstellen. Minimieren Sie den Zeitaufwand für das Einholen elektronischer Signaturen durch automatisch ausgefüllte Mitarbeiterdaten.
Manuelle Prozesse erschweren es, Fehler zu vermeiden und HR-Dokumente sowie sensible Informationen sicher zu verwalten. PandaDoc ist eine Softwarelösung mit eigenen Arbeitsbereichen sowie individuell anpassbaren Zugriffsrechten und Berechtigungen für externe und interne Mitarbeiter. Dabei erfüllt PandaDoc die HIPAA-Anforderungen und gewährleistet dank der SOC 2 Type II-Zertifizierung höchste Standards beim Schutz Ihrer Daten.
Erstellen Sie in wenigen Minuten professionell gestaltete HR-Dokumente mit wiederverwendbaren Vorlagen und einheitlichen Inhalten aus Ihrer Content-Bibliothek.
Statt sich per E-Mail abzustimmen, richten Sie automatisierte Freigabe-Workflows, Signierreihenfolgen und Erinnerungsbenachrichtigungen ein und legen Sie Zugriffsrechte über Teamrollen fest, um die Dokumentenfertigstellung zu beschleunigen.
Automatisieren Sie den Versand mehrerer Dokumente an verschiedene Teammitglieder in Ihrem Unternehmen, damit Sie keine Zeit mit Routineaufgaben verschwenden müssen.
Sehen Sie auf einen Blick, wer Ihre digitalen Dokumente erhalten, ausgefüllt oder elektronisch signiert hat. PandaDoc macht Audits zum Kinderspiel und das Follow-up dank automatischer Erinnerungen mühelos.
Personalisieren Sie das Mitarbeitererlebnis, indem Inhalte wie Texte, Bilder und Videos automatisch basierend auf dem Standort, der Rolle oder anderen Variablen des Mitarbeiters eingefügt werden.
Erlauben oder beschränken Sie die Zugriffsrechte für die Nutzer in Ihrer Personalabteilung und gewährleisten Sie mit erweiterten Sicherheitsfunktionen die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und die Vertraulichkeit Ihrer Daten.
HR-Integrationen und Automatisierungen ermöglichen Ihnen, Informationen zwischen PandaDoc und Ihren HRIS- und ATS-Systemen sowie Ihren Lösungen zur Dokumentenverwaltung abzurufen und zu übertragen.
PandaDoc hat für unsere Abteilung einen echten Unterschied gemacht. „Den Großteil unserer Zeit haben wir im Endeffekt mit Admin-Arbeit verbracht. Jetzt können wir uns endlich auf Projekte konzentrieren, die unsere Mitarbeiter und Unternehmenskultur voranbringen.“
Mary Zellers
Director of Human Resources at Impact Networking
„Alle, mit denen ich bei PandaDoc zu tun hatte, waren unglaublich freundlich. Das gilt für das Technikteam genauso wie für die Entwickler einiger dieser Geräte, mit denen wir darüber gesprochen haben, wie wir sie einsetzen. Alle waren einfach unglaublich hilfsbereit und freundlich. Und wir hatten nicht das Gefühl, bei einem großen Anbieter nur ein kleiner Fisch unter vielen zu sein, wie es bei anderen Lösungen der Fall war.“
Amanda Rominger
Director of Talent Acquisition
PandaDoc macht diesen Prozess deutlich effizienter als früher. „Die Bewerbungspakete lassen sich ganz einfach an Bewerber senden. Ohne PandaDoc wäre das eine zeitaufwendige administrative Aufgabe gewesen.“
Kelsey Boyd
Director of Business Systems & Processes, TPD
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Software für das HR-Dokumentenmanagement unterstützt Personalteams dabei, HR- und Mitarbeiterdokumente effizient zu verwalten und zu organisieren. Eine leistungsstarke Software für das HR-Dokumentenmanagement optimiert HR-Prozesse, indem Teams Dokumente zentral erstellen, verwalten, gemeinsam bearbeiten und nachverfolgen können, anstatt Dateien einzeln zu erstellen und separat zu speichern.
Dokumente an verschiedenen Orten zu verwalten, kann für HR-Teams, Mitarbeitende und Bewerber eine echte Herausforderung sein. Eine Software für das Management von HR-Dokumenten schafft eine zentrale Informationsquelle, sodass alle wissen, wo sie die benötigten Dateien jederzeit finden können.
Von Angebotsschreiben bis hin zu Onboarding-Dokumenten verwalten HR-Teams ständig eine Vielzahl von Dokumenten. eSignatur-Lösungen helfen Teams dabei, Genehmigungen zu organisieren, zu verwalten und nachzuverfolgen. Plattformen für elektronische Signaturen ermöglichen es Teams, elektronische Signaturen sicher zu erfassen. Tools mit Genehmigungsworkflows helfen Teams dabei, Fehler in Verträgen und Angeboten zu minimieren und Vereinbarungen schneller zum Abschluss zu bringen.
Das ideale HR-Dokumentenmanagementsystem erleichtert Ihrem HR-Team den Arbeitsalltag, indem es die Verwaltung und Erstellung von Dokumenten effizienter gestaltet. Achten Sie auf Produkte mit den folgenden Funktionen:
Dokumentenerstellung Vergessen Sie die Verwendung verschiedener Systeme zum Erstellen, Verwalten und Nachverfolgen von Dokumenten. Mit HR-Dokumentenmanagementsystemen wie PandaDoc können Sie all diese Aufgaben an einem einzigen Ort erledigen.
Sicherheitskontrollen HR-Dokumente und Mitarbeiterakten enthalten vertrauliche Informationen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Plattform für das HR-Dokumentenmanagement über sichere Zugriffskontrollen sowie umfassende Sicherheits- und Compliance-Funktionen verfügt.
Workflow-Automatisierung Achten Sie auf Technologiefunktionen, die Ihren Teams dabei helfen, sich wiederholende manuelle Prozesse zu minimieren.
Workflows zur Dokumentenfreigabe Einige Dokumente erfordern die Genehmigung der Stakeholder. Genehmigungs-Workflows ermöglichen es Ihnen, diesen Prozess zu automatisieren und Listen mit Genehmigungen und Benachrichtigungen für verschiedene Teammitglieder zu erstellen.
